公文寫作2

1、1,公文寫作,鐘昱男,2,公文寫作的重要,關係公務處理的績效是個人能力的表現(xiàn),3,處理私務與處理公務之比較(一)程序,4,處理私務與處理公務之比較(一)程序,5,處理私務與處理公務之比較(二)考量因素,6,「簽」的撰擬,7,,「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見。可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。是公務員最常撰寫的公文書。,8,案件的來源,9,案件的處理,10,格式,11,撰寫要領,一、

2、力求簡明扼要宜簽出事項緣由背景、問題關鍵、法令依據(jù)、考量著眼、產生作用、處理意見。無須簽出事項來文日期、文號、開會處所、處理經(jīng)過細節(jié)、其他與案情非密切關連事項。以附件附陳有關資料,12,二、要有組織、有條理、有連貫安排好表達之先後順序。按事理發(fā)展之先後順序敘述：即先講案件背景、法令依據(jù)、處理經(jīng)過等，接著再分析利弊、後果、影響等。　按時間或空間順序敘述。要讓核閱長官容易瞭解看懂。,13,三、正確使用按語、連接詞

3、按語用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。連接詞用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。　其作用如同路標，使開車者預先瞭解前方路況，俾車行順暢。,14,常用按語、連接詞,查　經(jīng)查　復查　另查　案查第查　惟查　惟　茲　茲以復以　經(jīng)　茲經(jīng)　茲據(jù)　頃經(jīng)甫經(jīng)　甫於　案經(jīng)　案奉復經(jīng)　嗣經(jīng)　至於　據(jù)　按爰　審　乃,15,正確用法,查──於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規(guī)定或依據(jù)時用。經(jīng)查─於敘述背景或指示後，接續(xù)要敘述查明之事

4、實或有關規(guī)定時用。,16,復查、再查─繼續(xù)要敘述其他有關之事實、狀況或規(guī)定時用。另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規(guī)定時用。案查─要敘述以往曾經(jīng)辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。第查─要探究敘明有關事實或規(guī)定時用。,17,惟─要敘述反面之因素，如不合之規(guī)定、困難之情形或有所顧慮之處時用。茲─起敘語，或行文中要開始導入正題時用。另作「現(xiàn)在」、「此處」用。以─要敘述理由時用。乃─因應上述因素，接著要敘述採行之作法

5、時用。,18,茲以─要轉向敘述緣由時用。經(jīng)──要敘述已作如何處理時用。茲經(jīng)─於事故發(fā)展過程中，要敘述已作如何處理時用。茲據(jù)─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據(jù)時用。,19,頃經(jīng)─要敘述剛剛所作的處理情形時用。甫經(jīng)─要敘述於近期內已作之處理或發(fā)生之情形時用。案經(jīng)─要敘述有案可查之處理經(jīng)過時用。復經(jīng)─要繼續(xù)敘述已作如何處理時用。嗣經(jīng)─要接續(xù)敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。,20,

6、按──要分析道理時用。爰──承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。審──接著要敘述須考量之因素時用。至於─要轉向敘述另一個部分時用。復以─要敘述另一個併列之因素時用。,21,用法舉例,正確用法一、據(jù)本府研考會函送之公文統(tǒng)計資料，本府上月每件平　　均處理天數(shù)，較前月增加0.5天，已連續(xù)第三個月呈退　　步現(xiàn)象，亟待檢討改進。二、查本府近半年來，每月收文數(shù)量，並未顯著增加，且　　各單位職缺，已陸續(xù)分發(fā)考試及格人員予以補充

7、，惟　　新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。三、按公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，　　鈞長向甚重視，茲為求有效改善，爰擬訂期舉辦公文　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。,,,,,,,22,用法舉例,不當用法一、案查本府研考會函送之公文統(tǒng)計資料，本府上月每件　　平均處理天數(shù)，較前月增加0.5天，已連續(xù)第三個月呈　　退步現(xiàn)象，亟待檢討改進。二、第查本府近半年來，每月收文數(shù)量，並未顯著增加，　　且各單

