公文及行文格式培訓(xùn)

1、公文與行文格式培訓(xùn),主講：宋智敏2014-2-21,公文概述,一、公文的含義,公文是國家黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體辦理公務(wù)時(shí)所使用的具有法定效力和特定格式的應(yīng)用文體。,公文姓“公”，它不具有私人性。 公文“具有特定的格式”的形式特點(diǎn)，不同的公文種類要求不同的格式，格式的確定有助于公文的規(guī)范性、完整性、準(zhǔn)確性和有效性，并為公文的登記、辦理、保存及至銷毀等工作提供方便條件。,二、公文的種類,現(xiàn)行《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中有

2、13種：命令（令）、議案、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中有14種：決議、指示、決定、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要,目前公司常用的公文種類為10種：,決定、公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要 不同的文種，反映了不同的行文要求，也反映行文機(jī)關(guān)之間的關(guān)系和發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限。,公司常用的10種公文形式：,1

3、、決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。2、公告 適用于在一定范圍內(nèi)宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。3、通知 適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下屬單位辦理或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。,公司常用的10種公文形式：,4、通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。5、報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。6、請(qǐng)示

4、 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。7、批復(fù) 適用于答復(fù)下屬單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。,公司常用的10種公文形式：,8、意見 適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。9、函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。10、會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。,三、公文的格式：,公文都具有一定的格式，公文的格式要求制發(fā)的公文結(jié)構(gòu)完整、標(biāo)志準(zhǔn)確、保持一致。同時(shí)便于收

5、發(fā)處理，有利于提高工作效率，也為以后的立卷、歸檔提供了方便條件。,公文格式有三個(gè)方面：,,一是主體結(jié)構(gòu),二是附加標(biāo)記,三是款式規(guī)定,主體結(jié)構(gòu)：是指公文中表達(dá)實(shí)際內(nèi)容的主要文字成分，包括：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間、印章、抄送單位。,,1、公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容。在擬制標(biāo)題時(shí)，一要注意準(zhǔn)確選擇文種，二要注意對(duì)“事由”進(jìn)行概括時(shí)，力求做到準(zhǔn)確、簡明、得體。,,2、主送機(jī)關(guān)是行為的對(duì)象，也就是負(fù)責(zé)承辦的

6、收文單位，單位名稱寫在標(biāo)題之下，正文之前，頂格，字體同正文，一般不要將主送機(jī)關(guān)寫成領(lǐng)導(dǎo)人的名字。,,3、正文是公文內(nèi)容的主體，也是公文結(jié)構(gòu)的核心部分。正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分組成。開頭有“根據(jù)式”、“目的式”、“原因式”等。,,撰寫公文的主體部分，必須注意做到主題單一性，一篇公文一個(gè)主題，內(nèi)容準(zhǔn)確，語言通俗易懂，全篇的結(jié)構(gòu)安排對(duì)問題的論證講究邏輯性。結(jié)尾要以簡潔的語言呼應(yīng)開頭或主體、或提出解決問題的方法、或表明發(fā)文機(jī)關(guān)的希望、

7、要求，并注意用語得體。,,4、附件是相對(duì)正文而言的，是附屬于正文的文字材料，是某些公文的重要組成部分。附件有兩類：一類是補(bǔ)充說明正文主要內(nèi)容的附件。一類是補(bǔ)充說明正文某一方面內(nèi)容的附件，如圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字以及其他說明正文提及的事件等材料。公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱，正文的后面頂格書寫。,,5、發(fā)文機(jī)關(guān)是公文發(fā)出單位，俗稱“落款”，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫全稱。,,6、發(fā)文時(shí)間，亦稱發(fā)文日期。日期表明文件發(fā)出和生效的時(shí)間，日期應(yīng)用大寫的阿拉

8、伯?dāng)?shù)字表示，且不能省略，如“二○一三年十二月一日”，不能寫成“○三年十二月一日”或者是“○三、十二、一”。,,7、印章：是公文生效的標(biāo)志，具有法律依據(jù)，是行文過程中的重要環(huán)節(jié)。印章應(yīng)蓋在文末的發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文時(shí)間上，印章要和落款名稱完全一致。,,8、抄送單位：是公文涉及的機(jī)關(guān)單位，或需要協(xié)助承辦、或需要知道，掌握內(nèi)容的機(jī)關(guān)單位。,,為了規(guī)范源通文案管理，統(tǒng)一公文格式，源通于二○一二年十一月十九日，下發(fā)了“關(guān)于規(guī)范行文格式的通知”。,,,常

