采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的探索與實踐

1、理事精選采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的探索與實踐劉振海(山東萊蕪鋼鐵集團有限公司271104)摘要:企業(yè)通過對采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程進行重組、優(yōu)化、集成，再造新的管理程序，變傳統(tǒng)，材料采購供應(yīng)模式為現(xiàn)代化材料供應(yīng)鏈管理體制，實現(xiàn)供應(yīng)鏈各壞節(jié)的最大化增值。關(guān)鍵詞:業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與再過實踐1、采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的背景隨著全球經(jīng)濟一體化和電子商務(wù)在世界范圍內(nèi)的普遍展開，企業(yè)之間的競爭越來越激烈。為了在競爭中保持優(yōu)勢，企業(yè)必須提高自身的運營效率，其中材料供應(yīng)

2、鏈管理效率對于企業(yè)整體效率的提高具有舉足輕重的現(xiàn)實意義。因此，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，把先進的管理思想和方法引入材料采購供應(yīng)管理流程，并對其進行全方位、多角度的優(yōu)化改造，增強企業(yè)的核心競爭力，使之保持行業(yè)領(lǐng)先地位，就顯得尤為迫切和必要。近年來，隨著萊鋼產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整步伐的加快，現(xiàn)有材料采購供應(yīng)管理機制與之不相適應(yīng):一是組織機構(gòu)按條塊設(shè)置，業(yè)務(wù)科室功能重復(fù)，供應(yīng)站點分散，材料重復(fù)儲備二是招標、采購、供應(yīng)管理水平亟待提高。材料收發(fā)采用傳統(tǒng)的計劃提報

3、與領(lǐng)料制，周期長，效率低，材料即時需求配送能力較弱二是信息處理手段落后，依靠手工作業(yè)，單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)多，數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析滯后，不利于材料消耗控制四是物流、資金流、工作流、信息流不對稱、不同步。面對這種激烈的市場競爭形勢和公司快速發(fā)展的要求，必須對原有業(yè)務(wù)流程進行全面優(yōu)化再造。2、采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的基本內(nèi)涵用現(xiàn)代供應(yīng)鏈管理思想，改造材料采購供應(yīng)管理模式、采購方式、采購方法，對整個供應(yīng)物流體系進行整體規(guī)劃和資源優(yōu)化，打破傳統(tǒng)材料供應(yīng)管理條塊分

4、割的運作方式，體現(xiàn)材料供應(yīng)分段管理、崗位分設(shè)的專業(yè)化管理思想，防止暗箱操作打破舊有管理規(guī)范，重整和再造材料供應(yīng)流程，從傳統(tǒng)的職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾?，變“?fù)雜“流程為“簡單“流程變“灰色“流程為“規(guī)范“流程，變“模糊“流程為“明確“流程，實現(xiàn)供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的最大化增值。3、采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的主要做法自2006年以來，萊蕪鋼鐵集團有限公司對材料采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程進行再造和優(yōu)化并不斷完善提升，不僅適應(yīng)了企業(yè)快速發(fā)展的需求，而且極大地提高了組e

5、s協(xié)c響i愴eno叫l(wèi)dM陽a卸an陽1舊啕叩a噸9織運行效率。3.1調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，管理向扁平化轉(zhuǎn)變。按照決策科學、權(quán)力分隔的原則，把決策、管理與執(zhí)行層嚴格分開，劃分為三個管理層次，業(yè)務(wù)流程和管理要求發(fā)生了較大變革，原有的金字塔型結(jié)構(gòu)被精簡、高效的扁平化結(jié)構(gòu)所取代。決策層主要負責經(jīng)營目標、方針、戰(zhàn)略和總體規(guī)劃決策，以及重大事項決策批準規(guī)章制度的制定、修訂和廢止指揮和協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，確定各部門的職責和權(quán)限。管理層主要負責行政事務(wù)管理、綜

6、合業(yè)務(wù)管理、信息收集與市場調(diào)研、采購策略選擇、供應(yīng)商管理、采購模式和采購目標確定、質(zhì)量管理與核算管理等。執(zhí)行層主要負責合同簽訂、材料催交、質(zhì)量驗收、倉儲保管和材料配送等純執(zhí)行功能O3.2創(chuàng)新管理模式，再造業(yè)務(wù)流程。優(yōu)化采購供應(yīng)環(huán)節(jié)，變?nèi)齻€采購業(yè)務(wù)科為采購策劃中心和采購執(zhí)行中心，把分散在各科、庫站的計劃、平衡、協(xié)調(diào)、核算、統(tǒng)計等職能集中管理，成立以計劃、合同、核算為主的管理機構(gòu)。同時，為了加強質(zhì)量管理和客戶資源管理，從信息價審科獨立出質(zhì)量

7、管理科根據(jù)生產(chǎn)區(qū)域布置，按照便利性、節(jié)約性和可行性原則，改變現(xiàn)有倉儲供應(yīng)站點分散的布局，變革現(xiàn)有倉儲供應(yīng)模式，變8個供應(yīng)站為4個區(qū)域?qū)I(yè)庫和1個配送中心，全面推行材料即時配送制，實現(xiàn)以材料直撥直送與即時配送相結(jié)合的材料供應(yīng)模式，建立起庫站現(xiàn)場供應(yīng)與業(yè)務(wù)科室協(xié)同聯(lián)動的材料保障體系。3.3打破專業(yè)壁壘，業(yè)務(wù)管理流程化。流程再造后，變76個業(yè)務(wù)流程為32個，計劃、招標、采購、合同、人出庫、庫存控制及配送等作業(yè)流程之間的壁壘完全消除，實現(xiàn)了一級

