顧問輔導流程

1、顧問輔導流程,,●客戶況狀了解,●工作進度協(xié)調,●配線工程,●軟硬件安裝集成,●教育培訓,●基礎數(shù)據(jù)收集及轉檔,●信息化業(yè)務流程設計,●上線前系統(tǒng)調整,●操作培訓,●基礎數(shù)據(jù)錄入,●上機模擬操作,●期初余額結算錄入,●正式運行,●階段討論及優(yōu)化,●結項報告,

2、制度規(guī)劃階段,項目規(guī)劃階段,上線準備階段,正式上線階段,討論優(yōu)化階段,,,,,,,,,,,提供完善的系統(tǒng)實施服務, 使 ERP 能夠迅速上線,,不必從零開始 , 無須全盤否定,一、客戶狀況了解,先期作業(yè): (1) 客戶信息表 (2) 買賣合約書交付客戶資料 (1) 客戶基本數(shù)據(jù)問卷表 (2) 計算機化推行小組組織圖請客戶提供數(shù)據(jù)

3、(1) 客戶公司組織圖 (2) 客戶產(chǎn)品型錄 (3) 客戶產(chǎn)品工藝資料 (4) 客戶現(xiàn)行庫存帳務報表 (5) 提供一套完整的非空白的表單實地了解: 工廠參觀 .物流 .資料流**需產(chǎn)出文件: 客戶基本資料問卷表

4、 電腦化推行小組組織圖,正推方式 (推)倒推方式 (擠) “先推再擠”3. 視需要安排 啟動大會提交客戶文件: (1) 培訓課程人員指派建議表 (2) 課程人員安排表參考文件: 模組化上線輔導進度表產(chǎn)出文件: 顧問輔導進度追蹤表 電腦化上線推動甘特圖,二、工作進度協(xié)調,事前提供:1.安裝前環(huán)境檢查報告書

5、 2.軟硬件及操作系統(tǒng)要求事后產(chǎn)出: 安裝完成報告書 系統(tǒng)整合明細表軟件安裝需檢核事項:1.軟件出貨方式(臺灣接單),及出貨時間跟催2.軟件安裝前測試3.密碼查詢時間的確認4.教材提供的方式與時間5.是否預留教育訓練設備及環(huán)境6.檢核安裝數(shù)據(jù)及文件(教材,操作手冊,授 權書,出貨單….),三、配線工程追蹤.& 四、軟硬件安裝集成,先期提供

6、資料: 1.培訓課程人員指派建議表 2.課程人員安排表產(chǎn)出資料: 課程人員安排表 成績表需檢核事項:1.是否預留教育訓練設備及環(huán)境2.是否準備教育訓練課程簽到表3.是否準備課后測驗卷4.上課前環(huán)境及設備的確認5.可否以客戶原有資料上課?若可,請事先檢測 上課所用設備可否連上客戶機器?6.是否需LASER POINT?,五、教育

7、培訓,六、程序設計培訓,1.客戶是否延用舊編號?2.編號原則.. 行業(yè)別編號范例3.基本資料說明及收集工作的安排 (請利用基本數(shù)據(jù)輸入表及基本數(shù)據(jù)輸入?yún)R入文件以及 基本數(shù)據(jù)說明書范例一) 4.BOM的架階原則:產(chǎn)品結構分階原則參考文件: 編碼原則與范例產(chǎn)出文件: 物料編碼原則 BOM結構圖,七、基礎數(shù)據(jù)收集與編號原則,基礎數(shù)據(jù)收集注意事項,,,,以「基本數(shù)據(jù)收集表單」為基礎，讓客戶清

8、楚哪些基本數(shù)據(jù)必須收集。進行本作業(yè)時最好客戶已經(jīng)完成大班課程之培訓。解釋「基本數(shù)據(jù)建立作業(yè)」中之重要字段，勾選必要字段。請指定數(shù)據(jù)輸入人員，讓負責人更積極的清楚工作內容并能有責任心的負責。請客戶收集現(xiàn)行易飛系統(tǒng)范圍之表單，這些表單將作為作業(yè)流程擬定之依據(jù)，一張表單代表一個流程之產(chǎn)出，您大概可歸納出一共有多少流程必須討論，以防止流程討論時有所遺漏。AJS 系統(tǒng)導入之客戶，顧問師應要求會計人員將每種表單可能之分錄詳列出來。,應清楚