8、位職缺，已陸續(xù)分發(fā)考試及格人員予以補充，　　復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情　　形。三、惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，　　鈞長向甚重視，爰為求有效改善，茲擬訂期舉辦公文　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。,不當用法一、案查本府研考會函送之公文統(tǒng)計資料，本府上月每件　　平均處理天數(shù)，較前月增加0.5天，已連續(xù)第三個月呈　　退步現(xiàn)象，亟待檢討改進。二、第查本府近半年來，每月收文數(shù)量，並未顯著

9、增加，　　且各單位職缺，已陸續(xù)分發(fā)考試及格人員予以補充，　　復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情　　形。三、惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效，　　鈞長向甚重視，爰為求有效改善，茲擬訂期舉辦公文　　寫作講習，各單位承辦人員均須參加。,,,,,,,23,四、適切使用期望語：請　核示─提出擬辦意見簽核。請　鈞閱─檢陳有關資料，請長官過目。請　核閱─（同上）請　鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。請　鑒核─除

10、簽報長官瞭解外，並含有請示之意。請　鈞參─提供長官參考。,24,五、引述有關機關意見或有關規(guī)　　定，僅將其重點節(jié)錄或敘明　　即可。避免全文或全段照錄。引述其意如○○○函(或規(guī)定)略以：(說明其大意)引述原文如○○○函(或規(guī)定) ：「照錄原文」 不必要者用刪節(jié)號刪除，如「……○○○……○○○○……」,25,六、複雜內容，儘量用表格敘述如：「最近五年本校畢業(yè)生之畢業(yè)旅行，辦理情形如　　　下表所列：」,26,七、例外情形

11、或特殊狀況，可於　　適當文句間用（　）加註 例如：「高考人事行政類科及格，分發(fā)本府所屬機關人事單位服務，於任職五年內均能獲得陞遷機會(○○○因自願放棄，故未陞遷) ?！?27,八、避免前後矛盾，或有疏漏　　之處矛盾為前後不協(xié)調，或相互衝突。疏漏為不夠周延，交代不清。,28,九、「主旨」不宜太長，以不超過60　　字為原則。內容應包括「案由」　　及「擬辦」例：「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬函轉本

12、府各機關，並提市政會議報告，請　核示 。」(共45個字),29,不盡理想案例「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，簽請　核示」(缺乏擬辦意見)「行政院人事行政局函送民國96年辦公日曆表一案，擬依說明二辦理，請　核示」(擬辦意見不明確),30,不盡理想案例「行政院人事行政局於民國95年12月5日，以局考字第006589號函，檢送民國96年辦公日曆表，囑轉知所屬機關照辦一案，依該表規(guī)定，民國96年2月23日調整為放假，於

13、3月4日補行上班，因此春節(jié)期間有連續(xù)9天假期，本案擬函轉本府所屬各機關，注意春節(jié)期間之安全維護，並提下週市政會議報告，請　核示?！?(過於冗長),31,十、「說明」以對本案之背景、案情、法令　　規(guī)定、重要相關事項之闡述分析為主。　　避免提出擬辦意見。,例：主旨：為提升本部同仁公文寫作品質，擬於○年○月○日　　　 (星期○)上午9時至12時舉辦公文寫作講習，各承辦　　　人均參加，請　核示。說明：　一、據(jù)本部部分主管反映，近年

14、新近人員多不諳公文寫作　　　要領，各級主管平日公務繁忙，又難以作有系統(tǒng)之指　　　導，建議舉辦是項講習，請專人指導?！《⑵澲v習會已規(guī)劃就緒，講習開始時，擬請　鈞長蒞會　　　講話勉勵。?。ㄕf明不宜夾有擬辦意見）,32,十一、「擬辦」的文字，避免與　　「主旨」重複能於主旨段完全表達擬辦意見者，　即不必再列「擬辦」。主旨之擬辦屬原則性、概括性或方　向性?！笖M辦」段，則提出具體作　法，細節(jié)之建議意見。,33,案例：主旨：

15、為提升本部同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，　　　請　核示。說明：據(jù)本部研考會統(tǒng)計，本部公文處理時效，已連續(xù)三個　　　月呈退步現(xiàn)象，又據(jù)部分主管反映，新進人員多不諳　　　公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規(guī)劃舉辦是項講　　　習會。擬辦：　一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於　　　○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施?！《⒈静堪寺毜纫韵鲁修k人員均須參加，總共○○人?！∪?、講座擬聘請富實務經(jīng)驗，

