辦公中的電子表格設(shè)計

1、辦公中的電子表格設(shè)計,2,【內(nèi)容介紹】,首先介紹了辦公中電子表格設(shè)計的基本知識，包括實際辦公中電子表格的主要類型以及制作軟件選取的基本原則，電子表格制作中的主要術(shù)語，電子表格處理的通用操作；然后分別通過“比賽日程安排表”和“報名登記表”為例，分別介紹了利用Word制作簡單規(guī)則表格和復雜不規(guī)則表格的方法；最后，通過“報名信息匯總表”為例，講解了利用Excel制作電子表格的完整操作流程，包括：文件操作、內(nèi)容錄入、格式編排、頁面設(shè)置、打印預覽

2、、打印操作等。,3,【主要知識點】,辦公常用電子表格的類型電子表格制作的軟件選取電子表格操作的主要術(shù)語電子表格的通用操作規(guī)則文字表格的制作復雜文字表格的制作利用Excel制作表格,4,電子表格制作的基本知識,一、 電子表格類型劃分和制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯

3、看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來實現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進行公式、函數(shù)運算的表格最好使用Excel制作。5．數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表和數(shù)據(jù)庫表格適合使用Excel制作,5,1．表格的創(chuàng)建Word中創(chuàng)建表格的方法有插入法、繪制法， Excel無所謂創(chuàng)建表格，因為其工作區(qū)域就是一個很大的表格。2．表格整體的縮放與移動對于Word，拖動其右下角的小方框可以

4、像對窗口操作一樣實現(xiàn)表格整體的縮小和放大，拖動左上角的黑色方框可以實現(xiàn)表格的整體移動；而Excel中選定數(shù)據(jù)區(qū)域進行“剪切”操作即可將其移動到指定位置，整體調(diào)整單元格大小可以實現(xiàn)縮小放大。,二、 電子表格的常用術(shù)語和通用操作,6,3．表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置表格行高、列寬的調(diào)整一般通過拖動行列之間的分割線即可實現(xiàn)，當然也可以通過有關(guān)菜單項進行精確設(shè)置，還可以進行多行行高相等、多列列寬相等的操作。在斜線表頭的設(shè)置方面，

5、 Word 2000以后的各個版本都提供了斜線樣式。Excel表格中一般不需要斜線表頭設(shè)置，如果需要，可利用“繪圖工具欄”中的直線工具繪制。4．表格中單元格的拆分與合并在Word中專門有“合并單元格”和“拆分單元格”的專門按鈕或命令。對于Excel，軟件的“格式”工具欄上專門提供了一個“合并居中”按鈕，可以使單元格合并同時使單元格文字在合并后的單元格中自動居中，如果合并錯誤還可以取消合并，但是Excel不能拆分單元格。,7,5．表

6、格邊框與底紋背景的設(shè)置表格設(shè)置邊框與底紋是為了使表格更加美觀，通過軟件中的“邊框與底紋”工具按鈕或相關(guān)菜單命令可以很容易地選擇設(shè)置。6．表格中單元格、行、列的編輯有時表格需要進行單元格、行、列的添加或刪除等編輯操作，通過工具按鈕、菜單命令、快捷菜單項很容易實現(xiàn)。需要注意的是，此處刪除與清除是有區(qū)別的，前者指刪除對象，表格中不再存在，而后者是清除內(nèi)容或者有選擇則清除內(nèi)容、格式、公式等。 7．表格單元格中文字的對齊方式設(shè)置表

7、格文字對齊方式包括水平和垂直兩個方向，“格式”工具欄上的段落對齊按鈕只能設(shè)置水平方向，而垂直方向需要通過選擇快捷菜單中的“文字對齊方式”項來進行設(shè)置。一般垂直方向要設(shè)置為居中，水平方向根據(jù)情況需要進行靈活設(shè)置。,8,,8．表格中的排序與公式計算數(shù)據(jù)表格可以按照一個或多個關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行升序或降序排列；不僅可以按行排序，也可以按列排序；對于漢字，不僅可以按照“字典順序”排序，也可以按照“姓氏筆畫”排序。對于公式計算和數(shù)據(jù)處理一般利用Exc

