政府采購(gòu)和企業(yè)采購(gòu)的新工具——采購(gòu)卡

1、政府采購(gòu)和企業(yè)采購(gòu)的新工具——采購(gòu)卡200562114:18:00《物流技術(shù)》１引言零星物資的采購(gòu)問(wèn)題長(zhǎng)期以來(lái)一直困繞著企業(yè)和政府。零星物資的采購(gòu)交易次數(shù)占到一般企業(yè)總交易次數(shù)的２０－５０％，但是交易資金往往不到企業(yè)總采購(gòu)金額的１０％。企業(yè)往往花費(fèi)大量的人力和物力來(lái)處理這些日常的采購(gòu)業(yè)務(wù)，但收效往往不理想。一方面，企業(yè)的零星物資使用部門(mén)抱怨申購(gòu)手續(xù)煩瑣，采購(gòu)部門(mén)的響應(yīng)速度太慢；一方面，采購(gòu)部門(mén)抱怨每次采購(gòu)的數(shù)量太少，供應(yīng)商往往不會(huì)積極合

2、作，采購(gòu)次數(shù)又過(guò)于頻繁，占用了采購(gòu)部門(mén)大量人力，而財(cái)務(wù)部門(mén)也因?yàn)檫@些頻繁的小額付款不勝其煩。美國(guó)政府的管理與預(yù)算辦公室（ｔｈｅＯｆｆｉｃｅｏｆＭａｎａｇｅｍｅｎｔａｎｄＢｕｄｇｅｔＯＭＢ）于１９８６年引入一種新的信用卡，稱之為采購(gòu)卡１。制造企業(yè)完全可以借鑒這種方式。政府部門(mén)有關(guān)人員被授權(quán)擁有采購(gòu)卡進(jìn)行小額的零星物資采購(gòu)，單次采購(gòu)金額一般低于２５００美元。ＯＭＢ首先在政府的商務(wù)部門(mén)推行這種采購(gòu)卡，結(jié)果大獲成功。于是，ＯＭＢ于１９８９年成立

3、專門(mén)的綜合服務(wù)管理部門(mén)（ｔｈｅＧｅｎｅｒａｌＳｅｒｖｉｃｅｓＡｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎＧＳＡ在全美政府部門(mén)和企業(yè)推行該項(xiàng)目。ＧＳＡ將首批采購(gòu)卡命名為國(guó)際商務(wù)授權(quán)卡，到１９９５年，采購(gòu)卡已經(jīng)在全國(guó)成功推行。到１９９８年初，全美主要六家銀行能夠接受這些采購(gòu)卡，到１９９８年末，美國(guó)政府授權(quán)城市銀行發(fā)行采購(gòu)卡，并且通過(guò)城市銀行進(jìn)行交易。美國(guó)的一些大企業(yè)也于２０世紀(jì)９０年代開(kāi)始與銀行合作，針對(duì)企業(yè)的零星物資應(yīng)用采購(gòu)卡。信息技術(shù)的發(fā)展，特別是電子

4、商務(wù)的發(fā)展，使得采購(gòu)業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)單化成為可能，采購(gòu)卡類似于信用卡，是電子采購(gòu)的一種工具。持卡人不需要任何審批手續(xù)，可以直接向指定的供應(yīng)商采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程無(wú)紙化，即可以免去向供應(yīng)商下訂單，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)協(xié)議以及產(chǎn)品的詳細(xì)運(yùn)輸合同等繁瑣的手續(xù)而直接采用柜面交易、網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)或電話采購(gòu)等形式向供應(yīng)商采購(gòu)。在美國(guó)企業(yè)中，采購(gòu)卡是企業(yè)與銀行聯(lián)合開(kāi)發(fā)，通過(guò)企業(yè)的上層采購(gòu)部門(mén)，對(duì)基層或者其他部門(mén)的有關(guān)人員進(jìn)行授權(quán)，讓其能夠不通過(guò)采購(gòu)部門(mén)，自主向企業(yè)的合格供

