實(shí)施采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的規(guī)范化 (1)

1、《經(jīng)濟(jì)師》2004年第7期一～——!竺塑墮笙堡———————一——一——一——————————一一一摘要：采購(gòu)與付款是企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)其實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容之一。由于采購(gòu)與付款過(guò)程涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門(mén)和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效和浪費(fèi)，所以，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，并通過(guò)規(guī)范的措施加以防范。關(guān)鍵詞：采購(gòu)付款內(nèi)控規(guī)范中圖分類(lèi)號(hào)：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1004—4914(2004)07—265

2、一01實(shí)施采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的規(guī)范化采購(gòu)與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品——或勞務(wù)的過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有：尋求能滿(mǎn)足生產(chǎn)和銷(xiāo)售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對(duì)付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)實(shí)施采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對(duì)請(qǐng)購(gòu)、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為

3、載體的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低和控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購(gòu)與付款過(guò)程中可能形成的浪費(fèi)、損失和低效率。加強(qiáng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括：一是不相容職務(wù)相分離制度；二是授權(quán)審批制度；三是訂貨報(bào)價(jià)制度；四是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度；

4、五是稽核和監(jiān)督制度。二、實(shí)施控制的具體操作1請(qǐng)購(gòu)控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請(qǐng)購(gòu)制度。對(duì)原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門(mén)可根據(jù)預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，由本部門(mén)授權(quán)人審批。對(duì)不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購(gòu)人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)應(yīng)由生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門(mén)有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量提出意見(jiàn)。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)注明請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，請(qǐng)購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)

5、容。經(jīng)審批的請(qǐng)購(gòu)單送交采購(gòu)部門(mén)。2采購(gòu)控制。采購(gòu)部門(mén)在收到經(jīng)過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購(gòu)數(shù)量控制。首先，由采購(gòu)人員審查是否有重復(fù)提出的請(qǐng)購(gòu)單；請(qǐng)購(gòu)數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對(duì)大量采購(gòu)的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行歸類(lèi)，然后利用經(jīng)濟(jì)批景法測(cè)算成本及采購(gòu)的批次和批量。對(duì)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大或零星采購(gòu)物品，采購(gòu)批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算

6、來(lái)執(zhí)行。(2)確定供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)在確定了采購(gòu)數(shù)量之后，簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢(xún)價(jià)制度，通過(guò)充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對(duì)于一些大額重要的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)競(jìng)價(jià)方式確定供貨單位。并對(duì)采購(gòu)所需資金作出估算，由采購(gòu)部門(mén)授權(quán)人簽署采購(gòu)意見(jiàn)后，將簽批后的請(qǐng)購(gòu)單送資金預(yù)算部門(mén)。由資金預(yù)算部門(mén)主管人員審核請(qǐng)購(gòu)是否符合經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。審批后簽署意見(jiàn)，送交采購(gòu)部門(mén)。(

7、3)發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門(mén)人員在接到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請(qǐng)購(gòu)最為合適，并在請(qǐng)購(gòu)單上簽注意見(jiàn)，由部門(mén)授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以示簽復(fù)；一聯(lián)退倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備驗(yàn)貨；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門(mén)籌集資金；一聯(lián)采購(gòu)部門(mén)作為簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同的依據(jù)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)簽批后的請(qǐng)購(gòu)單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的購(gòu)銷(xiāo)合同，在合同中要列出所購(gòu)物品的品

8、名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷(xiāo)雙方共同遵守的契約。對(duì)采購(gòu)合同必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各●伍春級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專(zhuān)用章。采購(gòu)合同一般一式四份，一份交供貨商請(qǐng)求發(fā)貨，一份由采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門(mén)以監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對(duì)。對(duì)與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購(gòu)，可以不簽訂合同而直接購(gòu)買(mǎi)，以簡(jiǎn)化手

9、續(xù)，加快進(jìn)貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)承擔(dān)。對(duì)收貨的控制是有雙重作用，即控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門(mén)的控制主要在收貸的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購(gòu)銷(xiāo)合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的物品。收貸部門(mén)的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過(guò)計(jì)量、過(guò)磅或測(cè)量等方法來(lái)證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門(mén)還應(yīng)在盡可能的范圈內(nèi)對(duì)物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)