8、el比較快捷、高效。9．表格與文本的轉(zhuǎn)換操作在Word中根據(jù)需要，可以利用“表格”菜單中的“轉(zhuǎn)換”命令快速地按照指定要求進行表格與文本之間的轉(zhuǎn)換。10．拆分與合并表格根據(jù)需要，有時候要進行表格的拆分和合并，這在Word的“表格”菜單中有專門的“拆分表格”命令，要合并時需要將兩個表格之間的空行或內(nèi)容刪除即可。,9,本節(jié)接著以前的實例，制作一份“青年歌手大獎賽”的比賽日程安排表，效果如圖3-1所示?？梢钥闯觯且粋€5列7行的規(guī)

9、則文字表格，整個表格從總體上來看寬度大于高度，所以紙張方向應該設(shè)置為橫向打印。按照上面的原則，可以利用Word中的插入表格方法或者直接利用Excel的填表方法來制作該表。下面介紹用Word插入表格法制作該比賽日程安排表，操作步驟如下：（1）啟動Word，打開一個空文檔。（2）根據(jù)表格形狀進行頁面設(shè)置：將紙張設(shè)置為B5，上下左右邊界均設(shè)置為“2.5厘米”，紙張方向為“橫向”，其余按默認設(shè)置即可。,利用Word的插入法制作比賽日

10、程安排表,10,,,比賽日程安排表的制作效果,,11,（3）制作標題。輸入文字“比賽日程安排表”，設(shè)置字體為黑體、三號、加粗效果，并設(shè)置段落對齊方式為“居中”，段后距“0.5行”。（4）插入表格。執(zhí)行“表格”|“插入”|“表格”命令，在出現(xiàn)的如圖3-2所示對話框中設(shè)置“行數(shù)”、“列數(shù)”分別為7和5，其余設(shè)置為默認值，設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕，很快得到一個表格框架，效果如圖3-3所示。,12,“插入表格”,13,,插入表格的初始效果,

11、14,（5）編排文字。首先按照與一般文檔中文字錄入一樣的方法，在各個單元格中輸入需要的文字；然后全選表格文字，設(shè)置段落對齊方式為“中部居中”；接著再將表格表頭文字設(shè)置為四號、黑體、加粗效果，其余文字設(shè)置小四號，默認字體。文字編排結(jié)束后的表格在紙張上的頁面效果如圖所示。,15,（6）對表格進行修飾。在圖中可以看到，表格在整張紙上大小不太合適， 表格有些高度不夠，這時可以將光標停在表格上任何位置，向下拖動表格右下角出現(xiàn)的“表格縮放控點”使

12、表格高度加大到適應頁面大小。 圖中表格外邊框不太醒目，下面將其設(shè)置為粗線效果，操作方法為：在表格內(nèi)，單擊鼠標右鍵，從彈出的菜單中，選擇“邊框和底紋” 按鈕，在出現(xiàn)的對話框中，設(shè)置表格外框?qū)挕? 1/2磅”，經(jīng)過修飾后的表格最終效果如圖所示。,16,,,輸完文字后的表格效果,17,,對表格進行修飾后的最終效果,18,本節(jié)實例是制作“青年歌手大獎賽”中使用的，用來記錄報名者個人信息的報名登記表，效果如圖所示，是個形狀不太規(guī)則的

13、表格。,利用Word繪制法制作比賽報名登記表,19,,,“表格和邊框”工具欄,20,本節(jié)利用Word的繪制表格法制作這個稍復雜的表格。操作步驟如下：1．制作表格標題啟動Word，建立一個新文件。在文檔的前3行輸入的3行標題文字，并進行適當?shù)淖煮w和段落格式設(shè)置。說明：如果開始沒有輸入標題而直接在紙張最上端就開始繪制表格?？稍诒砀裰谱魍瓿珊?，通過拖動表格左上角的“表格移動控點”使之下移，再將表格標題補充上去。2．繪制表格在標題

