辦公室行政事務管理制度

1、辦公室行政事務管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司行政事務管理行為，理順內部關系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內部的行政事務類管理辦法，以加強行政管理的有效性，并在公司內部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的局面。第二條辦公室需協(xié)助總經理做好各部門之間的綜合協(xié)調，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內外聯(lián)系，保證上情下達和下情上報；逐步建立并完善各項規(guī)章制度，促進公司各項工作的規(guī)范化管理。第三條辦公室應加強對外

2、聯(lián)絡，拓展公關業(yè)務，促進公司與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。第四條本制度所指行政事務管理內容是辦公室檔案管理；印信管理；圖書資料管理；辦公室設備管理、辦公用品管理制度、辦公室日常涉外公務及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法第五條檔案管理范圍：1公司文件檔案：包括公司資質、方針政策、決定、年度計劃等與公司整體發(fā)展相關的有長期保存價值的文件及資料；2人事檔案：勞動合同、員工檔案

3、、社保資料、考勤記錄等；3行政檔案：辦公物資、設備、一般易耗品的購買、使用記錄等相關檔案、例會記錄等。4項目檔案：項目資料、項目會議記錄等具有參考價值的文件資料。5銷售檔案：合同、協(xié)議、對外宣傳資料等。第六條公司的檔案介質可以為紙質檔案和電子檔案，由公司辦公室負責管理。第七條管理職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第八條資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度更新、年度歸檔”規(guī)則，“項目歸檔”根據(jù)項目

4、進行進度情況分階段歸入項目檔案。2.在歸檔期，辦公室分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。3.原始資料應進行編號、登記，同時更新上次的歸檔目錄，各主管部門經理應積極配合與支持。4.凡應該及時歸檔的資料，辦公室按其種類、密級負責及時歸檔。第九條檔案的借閱1總經理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級檔案可直接辦理借閱手續(xù)。2因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由借閱本人填寫《借閱檔案申請表》，部門經理審批，辦公室主任核批后方可借閱。3公

5、司檔案密級分為機密與普通兩個級別，機密級檔案經總監(jiān)級批準后方可借閱，但借閱時間不得超過2個工作日，普通檔案由部門經理審批后至辦公室辦理借閱手續(xù)，借閱時間最長為一周。4檔案借閱者必須做到：愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。第十條檔案的銷毀1公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。2使用人在使用公司公共設備時注意合理、安全使用，并愛護公共設備。公司空調的開關、溫度設置等由辦公室根據(jù)需要進行操

6、作，員工不得隨意調節(jié)。3公司復印機、打印機、投影儀等由辦公室管理，由網(wǎng)支組負責配合具體保養(yǎng)與維護。4公共辦公設備如有故障或缺少相關配件，員工不得隨意自行拆裝修理，應由辦公室及時聯(lián)系安排維修或更新事宜。第五章辦公用品管理辦法第二十二條公司辦公用品是指單位價值在100元以內的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)生用品等。第二十三條辦公用品的采購1辦公用品的采購應本著節(jié)約、合理、適用的原則，由辦公室根據(jù)庫存情況、實際使用情況，統(tǒng)一進行采購。2辦公用品

7、采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1）定點：公司指定大型超市或指定的辦公用品專營店進行辦公用品采購。2）定量：動態(tài)調整，保證常備物資的庫存合理性。3）特殊物品：批量價值較高的物品，應選擇多方廠家的產品進行比較，擇優(yōu)選用。第二十四條辦公用品入庫應按照分類原則，及時登記入庫。第二十五條辦公用品的領用1.辦公用品領用應由領用人填寫《辦公用品領用登記表》，辦公室負責核對發(fā)放。2.辦公室有權根據(jù)辦公用品領用情況，控制員工的辦公用品領用總支

8、出。第二十六條辦公用品的月度統(tǒng)計1辦公室負責每月底對庫存辦公用品進行盤存，要求做到帳實相符。2辦公室根據(jù)統(tǒng)計結果和庫存情況，對次月的辦公用品消耗進行預估，進行必要的增補。第二十七條辦公用品歸還1員工在離職時，應將部分可再用的辦公用品進行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計算器等。2員工領用的辦公用品不需再用，又不影響再次使用的，可以歸還至辦公室，由辦公室辦理相關手續(xù)。第六章圖書資料管理辦法第二十八條圖書資料的分類1公司圖書資料根據(jù)用途劃分

9、為項目圖書資料和一般性圖書資料兩大類。2項目圖書資料：指為配合公司業(yè)務項目開展需求所購進的相關圖書資料。3一般性圖書資料：指為提高員工業(yè)務技能或為豐富員工文化生活所購進的相關圖書資料。第二十九條圖書資料的采購1公司圖書資料的采購分為公司統(tǒng)一采購和員工根據(jù)業(yè)務開展需求采購兩種方式。2員工根據(jù)業(yè)務開展需求需采購圖書的，須填寫《采購申請表》，并報辦公室審核、部門經理審批后方可進行采購，采購人憑正規(guī)購書發(fā)票及時辦理相關入庫手續(xù)及財務報銷手續(xù)。未