辦公室事務(wù)管理

1、辦公室事務(wù)管理,,學(xué)習(xí)目的,本章重點(diǎn)介紹辦公室事務(wù)中的辦公環(huán)境管理、日程安排與管理、電話管理、印信管理等內(nèi)容，幫助你盡快熟悉和掌握辦公室的日常工作和各項(xiàng)技能，成為領(lǐng)導(dǎo)得力助手。,辦公室管理名言,把每一件簡單的事做好就是不簡單；把每一件平凡的事做好就是不平凡。 ——海爾集團(tuán) 總裁 張瑞敏,,辦公室的含義——辦公室是一個(gè)常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區(qū)別于用于教學(xué)的教

2、室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。第二種：是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。如：教師、護(hù)士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室等。,一、辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容1、我國辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容,⑴文書撰寫（會議記錄等）⑵文書制作（打字、復(fù)印等）⑶文書處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管

3、理（歸檔、管理等）⑸會議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來訪、投訴等）,⑼接待工作（各種來訪的接待）⑽ 協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾ 督察工作（決議的實(shí)施）⑿ 日程安排（各種日程）⒀ 日常事務(wù)（通訊值班）⒁ 辦公室管理（環(huán)境等）⒂ 其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng),2、國際秘書協(xié)會確定的 辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容,⑴速記上司交代事項(xiàng)；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類信件；

4、⑸以電話維持公共關(guān)系；⑹替上司定約會并記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動處理例行的事務(wù)；,⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機(jī)票等；⒁準(zhǔn)備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協(xié)助上司準(zhǔn)備財(cái)務(wù)等報(bào)告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；⒇督導(dǎo)一般職員或速記員；21、搞好會務(wù)工作22、復(fù)印資料

5、,3、我國外資、合資企業(yè) 辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容,⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；⑶、執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來訪；⑹、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各種信息；⑼、保管辦公室設(shè)備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。,6.1 辦公環(huán)境管理,6.1.1 辦公環(huán)境的含義 是指一定的組織機(jī)構(gòu)的

6、秘書部門工作所處的自然環(huán)境。包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。 6. 1. 2 辦公室環(huán)境管理的原則 方便 →舒適 →和諧統(tǒng)一 →安全。,,人事處、黨委辦公室、財(cái)務(wù)處長辦、外事處、文印室、會客室、團(tuán)委、業(yè)務(wù)處、黨委宣傳部、接待科、黨委書記辦、財(cái)務(wù)處、黨委組織部、工會、調(diào)研處、保衛(wèi)處、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、檔案室、保管室、黨刊閱覽室、秘書科、副廳長辦公室、人事處長辦、廳長辦公室、會議室,想想看,1、空氣殺

7、手； 2、光線殺手； 3、聲音殺手； 4、空間殺手； 5、設(shè)備殺手； 6、文件殺手； 7、職能殺手。,辦公室的七大效率殺手有哪些？,6.1 辦公環(huán)境管理,6.1.3 辦公室的布局與布置 （1）布局 ①封閉式布局。 封閉式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨(dú)立安排在一個(gè)個(gè)小房間內(nèi)，組成一個(gè)個(gè)小辦公室。,,,6.1 辦公環(huán)境管理,②

8、開放式布局。 就是將一個(gè)大工作間“切分”成多個(gè)相對獨(dú)立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。,,,,,,6.1 辦公環(huán)境管理,（2）辦公環(huán)境布置原則精神性環(huán)境 軟件物質(zhì)性環(huán)境 硬件,,空間布局:收發(fā)室、接待室、會客室 閱文室、資料室、檔案室 打字室 秘書部門辦公設(shè)備:

9、 1、活動范圍的設(shè)計(jì)　 　 2、作業(yè)姿勢的設(shè)計(jì) 3、辦公用具的設(shè)計(jì) 環(huán)境美化: 外部環(huán)境 室內(nèi)場所布置:包括照明、色彩、隔音、擺設(shè),6.1 辦公環(huán)境管理,②布置的原則采用一個(gè)大間辦公室。使用同一大小的桌子。檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。采用直線對稱的布置。主管的辦公區(qū)域需保留適當(dāng)?shù)脑L客空間。將通常有許多