14、行下面單擊要創(chuàng)建表格的位置，選擇“表格”|“繪制表格”命令，隨之出現(xiàn)如圖所示的“表格和邊框”工具欄，同時鼠標指針變?yōu)殂U筆狀。,“表格和邊框”工具欄,21,拖動鉛筆狀鼠標使之在文檔上有角度地拉動，出現(xiàn)矩形表格框。然后按住鼠標左鍵，使之直線移動，按照表格的形狀要求在矩形內(nèi)繪制行、列框線，出現(xiàn)如圖所示效果的表格框架。,利用繪制法制作的表格框架,22,3．合并與拆分單元格 選中上圖所示第1行、第1列所在的單元格，單擊“表

15、格和邊框”工具欄上的“拆分單元格”按鈕，將其拆分為3行6列，用同樣方法將第3行、第2列所在的單元格拆分為1行3列；將第4行、第2列所在的單元格拆分為1行3列，此時效果如下圖所示。 之后，再選中下圖所示表格的前4行最后一列所在單元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“合并單元格”按鈕，將其合并成一個單元格。,23,,單元格拆分后的表格框架,24,4．表格中文字的編排 表格框架建好之后，就可以在單元格中輸入文

16、字，文字的對齊方式默認為靠上左對齊，大多數(shù)情況下還需要進行設(shè)置。設(shè)置單元格文字對齊方式時，首先選中相應單元格，單擊“表格和邊框”工具欄上的“單元格對齊方式”按鈕右側(cè)的箭頭，從彈出的9種對齊方式中選擇需要的方式，使所有單元格文字設(shè)置為合適的對齊方式。 文字編排完成后的表格效果如圖所示。,,25,,單元格拆分后的表格框架,26,5．調(diào)整表格的整體形狀 為了使表格正好充滿整個紙張，可以通過拖動表格右下角的“

17、表格縮放控點”將表格適當放大。然后，再根據(jù)表格大小的實際需要，通過拖動行與行之間的分隔線使得各個行的高度合適，用同樣方法設(shè)置列的合適寬度。 另外，表格的外框設(shè)置還需要設(shè)置為粗線效果。首先單擊表格左上角的“移動表格”控點，全選表格；然后單擊“表格和邊框”工具欄上的“粗細”按鈕將邊框線設(shè)置為1.5磅，單擊“表格和邊框”工具欄上的“外部框線”按鈕，將表格外框設(shè)置為粗線效果。至此，本表格全部完成，最終效果如圖所示。,27,,最后

18、完成的“報名登記表”表格效果,28,我們接著上面實例，當參賽選手將填好的個人報名登記表交來之后，比賽組委會需要對報名人員的信息進行匯總處理，以便總體把握報名的總體情況，為此需要設(shè)計一份報名信息匯總表。本節(jié)就介紹如何利用Excel軟件制作歌手大賽報名信息匯總表。 報名信息匯總表是一種非常規(guī)則的二維表格。利用Excel來制作該表。 利用Excel制作該表有很多好處，例如：在Excel中，類似表格中內(nèi)容

19、的輸入，有一定的方法技巧；輸入數(shù)據(jù)后還可以進行數(shù)據(jù)分析、匯總、統(tǒng)計以及檢索、篩選等操作。,利用Excel制作報名信息匯總表,29,空白的報名信息匯總表效果,30,一、表格框架的建立,操作時，首先啟動Excel，在出現(xiàn)的Book 1工作中選擇Sheet 1工作表雙擊，更名為“報名匯總表”；然后激活該工作表，在A1單元格輸入“青年歌手大獎賽選手報名信息匯總表”，對于A2～J2單元格，也按照圖3-13所示樣式分別輸入對應表格標題文字；這樣表格

20、的基本框架就建立完畢。,31,未格式化的表格,,32,二、表格格式的設(shè)置,需要對表格框架進行格式設(shè)置，包括標題居中設(shè)置、表格中文字的字體格式和段落格式設(shè)置、表格邊框線的設(shè)置等。1．標題的跨列居中設(shè)置 因為開始不好確定表格有多少列，所以一般都是先在A1輸入標題，待表格格列標題都輸入完成后，再進行標題跨列居中設(shè)置。本例中操作時，首先選取A1：J1單元格區(qū)域，然后單擊“格式”工具欄上的“合并居中”按鈕進行合并即可。,33,,