10、，對(duì)有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專(zhuān)家和實(shí)驗(yàn)室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和檢驗(yàn)報(bào)告革以作為入庫(kù)驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意見(jiàn)處理。4審核控制。對(duì)購(gòu)貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性的重要手段。財(cái)務(wù)部門(mén)在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)各有關(guān)部門(mén)送來(lái)的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括：審核購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全性，即存貨購(gòu)入是否經(jīng)過(guò)計(jì)量驗(yàn)

11、收、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理入庫(kù)手續(xù)等。審核購(gòu)進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過(guò)各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、購(gòu)銷(xiāo)合同等有關(guān)資料的一致性。審核供貨單位發(fā)票計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無(wú)偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購(gòu)人存貨數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5付款控制。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門(mén)出具的化驗(yàn)單、倉(cāng)庫(kù)開(kāi)具的驗(yàn)收入庫(kù)單以

12、及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購(gòu)與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。6退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括：有關(guān)部門(mén)在接到實(shí)物入庫(kù)后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對(duì)于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足；對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選

13、擇退貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門(mén)，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓?zhuān)少?gòu)部門(mén)應(yīng)在折讓金額確定后(通過(guò)質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算；或者驗(yàn)收后編制折讓?xiě){單，通知會(huì)計(jì)部門(mén)調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專(zhuān)人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。參考文獻(xiàn)：施偉忠關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)撞黼的若干

14、思考13]上海會(huì)計(jì)，2003(4)(作者單位：河南省第二火電建設(shè)公司財(cái)務(wù)部河南鄭州450051)(責(zé)編：賈偉)一265—萬(wàn)方數(shù)據(jù)《經(jīng)濟(jì)師2004年第7期.經(jīng)濟(jì)師論壇94日23哥在實(shí)施采購(gòu)與付款采購(gòu)與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務(wù)的過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有:尋求能滿(mǎn)足生產(chǎn)和銷(xiāo)售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對(duì)付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)

15、實(shí)施采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對(duì)清購(gòu)、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低利控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購(gòu)與付款過(guò)

16、程中可能形成的浪費(fèi)、損失利低放率。加強(qiáng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括:一是不相容職務(wù)相分離制度二是授權(quán)審批制度三是訂貨報(bào)價(jià)制度因是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度五是稽核和監(jiān)督制度。二、實(shí)施控制的具體規(guī)作1.請(qǐng)購(gòu)控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請(qǐng)購(gòu)制度。對(duì)原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門(mén)可根據(jù)預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，辦理清購(gòu)手續(xù)，由本部門(mén)授權(quán)人審批。對(duì)不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購(gòu)人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)應(yīng)由

17、生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門(mén)有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量提出意見(jiàn)。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)注明清購(gòu)部門(mén)，請(qǐng)購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請(qǐng)購(gòu)單送交采購(gòu)部門(mén)。2采購(gòu)控制。采購(gòu)部門(mén)在收到經(jīng)過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購(gòu)數(shù)量控制。首先，由采購(gòu)人員審查是否有重復(fù)提出的請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對(duì)大量采購(gòu)的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的分析，分析的內(nèi)

18、容主要是將各種清購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行歸類(lèi)，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測(cè)算成本及采購(gòu)的批次和批量。對(duì)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大或零星采購(gòu)物品，采購(gòu)批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來(lái)執(zhí)行。(2)確定供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)在確定了采購(gòu)數(shù)量之后，簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢(xún)價(jià)制度，通過(guò)充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對(duì)于一些大額重要的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)競(jìng)價(jià)方式確定供貨單位。并對(duì)采購(gòu)所需資金作出估算，