10、客戶來訪的部門，置于入口處。主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。,6.1 辦公環(huán)境管理,②布置的原則全體職員的座位應(yīng)面對同一方向布置。常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。應(yīng)保持公共空間和私人空間的獨(dú)立。桌與桌之間應(yīng)留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側(cè)射入。最常用的辦公物品應(yīng)放在伸手可及的地方。計(jì)算機(jī)等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨(dú)立的空間，既 要方便使用又不影響別人工作。,考考你,1

11、、 怎樣 優(yōu)化辦公設(shè)備？ 配備合適光源選擇理想的辦公桌椅安裝隔音設(shè)備選擇合適的屏風(fēng)、窗簾、檔案柜調(diào)節(jié)合適的空調(diào)溫度合理放置辦公設(shè)備2、怎樣美化辦公環(huán)境？辦公室裝飾辦公室綠化,6.1 辦公環(huán)境管理,6. 1. 3 辦公室的視覺環(huán)境管理 1、辦公室內(nèi)的覆蓋物 （1）有效地使用顏色。（2）顏色應(yīng)協(xié)調(diào)一致。 2、照明 （1）光線的量。（2）

12、光線的質(zhì)。（3）光的設(shè)計(jì)。 光亮設(shè)計(jì)的原則： 避免用一個(gè)發(fā)光體，宜多用幾盞燈，降低光源 的強(qiáng)度； 窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光； 光源宜置高處，并從后方或左側(cè)射入。,6.1 辦公環(huán)境管理,6. 1. 6 辦公室的聽覺環(huán)境管理 聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益或有害聲音.消除噪音的來源。用吸音的材料以減少噪音的影響。適量音樂的播放。,,6.1 辦公環(huán)境管理,6. 1. 6 辦

13、公室的空氣環(huán)境管理 1、溫度最舒適并有益于健康的工作溫度是15~20℃。 2、濕度最適宜的濕度為50%~60%。 3、空氣流通每人每分鐘需要65立方公尺的新鮮空氣。 4、空氣的凈化 包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。,6.1 辦公環(huán)境管理,6. 1. 6 辦公室的保健與安全環(huán)境管理 1、保?。ㄆ诮】禉z查 ＊灌輸衛(wèi)生知識。＊采取疾病預(yù)防 ＊保持

14、環(huán)境整潔。＊推行健康運(yùn)動 ＊舉辦康樂活動。 2、安全管理 ＊ 防盜 ＊ 防火 ＊ 防止意外傷亡,思考題：設(shè)計(jì)辦公室需考慮的因素,（1）職工的人數(shù)。（2）購買或租用的面積。（3）機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類。（4）組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容。（5）部門間的工作聯(lián)系，以確?？茖W(xué)有效實(shí)施工作流程，減少或避免不必要的重復(fù)與浪費(fèi)。（6）辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作的需要和保密的需要。（7）走廊、樓梯、通道的

15、寬窄和暢通，符合安全需要，并安排好公用區(qū)域。（8）辦公室隨組織發(fā)展變化的變更，需要具有靈活性。,6.2.1 約會安排 1.約會安排的基本原則 （1）按領(lǐng)導(dǎo)的工作規(guī)律和生活習(xí)慣安排 （2）區(qū)分輕重緩急，合理安排 （3）彈性安排，留有余地 (4）以需要為準(zhǔn)，以適度為宜 （5）適當(dāng)分擔(dān)，各就其宜 （6）每天核對，以防疏漏,6.2 日常安排與管理,6.2 日常安排與管理,2.約會安

16、排的方法 預(yù)先安排約會活動 記好日歷和備忘錄提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)赴約保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約做好約會前后的服務(wù)工作 3.約會安排的方式 電話約會 . 書面約會 . 當(dāng)面約會.,6.2 日常安排與管理,4. 注意事項(xiàng)配合領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間表；不要讓領(lǐng)導(dǎo)在出差回來當(dāng)天安排約會；不要在節(jié)假日安排約會；重要約會應(yīng)在約見前與對方聯(lián)絡(luò)一次，確認(rèn)此事；訂好或確定好約會的場所；及時(shí)通知對方赴會；提醒領(lǐng)導(dǎo)赴會；適當(dāng)保

