ds公司采購與付款流程內部控制設計

1、DS公司采購與付款流程內部控.徐文學王聰聰摘要:從20世紀開始，我國開始在理論上和實踐上重視企業(yè)內部控制。鎮(zhèn)江DS鋁業(yè)股份有限公司順應時勢建立了一些內部控制制度，但其內控制度并不完善。本文結合DS公司的實際情況，就其采購與付款業(yè)務流程的內部控制進行了設計，以補充和完善其內部控制制度。關鍵詞:內部控制采購與付款流程設ι十一、引言鎮(zhèn)江DS鋁業(yè)股份有限公司(以下簡稱DS公司)成立于2003年8月，公司地處江蘇省鎮(zhèn)江市京口科技工業(yè)園，占地103

2、9畝，總投資10.2億元人民幣，建設周期2年，全部建成投產后可形成10萬噸鋁板、帶、鐺材的綜合生產加工能力，2013年年銷售52億元人民幣，現(xiàn)有員工總數(shù)1187名，成為國內超大型民營鋁加工企業(yè)。公司的主導產品為鋁板、帶、街及涂層材，以及深加工產品氧化鋁板、電纜街、空調銷、裝飾建材用鋁街、空調冰箱用蒸發(fā)器、冷凝器等多種系列鋁產品，廣泛用于各類家電、電子通訊、交通運輸、醫(yī)藥、食品包裝、印刷、化工、建材、裝飾等行業(yè)。DS公司根據(jù)《企業(yè)內部控制

3、基本規(guī)范》和公司規(guī)范化管理的要求，結合本公司實際，制定的內部控制制度包括財務資金預算與收支管理制度、籌資管理制度、擔保管理制度及內部審計制度?？梢?，DS公司的內部控制制度還不全面。本文結合DS公司實際情況，全面梳理采購業(yè)務流程，就采購與付款這一業(yè)務環(huán)節(jié)的內部控制進行了設計，以補充和完善DS公司的內部控制制度。二、設計目標(一)完善公司內部控制制度采購是企業(yè)生產經(jīng)營活動過程中的首要環(huán)節(jié)，是企業(yè)實現(xiàn)生產經(jīng)營的基礎。付款涉及貨幣資金的支出，容

4、易出現(xiàn)錯誤或舞弊現(xiàn)象。因此，加強采購與付款環(huán)節(jié)的內部控制對于完善企業(yè)內部控制制度意義重大。52二2014年15期(5月(二)服務企業(yè)生產經(jīng)營，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化采購與付款是企業(yè)生產經(jīng)營的重要環(huán)節(jié)，因此加強采購與付款控制直接服務予企業(yè)的生產經(jīng)營。DS公司以鋁為原材料進行生產，能否抓住采購時機直接關系到能否降低采購成本，進而影響利潤，最終關系到企業(yè)價值最大化的實現(xiàn)。三、設計原則(一)合法性原則采購與付款流程內部控制的構建必須以遵守國家的法律

5、法規(guī)為基本的衡量標準，制定切實可行的管控制度。合法性原則是建立管控制度的基礎。(二)針對性原則采購與付款內部控制制度的建立要符合DS公司的實際情況，針對公司采購付款環(huán)節(jié)中容易出錯的細節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)，制定符合公司需求的有效管控體系。(三)整體性房、則DS公司的采購與付款控制關系到企業(yè)的整體利益，要與公司的長期規(guī)劃和短期目標相一致，同時也要與公司的其他內部控制制度相協(xié)調。四、設計內容(一)不相容崗位分離DS公司首先要做到不相容崗位分離，采購業(yè)

6、務的不相容崗位主要有請購與審批，供應商的選擇與審批，采購合同協(xié)議的擬定、審核與審批，采購、驗收與記錄，付款的申請、審批和執(zhí)行。(二)采購預算的控制采購預算是企業(yè)根據(jù)生產經(jīng)營的需要，參考各方面數(shù)據(jù)，結合以往經(jīng)驗，對采購的商品進行數(shù)量和金額的估計。采購預算業(yè)務流程見圖1。1.參與預算的各部門權責劃分要明確。預算由各個部門配合完成，堅持“t誰住需要誰申i請青的原貝則IJ部門情況向采購部提出申i請青，然后由財務部負責整理匯總，編制年度采購預算表

7、。2.實物的采購計劃與方案要具奮合理性和可行性。各個部門應結合市場需求狀況和企業(yè)本身的經(jīng)濟條件制訂生產計劃，確定物料需求情況。3.采購資金方面，當預算金額低于實際需要的金額時，采購人員應該向本部門和財務部門申請增加采購資金，經(jīng)過審核、審批后調撥資金。當預算金額高于采購款項時，采購人員要及時向上級反映，說明資金盈余狀況，從而做出相應處理。(三)請購控制企業(yè)應當根據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門并授予相應請購權，明確相關部門和人

