企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)采購(gòu)業(yè)務(wù)

1、企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)于采購(gòu)業(yè)務(wù)。采購(gòu)是指購(gòu)買物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購(gòu)業(yè)務(wù)需要由供應(yīng)、采購(gòu)、收貨、財(cái)會(huì)各部門共同協(xié)助完成。將采購(gòu)業(yè)務(wù)中的預(yù)算、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等部門工作的授權(quán)審批分離開來，預(yù)算員、采購(gòu)員、驗(yàn)收員、保管員、記賬員、出納員在各自的授權(quán)范圍內(nèi)處理業(yè)務(wù)，各負(fù)其責(zé)，不得相互代替。采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫(kù)存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源

2、浪費(fèi)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，致使采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，造成采購(gòu)物資、資金損失或信用受損。為此，采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)用指引，要求企業(yè)加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)、審批、購(gòu)買、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)管控風(fēng)險(xiǎn)管控，確保物資采購(gòu)滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。一是，要求企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)盡量集中，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，以提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，降低采購(gòu)成本，堵塞管理漏洞。二是，要求企業(yè)

3、建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)和審批程序。三是，要求企業(yè)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃合理選擇采購(gòu)方式，建立科學(xué)的采購(gòu)物資定價(jià)機(jī)制，并根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況簽訂采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任。四是，要求企業(yè)建立嚴(yán)格的采購(gòu)驗(yàn)收制度，確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)

4、查明原因并及時(shí)處理。五是，要求企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)利，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時(shí)辦理付款。六是，要求企業(yè)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫(kù)、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在采購(gòu)合同中明確退貨事宜，及時(shí)收回退貨貨款。第一節(jié)第一節(jié)關(guān)鍵內(nèi)部控制關(guān)鍵內(nèi)部控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，全面梳理采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，完善采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，明確請(qǐng)

5、購(gòu)、審批、購(gòu)買、驗(yàn)收、付款、采購(gòu)后評(píng)估等環(huán)節(jié)的職責(zé)和審批權(quán)限，按照規(guī)定的審批權(quán)限和程序辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，建立價(jià)格監(jiān)督機(jī)制，定期檢查和評(píng)價(jià)采購(gòu)過程中的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效控制措施，確保物資采購(gòu)滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)建立以請(qǐng)購(gòu)單、合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等結(jié)算憑證為載體的業(yè)務(wù)記錄控制系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中憑證要連續(xù)編號(hào)、記錄，簽字蓋章，做到賬證、賬賬、賬表、賬實(shí)相符，并且檢查有編號(hào)簽字的憑證與記錄是

6、否按程序要求處理，這樣可以有效防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的遺漏和重復(fù)，并可檢查是否存在舞弊現(xiàn)象。一、購(gòu)買與審批一、購(gòu)買與審批企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中，避免多頭采購(gòu)或分散采購(gòu)，以提高采購(gòu)業(yè)務(wù)效率，降控制措施有：定期了解供應(yīng)商的基本資料，如產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨條件、信譽(yù)、售后服務(wù)以及供應(yīng)商的設(shè)備狀況、技術(shù)水平和財(cái)務(wù)狀況等，為企業(yè)采購(gòu)決策提供可靠信息；對(duì)潛在供應(yīng)商應(yīng)就其質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)狀況的可行性進(jìn)行調(diào)查；對(duì)某

7、些采購(gòu)可以采用招標(biāo)方式，在滿足采購(gòu)方物品質(zhì)量、送貨時(shí)間等要求的情況下，以公開方式進(jìn)行，招標(biāo)不能以價(jià)格作為惟一因素。招標(biāo)不能以價(jià)格作為惟一因素。（五）采購(gòu)控制企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度，由企業(yè)的采購(gòu)部門、請(qǐng)購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、財(cái)會(huì)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門共同對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括對(duì)所購(gòu)商品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)狀況、信用等級(jí)等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)

8、商進(jìn)行資信調(diào)查。無論何種需要的請(qǐng)購(gòu)，采購(gòu)部門在收到經(jīng)過審批的請(qǐng)購(gòu)單后都必須作出以下三方面的決定：應(yīng)訂購(gòu)多少；向誰發(fā)出訂貨單；什么時(shí)候發(fā)出訂貨單。1.訂購(gòu)數(shù)量的控制。2.向哪一家發(fā)出訂貨單。3.何時(shí)發(fā)出訂貨單。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃合理選擇采購(gòu)方式。大宗采購(gòu)應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則；一般物資或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用詢價(jià)或定向采購(gòu)的方式并簽訂合同協(xié)議；小額零星物資或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等

9、方式。2007年8月2日，美國(guó)最大玩具商美泰公司（MattelInc.）向美國(guó)消費(fèi)者安全委員會(huì)提出召回佛山利達(dá)生產(chǎn)的96.7萬件塑膠玩具，理由是“回收的這批玩具表漆含鉛量超標(biāo)，對(duì)兒童的腦部發(fā)展會(huì)造成很大影響，美國(guó)環(huán)保組織塞拉俱樂部認(rèn)為危及兒童安全。進(jìn)而，致命玩偶一次成為一時(shí)談?wù)摰臒狳c(diǎn)。事發(fā)前，佛山利達(dá)的產(chǎn)量已居佛山玩具制造業(yè)第二。一夜之間，這家擁有十多年良好生產(chǎn)記錄的合資企業(yè)成為眾矢之的。在美國(guó)輿論的不斷聲討下，玩具廠商及其上下游供應(yīng)、

10、檢驗(yàn)鏈上的疏忽被曝光和放大。最終，佛山利達(dá)被出入境檢驗(yàn)檢疫部門要求整改，中國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督管理總局宣布暫停其產(chǎn)品的出口。利達(dá)被迫停產(chǎn)，2500名工人幾乎無事可做，利達(dá)公司合伙人張樹鴻承受重大壓力，最終一死了之。張樹鴻死后3日，美泰第二次宣布，召回的中國(guó)產(chǎn)玩具數(shù)量增加到1820萬件。1.朋友——中國(guó)式供應(yīng)關(guān)系造成這次事件最大的問題在于玩具所使用的有毒油漆的采購(gòu)上。此次向利達(dá)公司提供不達(dá)標(biāo)油漆的企業(yè)，是與利達(dá)公司僅有一墻之隔的東興公司，該公司

11、老板恰恰是張樹鴻多年的好友梁儀彬。2.驗(yàn)收——一次疏忽還是習(xí)慣性遺忘2007年4月初，東興生產(chǎn)油漆的黃色色粉短缺，為盡快采購(gòu)，東興在網(wǎng)上查找到東莞眾鑫色粉廠。該廠向東興提供了無鉛色粉證書、認(rèn)證資料、相關(guān)執(zhí)照等，“東興”便于4月10日進(jìn)貨。按規(guī)定，采購(gòu)的色粉要到檢測(cè)機(jī)構(gòu)認(rèn)定，但佛山?jīng)]有相關(guān)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)，只有到廣州檢驗(yàn)，并需要5～10個(gè)工作日才能做出檢測(cè)結(jié)果。東興為了盡快給利達(dá)公司供貨，就省略了檢測(cè)的環(huán)節(jié)。但沒料到的正是這批色粉含鉛量超標(biāo)，眾