辦公室效率管理

1、,辦公室效率管理,第一節(jié) 時間管理策略,周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。（1）給某客戶打電話，與對方聯(lián)系，說明自己的上司下周四將安排與他約會的事宜。（2）為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復(fù)印每人一份（8人，每份10頁）及會議日程表。（3）向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日。（4）復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對方。（5）拆封、分類

2、和傳遞今天收到的郵件。,（6）部署檢查下午開會要使用的會議室，準備茶水和咖啡。（7）為上司預(yù)定周末去天津的火車票（從北京出發(fā)）。（8）將財務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱。（9）在做這些事情的同時，她還接待了3位訪客、接了幾個電話。 思考：秘書小周怎樣做才能高效率地完成上述工作？,,第一節(jié) 時間管理策略,一、時間管理的方法 1.

3、 ABCD分類法 （輕重緩急分類法 或者四象限法）,,,,,A,B,C,D,重要,緊急,,,2、NTL分類法 N-----now T-----today L-----later,案例：,于雪是某集團公司新來的秘書，這天早上一進辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說下個星期開會要用。她估摸了一下，差不多3萬字，有20多頁；

4、剛從辦公室主任的辦公室出來，她還沒來得及坐下，周總來電話，說今下午2點他要與財務(wù)總監(jiān)、市場總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓她通知他們幾個；剛放下電話，機要室就送來一份傳真,傳真是一個代理商發(fā)來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下；她剛看完傳真，主任又來電話，說田副總下個月初到電視臺為《一周財經(jīng)觀察》做嘉賓的事，由于時間關(guān)系他不去了，讓她給打個電話通知對方；她剛喘口氣，人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的

5、報名表，明天下班之前為報名的最后期限。,分析：,于雪這天早晨的幾項工作就應(yīng)該這么劃分：給主任寫報告是T類工作；通知幾位總監(jiān)開會是N類工作；把傳真交給具體經(jīng)辦人是T類工作；給電視臺打電話是L類工作，而參加檔案培訓(xùn)也是L類工作。分出了輕重緩急，于雪就可以這樣按步就班地工作了：     首先到行政部門預(yù)訂4人開會用的小會議室，之后與3位總監(jiān)聯(lián)系；周總下午開會的事落實好之后，就去辦公室主任的辦公室，

6、將傳真給主任過目，聽取主任對這份傳真的指示，馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人；把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報告，爭取在今天下班之前把報告寫出來；至于參加檔案培訓(xùn)報名和給電視臺打電話的事不急，記在本子上，明天什么時候有空再去辦也不遲。,3、制定時間計劃表法(1)年計劃表。公司在一年中的例行活動或公司所屬母公司在一年中的例行活動，商界在一年中的例行活動，以及根據(jù)公司年度工作計劃，可以確認的必須參加的活動，要事先列入表中。,(2)月計劃表。從全

7、年計劃表抄下日程安排，填寫出差和聚會等預(yù)定事項，要抓住當月的重大活動。,(3)周計劃表。正確地填寫會議、約會等預(yù)定活動，包括時間等安排。在周末要向領(lǐng)導(dǎo)報告下周計劃，并得以確認。,(4)日程表。上司在一天中要做許多工作，為使其事先掌握自己所要從事的重要活動，必須提供給上司日程表。在前一日下午或者當日清晨，根據(jù)周計劃表，抄制當日日程表，并得到上司確認(如果不制作日程表，根據(jù)周計劃表安排工作時，也必須于前一日或當日清晨得到確認)。,第一節(jié)

8、 時間管理策略,4.習(xí)慣使用待辦單(1)將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時間，以突出工作重點。避免遺忘，未完事項留待明日。(2)待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。(3)使用待辦單注意：每天在固定時間制定待辦單(一上班就做)、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時間、最關(guān)鍵的一項提前解決，做到每天堅持。,第一節(jié) 時間管理策

9、略,二、時間管理的實施(1)明確自己的工作任務(wù)和職責。(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。(3)動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)有序地一項一項地完成工作任務(wù)，不是機械地來一件事干一件事,第一節(jié) 時間管理策略,(4)巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率。(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。(6)安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、不延誤、不降低團

10、隊的整體效益。(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。,案例：緊張忙碌的一周過去了，臨下班前，秘書小張想到今天是周五，得在下班前把下周一即11月26日的工作日志做好。因為周一特別忙，如果到時再做，恐怕來不及。按照公司的慣例，每周星期一上午10:30在董事會辦公室舉行會議，所有部門經(jīng)理都參加。小張利用這段時間可以去銀行提取少量現(xiàn)金。中午12:30王總與美國代理商詹姆斯先生在香格里拉酒店共進午餐