19、由采購(gòu)部門(mén)授權(quán)人簽署采購(gòu)意見(jiàn)后，將簽批后的請(qǐng)購(gòu)單送資金預(yù)算部門(mén)。由資金預(yù)算部門(mén)主管人員審核請(qǐng)購(gòu)是否符合經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。審批后簽署意見(jiàn)，送交采購(gòu)部門(mén)。(3)發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門(mén)人員在接到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請(qǐng)購(gòu)最為合適，并在請(qǐng)購(gòu)單上簽注意見(jiàn)，由部門(mén)授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以示簽復(fù)一聯(lián)退倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備驗(yàn)貨→聯(lián)退財(cái)務(wù)部門(mén)籌集資金一聯(lián)采購(gòu)部

20、門(mén)作為簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同的依據(jù)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)簽批后的請(qǐng)購(gòu)單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的購(gòu)銷(xiāo)合同，在合同中要列出所購(gòu)物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷(xiāo)雙方共同遵守的契約。對(duì)采購(gòu)合間必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各內(nèi)部控制的規(guī)范化伍蕃級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專(zhuān)用章。采購(gòu)合同一般一式四份，一份交供貨商請(qǐng)求發(fā)貨，一份由采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門(mén)以監(jiān)

21、督合同執(zhí)行，→份交倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)稟核對(duì)。對(duì)與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購(gòu)，可以不簽訂合同而直接購(gòu)買(mǎi)，以簡(jiǎn)化手續(xù)，加快迸貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3.驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)承擔(dān)。對(duì)收貨的控制是有雙重作用，即控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門(mén)的控制主要在收貨的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購(gòu)銷(xiāo)合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地被

22、驗(yàn)收到的物品。收貨部門(mén)的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過(guò)計(jì)量、過(guò)磅或測(cè)量等方法來(lái)證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門(mén)還應(yīng)在盡可能的范圍內(nèi)對(duì)物品的質(zhì)量進(jìn)行槍驗(yàn)，對(duì)有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專(zhuān)家和實(shí)驗(yàn)室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和儉驗(yàn)報(bào)告單以作為人庫(kù)驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意覓處理。4.審核控制。對(duì)購(gòu)貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的竄查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性

23、的重要手段。財(cái)務(wù)部門(mén)在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)各有關(guān)部門(mén)送來(lái)的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括:審核購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全儉，即存貨購(gòu)人是否經(jīng)過(guò)計(jì)量驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理人庫(kù)手續(xù)等。審核購(gòu)進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過(guò)各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、購(gòu)銷(xiāo)合同等有關(guān)資料的一致性。審核供貨單位發(fā)累計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無(wú)偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購(gòu)入存貨數(shù)量。如果

24、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5.付款控制。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門(mén)出具的化驗(yàn)單、倉(cāng)庫(kù)開(kāi)具的驗(yàn)收入庫(kù)單以及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購(gòu)與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。6.退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括:有關(guān)部門(mén)在接

25、到實(shí)物入庫(kù)后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對(duì)于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選擇退貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門(mén)，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓?zhuān)少?gòu)部門(mén)應(yīng)在折讓金額確定后(通過(guò)質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算或者驗(yàn)收后編制折讓?xiě){單，通知會(huì)計(jì)部門(mén)調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃

26、料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專(zhuān)人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。，考文獻(xiàn):施偉忠.關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的勞干思考U]...:..海會(huì)計(jì)，2003(4)(作者羊位:河南省第二火電建設(shè)公司財(cái)務(wù)~河南鄭州450051)責(zé)編:賈偉)265一《經(jīng)濟(jì)師》2004年第7期一～——!竺塑墮笙堡———————一——一——一——————————一一一摘要：采購(gòu)與付款是企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)其實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)部

27、控制是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容之一。由于采購(gòu)與付款過(guò)程涉及到企業(yè)內(nèi)部的眾多部門(mén)和人員，容易導(dǎo)致舞弊、低效和浪費(fèi)，所以，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，并通過(guò)規(guī)范的措施加以防范。關(guān)鍵詞：采購(gòu)付款內(nèi)控規(guī)范中圖分類(lèi)號(hào)：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1004—4914(2004)07—265一01實(shí)施采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的規(guī)范化采購(gòu)與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品——或勞務(wù)的過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有：尋求能滿(mǎn)足生