8、員的職責權限及請購和審批程序。請購審批業(yè)務流程見圖2。1.購買申請程序控制。采購需求應明確采購物的名稱、數(shù)量、質量、等級、規(guī)格和到貨時間等相關要求。預算內采購項目，請購部門應嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，填制請購單由采購專員匯總、整理采購申請，檢查庫存物資儲存情況，呈交“采購申請單如果在采購和預算范圍內，貝1]按照預算執(zhí)行進度辦理請購實施采購活動圈1采購預算業(yè)務流程控制圖蛐唰蛐峭能跟鍬酣瞅瞅刪瞅糊糊。陽例跚跚瞅瞅師那脅腳μ跚跚跚咄附

9、仰鋼蹦報酬隊直接購買等方式。(六)采購訂單控常i采購部門應及時填制和發(fā)出采購訂單，交由專入保管和復核并由相關權利人按規(guī)定程序審批。審圖2請購審批業(yè)務流程控制圖批通過的訂單應及時手續(xù)，超預算和預算外采購項目，應由審下達供貨單位，及時傳遞給財務、倉管部批人進行審批。門并進行相關記錄。采購部門要監(jiān)督采購2.請購授權審批控制。審批人要根據(jù)規(guī)實施情況，保證產品及時供給倉儲部門定的職責、權限和程序審批采購申請。對不要保證貨物及時入庫財務部門要做好賬

10、符合規(guī)定的請購申請，審批人應當說明情面記錄。另外，采購訂單應妥善保存，以備況，然后要求請購入修改請購申請，若修改內部審計或外部審計的需要。后仍不合規(guī)或拒絕修改的可以拒絕批準。(七)采購發(fā)票控制(四)供應商選擇與評價控制公司依據(jù)采購發(fā)票進行賬面記錄和抵供應商的選揮至關重要。DS公司可扣稅款，所以要嚴格控制發(fā)票，主要有審核以將需求產品的名稱、報價、規(guī)格、質量要發(fā)票的法律效力、主要要素是否齊全等。求、數(shù)量及信用條件等信息以公開發(fā)布或(八)采購

11、執(zhí)行控制招標傳遞等方式傳遞給供應商，符合條件采購人員要及時掌握供應商的存貨的供應商會主動與企業(yè)聯(lián)系或應邀投標，狀況和生產情況，根據(jù)采購訂單確定的交這樣可以擴寬企業(yè)的選擇范圍。貨期、交貨量，通過電話、傳真、信函等方建立科學的供應商評估和準入制度，式提醒催要貨物，以確保訂購的產品能夠確定合格的供應商清單，與入選供應商簽及時如數(shù)人庫。T質量保證協(xié)議，建立供應商管理信息系(九)驗收貨物控制統(tǒng)，對供應商進行綜合評價，根據(jù)評價結DS公司要建立嚴格的

12、采購驗收制果對供應商進行合理選擇和調整。對供應度，確定檢驗方式，由專門專入驗收采購商的評價主要包括以下四個方面。項目的品質、規(guī)格、數(shù)量、質量等相關內容1.供貨能力，是指供應商提供物資或勞務的質量好壞、價格高低、交貨及時性以及是否有良好的供貨條件等。2.資質評價，是指審查供應商是否有從事某行業(yè)的資格，是否存在無照經(jīng)營、超范圍經(jīng)營等情況。要嚴格審查采購發(fā)票的真實性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應查明原因，及時報告處理。重視采購付款的過程

13、控制和眼蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應當拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。加強對審批權的控制，防止越權審批為防范付款方式不當造成的法律風險、保證資金安全，財務部門要選擇合適的付款時間和付款方式，如果有現(xiàn)金折扣要爭取。做到及時付款，及時通知供應商款項已支付，樹立良好的公司形象，建立穩(wěn)定的合作關系。指定專人通過函證等方式，定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項。(十一)退貨與折讓控制DS公司要建立退貨管理制度，在合同中明確規(guī)

14、定退貨事宜，包括退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等，保證及時收回退貨貨款。1.編制退貨通知單，注明退貨商品的名稱、退貨數(shù)量、價格、時間、金額、退貨原因及供應商的名稱，交由財務部門建賬。2.實行折讓的，確認折讓金額，編制相關憑證，財務人員據(jù)以記賬。3.無論是退貨還是折讓，供應商均應提供紅字發(fā)票，作為稅收調整的依據(jù)。4.符合索賠條件的退貨，應在索賠期內及時辦理索賠。3.經(jīng)營狀況，主要體現(xiàn)在供應商的財務狀況、經(jīng)營業(yè)績、生產規(guī)模、生產

15、制造能力、研發(fā)能力和生產銷售的管理水平等方面。圖3驗收貨物流程控制圖4.信用等級，考察的指標主要有供應商的信譽情況、產品品質、管理人員素質及員工的道德素質等情況。(五)采購價格與采購方式控制DS公司應當建立采購物資定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度地減少市場變化對采購價格的影響。大宗采購應當采用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則一般物資或勞務等的采購可以采用詢價

16、或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議小額零星物資或勞務等的采購可以采用并出具驗收證明。涉及大宗和新、特物資采購的，還應進行專業(yè)測試。驗收過程中如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應當立即向有關部門報告，查明原因后應及時處理。驗收貨物流程控制圖見圖30(十)付款控制DS公司要加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責任和權限，嚴格審核采購預算、合同、相關單據(jù)憑證、審批程序等相關內容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。在付款過程中參考文獻.[1]胡志麗