采購(gòu)-付款業(yè)務(wù)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防(上下)-整理版

1、采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防（上）引文由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈導(dǎo)致大量產(chǎn)品從賣(mài)方市場(chǎng)向買(mǎi)方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變、市場(chǎng)上的產(chǎn)品質(zhì)量差異巨大、多種不同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)體并存以及社會(huì)誠(chéng)信體制的不健全等等原因，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)變成了舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)。筆者將分上下兩期介紹采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中的企業(yè)實(shí)踐中常用的預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的方法。由于市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致賣(mài)方市場(chǎng)向買(mǎi)方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變使得采購(gòu)付款環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)。作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)循環(huán)，采購(gòu)付款中各個(gè)環(huán)節(jié)都存在著

2、潛在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)。其中，商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重。作為企業(yè)管理者對(duì)此應(yīng)當(dāng)有充分的認(rèn)識(shí)。由于采購(gòu)項(xiàng)目范圍廣闊，不同的采購(gòu)項(xiàng)目和不同的采購(gòu)環(huán)節(jié)就要采取不同的預(yù)防措施。同時(shí)，這些預(yù)防措施需要配合使用方能生效。企業(yè)采購(gòu)事項(xiàng)主要包括：生產(chǎn)原材料采購(gòu)、外協(xié)加工產(chǎn)品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、備品備件采購(gòu)、工程材料采購(gòu)、各種服務(wù)如保險(xiǎn)、水電氣、軟件、甚至外包項(xiàng)目等。企業(yè)采購(gòu)與付款循環(huán)從實(shí)踐的角度看，主要可以分成六個(gè)環(huán)節(jié)，分別是：供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、簽訂采購(gòu)合同、下達(dá)采購(gòu)訂單、驗(yàn)收

3、貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款。這六個(gè)環(huán)節(jié)中每個(gè)都有其關(guān)鍵控制點(diǎn)。其實(shí)在這六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外，還有一個(gè)非常重要的貫穿業(yè)務(wù)全部的業(yè)務(wù)就是內(nèi)部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者將結(jié)合各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的舞弊風(fēng)險(xiǎn)談一談?lì)A(yù)防的措施和方法。1、組織牽制法預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要措施就是建立組織牽制。這在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域中已經(jīng)普遍得到采用。在采購(gòu)領(lǐng)域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應(yīng)當(dāng)包含在全部以上六個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中。例如，在供應(yīng)商開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)，為了預(yù)防傳統(tǒng)的供應(yīng)商開(kāi)發(fā)中的舞弊

4、行為，目前企業(yè)普遍采用供應(yīng)鏈管理模式。建立合格供應(yīng)商目錄清單并且規(guī)定從目錄中選擇供應(yīng)商。在開(kāi)發(fā)供應(yīng)商過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)的職責(zé)受到嚴(yán)格限制。決定采購(gòu)哪家企業(yè)的產(chǎn)品，主要取決于負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開(kāi)發(fā)的質(zhì)量工程師。根據(jù)企業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定，負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開(kāi)發(fā)的質(zhì)量工程師將負(fù)責(zé)對(duì)擬進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)商目錄的商家或廠家進(jìn)行全面的質(zhì)量評(píng)審。類似通用福特一類的大公司，其質(zhì)量工程師具有否決不合格廠家進(jìn)入供應(yīng)商目錄的權(quán)利。這樣做的目的就是通過(guò)引進(jìn)質(zhì)量部門(mén)，將采購(gòu)過(guò)程中的供應(yīng)鏈

5、開(kāi)發(fā)的部分職權(quán)分散到非采購(gòu)部門(mén)，從而達(dá)到內(nèi)部牽制的目的。同時(shí)，在決定供應(yīng)商是否能進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商目錄過(guò)程中，為了預(yù)防質(zhì)量工程師的舞弊，由企業(yè)成立的由多個(gè)部門(mén)組成的采購(gòu)管理委員會(huì)將最后共同做出決定。目前許多大型企業(yè)會(huì)根據(jù)實(shí)際情況成立一個(gè)跨部門(mén)的采購(gòu)管理委員會(huì)。該委查。當(dāng)上述人員和供應(yīng)商以及公司內(nèi)部的上級(jí)主管人員之間存在潛在利益沖突關(guān)系時(shí)，公司就應(yīng)當(dāng)要求這些業(yè)務(wù)人員回避。而這些業(yè)務(wù)人員自己也應(yīng)當(dāng)主動(dòng)提出回避要求。關(guān)于《利益沖突調(diào)查》筆者曾經(jīng)

6、在以往的內(nèi)控交流文章中有過(guò)介紹。這里特別需要注意處理好這種情況：當(dāng)個(gè)別處于關(guān)鍵崗位、具有特殊技能的主管或?qū)＜?，如果和供?yīng)商之間存在潛在利益沖突關(guān)系時(shí)，通常的做法是該業(yè)務(wù)人員的意見(jiàn)僅作為參考，或者根據(jù)實(shí)際情況引入第三方進(jìn)行判斷。4、采購(gòu)人員保證書(shū)和員工自律聲明在預(yù)防采購(gòu)舞弊風(fēng)險(xiǎn)中，職工的自律承諾特別是采購(gòu)業(yè)務(wù)人員的事先保證是其中的一個(gè)重要措施。企業(yè)內(nèi)控主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)不同分別起草業(yè)務(wù)人員保證書(shū)格式，然后對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行

7、培訓(xùn)。最后由業(yè)務(wù)人員簽署歸檔。涉及到采購(gòu)付款循環(huán)的承諾主要有采購(gòu)人員保證書(shū)和員工自律申明。在這些保證書(shū)和申明中，主要內(nèi)容是針對(duì)行業(yè)和業(yè)務(wù)中存在的潛在舞弊風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)，事先對(duì)業(yè)務(wù)人員的行為進(jìn)行特別規(guī)范，這和企業(yè)管理程序中的要求有一定不同，但構(gòu)成管理程序的一部分。采購(gòu)人員保證書(shū)主要針對(duì)采購(gòu)人員特別設(shè)計(jì)。內(nèi)容主要包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和供應(yīng)商、代理商的交往原則、收禮政策，遵守信息發(fā)布規(guī)矩等。特別要對(duì)自己違反申明承諾后的公司處罰

8、事先做出接受承諾。保證日后不出現(xiàn)處罰難以落實(shí)的情況。企業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)的采購(gòu)環(huán)境、行業(yè)特點(diǎn)以及過(guò)去經(jīng)常發(fā)生的舞弊情況等具體設(shè)計(jì)。保證采購(gòu)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)內(nèi)控政策事先有充分的了解。對(duì)于高級(jí)管理人員則通常需要填寫(xiě)自律申明；對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理人員（企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)管人員）則要有職業(yè)自律申明。采購(gòu)人員保證書(shū)和員工自律申明以及網(wǎng)管人員職業(yè)自律申明對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中的六個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。5、員工行為守則在跨國(guó)公司中，企業(yè)通常會(huì)在內(nèi)部制定一套員