28、產(chǎn)和銷(xiāo)售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對(duì)付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)實(shí)施采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對(duì)請(qǐng)購(gòu)、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為載體的控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采

29、購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低和控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購(gòu)與付款過(guò)程中可能形成的浪費(fèi)、損失和低效率。加強(qiáng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括：一是不相容職務(wù)相分離制度；二是授權(quán)審批制度；三是訂貨報(bào)價(jià)制度；四是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度；五是稽核和監(jiān)督制度。二、實(shí)施控制的具體操作1請(qǐng)購(gòu)控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請(qǐng)購(gòu)制度。對(duì)原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門(mén)可根據(jù)預(yù)算

30、內(nèi)的項(xiàng)目，辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，由本部門(mén)授權(quán)人審批。對(duì)不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購(gòu)人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)應(yīng)由生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門(mén)有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量提出意見(jiàn)。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)注明請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，請(qǐng)購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的請(qǐng)購(gòu)單送交采購(gòu)部門(mén)。2采購(gòu)控制。采購(gòu)部門(mén)在收到經(jīng)過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購(gòu)數(shù)量控制。首先，由采購(gòu)人員審查是否有重復(fù)提出的請(qǐng)購(gòu)

31、單；請(qǐng)購(gòu)數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對(duì)大量采購(gòu)的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行歸類(lèi)，然后利用經(jīng)濟(jì)批景法測(cè)算成本及采購(gòu)的批次和批量。對(duì)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大或零星采購(gòu)物品，采購(gòu)批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來(lái)執(zhí)行。(2)確定供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)在確定了采購(gòu)數(shù)量之后，簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢(xún)價(jià)制度，通過(guò)充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信

32、譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對(duì)于一些大額重要的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)競(jìng)價(jià)方式確定供貨單位。并對(duì)采購(gòu)所需資金作出估算，由采購(gòu)部門(mén)授權(quán)人簽署采購(gòu)意見(jiàn)后，將簽批后的請(qǐng)購(gòu)單送資金預(yù)算部門(mén)。由資金預(yù)算部門(mén)主管人員審核請(qǐng)購(gòu)是否符合經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。審批后簽署意見(jiàn)，送交采購(gòu)部門(mén)。(3)發(fā)出訂貨單。為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門(mén)人員在接到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請(qǐng)購(gòu)最為合適，并在請(qǐng)購(gòu)

33、單上簽注意見(jiàn)，由部門(mén)授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以示簽復(fù)；一聯(lián)退倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備驗(yàn)貨；一聯(lián)退財(cái)務(wù)部門(mén)籌集資金；一聯(lián)采購(gòu)部門(mén)作為簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同的依據(jù)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)簽批后的請(qǐng)購(gòu)單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的購(gòu)銷(xiāo)合同，在合同中要列出所購(gòu)物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷(xiāo)雙方共同遵守的契約。對(duì)采購(gòu)合同必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各●伍春級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審

34、核同意后，才能加蓋合同專(zhuān)用章。采購(gòu)合同一般一式四份，一份交供貨商請(qǐng)求發(fā)貨，一份由采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門(mén)以監(jiān)督合同執(zhí)行，一份交倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對(duì)。對(duì)與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購(gòu)，可以不簽訂合同而直接購(gòu)買(mǎi)，以簡(jiǎn)化手續(xù)，加快進(jìn)貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)承擔(dān)。對(duì)收貨的控制是有雙重作用，即控制購(gòu)

35、買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門(mén)的控制主要在收貸的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購(gòu)銷(xiāo)合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的物品。收貸部門(mén)的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過(guò)計(jì)量、過(guò)磅或測(cè)量等方法來(lái)證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門(mén)還應(yīng)在盡可能的范圈內(nèi)對(duì)物品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專(zhuān)家和實(shí)驗(yàn)室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和檢驗(yàn)報(bào)告革以作為入庫(kù)驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)