9、客戶上線系統(tǒng)有哪些基本數(shù)據(jù)必須編號，請參考附件表格。向客戶取得現(xiàn)行之編號原則書面數(shù)據(jù)，如客戶無書面數(shù)據(jù)，應要求撰寫，并查看現(xiàn)行數(shù)據(jù)是否遵循該原則執(zhí)行。編號時應由要求相關之人員一并討論，如：物料編號：研發(fā)、生管、倉管、采購及會計廠商編號：采購、托工或生管及會計客戶編號：業(yè)務及會計編號原則擬定時最好會計人員能全程參與。編號作業(yè)之權責之應有其「獨立性」。,編號原則討論時應注意事項(1),,,,顧問師請依「顧問手冊」內容說明

10、『編號基本原則』顧問師討論編號原則應注意：如果已經(jīng)有編號了，有暇疵請善盡告知義務，并建議修改方向，并必須將建議寫于備忘錄上，客戶如堅持就讓客戶沿用。編號違反原則，但編號行之已久，客戶暫無能力翻修，顧問師請不要冒險要求全部更換，請善盡告知義務，必須將建議寫于備忘錄上。編號原則擬定之決議由客戶自己來下決定。新的編號原則必須擬定于書面上，由客戶核準發(fā)行。如為料件，當BOM 分階完成時，還要查看編號原則是否有遺漏。 (少編了品號

11、),編號原則討論時應注意事項(2),,,,編號原則完成后，基本數(shù)據(jù)收集應可慢慢進行。如客戶要求參考其它客戶之編號原則務必將參考數(shù)據(jù)之客戶名稱及MARK 涂掉。參考數(shù)據(jù)過多時，挑選范例頁次轉交即可，無須全部COPY。,編號原則討論時應注意事項(3),,,,產(chǎn)品結構之分階原則,１.有計劃庫存者需斷階。２.半成品可能直接銷售者。３.半成品可能直接采購者。４.為虛設料件或料件有群組關系者。５.后序加工有多樣性而需要并單生產(chǎn)者。

12、６.需要以制令管理者。７.考慮使用者之管理程度。,足墊,BOM 分階原則討論時請要求以下人員出席： 研發(fā)(*)、業(yè)務、生管(*)、采購(*)、倉庫、成本會計(*)、財務顧問師請取得其生產(chǎn)排程表，得知生產(chǎn)排程單位，大概可約略知道BOM 之階次及管理重點。透過現(xiàn)場觀察了解半成品及現(xiàn)場庫存狀況，在制品越多的工藝，不是管理有問題，可能就該斷階了。顧問師必須清楚明白BOM 與成本、料件編號、工藝及生產(chǎn)管理之關聯(lián)顧問師應就現(xiàn)場參

13、觀之產(chǎn)品，舉例請說明BOM 分階之原則及意義,BOM 分階原則注意事項(1),,,,談BOM 分階原則之技巧請客戶拿現(xiàn)有產(chǎn)品最常生產(chǎn)之品號來拆解分階。查看分階后之品號及生物管之管理是否與現(xiàn)行管理方式相符合。由本標準產(chǎn)品再往更復雜之產(chǎn)品型態(tài)查看分階原則是否可完全滿足或不沖突 指定一個型號產(chǎn)品，要求客戶自行斷階，并要求將BOM 展開，由顧問師查看客戶是否完全了解BOM 分階之意義。,BOM 分階原則注意事項(2),,,,工藝取決應

14、注意事項如果B-1、B-2、B-3 均有庫存，且均可銷售則必須分階 如果B-1、B-2、B-3 乃加工過程，特殊狀況才有庫存且加工時間很短，又隸屬于同一個生產(chǎn)單位(課或組)可不斷階 客戶沒有買工藝，可能因為他不知道工藝系統(tǒng)的特色，顧問師必須善盡有效規(guī)劃義務 客戶買工藝，并不表示一定要上線，也許他的管理需求，根本無法上工藝系統(tǒng) BOM 分階后應查看編號原則是否有遺漏之品號，尤其工藝之區(qū)分。,BOM 分階原則注意事項(3)

15、,,,,B,A,,,,,[1],,[2],,[3],--提供標準作業(yè)化流程--研討各項表單憑證流程及格式,聯(lián)數(shù)注意事項: 1.勿替客戶繪制,但可提供樣板及指導客戶繪制 2.若已有ISO作業(yè)流程,可配合其流程繪制,亦可修正后更 新ISO作業(yè)流程 3.可視客戶購買輔導天數(shù)及客戶管理層次,彈性調整作業(yè) 程序擬定之做法 4.可視客戶現(xiàn)行流程檢討并提建議,但應由客戶取決,八、信息化