17、密；處理好變更的約會。,6.2 日常安排與管理,6.2.2 時(shí)間管理 時(shí)間管理一般通過編排時(shí)間預(yù)訂表和時(shí)間計(jì)劃表來進(jìn)行時(shí)間的安排分配。 1、時(shí)間管理的要素 （1）強(qiáng)烈的時(shí)間觀念。 （2）清晰的時(shí)間成本效益觀念 （3）時(shí)刻牢記時(shí)效觀念。 （4）定量控制自己時(shí)間的能力。,6.2 日常安排與管理,3.時(shí)間管理的分類一類是不可控制的時(shí)間，即受限于職權(quán)

18、的要求而不能自由支配的時(shí)間，一般是例行工作的時(shí)間；一類是可以控制時(shí)間，即在自己權(quán)限內(nèi)可以自由支配的時(shí)間。對時(shí)間管理的成功，不在于其在不可控時(shí)間中表現(xiàn)如何良好，而在于盡量把不可控時(shí)間變?yōu)榭煽貢r(shí)間。,6.2 日常安排與管理,4、時(shí)間管理的一般原則　　　 （1）用精力最佳時(shí)間干最重要的工作。 　　　 （2）消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化。 　　　 （3）保持時(shí)間上的彈性。 　　 （4）反省浪費(fèi)的時(shí)間?！　　　?（5）保

19、持時(shí)間利用的相對連續(xù)性?！　　　?（6）一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”。　　　　 （7）嚴(yán)禁事必親躬。 　　　　 （8）堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念?！　　　?（9）保留自我時(shí)間管理的最低批量時(shí)間。,6.2 日常安排與管理,５、秘書時(shí)間管理的方法 （1）、ABCＤ工作法 現(xiàn)階段時(shí)間管理理論的核心內(nèi)容是根據(jù)事情的重要和緊急程度，將各種事務(wù)劃為A、B、C、D四個(gè)類別，即ABCD工作法。如下圖。,(重要程度)

20、 　　 B 　　　　　 A 　　 很重要，但不緊急　 很重要，也很緊急　　　　　 　　　　　 (緊急程度） 　　 D 　　　　 　 C 　　　

21、既不重要，也不緊急 很緊急，但不重要,,,6.2 日常安排與管理,（２）時(shí)間表編制法 時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段，它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動，從而有效地管理時(shí)間，達(dá)到完成工作任務(wù)的簡單方法。,6.2 日常安排與管理,時(shí)間表大體可以分為五類: ①全年預(yù)計(jì)時(shí)間表; ②每月預(yù)訂時(shí)間表;

22、 ③每周預(yù)訂時(shí)間表; ④每日預(yù)訂時(shí)間表; ⑤單項(xiàng)重要工作事項(xiàng)預(yù)訂表。,6.2 日常安排與管理,時(shí)間表的編制方法 ①根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。 ②收集并列出該階段所有的工作、活動或任務(wù)。 ③發(fā)現(xiàn)活動有矛盾，主動與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時(shí)調(diào)整。 ④按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰。 ⑤繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目。

23、 ⑥用簡明扼要的文字將信息填人表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn)。,6.2 日常安排與管理,6．2.3 日程安排 　 　?。薄⑷粘贪才诺膬?nèi)容　　　?。ǎ保└鞣N接待、約會?！　　　。ǎ玻┥虅?wù)旅行活動?！　　　。ǎ常﹨⒓痈黝悤h?！　　　。?）到車間進(jìn)行實(shí)地檢查或指。　　　?。ǎ担┙M織的各類重大活動的安排。　　　?。ǎ叮╊I(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。,6.2 日常安排與管理,２、日程安排的基本要求 　　 （1）統(tǒng)籌兼顧