9、 用 公 文,通 知,通知是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理，需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部時(shí)使用的公文。,,通知一般可分為：指示性通知、事項(xiàng)性通知、批示性通知、會(huì)議通知。,,通知的基本格式與寫法： 1、標(biāo)題應(yīng)寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種 特殊的通知，還應(yīng)標(biāo)明是“緊急通知”、“聯(lián)合通知”、“重要通知”、“補(bǔ)充通知”等。凡不屬正式公文處理的一般性通知，可直接用“

10、通知”兩字作標(biāo)題。 2、正文開頭簡要寫明發(fā)文目的、意圖、緣由 主體寫清通知的事項(xiàng)、執(zhí)行要求兩方面。,,通知的寫法：1、指示性通知 一般在上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)工作需要闡述政策、布置工作、提出要求，而根據(jù)公文內(nèi)容又不宜用“命令（令）”或“指示”時(shí)，可用這種通知行文。如《中共中央國務(wù)院關(guān)于嚴(yán)格控制成立全國性組織的通知》。這類通知帶有指示性和指導(dǎo)性，要求下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，因此，要寫得切實(shí)可行，文字要達(dá)

11、意、精煉，使下級(jí)機(jī)關(guān)一看就知道要求他們解決什么問題，解決這些問題的方法、步驟及要求。,,2、事項(xiàng)性通知 這類通知主要是向有關(guān)方面知照某一事項(xiàng)或者交流某些信息，可以在上下級(jí)之間使用，也可以在平行機(jī)關(guān)之間使用，其主要目的是要對(duì)方了解某件事情或某些情況，一般不要執(zhí)行和辦理。象慶祝某節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某機(jī)構(gòu)，任用干部，啟用公章，更正文件差錯(cuò)，請(qǐng)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送有關(guān)材料，都可使用這類通知。 這類通知的正文比較簡明單一

12、，要求開宗明義直敘其事，寫得具體清楚實(shí)在。,,3、會(huì)議通知 上級(jí)機(jī)關(guān)或發(fā)起單位召開重要會(huì)議時(shí)，發(fā)給與會(huì)單位和人員的書面通知，就是會(huì)議通知。這類通知一般格式有標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送單位、正文、落款和發(fā)文時(shí)間等。 標(biāo)題 。要寫明什么單位召開的什么會(huì)議的通知。 正文主體寫開會(huì)的原因、目的、日期、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。如需匯報(bào)、發(fā)言帶論文或材料的，以及開會(huì)多久、何時(shí)報(bào)到，帶何證件和交通食宿等問題，都在正文或

13、附件中寫明。,,報(bào) 告,報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況、提出意見或者是建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等陳述性的上行公文文種。 按執(zhí)行內(nèi)容，分為工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、報(bào)送報(bào)告等。 按報(bào)告性質(zhì)與寫作特點(diǎn)，分為專題報(bào)告與綜合報(bào)告。,,報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)與寫法 報(bào)告的正文一般由三個(gè)部分組成。一是開頭，說明報(bào)告的目的，為什么要寫這個(gè)報(bào)告。二是主體，寫報(bào)告內(nèi)容，或稱報(bào)告事項(xiàng)，一般要從四方面入手，寫清情況

14、、經(jīng)驗(yàn)、問題和今后打算。三是結(jié)尾，寫結(jié)束語。習(xí)慣用語如“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請(qǐng)閱示”、“以上報(bào)告，如無不妥請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地參照?qǐng)?zhí)行”等。,,批 復(fù)請(qǐng) 示,,,請(qǐng)示，是請(qǐng)求主管機(jī)關(guān)就某項(xiàng)工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時(shí)所使用的公文文種。下級(jí)機(jī)關(guān)遇到在自己職權(quán)范圍內(nèi)無法解決的問題、困難，需要上級(jí)給予答復(fù)、解決、幫助、審核、批準(zhǔn)的，可用請(qǐng)示。 請(qǐng)示的基本寫法，請(qǐng)示的格式和報(bào)告相同，有標(biāo)題、主送單位、正文、落款和發(fā)文時(shí)間。

