管理文秘講義

1、管 理 文 秘,Management Secretary,課程簡(jiǎn)介,第 1 章 緒 論第 2 章 秘書(shū)禮儀第 3 章 接待工作第 4 章 辦公室事務(wù)管理第 5 章 會(huì)務(wù)工作第 6 章 辦文工作第 7 章 信訪(fǎng)工作,第 8 章 商務(wù)活動(dòng)管理第 9 章 信息工作第10章 客戶(hù)服務(wù)第11章 調(diào)研工作第12章 溝通與協(xié)調(diào)第13章 辦公自動(dòng)化,引入案例,主要內(nèi)容,本章

2、小結(jié),學(xué)習(xí)目標(biāo),第一章　緒 論,通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你應(yīng)能夠：1.了解秘書(shū)的涵義 2.了解秘書(shū)的類(lèi)別和層次3.熟悉秘書(shū)的職業(yè)特征4.掌握秘書(shū)工作的內(nèi)容特點(diǎn)和作用5.掌握秘書(shū)部門(mén)的定義和職業(yè)特征,學(xué)習(xí)目標(biāo),哪種行為好 新星公司張總經(jīng)理突然收到一封非常無(wú)禮的來(lái)信，信是由一家平時(shí)交往很深的協(xié)作單位的廠長(zhǎng)寫(xiě)來(lái)的。總經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書(shū)叫到自己的辦公室，讓他記錄自己口述的回信：“我實(shí)在沒(méi)有料到會(huì)收到這樣一封來(lái)信，盡管我們之間

3、已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的往來(lái)，并且按照慣例，我要將此事公布于眾?！笨偨?jīng)理命令秘書(shū)立即將信抄寫(xiě)好寄出。,引入案例,問(wèn)題討論： 對(duì)于這位總經(jīng)理的命令，秘書(shū)可以采取三種行為： 1．“是，馬上辦理。”說(shuō)完，秘書(shū)回到自己的辦公室，立即將信抄好寄走。 2．秘書(shū)沒(méi)有退下去抄寫(xiě)，而是說(shuō)：“總經(jīng)理，請(qǐng)您三思，給對(duì)方回這樣的信，后果將不堪設(shè)想。在這個(gè)問(wèn)題上，可能也有我們自己的責(zé)任?！?3．當(dāng)天下午快下班的時(shí)候，秘書(shū)將

4、抄寫(xiě)好的信遞給已心平氣和的總經(jīng)理，問(wèn)：“總經(jīng)理，這封信可以寄走嗎?” 你認(rèn)為哪種方法正確？,引入案例,第一節(jié)　秘書(shū)的涵義和職業(yè)特征 第二節(jié)　秘書(shū)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用 第三節(jié)　秘書(shū)部門(mén),主要內(nèi)容,第一節(jié)　秘書(shū)的涵義和職業(yè)特征,二、秘書(shū)的類(lèi)別和層次,三、秘書(shū)的職業(yè)特征,一、秘書(shū)的涵義,第一節(jié)　秘書(shū)的涵義和職業(yè)特征,一、秘書(shū)的涵義,關(guān)于“秘書(shū)”一詞的涵義，古今有所不同，它主要有以下四個(gè)方面的涵義。,古代文獻(xiàn)記載

5、，“秘書(shū)”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)。,1,（一）秘書(shū)的涵義,宮中秘藏之書(shū),東漢后期，桓帝設(shè)置了管理這些秘藏圖書(shū)的官府，名之為“秘書(shū)監(jiān)” 。,主管：副職：分管：,秘書(shū)監(jiān),秘書(shū)丞,秘書(shū)郎,拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的職員”,2,（一）秘書(shū)的涵義,輔臣,英語(yǔ)“Secretary”，其中，“Secret”是“秘密”的意思,書(shū)記大臣,The Secretary of State,在現(xiàn)代中國(guó)，秘書(shū)一直被當(dāng)作

6、一種行政職位，秘書(shū)人員被看作行政人員的一部分，而且是核心的一部分。,3,（一）秘書(shū)的涵義,行政職位,社會(huì)職業(yè),4,就世界范圍而言，秘書(shū)又是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。它屬于第三產(chǎn)業(yè)(服務(wù)性行業(yè))。,第一， 秘書(shū)的主要活動(dòng)范圍是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊。,（一）秘書(shū)的涵義,但是，最權(quán)威的定義應(yīng)從以下幾方面考慮：,第二， 秘書(shū)的主要工作方式是處理信息和綜合服務(wù)。,第三， 秘書(shū)工作的根本性質(zhì)是輔助管理。,秘書(shū)指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合