24、 （2）安排規(guī)范 　　 （3）效率原則 （4） 突出重點(diǎn) 　　 （5） 留有余地 （6） 適當(dāng)保密 　　 （7） 事先同意,6.2 日常安排與管理,３、日程安排的形式 年計(jì)劃表、月計(jì)劃表、周計(jì)劃表、日程表 4、注意的事項(xiàng)以記敘、說明為主要表達(dá)方式。編寫

25、要留有余地。 所有日程安排都要應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦?；顒优c活動之間要有一定的間隙時(shí)間。要認(rèn)真核查日程表，以提高工作效率。對已處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果。,6.2 日常安排與管理,５、日志系統(tǒng) 1）日志概述 日志是根據(jù)周計(jì)劃表寫出的一天時(shí)間內(nèi)組織領(lǐng)導(dǎo)活動計(jì)劃，一般分為縱橫兩種方式。 2）日志的方法手工填寫的工作日志 電子工作日志,技能訓(xùn)練,你的上司是某家股份有限公司主管銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)理，

26、而你則是經(jīng)理秘書。在某一天，經(jīng)理請你將下星期一的活動安排的有關(guān)內(nèi)容填寫在工作日志上： 上午舉行董事會議，所有的經(jīng)理都參加。 上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話。 中午與A公司的董事長馬XX與夫人共進(jìn)午餐。 下午前往B公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高XX。 下午會見C公司的銷售部經(jīng)理張XX。,,6.3 電話管理,6.3 電話管理,6.3.1 接打電話的程序：1.接聽電話,6.3 電話管

27、理,2、撥打電話,6.3 電話管理,6.3.2. 接打電話的原則與要求表達(dá)規(guī)范、正確禮貌熱情，語氣清晰和婉語言簡潔明了保密注意時(shí)間,6.3 電話管理,6.3.3 接打電話的技巧 1、接聽電話的技巧 ◆要仔細(xì)傾聽對方的講話。 ◆避免在電話中爭論或有不佳的情緒反應(yīng)。 ◆對方聲音不清晰時(shí)，應(yīng)該善意提醒。 ◆轉(zhuǎn)接電話， 要分清情況，恰當(dāng)處理。 ◆如果談話所涉及的事情比較復(fù)雜

28、，應(yīng)該重復(fù)關(guān)鍵部分，力求準(zhǔn)確無誤。 ◆談話結(jié)束時(shí)，要表示謝意，并讓對方先掛斷電話。,6.3 電話管理,2、撥打電話的技巧 （1）理清自己的思路 （2）立即表明自己的身份 （3）確定對方是否具有合適的通話時(shí)間 （4）表明自己打電話的目的 （5）給對方足夠的時(shí)間作出反應(yīng) （6）避免與旁人交談 （7）設(shè)想對方要問的問題 （8）不要占用對方過長時(shí)間

29、 （9）撥錯(cuò)號碼應(yīng)道歉 （10）適時(shí)結(jié)束通話,電話記錄單,6.3 電話管理,6.3.6 接聽電話時(shí)特殊情況的處理 1、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)開會時(shí)，處理電話可采取以下的方式: 轉(zhuǎn)告對方會議預(yù)定在幾點(diǎn)結(jié)束。詢問是否由自己這方重打。遇有急事，可用便條與會議室聯(lián)系，請求指示。 2、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)會客時(shí)，處理電話可采取以下的方式: 最好先請示一下。如果領(lǐng)導(dǎo)不在單位時(shí)，原則上或請代理人接

30、，或請對方留言。,相關(guān)知識,電話機(jī)種類 單線電話、多鈕電話、免提電話、自動應(yīng)答裝置、自動撥號機(jī)、無線電頁式電話、電話輔助設(shè)備、自動電話分配機(jī)、電視電話、移動電話、交換式電話系統(tǒng)。,技能訓(xùn)練,1、 你正在打一個(gè)公務(wù)電話，這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)走到你的辦公桌旁。你知道電話還要打一段時(shí)間，然而領(lǐng)導(dǎo)一直在旁邊等著可能會不耐煩。你是否應(yīng)該: A.同對方說一下待會兒再打，然后掛斷電話; B.用手捂住話機(jī)，輕聲地對領(lǐng)導(dǎo)說你還需