15、 標(biāo)題構(gòu)成應(yīng)為“發(fā)文單位+事由+文種”。 主送單位只能是一個(gè)。 正文是較為規(guī)范的三分式結(jié)構(gòu)，即由請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、請(qǐng)示結(jié)語三部分組成。,,,批復(fù)，是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)所用的公文文種。 批復(fù)的寫作格式比較固定，由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、正文、落款、發(fā)文時(shí)間等構(gòu)成。標(biāo)題形式為“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”。批復(fù)的正文包括引語、批復(fù)內(nèi)容和結(jié)尾三個(gè)部分。 1、引語，通常引用兩個(gè)方面

16、的內(nèi)容：一是引用下級(jí)機(jī)關(guān)來文的日期、公文名稱或發(fā)文字號(hào)，如“你廠X年X號(hào)文已收悉”；二是簡要引述來文所請(qǐng)示的事項(xiàng)，如“你們關(guān)于XXX問題的請(qǐng)示已收悉”。 2、批復(fù)內(nèi)容，批復(fù)內(nèi)容有兩點(diǎn)，一是告知情況，二是表明態(tài)度。 3、結(jié)尾，批復(fù)的結(jié)尾，一般只寫“此復(fù)”、“特此批復(fù)”等用語。,要紀(jì)議會(huì),,,會(huì)議紀(jì)要是適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和其他會(huì)議紀(jì)要兩大類。

17、 辦公會(huì)議紀(jì)要用以傳達(dá)機(jī)關(guān)、單位召開的例行辦公會(huì)議所研究的工作、議定的事項(xiàng)和布置的任務(wù)等，要求與會(huì)單位和有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。 其他會(huì)議紀(jì)要指專項(xiàng)工作會(huì)議、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、專題討論會(huì)、座談會(huì)、學(xué)術(shù)研究會(huì)等會(huì)議形成的紀(jì)要。,,,會(huì)議紀(jì)要的格式與寫法 會(huì)議紀(jì)要通常是由標(biāo)題、正文、文尾構(gòu)成。 1、標(biāo)題，一種是新聞式標(biāo)題，另一種是公文式標(biāo)題。 2、正文，會(huì)議紀(jì)要的正文一般由會(huì)議基本情況、會(huì)議主要內(nèi)

18、容、結(jié)束語三部分構(gòu)成。 開頭部分寫會(huì)議基本情況。通常是先扼要介紹會(huì)議的一般情況，包括召開會(huì)議的機(jī)關(guān)，會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員情況、會(huì)議主持人，會(huì)議的主要議題以及對(duì)會(huì)議成果的總體評(píng)價(jià)等。 主體部分是寫會(huì)議主要內(nèi)容，它包括會(huì)議議定的事項(xiàng)和會(huì)議的主要精神，這是紀(jì)要的中心部分。,,,辦公會(huì)議紀(jì)要，可以寫會(huì)議作出的決定、決議、布置的工作任務(wù)，安排步驟，采取措施等。通常采用決議式會(huì)議紀(jì)要的寫法，分條或列小標(biāo)題來組織材

19、料。 專項(xiàng)的工作會(huì)議紀(jì)要，著重寫會(huì)議最后取得的一致性意見、決定性事項(xiàng)和觀點(diǎn)。常常用“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議號(hào)召”之類的提法表述觀點(diǎn)，突出會(huì)議形成的共識(shí)，少些或不寫個(gè)人意見。一般不大量引用領(lǐng)導(dǎo)人指示、講話的原文。寫法和辦公會(huì)議紀(jì)要的寫法相同。,,,專題討論會(huì)、座談會(huì)的紀(jì)要可采用記錄式會(huì)議紀(jì)要的寫法來寫。著重記述會(huì)議的發(fā)言，是對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要點(diǎn)的歸納整理。這種寫法即體現(xiàn)了紀(jì)要的“擇要性”，又能保留發(fā)言者原話的一些面貌，增

20、加“現(xiàn)場感”。這種寫法多適用于一些探討性的會(huì)議。 其他會(huì)議紀(jì)要，可寫對(duì)形勢、任務(wù)的分析、會(huì)議報(bào)告、講話、交流的精神或要點(diǎn)，對(duì)各項(xiàng)議題的討論情況，形成的決議，會(huì)上各種意見和建議，可采取概述式會(huì)議紀(jì)要的寫法。 結(jié)束語一般是發(fā)出號(hào)召，提出希望。,,,3、文尾 作為文件發(fā)布或上送下傳的，要按公文要求注明主送、抄送范圍。 在會(huì)議紀(jì)要的寫作過程中，要注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議紀(jì)要重在“實(shí)”，保證紀(jì)要的真實(shí)性；二是