16、業(yè)務流程設計,5.過程中可將單別及簽核流程確定 6.每項作業(yè)最好均讓相關部門簽認可應用表單: 作業(yè)流程擬定進度表 作業(yè)人員職責登錄表參考文件:標準作業(yè)流程產(chǎn)出文件: 系統(tǒng)上線狀況報告書(流程后),以客戶現(xiàn)有流程或表單為藍圖進行。從訂單開始，由客戶說明訂單處理之流程(COP、MRP/LRP、PUR、MOC、INV)，顧問師必須判斷軟件與客戶流程之差異性及適用度?？蛻糁v解流程時

17、，請顧問師特別留意以下幾個重點INPUT/OUTPUT表單之聯(lián)數(shù) 核準之時機及是否有核決權限的管制點每一作業(yè)流程之管理意義(決定是否省略或者刪除)每一流程所使用之管理報表或統(tǒng)計報表或統(tǒng)計技術 本作業(yè)之作業(yè)人數(shù)及單位(決定單別),作業(yè)流程擬定注意事項(1),,,,常見的流程圖畫法計有三種 類型一：,作業(yè)流程擬定注意事項(2),,,,填寫申請單,核準,采購詢價,類型二：,作業(yè)流程擬定注意事項(3),,,,填寫申請單

18、,核準,采購詢價,類型三：,作業(yè)流程擬定注意事項(4),,,,填寫申請單,核準,采購詢價,運用5W 2H 手法重新檢討及改善流程what 何事、何目的 ?why 何物 ?why 檢討?刪除when 何時、順序 ?whywhere 地點 ?whywho 執(zhí)行者

19、 ?why 重組、合并(工作、人員、流程、表單)how 作業(yè)方式 ?why 簡化、合并how many/how much (聯(lián)數(shù)) ? why 簡化、合并關于客戶流程之擬定不替客戶繪制流程如客戶程度不好，首次繪出之流程圖顧問師應先行查看，糾正其繪制方式及調整其作法。流程應能充分表現(xiàn)以下重點：流程名稱、相關單位、執(zhí)行單位或執(zhí)行者、作業(yè)順序、核準或審查、INPUT/OUTPU

20、T 、表單或數(shù)據(jù)之正確名稱,作業(yè)流程擬定注意事項(5),,,,如以DCMS之標準流程導入，顧問師應充分說明DCMS流程之管理架構及重點。不要將異常流程繪入正常流程中，而增加流程之復雜度。記錄客戶管理之需求，顧問師必須匯總上線軟件個案修改摘要，確定摘要后，詢問并CHECK 調整之必要性及迫切性，并確定上線前軟件修改之項目及順序。,作業(yè)流程擬定注意事項(6),,,,(1)確認客戶需求:提功能建議或個案修改 **基本上盡量說

21、服客戶,避免個案修改**(2)修改:客戶需求確認書 => 估修改時數(shù) => 客戶確認=>程序修改=>測試=>安裝 新增:系統(tǒng)分析文件=>客戶需求確認書 => 估修改時數(shù) =>客戶確認=>程序修改 =>測試=>安裝注意事項:若簽約時已含修改時數(shù)則需注意時數(shù)的控制,九、上線前系

22、統(tǒng)調整,--最好于訓練教室進行--若到府培訓,可安排在培訓課程之后實施--可視購買輔導天數(shù)決定是否由客戶于培訓 課程后自行實施--建立練習的數(shù)據(jù)庫供使用者操作--此關系上線后操作的熟悉度,因此務必進行此訓練,十、操作培訓,--可運用基本數(shù)據(jù)登入文件,直接匯入--密切跟催輸入的進度--妥善運用登錄單--輸入完成后,檢核數(shù)據(jù)的正確性可運用表單:主要階段基本數(shù)據(jù)準備進度表

23、 選擇階段一基本數(shù)據(jù)準備進度表 基本數(shù)據(jù)輸入表 基本數(shù)據(jù)輸入?yún)R入文件,十一、各項基礎數(shù)據(jù)輸入,顧問師應于上線前查看所有系統(tǒng)之基本數(shù)據(jù)建立狀況，并填入進度追蹤表中。數(shù)據(jù)建立錯誤者應再次說明意義，并要求立即分配工作修改之。數(shù)據(jù)完整度會影響上線品質者應告知客戶，必要時提出書面文件。,數(shù)據(jù)CHECK注意事項(1),,,,以下數(shù)據(jù)務必查看： 料件基本數(shù)據(jù)