31、要一段時(shí)間才能打完電話; C.請對方拿著話機(jī)稍候，再同領(lǐng)導(dǎo)簡短地說幾句。2、秘書小張接到一個(gè)投訴電話，小張?jiān)撛鯓犹幚恚?情景訓(xùn)練,以秘書的身份模擬以下接打電話的情景：（1）一位電視臺廣告部的客人要找總經(jīng)理，總經(jīng)理不在；（2）一位客戶來電咨詢廣告設(shè)計(jì)的費(fèi)用、時(shí)間等情況，秘書回答或轉(zhuǎn)接；（3）XX彩印廠廠長來電，此前，平面設(shè)計(jì)部經(jīng)理曾交代秘書不要轉(zhuǎn)給他；（4）XXX玩具公司經(jīng)理來電，反映本次產(chǎn)品宣傳畫冊印刷不好，火氣很大。

32、,6.4.1 印章使用與管理 1、印章的刻制及啟用 嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定刻制，不得擅自更改;必須執(zhí)單位證明及公安部門的批準(zhǔn)證明，到指定的刻字單位刻制。啟用時(shí)一般由制發(fā)單位發(fā)出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發(fā)給有關(guān)單位保存，以備查考。,,6.4印信管理,6.4印信管理,2、印章的審批和使用 ＊必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行認(rèn)真的登記未履行 手續(xù)或手續(xù)不全時(shí)，不得用印。

33、 ＊用印時(shí)應(yīng)注意蓋在正確的位置，一般應(yīng)蓋在文件成 文日期的上方，上不壓正文，下騎年蓋月。 3、印章的保管 ＊印章必須由單位的領(lǐng)導(dǎo)指派專人負(fù)責(zé)保管和使用， 嚴(yán)禁擅自使用或外借。 ＊印章如果丟失要立即報(bào)告公安機(jī)關(guān)備案，并以登報(bào) 或信函等形式通知有關(guān)單位，聲明其遺失或作廢。,印章審批表,6.4 印信管理,6.4.2.介紹信的使用

34、與管理 介紹信是用來介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。 介紹信管理應(yīng)嚴(yán)格而細(xì)致，并注意以下問題: （1） 介紹信的格式應(yīng)符合要求 （2） 介紹信應(yīng)由專人管理 （3） 出具介紹信必須認(rèn)真履行審批手續(xù) （4） 妥善保管好介紹信的存根,介紹信使用的程序,動腦筋,1、11月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個(gè)貿(mào)易洽談會，考慮到要與多家

35、公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否？2、某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎？,6.5. 1.值班工作的主要任務(wù) 文電處理 信息傳遞接待來訪臨時(shí)性、突發(fā)性事務(wù)的處理值班記錄搞好交接班,6.5 值班工作,來訪登記表編號 值班人┌─────┬─┬───────┬─────────────────────┐│來訪人姓

36、名│ │ 來訪人單位│ ├─────┼─┴───────┴─────────────────────┤│ 接待時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 至 年 月 日 時(shí)

37、 分 ├─────┼───────────────────────────────┤│ 內(nèi)容

38、 ├─────┼───────────────────────────────┤│ 擬辦意見 │ ├──

39、───┼───────────────────────────────┤│ 領(lǐng)導(dǎo)意見 │ ├─────┼───────────────────────────────┤│

40、 處理意見 │ │

41、 值班人簽字： └─────┴───────────────────────────────┘,6.5 值班工作,6.5.2. 值班記錄的編寫 1、 值班日志 外來的信函、電報(bào)、反映情況、外來的電話等。 2、接待記錄：

42、 來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。 3、電話記錄： 來電時(shí)間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。,外來人員登記表,值班電話記錄表┌───────────────────────────────┐│ 編號： 時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分到 時(shí) 分├──────────┬─┬─────────┬────────┤│ 來電單位

43、 │ │ 發(fā)話人姓名 │ ├──────────┼─┼─────────┼────────┤│ 來電單位電話號碼 │ │ 值班接話人姓名 │├──────────┴─┴─────────┴────────┤│通話內(nèi)容摘要：

