iso9001：文件和資料控制程序

1、 XYKFQ/CX-01-20051文件和資料控制程序1 目的本程序規(guī)定了文件的編制、批準、發(fā)布、分發(fā)、更改和作廢等活動的控制要求，以確保與質(zhì)量和環(huán)境管理體系有關(guān)文件內(nèi)容的適用性、協(xié)調(diào)性、系統(tǒng)性和完整性，使質(zhì)量和環(huán)境管理體系有效運行，以及各個工作場所都能使用相應(yīng)文件的有效版本。2 適用范圍本程序適用開發(fā)區(qū)所有形式的質(zhì)量和環(huán)境管理體系以及相關(guān)外部文件的控制，包括

2、質(zhì)量和環(huán)境管理手冊、程序文件及各部門的工作手冊、國家、行業(yè)法規(guī)、標準以及外來的有關(guān)質(zhì)量和環(huán)境文件等。存入微機和軟盤以及其他媒體的相關(guān)文件也屬本程序控制范圍。3 職責3.1 黨政辦公室 黨政辦公室是本程序的歸口管理部門，負責對文件的收集、整理、發(fā)放、保管并實施控制和管理。3.2 規(guī)劃建設(shè)部 規(guī)劃建設(shè)部負責開發(fā)區(qū)項目規(guī)劃設(shè)計、項目批準文件及基建圖紙和有關(guān)批準文件的控制和管理。3.3 招商引資部 招商引資部負責對引進開發(fā)區(qū)的企業(yè)資質(zhì)、申請注冊

3、等文件的控制和管理。3.4 綜合服務(wù)部 綜合服務(wù)部負責對入園企業(yè)各種審批文件的控制和管理。3.5 各部門負責相關(guān)文件的編制、使用、修改和保管。4 工作程序4.1 文件的分類4.1.1 質(zhì)量和環(huán)境體系文件：開發(fā)區(qū)“質(zhì)量和環(huán)境管理手冊” 、 “程序文件”及支持性文件，如管理辦法、規(guī)章制度等。4.1.2 外來文件：國家和地方政府頒布的法律、法規(guī)文件（包括規(guī)定、條例、細則、辦法、通知等） 。4.1.3 開發(fā)區(qū)的規(guī)劃圖、基建圖、項目的招投標、項目

4、審批文件及園內(nèi)企業(yè)的申請注冊。4.2 文件的編號XYKFQ/CX-01-20053黨政辦公室負責填寫開發(fā)區(qū)文件的“受控文件清單” ，并每半年檢查各類在用文件的有效性。d) 任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。4.6.2 文件的作廢與銷毀a) 所有失效或作廢文件由黨政辦公室負責及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預期使用；b) 需保留的作廢文件，都應(yīng)加蓋“保留”印章進行

5、適應(yīng)的標識；c) 對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫”文件銷毀申請表” ，經(jīng)管理者代表批準后，由黨政辦公室負責銷毀。4.6.3 文件的借閱、復制借閱、復制與質(zhì)量和環(huán)境管理體系有關(guān)的文件，黨政辦公室應(yīng)填寫“文件借閱、復制登記表” ，由相關(guān)部門負責人按規(guī)定權(quán)限審批后向檔案員借閱、復制。復制的受控文件必須由黨政辦公室登記編號。4.7 外來文件的控制4.7.1 收到外來文件的部門需識別其適用性，交黨政辦公室登記，填寫“收文登記表” ，確定分發(fā)范

6、圍，并由黨政辦公室控制分發(fā)。4.7.2 黨政辦公室負責收集國家、地方政府頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)性文件，加蓋“受控”印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把失效文件收回。4.8 每年由黨政辦公室組織一次對正在使用的質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件的定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行 4.4 條款規(guī)定。4.9 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。4.10 作為質(zhì)量和環(huán)境管理記錄的文件應(yīng)執(zhí)行“記錄控制程序” 。5.0 相