21、,2．單元格中文字格式的設(shè)置 在表格單元格中輸入的文字，默認情況為左對齊（數(shù)字默認效果為右對齊）， 12號宋體標準字。根據(jù)需要，需進一步設(shè)置。 為醒目起見，首先將表格標題字體設(shè)置為黑體、20號字、加粗效果。表格主體中各個列標題文字，對齊方式設(shè)置為居中對齊，字號14，加粗效果，默認字體。,34,,3．表格邊框線的設(shè)置 雖然從Excel表格中已經(jīng)看到了有許多細細的線來分開各個單元格，其實這些只

22、是虛框，默認情況下它們是打印不出來的。如果打印的表格需要待上邊框線，就必須自行設(shè)置。與Word中表格邊框線設(shè)置方法一樣，Excel中邊框線設(shè)置也是先選取需要設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域，然后選擇邊框線形和加框線位置即可。,35,,本實例操作中，首先選取A2：J 22（表頭不需要加邊框，所以第一行不選；另外，之所以選到22行，目的是通過設(shè)置，使將來打印的一張匯總表上能輸入20個人的資料），然后使用“格式”工具欄上的“邊框”按鈕進行設(shè)置即可。

23、本步驟操作完之后，報名信息匯總表的整體效果如圖所示。,36,,,“報名信息匯總表”表格效果,37,本實例制作的報名匯總表需要打印。在打印工作表之前，應該先對工作表進行頁面設(shè)置，主要操作包括紙張大小和方向的設(shè)置、頁邊距大小的設(shè)置、頁眉/頁腳的設(shè)置、工作表的設(shè)置以及手工插入分頁符等。說明：如果一個工作簿中的幾個工作表需要相同的頁面效果設(shè)置，應該首先選擇這些工作表，然后進行頁面設(shè)置，否則頁面設(shè)置只對當前活動工作表有效。,三、表格的頁面設(shè)置

24、,38,,單擊“文件”|“頁面設(shè)置”菜單命令，即可打開“頁面設(shè)置”對話框，該對話框中有4個選項卡：“頁面”、“頁邊距”、“頁眉/頁腳”和“工作表”。1．“頁面”選項卡 “頁面”選項卡格式如圖3-15所示。主要的設(shè)置內(nèi)容包括：打印方向、紙張大小、縮放比例、打印質(zhì)量和起始頁碼。此處重點對“縮放”分區(qū)的設(shè)置操作做出說明。 利用“縮放比例”選擇區(qū)，可以實現(xiàn)對工作表的放大或縮小打印。在默認狀態(tài)下，“縮放比例”為10

25、0% ，即正常尺寸。若希望將打印對象整體放大或縮小，可以通過“縮放比例”后面的微調(diào)按鈕或者在文本框中鍵入適當?shù)臄?shù)字（只能在10～400之間）調(diào)整。,39,,,“頁面”選項卡,40,,“調(diào)整為×頁寬×頁高” 選擇區(qū)可以設(shè)定所要打印的全部內(nèi)容正好以×頁輸出，指定頁數(shù)后，Excel會自動計算需要縮小的比例，可以在縮放比例文本框中看到這個百分比。有些時候，打印對象比一頁稍微大些或者稍微差一點不到一頁，又不知道縮小或

26、者放大多少比例，則可以選擇“調(diào)整為1頁寬1頁高”，這項功能此時非常實用。,41,,2．“頁邊距”選項卡“頁邊距”選項卡格式如圖所示，其中可以進行的操作包括：通過微調(diào)按鈕設(shè)置上、下、左、右的頁邊距及頁眉、頁腳區(qū)域的大小，還可以通過選取“居中方式”中的“水平”、“垂直”復選框設(shè)置被打印的表格在版心的水平和垂直中央。,42,,“頁邊距”選項卡,說明：上、下、左、右的頁邊距以及頁眉、頁腳區(qū)域的大小也可以在下面介紹的預覽狀態(tài)下再進行必要的調(diào)整。