44、 ├───────────────────────────────┤│領(lǐng)導(dǎo)意見：

45、 ├───────────────────────────────┤│處理結(jié)果： │

46、 值班人簽字： └───────────────────────────────┘,情景訓(xùn)練,案例：毒藥掉進(jìn)河里之后 1999年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時(shí)，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴(kuò)散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時(shí)劉秘書腦海中掠過

47、兩套方案：一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機(jī)關(guān)，請求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。如果你是值班秘書，應(yīng)當(dāng)采取什么措施?,6.6 保密工作,6.6.1 保密工作的重要性 保密是執(zhí)政黨和國家保持政局穩(wěn)定的重要手段保密是發(fā)展經(jīng)濟(jì)的客觀需要保密是領(lǐng)導(dǎo)決策的需要6.6.2 保密工作的新特點(diǎn) 保密范圍和內(nèi)容趨于擴(kuò)大需要防范的泄秘渠道日趨增多需要對付的竊密手段變化多端需

48、要打擊的竊密活動十分猖獗,6.6 保密工作,6.6.3保密工作的內(nèi)容 文件保密會議保密通訊保密計(jì)算機(jī)保密涉外保密經(jīng)濟(jì)情報(bào)的保密新聞報(bào)道和出版的保密,6.7 郵件處理,6.7.1 郵政業(yè)務(wù) 1、信函業(yè)務(wù) 國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價(jià)信函、國際信函、國際印刷品、國際保價(jià)函件。 2、郵政包裹業(yè)務(wù) 國內(nèi)包裹、國際包裹、 3、 特快專遞 信函、文件資料、物品。,6.

49、7 郵件處理,6.7.2 郵件處理的涵義 處理郵件是指在郵件、信函的收進(jìn)和發(fā)出過程中所要進(jìn)行的一系列工作。 郵件分為： 通過郵政系統(tǒng)傳遞的郵件，如各類信函、電報(bào)、報(bào)刊、包裹等； 電子信函，如電傳、傳真、E-MAIL等。,6.7 郵件處理,,6.7.3 郵件接收程序,6.7 郵件處理,1、簽收 認(rèn)真清點(diǎn)文件的件數(shù)，并簽字。 2、拆封 保持原封的完好，注意封內(nèi)文件不能損壞。 3、

50、登記 按收文登記簿中的內(nèi)容逐項(xiàng)登記。 4、分類 分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件5類，分別歸入5個(gè)規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內(nèi)，分送各主管上司處理。 5、呈送,6.7 郵件處理,6.7.6 郵件寄發(fā)程序,做好郵件的準(zhǔn)備和核對工作,提請上司簽發(fā)郵件,郵件的裝封與折疊,查對收信人的相關(guān)信息,將郵件分類,做好登記,選擇適當(dāng)?shù)泥]寄方式,,,,,,6.8.1.辦公用品管理的內(nèi)容 1

51、、文具 筆、墨、尺、訂書機(jī)、油彩、粉筆、膠水（帶）、信封、郵票等。 2、小工具 清潔工具、修理工具、制畫工具、宣傳工具、 各種刀具（裁紙刀、切紙刀）等。,,6.8 辦公用品管理,6.8 辦公用品管理,3、紙張 信紙、復(fù)印紙、打印紙、復(fù)寫紙、蠟紙，各種規(guī)格的白紙、包裝紙、裝飾紙等。 4、常用耗材 計(jì)算機(jī)的磁盤、打印機(jī)的色帶、墨盒、油墨，復(fù)印機(jī)的墨粉，錄音帶、錄像帶、膠

52、卷、電池等。 5、小型電器設(shè)備 投影儀、幻燈機(jī)、錄音機(jī)、錄像機(jī)、照相機(jī)、計(jì)算器、計(jì)時(shí)器等。 6、 其他用品 一些裝飾用品、掛圖、旗幟、標(biāo)志、標(biāo)語等。,6.8 辦公用品管理,6.8.2.辦公用品管理的原則 建立完善的管理制度 保證工作的需要 講求節(jié)約，物盡其用 及時(shí)更新裝備，提高工作水平,6.8 辦公用品管理,6.8. 3 辦公用品