8、核算管理。主要流程如下:睜睜圈圈電器制露露圈叫醒蘸52011年第1期業(yè)務(wù)管理流程化，從根本上打破了多層管理、塊塊分割、信息不暢的格局，實現(xiàn)了材料采購供應(yīng)業(yè)務(wù)的高效順暢。如計劃到采購業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化前需要以下環(huán)節(jié):材料需求車間(提報計劃)→本單位主管部門(審核)→供應(yīng)站計劃員→計劃合同科計劃員→業(yè)務(wù)科計劃員→業(yè)務(wù)科科長→采購員。流程優(yōu)化后變?yōu)?材料需求單位(提報計劃)→采購策劃中心專業(yè)計劃員→采購員，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)由7個減少為3個。3.4完善客戶

9、管理機制，強化內(nèi)外部資源的協(xié)調(diào)統(tǒng)一?？蛻糍Y源是供應(yīng)鏈管理中重要的一環(huán)，建立完善的供應(yīng)商開發(fā)和管理體系極為重要。一是加強市場競爭分析，按照功能、質(zhì)量、安全、價格、服務(wù)并重的原則挖掘合格供應(yīng)商、評價潛在供應(yīng)商。進一步完善供應(yīng)商評價系統(tǒng)，建立起一整套量化指標體系，實施動態(tài)績效管理，年度新增和淘汰率保持在10%二是以優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)為核心，實現(xiàn)供應(yīng)鏈管理和庫存管理的根本性突破。對供應(yīng)商實行分級分層管理，滿足材料供應(yīng)質(zhì)量檔次、服務(wù)檔次的需求和材料類

10、別結(jié)構(gòu)的變化。建立完善的“零庫存“和供應(yīng)商庫存管理體系，與供應(yīng)商形成戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系三是以供應(yīng)鏈管理為核心，建立與供應(yīng)商連接的電子平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上采購和供應(yīng)商庫存即時配送。通過電子商務(wù)的開展，完善采購程序，規(guī)范采購行為，實現(xiàn)陽光采購c3.5利用信息化手段，建設(shè)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。為適應(yīng)流程優(yōu)化的要求，實現(xiàn)材料供應(yīng)的信息化管理，開發(fā)并建設(shè)“材料采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)該系統(tǒng)按照“ERP“系統(tǒng)的管理模式開發(fā)，在業(yè)務(wù)流程再造(BPR)的基礎(chǔ)上，基本實現(xiàn)了對內(nèi)

11、外資源的有效利用與管理。該系統(tǒng)具有以下功能:一是強大的數(shù)據(jù)處理功能。包括從用戶用料申請、計劃匯總平衡、市場信息收集、采購方式選擇、供應(yīng)商管理、招標采購、合同管理、質(zhì)量驗收到物流配送，以及審批等全過程的數(shù)據(jù)流程二是即時的信息管理功能。開放的電子商務(wù)信息系統(tǒng)和內(nèi)部網(wǎng)頁能給供應(yīng)商和用戶提供及時、有效的采購需求信息和庫存情況，用信息代替庫存，對供應(yīng)商實施會員管理，從小區(qū)域市場到大區(qū)域乃至全球范圍，從國內(nèi)走向國際三是高效的分析決策系統(tǒng)。對采購決策

12、提供指導，實現(xiàn)庫存結(jié)構(gòu)和品種規(guī)格的優(yōu)化可以建立市場競爭情報，提供實時、準確地分析信息給領(lǐng)導決策，提升管理質(zhì)量和效率因是安全的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境。客戶端不需要安裝程序，通過Weh訪問數(shù)據(jù)庫，可實現(xiàn)全球化辦公。截止2010年12月累計處理需求計劃61758份，編制詢價方案1169份，簽定合同12000份，辦理出入庫單58150份，出庫采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程再造的探索與實踐總金額50億元，全部業(yè)務(wù)實現(xiàn)了元紙化辦公。附圖材料采購供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)總體框架圖3.

13、6按流程配置崗位，人力資源得以優(yōu)化。堅持人力資源優(yōu)化整合與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的原則，按流程設(shè)置崗位，按崗位配置人員O一是對全體干部員工進行了崗位適應(yīng)性培訓。根據(jù)各崗位需求，分層次、按專業(yè)、分階段開展學習教育，通過培訓，使全體員工熟悉和掌握本崗位的業(yè)務(wù)知識，增強了適應(yīng)崗位需求的能力二是實行科級干部和關(guān)鍵人員崗位交流，強化崗位責任，完善用人機制，規(guī)范操作辦法，提高內(nèi)控管理水平和系統(tǒng)運行效率三是按照業(yè)務(wù)流程再造的崗位需求，因事?lián)袢耍鎸嵭懈偁幧?/p>

14、崗O對于重點關(guān)鍵崗位，多層面、多渠道選拔，如核算人員、質(zhì)量管理員、供應(yīng)商管理人員等，嚴格雙考篩選，公開招聘，競爭上崗。通過一系列的優(yōu)化配置，讓員工的創(chuàng)業(yè)激情和工作活力競相迸發(fā)，促進員工在改革中發(fā)展、在競爭中提高、在實踐中充實，達到人盡其才、才盡其用的目的。4、實施效果強大的信息資源，有助于管理者決策規(guī)范的操作程序，降低了違規(guī)違紀風險標準的業(yè)務(wù)流程，加快了采購供應(yīng)速度，合同交貨期由原來的32天縮短到現(xiàn)在的8天庫房面積由24115m2降至i