5、應(yīng)商采購(gòu)本部門(mén)所需要的零星物資，一般單次金額也在２５００美元以下。有關(guān)部門(mén)的采購(gòu)數(shù)量、獲得的采購(gòu)折扣、采購(gòu)金額、繳稅情況、供應(yīng)商的狀況等有關(guān)信息都能夠在采購(gòu)卡的數(shù)據(jù)庫(kù)中采集，通過(guò)相應(yīng)的發(fā)卡銀行（ＶＩＳＡＭＡＳＴＥＲＣＡＲＤ）將這些信息傳達(dá)到企業(yè)的上層采購(gòu)部門(mén)。這些信息還能夠?qū)崟r(shí)地直接導(dǎo)入企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)中運(yùn)行，大大簡(jiǎn)化了企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程。２３授權(quán)非采購(gòu)部門(mén)人員這涉及到企業(yè)內(nèi)部授權(quán)的問(wèn)題，一般根據(jù)企業(yè)或者部門(mén)的規(guī)定對(duì)非采購(gòu)部門(mén)的有關(guān)人員

6、授權(quán)。２４非采購(gòu)部門(mén)人員進(jìn)行采購(gòu)ＧＳＡ在授權(quán)非采購(gòu)部門(mén)人員以后，通常需要對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。整個(gè)采購(gòu)過(guò)程分為７步，即：（１）定義需求。持卡人要保證使用部門(mén)的需求是合理和明確的，通常要求使用人以書(shū)面的形式按照指定的格式提出請(qǐng)求，包括采購(gòu)內(nèi)容描述、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)的大致金額、需求具體時(shí)間、運(yùn)輸送貨指導(dǎo)性建議、采購(gòu)理由以及使用人的個(gè)人簽名。（２）審定采購(gòu)物資是否在授權(quán)范圍之內(nèi)。持卡人根據(jù)使用人的書(shū)面請(qǐng)求，政府或企業(yè)采購(gòu)制度的規(guī)定，審核該物資采購(gòu)

7、是否在授權(quán)范圍以內(nèi)。（３）保證采購(gòu)額度合理。ＧＳＡ對(duì)單次采購(gòu)金額和每個(gè)月的采購(gòu)金額都有規(guī)定，一般嚴(yán)格禁止持卡人采購(gòu)單臺(tái)設(shè)備時(shí)，將采購(gòu)金額分割來(lái)保證金額在額定范圍之內(nèi)。（４）審核采購(gòu)源。這一環(huán)節(jié)主要保證供應(yīng)商能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量地將產(chǎn)品送到所需要的地點(diǎn)。如果指定的供應(yīng)商不能滿足持卡人的采購(gòu)需求，持卡人可以選擇其他能夠接受采購(gòu)卡的供應(yīng)商。不過(guò)，這隸屬于例外采購(gòu)的范疇，往往需要持卡人向政府的采購(gòu)部門(mén)或者企業(yè)的采購(gòu)中心做出書(shū)面的例外說(shuō)明。（５）

8、進(jìn)行采購(gòu)。持卡人可以采用柜面交易、電話或傳真交易、郵購(gòu)、Ｅ－ｍａｉｌ或Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等多種形式進(jìn)行產(chǎn)品訂購(gòu)。ＧＳＡ對(duì)產(chǎn)品的運(yùn)送方式、海外采購(gòu)的形式、繳稅的方式都有詳細(xì)的說(shuō)明。（６）記入采購(gòu)日志。持卡人要將每筆采購(gòu)數(shù)量、到貨批量、采購(gòu)付款情況等記入采購(gòu)日志。（７）按月與銀行對(duì)采購(gòu)賬戶進(jìn)行對(duì)帳。每月和銀行進(jìn)行對(duì)帳是一項(xiàng)很重要的工作，ＧＳＡ公布了對(duì)帳地址，持卡人用自己的ＩＤ號(hào)碼可以直接上網(wǎng)與銀行進(jìn)行對(duì)帳。３應(yīng)用采購(gòu)卡的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越多的企業(yè)和政