7、服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。,（一）秘書(shū)的涵義,秘書(shū)與打字員、文書(shū)、主管、助理的區(qū)別,（一）秘書(shū)的涵義,二、秘書(shū)的類(lèi)別和層次,秘書(shū)人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類(lèi)。,（一）秘書(shū)的類(lèi)別,機(jī)關(guān)秘書(shū),企業(yè)秘書(shū),私人秘書(shū),美國(guó)對(duì)秘書(shū)人員的分類(lèi)和工作職責(zé)規(guī)定比較明確，主要有：,二、秘書(shū)的類(lèi)別和層次,日本對(duì)秘書(shū)人員的分類(lèi)可分為四類(lèi)：,二、秘書(shū)的類(lèi)別和層次,秘書(shū)人員因其所服務(wù)機(jī)關(guān)、單位的層級(jí)、規(guī)模不同，因其工作的職務(wù)、性質(zhì)、作用

8、以及學(xué)歷、能力、資歷不同，在縱向上有層次之分。,二、秘書(shū)的類(lèi)別和層次,（二）秘書(shū)的層次,高級(jí)秘書(shū),中級(jí)秘書(shū),初級(jí)秘書(shū),按秘書(shū)人員擔(dān)任的職務(wù)來(lái)劃分，可分為秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳（室）主任、秘書(shū)處長(zhǎng)、科長(zhǎng)、股長(zhǎng)、科員、辦事員七個(gè)層次。,二、秘書(shū)的類(lèi)別和層次,（二）秘書(shū)的層次,“秘書(shū)國(guó)家職業(yè)”則將秘書(shū)職業(yè)設(shè)四個(gè)等級(jí)，分別為：五級(jí)秘書(shū)（原初級(jí)）、四級(jí)秘書(shū)（原中級(jí)）、三級(jí)秘書(shū)（原高級(jí)）、二級(jí)秘書(shū)。,三、秘書(shū)的職業(yè)特征,一是秘書(shū)工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的

9、，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書(shū)也做什么;二是秘書(shū)做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書(shū)也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的;三是秘書(shū)做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。,（一）服務(wù)的直接性,秘書(shū)與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。,三、秘書(shū)的職業(yè)特征,（二）服務(wù)的穩(wěn)定性,秘書(shū)的工作性質(zhì)要求秘書(shū)人員要具有一定的文化知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。,（三）知識(shí)化,發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書(shū)人員平均年齡為26歲左右，一般為20～

10、35歲。他們把秘書(shū)崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。,三、秘書(shū)的職業(yè)特征,（四）年輕化,近20年來(lái)，女性秘書(shū)有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書(shū)占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。,（五）女性化,第二節(jié)　秘書(shū)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用,二、秘書(shū)工作的宗旨,三、秘書(shū)工作的特點(diǎn),一、秘書(shū)工作的內(nèi)容,四、秘書(shū)工作的作用,第二節(jié)　秘書(shū)工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用,一、秘書(shū)工作的內(nèi)容,秘書(shū)工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會(huì)

11、”、“辦事”。以“辦文”、“辦會(huì)”、“辦事”為線(xiàn)索，可以使我們對(duì)秘書(shū)整體工作有綱舉目張的認(rèn)識(shí)。,一、秘書(shū)工作的內(nèi)容,1．文書(shū)撰寫(xiě)2．文書(shū)制作3．文書(shū)處理4．檔案管理5．會(huì)議組織6．調(diào)查研究7．信息資料工作8．信訪(fǎng)工作,一、秘書(shū)工作的內(nèi)容,結(jié)合我國(guó)具體情況，可分為15種,9．接待工作10．協(xié)調(diào)工作11．督查工作12．日程安排13．日常事務(wù)14．辦公室管理15．其他臨時(shí)交辦 事項(xiàng)。,在1985年1

12、月召開(kāi)的全國(guó)秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)上，中辦領(lǐng)導(dǎo)同志明確指出：“中央辦公廳工作的指導(dǎo)思想是圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好‘三服務(wù)’，即為中央服務(wù)，為中央各部門(mén)和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。其中直接的主要的是為黨中央領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)?！?但隨著現(xiàn)代社會(huì)公共管理的發(fā)展，“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想難以涵蓋一切秘書(shū)工作，于是秘書(shū)工作的宗旨被提了出來(lái)。,二、秘書(shū)工作的宗旨,秘書(shū)工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想,二、秘書(shū)工作的宗旨,秘書(shū)工作的宗旨是為領(lǐng)導(dǎo)