36、應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意見(jiàn)處理。4審核控制。對(duì)購(gòu)貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性的重要手段。財(cái)務(wù)部門(mén)在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)各有關(guān)部門(mén)送來(lái)的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括：審核購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全性，即存貨購(gòu)入是否經(jīng)過(guò)計(jì)量驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理入庫(kù)手續(xù)等。審核購(gòu)進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過(guò)各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、購(gòu)銷(xiāo)合同等有關(guān)資料

37、的一致性。審核供貨單位發(fā)票計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無(wú)偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購(gòu)人存貨數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5付款控制。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門(mén)出具的化驗(yàn)單、倉(cāng)庫(kù)開(kāi)具的驗(yàn)收入庫(kù)單以及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購(gòu)與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理

38、條件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。6退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括：有關(guān)部門(mén)在接到實(shí)物入庫(kù)后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對(duì)于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足；對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選擇退貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門(mén)，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓?zhuān)少?gòu)部門(mén)應(yīng)在

39、折讓金額確定后(通過(guò)質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算；或者驗(yàn)收后編制折讓?xiě){單，通知會(huì)計(jì)部門(mén)調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專(zhuān)人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。參考文獻(xiàn)：施偉忠關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)撞黼的若干思考13]上海會(huì)計(jì)，2003(4)(作者單位：河南省第二火電建設(shè)公司財(cái)務(wù)部河南鄭州450051)(責(zé)編：賈偉)一265—萬(wàn)方數(shù)據(jù)《經(jīng)濟(jì)師2004年第7期.經(jīng)濟(jì)

40、師論壇94日23哥在實(shí)施采購(gòu)與付款采購(gòu)與付款是指企業(yè)支付貨幣，取得物品或勞務(wù)的過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要業(yè)務(wù)有:尋求能滿(mǎn)足生產(chǎn)和銷(xiāo)售需要的供應(yīng)商和最低價(jià)格、向供應(yīng)商發(fā)出購(gòu)貨訂單、檢驗(yàn)收到的貨物、確定是否接受貨物、儲(chǔ)存或退回貨物、核對(duì)付款、會(huì)計(jì)記錄等。企業(yè)實(shí)施采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，是對(duì)清購(gòu)、審批、簽約、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序，從而健全以采購(gòu)申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫(kù)單據(jù)為載體的

41、控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督。為了充分發(fā)揮采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的作用，實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，必須制定相應(yīng)的規(guī)范措施。一、實(shí)施控制的制度建設(shè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的控制水平高低利控制效果的好壞很大程度上取決于企業(yè)是否制定了相關(guān)的控制制度。良好的控制制度可以從源頭上遏制采購(gòu)與付款過(guò)程中可能形成的浪費(fèi)、損失利低放率。加強(qiáng)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)控制的相關(guān)制度包括:一是不相容職務(wù)相分離制度二是授權(quán)審批制度三是訂貨報(bào)價(jià)制度因是財(cái)務(wù)監(jiān)控制度五是稽核和監(jiān)督

42、制度。二、實(shí)施控制的具體規(guī)作1.請(qǐng)購(gòu)控制。企業(yè)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的請(qǐng)購(gòu)制度。對(duì)原材料、零配件、商品和其他物資等所需物品，所需部門(mén)可根據(jù)預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，辦理清購(gòu)手續(xù)，由本部門(mén)授權(quán)人審批。對(duì)不符合預(yù)算內(nèi)容規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人應(yīng)當(dāng)要求采購(gòu)人員調(diào)整內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。提出請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)應(yīng)由生產(chǎn)、資產(chǎn)使用等部門(mén)有關(guān)人員根據(jù)需要量提出。倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)現(xiàn)有庫(kù)存量提出意見(jiàn)。請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)注明清購(gòu)部門(mén)，請(qǐng)購(gòu)物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。經(jīng)審批的

