玩轉(zhuǎn)outlook的小竅門

1、玩轉(zhuǎn)Outlook的小竅門如果你是上班族，很可能用的就是微軟公司的MicrosoftOutlook電子郵件程序。但你有沒有做到物盡其用呢？雖然使用MicrosoftOutlook的人很多，但其中有些功能往往被大家忽視，除非你仔細(xì)研究菜單選項(xiàng)，或嘗試過快捷鍵的運(yùn)用。很多這種小竅門能在用戶手冊上找到，但用戶往往更愿意把時(shí)間花在撰寫或回復(fù)郵件上，而不是翻看手冊。近來我評測了一個名叫Postbox的程序，它能以一種獨(dú)特的方式顯示電子郵件及其相關(guān)

2、內(nèi)容。其實(shí)Outlook也有額外的功能，但不太容易被用戶發(fā)現(xiàn)。下面，我把自己認(rèn)為Outlook中比較好但不為人知的一些功能列舉出來，版本是Outlook2007，這是很多人目前都在用的，此外還列舉了一些Outlook2010中將會囊括的小竅門－－該版本預(yù)計(jì)于2010年春末夏初投放市場。搜索功能除了簡單地在Outlook的搜索欄中輸入文字進(jìn)行查詢外，你還可以通過設(shè)定具體參數(shù)，幫助搜索引擎縮小查尋范圍。舉個例子來說，如果我記得有個朋友曾經(jīng)發(fā)

3、給我一封標(biāo)題中帶有“LSU票”文字的郵件，就可以輸入：“subject:LSU”，把所有關(guān)于路易斯安那州立大學(xué)(Louisianauniversity)的郵件拉出來。如果我想找莫莉(Molly)發(fā)來的全部郵件，可以輸入“from:Molly”。此外，還有其他幾個參數(shù)都可以采用同樣的方法，比如“收件人”(to)、“已發(fā)送郵件”(sent)、“抄送”(cc)和“郵件大小”(messagesize)等。在Outlook菜單的文件夾列表中，有一

4、個放大鏡圖標(biāo)的“搜索文件夾”(SearchFolders)功能，能把你最常搜索的結(jié)果保存下來。比如說，你經(jīng)常在郵件中搜索航班信息，就可以創(chuàng)建一個名為“旅游”的搜索文件夾，保存所有含有航空公司名字的電子郵件，并經(jīng)常進(jìn)行更新。創(chuàng)建新搜索文件夾的流程如下：點(diǎn)擊“搜索文件夾”的圖標(biāo)，選擇“新搜索文件夾”(NewSearchFolder)，然后跟隨一連串的步驟，選擇預(yù)先設(shè)定好的文件夾類型，如“直接發(fā)送給我的郵件”(mailsentdirectly

5、tome)，“大郵件”(largemail)，或“標(biāo)示需要回復(fù)的郵件”(mailflaggedffollowup)等。你也可以自己定制一個搜索文件夾，讓搜索引擎把在特定郵件區(qū)域中出現(xiàn)特定文字的郵件找出來。彩色標(biāo)識Outlook中的所有聯(lián)系人都能配上相應(yīng)的照片，只要雙擊某人名片上的小頭圖標(biāo)，然后從圖片收藏中選擇一張照片即可。在同一公司使用Outlook的同事可以把自己的照片添加到名片上，就能在電子郵件中顯示出他們的照片。每張聯(lián)系人名片的右

6、上角都有一張數(shù)字名片的縮略圖，在上面單擊右鍵就能名片進(jìn)行編輯，然后復(fù)制粘貼到任何電子郵件的簽名檔上。未來的功能微軟公司表示，希望能讓明年推出的Outlook2010工作起來更順手，創(chuàng)建更聰明的規(guī)則，減少不必要的手動操作。這種做法的一個例子是，新版本Outlook中的電子郵件將默認(rèn)設(shè)置為談話方式－－有點(diǎn)像Gmail現(xiàn)在的樣子。一個“忽略”(Igne)按鍵將把同一談話的未來所有郵件放入“已刪除文件夾”(dItemsfolder)，甚至包括那

7、些標(biāo)題已經(jīng)改變的郵件，因?yàn)槲④浭褂靡粋€特殊的識別程序，能知道郵件之間的相互關(guān)系。一個“清除”(CleanUp)按鍵能將所有的冗余郵件放入“已刪除文件夾”，只在談話中留下那封最近的郵件。另一個功能是Outlook2010中的“會議召集”(ReplywithMeeting)，能讓用戶在郵件之外創(chuàng)建一個會議邀請。點(diǎn)擊“會議召集”按鍵后，系統(tǒng)會自動通知郵件中的所有收件人參加會議。會議的名稱與郵件標(biāo)題一樣，如果用戶都在同一個公司的局域網(wǎng)上，且都使

8、用OutlookCalendar，該工具也能尋找每個人日歷上可供選擇的時(shí)間和日期來安排會議。Outlook2010還有一個省時(shí)省力的功能，即“快捷步驟”(QuickSteps)，這些快捷方式點(diǎn)擊一下就能同時(shí)執(zhí)行人們在操作郵件時(shí)經(jīng)常用到的數(shù)個指令。如果你選擇一個名叫“回復(fù)并刪除”的快捷步驟，系統(tǒng)就會回復(fù)某個郵件，并把原始郵件刪除。用戶也能自己創(chuàng)建個性化的快捷步驟，如一個名為“社交”(Social)的快捷步驟，選擇后就能標(biāo)注某個郵件為已讀，