11、。查出下列案卷：19234號、78943號、43217號，并查一下王總的出國手續(xù)是否辦妥。人事部李小姐周一下午3:00前來拜會王總。在周一某一適當時候，小張還必須空出半小時的時間以便王總與自己商談公司慶功大會的日程和相關(guān)事宜—— 但不能占用上午9:00至10:00的時間，因為王總想在這段時間處理他的郵件。王總晚上7:30出發(fā)去天宇公寓出席晚8:00開始的高爾夫俱樂部聚餐會。 思考：秘書小張如何做好工作日志的編寫？,第二節(jié)

12、 工作日志,第二節(jié) 工作日志編制,一、工作日志分類及使用方法1.手工工作日志2.電子工作日志(1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填上相關(guān)內(nèi)容，并于當日一早再修定和補充。(2)提前在自己的日志上清楚標出自己當日應(yīng)完成的工作。(3)填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認后，再用水筆正式標明，還可以使用不同色彩的筆填寫。(4)填寫的信息要完整，要標明各項活動的時間、地點、姓名、聯(lián)

13、絡(luò)等必要信息。,第二節(jié) 工作日志編制,(5)填寫的信息要準確，當日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)立即更新日志，并告知上司。(6)在上司日志變化的同時，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。(7)在自己的日志上要清楚標出為上司的有關(guān)活動所做的準備，并逐項予以落實。(8)協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。,第二節(jié) 工作日志編制,二、工作日志填寫的信息內(nèi)容(1)上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地

14、點、內(nèi)容。(2)上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。(3)上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。(4)上司個人的安排，(5)上司私人的信息，(6)上司的各項活動需要秘書人員協(xié)助準備的事宜(7)上司交代自己的工作，(8)自己職責中應(yīng)做的工作、活動。,第三節(jié) 日程安排,一、日程安排的內(nèi)容(1)各種接待、約會，包括接待和會見本單位

15、員工、外單位來賓和國外來賓。(2)商務(wù)旅行活動。(3)參加各類會議。(4)到車間進行實地檢查或指導(dǎo)。 (5)組織的各類重大活動的安排。 (6)領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。,第三節(jié) 日程安排,二、日程安排的總體原則 （1）統(tǒng)籌兼顧 （2）區(qū)分輕重緩急 （3）留有余地 ，隨時補充調(diào)整 （4）適當保密

16、 （5）征得領(lǐng)導(dǎo)同意 （6）勞逸結(jié)合,第三節(jié) 日程安排,三、日程安排的信息與技巧(1)每周、每日的工作活動都不要安排得太滿，要保證可能出現(xiàn)的臨時性工作所占用的時間，具體安排要有彈性。(2)周一和出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)。另外，領(lǐng)導(dǎo)出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在領(lǐng)導(dǎo)離開公司一段時間回來的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，以便于讓領(lǐng)導(dǎo)專門處理內(nèi)部各種文

17、件，并了解公司經(jīng)營管理的基本狀況。(3)在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時間。這樣可以保證領(lǐng)導(dǎo)與客人會見時精神飽滿，同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)。,第三節(jié) 日程安排,(4)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣留出適當固定時間閱讀報刊、資料及其他信息。(5)對于領(lǐng)導(dǎo)的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對的固定時間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程，保證兩者日程表內(nèi)容一致。(6)不要代替領(lǐng)導(dǎo)作決定。在領(lǐng)導(dǎo)

18、的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理。(7)控制約會時間。秘書要靈活，適時打斷，防止拖延，以免影響后面的日程。(8)關(guān)注和掌握近期要回避的人物。,課 后 訓(xùn) 練,一、 秘書每天要做的事情很多，請根據(jù)時間“四象限” 法，把下面要做的事情分出輕重緩急。A．復(fù)印員工的職稱原件用以存檔B．為領(lǐng)導(dǎo)預(yù)定今晚飛往沈陽的機票C．安排領(lǐng)導(dǎo)與某公司老總本周末的晚宴D．購買并且分發(fā)辦公用品,課 后 訓(xùn) 練,二、案例

19、閱讀分析 某公司的秘書小張，他要在今天下午3:00陪同公司的王總經(jīng)理去拜訪天昊公司的吳總經(jīng)理，這個拜訪是幾天前就安排好的，而且雙方都已經(jīng)溝通過，小張?zhí)匾庠诠就蹩偟娜粘瘫砩嫌浵铝诉@次拜訪的時間和地點?？墒蔷驮谙挛?:30，天昊公司吳總經(jīng)理的秘書小劉打來電話，說吳總經(jīng)理今天下午有急事要出門，希望把約定好的時間改在明天下午3:00。但是，明天下午王總經(jīng)理已經(jīng)定好了去廣廈公司談廣告代理的業(yè)務(wù)。分析討論：如果你是秘書小張，此時你怎