43、請(qǐng)購(gòu)單送交采購(gòu)部門(mén)。2采購(gòu)控制。采購(gòu)部門(mén)在收到經(jīng)過(guò)審批的請(qǐng)購(gòu)單后必須從三方面實(shí)施控制。(1)訂購(gòu)數(shù)量控制。首先，由采購(gòu)人員審查是否有重復(fù)提出的請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)數(shù)量、品種是否合理，是否在控制的范圍之內(nèi)。其次，對(duì)大量采購(gòu)的原材料、零配件、商品、物資等進(jìn)行各種采購(gòu)數(shù)量對(duì)成本影響的分析，分析的內(nèi)容主要是將各種清購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行歸類(lèi)，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測(cè)算成本及采購(gòu)的批次和批量。對(duì)請(qǐng)購(gòu)數(shù)量不大或零星采購(gòu)物品，采購(gòu)批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來(lái)執(zhí)行。(2)

44、確定供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)在確定了采購(gòu)數(shù)量之后，簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同之前，必須遵循企業(yè)訂貨詢(xún)價(jià)制度，通過(guò)充分比較貨物的質(zhì)量、價(jià)格、付款條件、交貨時(shí)間及供貨方信譽(yù)等條件，選擇最有利于企業(yè)生產(chǎn)和成本最低的供應(yīng)商。對(duì)于一些大額重要的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)競(jìng)價(jià)方式確定供貨單位。并對(duì)采購(gòu)所需資金作出估算，由采購(gòu)部門(mén)授權(quán)人簽署采購(gòu)意見(jiàn)后，將簽批后的請(qǐng)購(gòu)單送資金預(yù)算部門(mén)。由資金預(yù)算部門(mén)主管人員審核請(qǐng)購(gòu)是否符合經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。審批后簽署意見(jiàn)，送交采購(gòu)部門(mén)。(3)發(fā)出訂貨單

45、。為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常進(jìn)行，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門(mén)人員在接到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法進(jìn)行分析，決定什么時(shí)間請(qǐng)購(gòu)最為合適，并在請(qǐng)購(gòu)單上簽注意見(jiàn)，由部門(mén)授權(quán)人審批。以上三方面決定作出之后，將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以示簽復(fù)一聯(lián)退倉(cāng)庫(kù)準(zhǔn)備驗(yàn)貨→聯(lián)退財(cái)務(wù)部門(mén)籌集資金一聯(lián)采購(gòu)部門(mén)作為簽訂購(gòu)銷(xiāo)合同的依據(jù)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)簽批后的請(qǐng)購(gòu)單，應(yīng)及時(shí)與確定的供應(yīng)商簽訂符合國(guó)家法規(guī)的附有編號(hào)的購(gòu)銷(xiāo)合同，在合同中要列出所購(gòu)物品的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)

46、、交貨日期、交貨方式、折扣條件、售后服務(wù)等內(nèi)容，作為供銷(xiāo)雙方共同遵守的契約。對(duì)采購(gòu)合間必須按照采購(gòu)權(quán)限規(guī)定，由各內(nèi)部控制的規(guī)范化伍蕃級(jí)授權(quán)人進(jìn)行審核，審核同意后，才能加蓋合同專(zhuān)用章。采購(gòu)合同一般一式四份，一份交供貨商請(qǐng)求發(fā)貨，一份由采購(gòu)部門(mén)專(zhuān)人保管，負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門(mén)以監(jiān)督合同執(zhí)行，→份交倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)稟核對(duì)。對(duì)與生產(chǎn)上緊急需要，延誤會(huì)影響生產(chǎn)的物品和某些小額零星的采購(gòu)，可以不簽訂合同而直接購(gòu)買(mǎi)，以簡(jiǎn)化手續(xù)，加

47、快迸貨速度，但應(yīng)嚴(yán)格控制。3.驗(yàn)收控制。為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)承擔(dān)。對(duì)收貨的控制是有雙重作用，即控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也要控制存貨的管理工作。收貨部門(mén)的控制主要在收貨的數(shù)量與質(zhì)量方面，它應(yīng)根據(jù)購(gòu)銷(xiāo)合同的數(shù)量和質(zhì)量的要求，獨(dú)立地被驗(yàn)收到的物品。收貨部門(mén)的收貨人員在貨運(yùn)單上簽字之前，應(yīng)通過(guò)計(jì)量、過(guò)磅或測(cè)量等方法來(lái)證明貨運(yùn)單上所列的數(shù)量。收貨部門(mén)還應(yīng)在盡可能的范圍內(nèi)對(duì)物品的質(zhì)量進(jìn)行槍驗(yàn)，對(duì)