13、與上司的決策和管理順暢地貫徹實(shí)施創(chuàng)造和諧的環(huán)境。,秘書(shū)工作的特點(diǎn)就是秘書(shū)作為一門(mén)職業(yè)，與其它職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同，包括以下三點(diǎn)。,三、秘書(shū)工作的特點(diǎn),四、秘書(shū)工作的作用,第三節(jié)　秘書(shū)部門(mén),五、秘書(shū)部門(mén)的職業(yè)特征,三、公司企業(yè)的秘書(shū)部門(mén),四、秘書(shū)部門(mén)的地位,二、行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén),一、秘書(shū)部門(mén)的涵義,一、秘書(shū)部門(mén)的涵義,秘書(shū)部門(mén)是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)進(jìn)行決策、管理，推進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門(mén)進(jìn)行有效工作的綜合部門(mén)。秘書(shū)部門(mén)又稱(chēng)秘

14、書(shū)機(jī)構(gòu)，是現(xiàn)代秘書(shū)工作的組織形式，也是秘書(shū)人員在其中從事秘書(shū)工作的機(jī)關(guān)。,一、秘書(shū)部門(mén)的涵義,秘書(shū)部門(mén)又稱(chēng)秘書(shū)機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書(shū)工作的部門(mén)。一般高層稱(chēng)辦公廳，基層稱(chēng)辦公室，包括其下屬的秘書(shū)、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪(fǎng)、行政、督查等部門(mén)。狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專(zhuān)門(mén)輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書(shū)業(yè)務(wù)的部門(mén)，如秘書(shū)局、秘書(shū)處、秘書(shū)科等。,一、

15、秘書(shū)部門(mén)的涵義,秘書(shū)機(jī)構(gòu)圖,辦公室（主任、副主任）,,,,,,,,調(diào)研科室,秘書(shū)科室,檔案科室,信訪(fǎng)科室,行政科室,督查科室,機(jī)要科室,,二、行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén),行政機(jī)關(guān)主要指黨政機(jī)關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機(jī)構(gòu)。行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)就分別設(shè)置在各級(jí)機(jī)關(guān)之下，下圖為各級(jí)政府機(jī)構(gòu)設(shè)置（見(jiàn)圖）。,二、行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén),在我國(guó)，行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)的級(jí)別就是機(jī)關(guān)直屬下級(jí)。省部級(jí)以上行政機(jī)關(guān)的秘書(shū)部門(mén)絕大多數(shù)稱(chēng)“辦公廳”，

16、地級(jí)以下（包括地級(jí)）一般稱(chēng)“辦公室”。秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人稱(chēng)辦公廳（室）主任。省級(jí)以上機(jī)關(guān)還設(shè)秘書(shū)長(zhǎng)。,三、公司企業(yè)的秘書(shū)部門(mén),公司企業(yè)中的秘書(shū)部門(mén)是公司企業(yè)內(nèi)部的行政管理機(jī)構(gòu)，是在經(jīng)理、廠長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)之下設(shè)置的履行輔助管理和綜合服務(wù)職責(zé)的綜合機(jī)構(gòu)。由于公司、企業(yè)不同，秘書(shū)部門(mén)的設(shè)置也多種多樣，大體有四種形式，如下表所示。,三、公司企業(yè)的秘書(shū)部門(mén),四、秘書(shū)部門(mén)的地位,秘書(shū)部門(mén)無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上

17、啟下、聯(lián)系左右、溝通各方的樞紐地位。,四、秘書(shū)部門(mén)的地位,五、秘書(shū)部門(mén)的基本特征,從屬性秘書(shū)機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門(mén)。中介性在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門(mén)是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。綜合性秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開(kāi)的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。,秘書(shū)的概念有四種普遍認(rèn)識(shí)，秘書(shū)的定義,秘書(shū)是職業(yè)名稱(chēng)，縱橫向分類(lèi)對(duì)秘書(shū)非常重要,秘書(shū)工作最凝練的表述是辦文、辦會(huì)、辦事,秘書(shū)工作有三大特點(diǎn)和四大作用。,秘