16、且具專業(yè)素養(yǎng)之○○○擔任。　四、每梯次講習開始時，擬請　鈞長蒞會講話。,34,「公文稿」的撰擬,35,「公文稿」是機關要「對外」的意思表示。於首長判行後，該文即對外發(fā)出。 其種類有「令」、「函」、「呈」、「公告」、「開會通知」等，以函最為普遍常用。,36,「函」的格式與制式的「簽」同，分一段式：「主旨」一段完成二段式：分「主旨」「說明」或「主旨」　　　　「辦法」二段。三段式：分「主旨」「說明」「辦法」　　　　　三段，

17、 「辦法」可視內容改用　　　　　「建議」、「請求」、「擬辦」　　　　　或「核示事項」等。,37,函稿的寫作要領,一、「主旨」為全文精要，力求簡明，　　要具體提出行文目的與期望，或核　　復意旨。例：「主旨：本府各機關新進用之約聘僱人員，為昭公信，自即日起，應委託本府勞工局就業(yè)服務中心，以公開方式辦理甄選，請查照轉知辦理。」(58個字),38,不盡理想之寫法,主旨：○○○○一案，復如說　　　明，請　查照。主旨：有關約聘僱人

18、員之進用　　　方式，規(guī)定如說明，請　　　　查照。,39,二、函復之公文，應引敘或說明來文　　日期、文號，俾便受文機關調案　　處理。方式：復○年○月○日○○○號函。依據(jù)○○機關○年○月○日○○○號　函辦理?！∪鐚砦臋C關之後續(xù)函復，因前已函復過，故改用：「依據(jù)　貴部○年○月○日○○○號函辦理?！?40,三、使用較簡潔之半文言語體，　　不適合用過於口語化之表達　　方式例：「請惠予查明見復」如用口語化寫成「拜託查清

19、楚後告訴我們好嗎？」就不適合了。,41,四、使用語氣肯定，語意明確，互相尊重　　之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、　　情緒性、感情性，或模稜兩可之詞句。,沒有感情情緒,依法辦事,理性的組織體,,,,有感情有情緒,喜怒哀樂,,,機關,人,42,不當用語舉例「爾後再有類似情形發(fā)生，將嚴懲不貸」(此為威嚇性用語)「貴處作法令人匪夷所思」(此為批評性、挖苦性用語)「本部深感遺憾、悲痛」(此為情緒性、感情性用語),43,五、

20、機關間相互蹉商、徵詢意　　見、提供資料訊息；答復　　個人詢問或請求時，可用　　「書函」，以機關之條戳　　對外發(fā)文。其格式比照函　　之寫法。,44,間接稱謂：　稱全銜或簡銜，　首長稱職稱，均不空格。,六、稱呼示敬要適切,本,鈞(機關),大(機關),鈞(長官),貴(首長),臺端(個人),貴,貴(機關),貴(機關),,,,,,,,,空一格,空一格,不空格,不空格,不空格,不空格,空一格,不空格,45,七、函轉有

21、關機關規(guī)定之撰寫方式來文字數(shù)不多將其內容於函稿引述清楚，不必檢附來文影本。來函內容較多引述其主要內容重點，並檢附來函影本。勿函稿照抄又檢附來文影本，形成重複浪費。,46,八、審度公文內容之重要性、權責及可能　　引發(fā)之後果，決定發(fā)文及收文機關層　　級,,,,,,,,,,,,,,,47,九、尋找適當?shù)淖衷~，恰如其分地表達例：形容儀表,,,普通,,,,,,美,醜,平凡,不上相,不討人喜歡,難看,醜八怪,,,,,,美若天仙

22、,很漂亮,蠻順眼,不難看,還可以,很善良,有氣質,挺耐看,很愛國,很抱歉,恐龍妹,很亮,48,「箋函」(書信)的撰擬,49,過去電信不發(fā)達，人與人間的溝通，如分隔兩地，多靠書信往返。現(xiàn)今因電子通訊普及便捷，親友間已很少寫信了。而公務所需，對機關首長或單位主管的陳情、商洽、建議、協(xié)調等，仍常見以箋函為之，因此，公務員亦須學會撰擬此種公文書。,50,箋函的格式,一、稱謂及提稱語　如「○○議員吾兄勛鑒」、「○公老長官尊鑒」二、啟事敬詞