48、有技術(shù)要求的物品應(yīng)將部分樣品送交專(zhuān)家和實(shí)驗(yàn)室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收單和儉驗(yàn)報(bào)告單以作為人庫(kù)驗(yàn)收的一項(xiàng)內(nèi)容。若發(fā)現(xiàn)品名、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與合同規(guī)定不符時(shí)應(yīng)拒絕驗(yàn)收，及時(shí)報(bào)告并按批準(zhǔn)意覓處理。4.審核控制。對(duì)購(gòu)貨業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的竄查，是保證業(yè)務(wù)的合法、合理性、內(nèi)部控制嚴(yán)密性的重要手段。財(cái)務(wù)部門(mén)在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)各有關(guān)部門(mén)送來(lái)的各種原始憑證進(jìn)行審核。主要包括:審核購(gòu)進(jìn)業(yè)務(wù)手續(xù)的齊全儉，即存貨購(gòu)人是否經(jīng)過(guò)計(jì)量驗(yàn)收

49、、質(zhì)量檢驗(yàn)、辦理人庫(kù)手續(xù)等。審核購(gòu)進(jìn)憑證處理完整性，是否經(jīng)過(guò)各責(zé)任人復(fù)核簽章，手續(xù)清楚齊全等。審核供貨單位發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)驗(yàn)收單、訂購(gòu)單、購(gòu)銷(xiāo)合同等有關(guān)資料的一致性。審核供貨單位發(fā)累計(jì)算的正確性。審核支付性憑證所附的原始單據(jù)有無(wú)偽造、涂改、重復(fù)使用等手法，多報(bào)重報(bào)購(gòu)入存貨數(shù)量。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，及時(shí)解決。5.付款控制。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核確定后的發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、代扣代收稅款憑據(jù)、質(zhì)檢部門(mén)出具的化驗(yàn)單、倉(cāng)庫(kù)開(kāi)具的驗(yàn)收入庫(kù)單以

50、及其他有關(guān)憑證，與合同規(guī)定的付款條件和發(fā)貨情況進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批，向供應(yīng)商辦理結(jié)算，并作相應(yīng)的采購(gòu)與付款的賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理?xiàng)l件》、《支付結(jié)算辦法》和公司的《現(xiàn)金與銀行內(nèi)控制度》等規(guī)定辦理采購(gòu)付款業(yè)務(wù)。6.退貨控制。退貨控制的內(nèi)容包括:有關(guān)部門(mén)在接到實(shí)物入庫(kù)后，如發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量不符合訂貨單要求，應(yīng)及時(shí)與供貨單位聯(lián)系。對(duì)于數(shù)量的短缺，一般要求供貨單位補(bǔ)足對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓。如果選

51、擇退貨，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)編制退貨通知單，通知供貨單位將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，經(jīng)主管人員審查后，通知會(huì)計(jì)部門(mén)，用以調(diào)整應(yīng)付賬款。如果要求供貨單位折讓?zhuān)少?gòu)部門(mén)應(yīng)在折讓金額確定后(通過(guò)質(zhì)檢化驗(yàn))，或者驗(yàn)收時(shí)編制正確金額驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算或者驗(yàn)收后編制折讓?xiě){單，通知會(huì)計(jì)部門(mén)調(diào)整應(yīng)付賬款。由于燃料供應(yīng)的折讓是常規(guī)性業(yè)務(wù)，可由專(zhuān)人定期審查該項(xiàng)業(yè)務(wù)記錄以及相關(guān)憑證，以確保該項(xiàng)業(yè)務(wù)的合理性、真實(shí)性。，考文獻(xiàn):施偉忠.關(guān)于建立和健全中小企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的勞干