采購與付款循環(huán)的內部控制設計

1、采購與付款循環(huán)的內部控制設計采購與付款循環(huán)的內部控制設計一、采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務一、采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務采購商品或取得勞務是企業(yè)組織生產和滿足銷售需要的前提，對于一個企業(yè)的采購、與付款環(huán)節(jié)，我們首先仍從了解該循環(huán)的基本業(yè)務開始。采購與付款循環(huán)涉及的主要業(yè)務活動包括：請購商品或勞務→簽訂采購合同→商品驗收→儲存已驗收的商品→編制付款憑單→確認與記錄負債→償付款項→記錄現金、銀行存款支出上述業(yè)務主要涉及到以下部門：生產計劃部門、采購

2、部門、驗收部門、倉儲保管部門和會計部門（見表610）。表610610請購商品和請購商品和勞務勞務企業(yè)的生產計劃部門一般會根據顧客訂單或者對銷售預測和存貨需求的分析來決定生產授權，簽發(fā)預先編號的生產通知單和材料需求報告，列示所需要的材料和零件及其庫存。倉庫負責對需要檢查上述需求報告所列存貨的庫存數量，根據需要填制請購單，報采購部門。其他部門也可以對生產所需物資以外的辦公設備等項目直接填制請購單報采購部門。大多數企業(yè)對正常生產經營所需的物資

3、的購買均作一般授權，比如，倉庫在現有庫存達到再訂購點時就可直接提出采購申請，其他部門也可為正常的維修工作和類似工作直接申請采購有關物品。但對資本支出和租賃合同，企業(yè)通常會要求作特別授權，只允許特定人員提出請購。為加強控制，每張請購單應經過對這類支出預算負責的主管人員簽字批準。簽訂采購合簽訂采購合同為落實請購事項，企業(yè)應與供貨單位簽訂采購合同，采購合同是供需雙方共同簽訂的具有法律效力的經濟合同，也是企業(yè)采購業(yè)務的訂購單，對于供貨方而言，該

4、合同是銷售訂單。采購部門在收到請購單后，對業(yè)經批準的請購單確定最佳的供應來源，對于大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商，以保證供貨的質量、及時性和成本的低廉。采購部門在與供應商簽訂的采購合同內容必須詳細明確、文字表述準確完整。采購合同應主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數量、質量、價格、供貨日期、結算方式、商品的包裝與運輸辦法、質量檢驗手續(xù)、違約責任以及糾紛解決方式等。會計部門應當參與采購合同的簽訂工作，并監(jiān)督執(zhí)行。采購合同應預

5、先編號并經過被授權的采購人員簽名。其正聯(lián)應送交供應商，副聯(lián)則送至企業(yè)內部的驗收部門、會計部門和編制請購單的部門。采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務驗收商品驗收商品驗收部門收到有效的采購合同后，應對供應商發(fā)運的商品進行驗收。驗收部門首先應比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，如商品的品名、說明、數量、到貨時間等，然后再盤點商品并檢查商品有無損壞。驗收后，驗收部門應對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預先編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據。驗收入員

6、將貨品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經過簽字的收據，或要求其在驗收單的副聯(lián)上的利益購入與生產和銷售要求不符的原料和商品的行為發(fā)生。2.支付款項后獲得相應的物品或勞務支付款項后獲得相應的物品或勞務購買環(huán)節(jié)中款項的支付應以獲得相應的物品或勞務為條件，內部控制制度的建立和實施應保證一切購買活動在這一條件下進行。防止錯計和篡改實物或勞務的數量和金額，保證賬面記錄的數字與實際獲得的物品或勞務相一致。3.應付賬款記錄的真實性和合理性應付賬款記錄的

7、真實性和合理性企業(yè)應根據實際經濟業(yè)務的情況，合理的記錄應付賬款的金額。4.合理揭示企業(yè)應享有的折扣、折讓合理揭示企業(yè)應享有的折扣、折讓供應商提供的折扣是整個買賣交易活動的一個組成部分，折扣會給企業(yè)帶來的相應的經濟利益。內部控制制度應合理的揭示企業(yè)已享有的各種折扣和折讓，合理的沖銷相應的應付賬款，防止有人將企業(yè)享有的折扣與折讓隱匿起來，避免企業(yè)獲得的利益為私人占有。采購與付款循環(huán)的控制目標與內部控制要點見表611：表611采購與付款循環(huán)的

8、內部控制目標和內部控制要點采購與付款循環(huán)的內部控制目標和內部控制要點內部控制目標內部控制要點所記錄的購貨都已收到物品或已接受勞務，并符合購貨方的最大利益請購單、訂貨單、驗收單和賣方發(fā)票一應俱全，并附在付款憑單后；購貨按正確的級別批準；注銷憑證以防止重復使用；對賣方發(fā)票、驗收單、訂貨單和請購單作內部核查已發(fā)生的購貨業(yè)務均已記錄訂貨單均經事先編號并已登記入賬；驗收單均經事先編號并已登記入賬；賣方發(fā)票均經事先編號并已登記入賬所記錄的購貨業(yè)務估

9、價正確計算和金額的內部查核；采購價格和折扣的批準購貨業(yè)務的分類正確采用適當的會計科目表；分類的內部核查購貨業(yè)務按正確的日期記錄要求收到商品或接受勞務立即記錄購貨業(yè)務；內部核查購貨業(yè)務被正確記入應付賬款和存貨等明細賬中，并被準確匯總應付賬款明細賬內容的內部查核（二）基本內部控制制度（二）基本內部控制制度企業(yè)的采購與付款循環(huán)一般包括商品勞務的采購和固定資產的采購。雖然，一般商品或勞務的采購與固定資產的采購具有共同的特征，但由于固定資產對于制