23、、開頭應酬語或接信語　　如：「敬啟者」、「久未聆教，時在念中」、　　　「○月○日　大函敬悉」等。三、本文,提稱語,（稱謂）,名,公職位,私關係,提稱語,,名,私關係,尊詞,,,,,,,,,51,四、結尾應酬語　如「知關錦注，特先奉復」、　　「方命之處，尚請見諒」等。五、結尾敬語、問候語　如「耑此奉復，順頌　勛綏」、　　「肅此，敬請　鈞安」等。六、自稱、署名及末啟詞　如「弟○○敬啟」、　　「晚○○敬上」等。,52,箋

24、函的寫作要領,一、箋函是「自然人」的意思表　 示，與公文是「機關」的意　 思表示不同。人是有感情、　 有人際關係的，因此，要講　 究倫理、輩分，要拉關係，　 要發(fā)抒感情。,53,二、收信人有別號時，宜　 稱其別號，以示情誼　 篤切，關係親近。但　 信封上宜書本名，俾　 便送信者辨識。,54,三、提稱語、問候語、自稱語，必須切合發(fā)　信人與收信人之身分、關係，以免造成　失禮或不得體。英鑒、臺鑒（對晚輩）；惠鑒、勛鑒（

25、對平輩）；賜鑒（對輩分較高者）；鈞鑒（對長官）。臺安、臺祺（對晚輩）；勛綏、勛祺（對平輩）；崇綏、崇祺（對輩分較高者）；鈞安、鈞祺（對長官）；鐸祺（對教授）；議祺（對民意代表）。弟、後學（介於晚輩與平輩間）、晚、晚輩、職、舊屬、生。,55,四、對女性收信人，勿自稱弟。五、語氣力求委婉、有禮貌。六、「吾　兄」、「我　公」，　　應抬頭者為「兄」字、　　「公」字（常見錯誤為將　　「吾」字、「我」字抬　　頭）。,56,「E-ma

26、il」的撰擬,57,一、格式,(一)透過網(wǎng)路傳輸，不必投郵、　沒有信封，也沒有信紙。(二)雖是信件，只要親切真誠地　表達出意思即可，不受箋函　格式用語拘束。,58,二、要領,(一)親暱的稱呼，顯現(xiàn)出尊重與　友誼。(二)盡量釋出善意，適度給予肯　定、嘉許或感謝的表達。(三)對於能夠採納或合乎道理的建　議，我們必定要誠懇地表達接　納。,59,(四)如果對方的建議確有困難，但　是有其他方式可以協(xié)助之處，　要盡量給予協(xié)助

27、，例如可以轉　介有關部門或機關處理，而不　要答覆請當事人逕自向有關單　位申請。(五)如果真正有困難、做不到的時　候，一定要很坦誠地將困難所　在，誠心誠意講清楚，取得對　方的諒解。,60,三、實例,馬市長您好！　　本人對於市長優(yōu)秀的英語實力、以及積極推動公家機關雙語化環(huán)境成效卓著，深感敬佩與贊同?！　∪绻珓諉T的英文能力也能同時提升的話，想必更是根本之課題。在此想建議市長，不妨試試看，指派相關單位舉辦一場市府公務員「英語

28、演講比賽」或類似之比賽,61,以激發(fā)對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優(yōu)秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發(fā)學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！　 　希望這項「英語演講比賽」之建議，能獲市長的認同與考慮，謝謝您！　楊節(jié)○敬上　91.10.8,62,親愛的節(jié)○您好！ 　　您於九十一年十月八日給馬市長的信，市長已交給我們處理，非常感謝您建議本府相關單位舉辦「英語演

29、講比賽」，以激發(fā)公務員勤練英語，這是非常好的建議；我們已先請本府公務人員訓練中心於外語研習課程中，能夠透過英語演講或話劇表演方式進行，至於,63,舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規(guī)劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。 並祝您 健康快樂 臺北市政府人事處處長鐘昱男敬上　　　　　　　　　　　　　　　91.10.21,64,結