24、各系統(tǒng)單據(jù)性質 廠商基本數(shù)據(jù) 客戶基本數(shù)據(jù) 現(xiàn)行年月 期初開帳數(shù)據(jù)以下數(shù)據(jù)請列出歸檔： 各系統(tǒng)單據(jù)性質 上線前之數(shù)據(jù)筆數(shù)務必確定客戶已經(jīng)成功的進行數(shù)據(jù)備份作業(yè)。,數(shù)據(jù)CHECK注意事項(2),,,,--需準備參加人員的簽到表--需準備一套要模擬的流程之完整的人工單據(jù)--最好于教育訓練教室進行--除表單外需事先準備好模擬所需的設備--仿真前需檢核各項數(shù)據(jù)的設定是否正確?--仿真前需檢核各項基本數(shù)據(jù)是否正確?

25、--模擬前請參加人員需先熟悉已確認之作業(yè)流程可應用表單: 信息化上機模擬簽到管制表,十二、上機模擬操作,上機模擬注意事項(1),,,,應以客戶核準之作業(yè)流程進行本作業(yè)所有流程必須一一模擬完成才可確保上線之可行性，顧問師用引導方式教導客戶進行上機模擬之演練演練程序 (以采購/收料作業(yè)為范例)(1).集合與流程相關之人員于計算機前(2).依作業(yè)流程逐一步驟執(zhí)行作業(yè)(CHECK 計算機操作之熟悉度)(3).于作業(yè)流程上標示該作業(yè)

26、之驗收者，驗收過程應施予機會教育，當作業(yè)有兩人以上時，選擇較聰明之人員上機(4).有產(chǎn)出表單者應要有OUTPUT 單據(jù)或表單為憑,以下之上機模擬顧問師最好能親自驗收確定。,上機模擬注意事項(2),,,,銷貨 應收結帳作業(yè) 收款作業(yè) 采購收料 應付結帳作業(yè) 付款作業(yè),領備料作業(yè)托外進貨作業(yè)LRPMRP盤點作

27、業(yè),上機模擬可能發(fā)生之結果作業(yè)流程微小差距，稍作修改即可上線作業(yè)流程差距甚大，必須調整系統(tǒng)功能以滿足客戶需求,個案流程涉及新增建文件或更新作業(yè)者，當畫面確定后，程序撰寫前必須先行于紙上進行『紙上上機模擬操作 』。個案修改如涉及流程者，上機模擬應于個案調整完成后再確定一次。,上機模擬注意事項(3),,,,,十三、期初余額結算錄入,余額導入的方式:1.庫存數(shù)的導入方式 (1)數(shù)量，成本一起導入 (

28、2)先導入數(shù)量，再導入成本2.未結案的單據(jù)導入 (1)訂單 (未結余額,客戶計價) (2)采購單 (未結余額,品號廠商) (3)制令 (未結余額,加工計價) (已領材料如何處理?)3.應收應付帳款的導入4.會計科目余額可應用表單:主要階段期初余額導入進度表產(chǎn)出文件: 上線狀況報告表(余額導入后),,十四、正式運行,此時已視為正式上線

29、上線一個月內,最需顧問師的關心與協(xié)助,此時顧問師應主動關心及了解客戶上線狀況及所面臨問題,若問題足以影響上線的品質及效益,顧問師應主動召開會議必要時,不排除顧問師駐廠另非于上線時點用到的作業(yè),例應收應付,月結,統(tǒng)計數(shù)據(jù)更新,管理報表等,應于適當時點進行督導或說明產(chǎn)出文件: 系統(tǒng)上線狀況表,顧問師必須徹底執(zhí)行本作業(yè)至每一單位，詳看上線進行之狀況對所有參與的人員打氣與加油務必覲見高階主管對于駐廠作觀察之問題必須要詳

30、細記錄，要求盡速修改與調整。,駐廠注意事項,,,,,十五、階段討論及優(yōu)化,檢討內容: 1.作業(yè)程序 2.單據(jù)的實時性與正確性 3.庫存量準確性與實時性 4.應收應付帳款正確性 5.基本數(shù)據(jù)的正確性 6.權限的執(zhí)行與管制 7.采與USER

31、及其主管面對面溝通,必 要時可分開進行可應用的表單: 計算機化體檢DIY 主要階段月結及定期報表檢核表,,十六、結項報告,1. 使用時機:必需于客戶第一次月結之后2. 若有分兩階段上線,則應分兩份結案報告3. 已結案的客戶不表示不可再進行輔導,僅表示 輔導告一段落,所以若仍有殘留時數(shù)，仍應進行 結案報告書的處理4. 結案報告