材料采購成本的管理與控制 (2)

1、2011年第4期(總第88期)邊疆經濟與文化THEBORDERECONOMYANDCULTURENn420llGeneralNn88I經濟發(fā)展】材料暴購威零的管理鳥控靠夔張淑霞(齊化集團有限公司計財處，黑龍江齊齊哈爾161033)摘要：采購管理是整個施工項目管理的重要組成部分。材料的采購管理是項目采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié)，同時又是目前建筑項目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)。更是參與人員損公利己腐敗產生的環(huán)節(jié)；材料采購

2、管理的優(yōu)與劣關系到整個項目成本管理的成敗。做好采購管理，應談從技術屢面提高業(yè)務的執(zhí)行能力和從系統(tǒng)建設方面創(chuàng)建采購的環(huán)境，并不斷從這兩個方面持續(xù)改進，最終收到良好的效益。關鍵詞：材料采購；成本管理；控制中圖分類號：F272文獻標志碼：A文章編號：16725409(2011)04002802一、規(guī)范采購行為在技術層面上提升業(yè)務能力材料采購管理是從采購計劃開始，到采購詢價、采購合同簽定，一直到采購材料進場為止的過程管理；這個過程中我們要重點關

3、注經濟采購量的概念是如何在實際操作應用的。1采購計劃編制材料需用計劃。材料的需用計劃一般由項目的技術人員編制，其主要依據(jù)是圖示量和施工方案的選擇等具體要求，編制好的材料需用計劃是物資部門確定經濟采購量和編制材料采購計劃的主要依據(jù)，物資部門再依據(jù)采購計劃確定訂貨點，繼而簽定采購合同以及進行后期的存貨管理。確定經濟采購量。經濟采購量就是項目一定期間材料存貨相關總成本達到最低的一批采購數(shù)量；與存貨相關的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起

4、的各項費用支出，其總額隨材料數(shù)量、價裕等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構成。確定經濟采購量的目的，就是使與材料有關的上述四項成本總和達到最低；根據(jù)施工項目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經濟采購量。編制采購計劃。根據(jù)材料的需用計劃和采購經濟采購量的分析結果以及將要選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理；具體包括合

5、同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應商、編制采購文檔、制定評價標準等采購計劃一般由項目物資部門制定；根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的，關鍵強調其正確性、及時性和可執(zhí)行性。2采購詢價采購詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能最低成本完成材料采購計劃中的供應任務，確定供應商的范圍，該過程的專業(yè)術語也叫供方資格確認；獲取信息的渠道有招標公告、行業(yè)刊物、專業(yè)建筑網站等媒體。做好采購詢價管理，現(xiàn)在需要充分

6、利用計算機管理系統(tǒng)，借助網絡優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢價管理、得到詢價結果的高效率。3供應商確認和采購合同簽定選擇供應商的主要參照條件就是在采購詢價環(huán)節(jié)的評價結果，當然也要參照其他標準，如供應能力、歷史信譽等。如具體確定商品混凝土的供應商是一家還是多家，這里就需要考慮到混凝土澆注本身需要連續(xù)性等要求。一般都要考慮不少于兩家供應商，以防供應不及時導致停工風險的發(fā)生。采購合同就是在確定了供應商后，項目與供應商之間簽定的

7、確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型進行選擇，因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配；項目的目標是把最大的實施風險放在供應商，同時維收稿日期：20101216作者簡介：張淑霞(1967一)，女，黑龍江齊齊哈爾人，會計師，從事財務管理研究。園洲朋№舢』Ⅳ刪M萬方數(shù)據(jù)張淑霞：材料采購成本的管理與控制護對項目經濟、高效執(zhí)行的獎勵；供應商的目標是把風險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下三種：一是成本

8、加獎勵費合同：是用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同；二是固定價格加獎勵費用合同：為長期的高價值合同；三是固定總價合同：項目易于控制總成本，風險最小，供應商風險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。二、遏制采購腐敗在系統(tǒng)建設上全面完善1崗位建設針對采購環(huán)節(jié)，需要設置不同的崗位，使采購權力不要過分集中，互相制約和監(jiān)督，同時又不要影響各崗位人員工作積極性。一般來說，項目需要設置采購總負責人、詢價員、合同員、采購員和庫管員等五個崗位；采購總負

9、責人全面負責材料的采購管理，依據(jù)材料需用計劃和崗位目標責任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計劃，協(xié)調并充分利用內部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢價員主要負責按計劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供給采購負責人和采購員，同時進行文檔的存檔管理；合同員的職責就是管理合同文件，隨時監(jiān)督合同執(zhí)行情況；采購員的職責更多的是具體按合同，以指定的價格和數(shù)量執(zhí)行采購任務；庫管員的主要職責是按標準驗收材料入庫，材料進場后，合理規(guī)劃存放和使用，

10、盡可能地減少儲存成本，做好庫房的管理。崗位設置的多少也不是一概而論，要以項目的大小和施工時間的跨度等實際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內部崗位間的權利制約機制。2人員選擇采購管理各崗位人員的選擇標準，需要具備以下綜合素質：具備一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清正廉潔，還要盡量避免項目最高管理者如項目經理的直系親屬擔當采購總負責人。專業(yè)能力不僅包括對所負責的材料屬性有一定的認識，還要對材料管理的流程有一個清晰的思路；清廉

11、的品質，對經常與錢打交道的采購人員來說尤其重要，雖然在內部管理各個環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應商主動提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設置，就需要采購人員本身要具備清廉的品質和法律意識等等。3員工培訓對采購各崗位人員的培訓包括：業(yè)務培訓、法律常識培訓、公司制度培訓等等。業(yè)務培訓重在提高業(yè)務能力，如采購的流程管理、經濟采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢價等等；而法律常識培訓和公司制度培訓

12、則重環(huán)境上約束非正常行為，清楚和明確采購腐敗的風險成本。4績效考核和薪酬分配制度建設公司對各崗位成績進行考評，引進和制定科學的管理方法即績效考核的標準是非常重要的，它可以不斷促進采購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進，對有效的工作給予肯定和鼓勵，對其他一些非增效工作給予客觀性的評定。目前在施工企業(yè)項目管理中。這方面的差距普遍存在，可以說是一項空白。成本管理的過程包含了六個環(huán)節(jié)的管理，分別是成本策劃、成本計劃、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核。

13、策劃和計劃階段可有針對性地將采購各崗位目標責任確定下來，再通過強調崗位目標責任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本控制、成本核算和成本分析都會收到明顯的效果。目前在上海的某知名施工企業(yè)已經成立了成本策劃部，其實質意義也是重在前期確定成本責任目標，以便為后期做科學的績效考核提供依據(jù)、奠定基礎。5利用計算機管理系統(tǒng)，加強監(jiān)督作為成本管理中心的項目部與作為利潤控制中心的公司空間距離往往相差較遠，若沿襲過去每月呈交報表來匯報和反

14、饋項目運營狀況，公司又不可能隨時到現(xiàn)場跟蹤項目運營。對于目前需要及時獲取信息即時做出決策的環(huán)境來說，不充分借助計算機管理系統(tǒng)是很難達到上述要求的；而采用計算機管理系統(tǒng)，進行過程的監(jiān)督控制，而非僅對結果關注，使公司也可以隨時關注和監(jiān)督整個項目的運行狀況。參考文獻：[1]曾良秀《價值鏈分析法》與《戰(zhàn)略管理成本》[J]中南林學院學報，2004，(6)[2]劉冬榮，王琳價值鏈在戰(zhàn)略成本管理應用研究[J]價值工程，2005，(3)[3]孟凡生價值