27、,43,3．“頁眉／頁腳”選項卡 “頁眉／頁腳”選項卡格式如圖所示。在打印輸出時，每一頁最上邊打印的主題文字，稱之為頁眉；打印在最下邊的稱之為頁腳。在“頁眉”預覽框和“頁腳”預覽框中可以看到頁眉和頁腳的效果，如圖所示就是設(shè)置了“工作表名稱”為頁眉，“第一頁共？頁”為頁腳，這樣設(shè)置的效果在后面的打印預覽視圖中將會看到。如果需要修改，還可以選擇“自定義頁眉”或“自定義頁腳”來自定義頁眉、頁腳的內(nèi)容和格式。,44,,“頁眉/頁腳

28、”選項卡,45,4．“工作表”選項卡 “工作表”選項卡格式如圖所示。該選項卡設(shè)置內(nèi)容較多，比較重要，并且初學者一般不太注意，下面對其中的內(nèi)容進行詳細解釋。它包括的具體項目如下：（1）“打印區(qū)域”：在此框中輸入要打印的單元格范圍區(qū)域。（2）“打印標題”：如果想使輸出表格的每頁都像第一頁那樣打印上頂端標題或者左側(cè)標題。只要在“頂端標題行”或“左端標題列”中輸入標題所在行號、列號即可。,46,,“頁眉/頁腳”選項卡,47

29、,（3）“打印”區(qū)域：此區(qū)域中重點介紹一下“網(wǎng)格線”復選框的用處。 如果工作表中鍵入了內(nèi)容的單元格沒有設(shè)置邊框格式，但是只要在該區(qū)域?qū)?“網(wǎng)格線”復選框選上，則Excel會根據(jù)工作表中的實際情況將鍵入的內(nèi)容的單元格的邊框設(shè)置為默認格式并打印出來。 “網(wǎng)格線”復選框最好不要選上，打印的表格中，某些單元格需要不同的邊框格式時，使用者最好按照實際需要自己設(shè)置。（4）“打印順序”區(qū)域：選擇“先列后行”，則當數(shù)據(jù)不能在一頁打

30、完時，從第一頁向下編排頁碼并打印，然后移至右邊依次向下打??；若選擇“先行后列”則相反。,48,制作完一份工作表后，可以使用打印預覽命令，在屏幕上先看到要打印出來的結(jié)果，在查看的同時，可隨時針對打印設(shè)置進行檢查和修改，直到滿意后才將其打印出來。 單擊 “文件”|“打印預覽”菜單命令，或單擊“常用”工具欄上的“打印預覽”命令按鈕，都可以打開“打印預覽”視圖，如圖所示，就是上面的報名匯總表經(jīng)過頁面設(shè)置后的打印預覽效果。在“打印

31、預覽”視圖窗口上方，有一排按鈕，可以用來進行頁面的相應調(diào)整。,四、表格的打印預覽,49,,,“打印預覽”視圖,,50,,打開準備打印的工作表所在的工作薄，并單擊對應工作表的標簽，使待打印的表格顯示出來后，單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕即可開始打印。 如果單擊“文件”|“打印”菜單命令，則會出現(xiàn)“打印”對話框。 在“打印”對話框中：利用“打印范圍”區(qū)域選項的設(shè)置，可以選擇是打印工作表全部內(nèi)容還是只打印制定頁；利用“打印

32、”區(qū)域選項的設(shè)置，可以實現(xiàn)工作表中部分內(nèi)容、工作表中全部內(nèi)容和工作簿中全部工作表中全部內(nèi)容的打印設(shè)置。,五、表格的打印輸出,51,,“打印”對話框,52,在辦公事務(wù)中，各種辦公表格的制作是經(jīng)常進行的操作。根據(jù)辦公需要，辦公用表格有不同的類型，在制作時它們有不同的方法、要領(lǐng)與技巧。在制作電子表格時，為了達到事半功倍，提高操作效率，必須要掌握一些基本的軟件選取原則和表格制作技巧。,小 結(jié),53,,本章介紹了辦公中表格處理的基本知識，通過歌