第3章 excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用

1、第3章 Excel在會(huì)計(jì)賬簿中的應(yīng)用,本章學(xué)習(xí)目標(biāo)本章主要講解會(huì)計(jì)賬簿的相關(guān)知識(shí)以及如何利用Excel設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，掌握以下內(nèi)容： 會(huì)計(jì)賬簿的概念、意義、種類和格式 明細(xì)賬的格式設(shè)置和登記方法 總賬的格式設(shè)置和登記方法,3.1 會(huì)計(jì)賬簿概述,3.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義3.1.2 會(huì)計(jì)賬簿的種類,3.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義,會(huì)計(jì)賬簿是全面記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，把大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整

2、理，逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍，它是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。它是由具有一定格式、相互連結(jié)的賬頁(yè)所組成，賬頁(yè)一旦標(biāo)上會(huì)計(jì)科目，它就成為用來(lái)記錄和反映該科目所規(guī)定核算內(nèi)容的賬戶。,3.1.1 會(huì)計(jì)賬簿的意義,通過(guò)設(shè)置和登記會(huì)計(jì)賬簿：（1）能夠把大量的、分散的會(huì)計(jì)核算資料系統(tǒng)化，為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算提供資料。（2）可以為正確計(jì)算成本、經(jīng)營(yíng)成果和收益分配等提供必要的會(huì)計(jì)核算資料。（3）利用會(huì)計(jì)賬簿所提供的核算資料，既可以為編制會(huì)計(jì)報(bào)表提供主

3、要的依據(jù)，也可以為會(huì)計(jì)分析和會(huì)計(jì)檢查提供必要的依據(jù)。（4）既有利于會(huì)計(jì)核算資料的保存和利用，也有利于會(huì)計(jì)核算工作的分工。,3.1.2 會(huì)計(jì)賬簿的種類,1．會(huì)計(jì)賬簿按用途的分類會(huì)計(jì)賬簿按其用途，可以分為序時(shí)賬簿、分類賬簿和備查（輔助）賬簿。2．會(huì)計(jì)賬簿按外表形式的分類會(huì)計(jì)賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬簿、活頁(yè)式賬簿和卡片式賬簿。3．會(huì)計(jì)賬簿按格式的分類會(huì)計(jì)賬簿按其格式可分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數(shù)量金額式賬簿。,3.2

4、 會(huì)計(jì)賬簿的登記,3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記3.2.2 總賬的格式和登記,3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記,1．明細(xì)賬的格式明細(xì)賬是按照明細(xì)分類賬戶開(kāi)設(shè)的，連續(xù)、分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供詳細(xì)核算資料的賬簿。它能夠具體、詳細(xì)地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，對(duì)總分類賬起輔助和補(bǔ)充作用，同時(shí)也為會(huì)計(jì)報(bào)表的編制提供必要的明細(xì)資料。明細(xì)賬的格式有三欄式、多欄式、數(shù)量金額式等，但最基本的格式是有“借方”、“貸方”、“余額”三欄的三欄式。,3

5、.2.1 明細(xì)賬的格式和登記—數(shù)據(jù)庫(kù),2．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)是一種有組織、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)有密切聯(lián)系的數(shù)據(jù)的集合。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就是一個(gè)數(shù)據(jù)清單，它將反映客觀事物的大量信息進(jìn)行記錄、分類、整理等定量化、規(guī)范化的處理，并以記錄為單位存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。在Excel中，數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱，數(shù)據(jù)清單中的行對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)記錄。,3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記—數(shù)據(jù)庫(kù),在設(shè)置數(shù)據(jù)清單和輸入數(shù)據(jù)

6、時(shí)必須遵循一定規(guī)則，這些規(guī)則包括：（1）數(shù)據(jù)清單的字段名占一行，且必須是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每個(gè)字段的名稱必須惟一；（3）每一列必須有相同的數(shù)據(jù)類型和格式，且每一列必須相鄰；（4）每條記錄占一行，且必須連續(xù)，中間不能有空行；（5）每個(gè)單元格輸入的數(shù)據(jù)前面不能有空格；（6）如果工作表內(nèi)除數(shù)據(jù)清單外還有其他數(shù)據(jù)，則數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)之間必須有至少一行或一列的空白單元格；（7）避免在一個(gè)工作表上建立多個(gè)數(shù)據(jù)

7、清單。,3.2.1 明細(xì)賬的格式和登記—數(shù)據(jù)庫(kù)的生成,3．?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)的生成利用數(shù)據(jù)庫(kù)生成明細(xì)賬的基本思路是：首先設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，其次將所錄入的記賬憑證內(nèi)容通過(guò)一定的方法輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，最后對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，生成明細(xì)賬。設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的方法是將記賬憑證中的所有項(xiàng)目填寫(xiě)到工作表中，且數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名與記賬憑證中的項(xiàng)目名一致。將記賬憑證的內(nèi)容輸入到“記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)”的最常用的方法是在錄入記賬憑證的同時(shí)打開(kāi)“記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)”，在該

8、數(shù)據(jù)庫(kù)中將記賬憑證的所有數(shù)據(jù)填寫(xiě)到工作表里。要生成一個(gè)明細(xì)賬，應(yīng)先設(shè)置一個(gè)明細(xì)賬的格式。,生成“應(yīng)付賬款明細(xì)賬”的步驟,（1）設(shè)置條件區(qū)域。（2）設(shè)置篩選結(jié)果輸出的字段。（3）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域。（4）執(zhí)行“高級(jí)篩選”命令。（5）復(fù)制篩選結(jié)果。（6）粘貼篩選結(jié)果。（7）設(shè)置余額計(jì)算公式。（8）設(shè)置余額方向。（9）計(jì)算本期發(fā)生額和期末余額。,3.2.2 總賬的格式和登記,1．記賬憑證數(shù)據(jù)庫(kù)生成法（1）打開(kāi)事先已經(jīng)設(shè)置好基本