我國(guó)大中型飯店采購(gòu)內(nèi)部控制的實(shí)施途徑——基于流程視角的思考.pdf

1、隨著中國(guó)飯店業(yè)的不斷發(fā)展，飯店企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。面對(duì)紛繁復(fù)雜的環(huán)境變化，要求飯店企業(yè)進(jìn)行管理思維和手段、方法的變革與創(chuàng)新。內(nèi)部控制作為一種管理體系，其重要性和有效性得到越來越多的認(rèn)可。同時(shí)，流程作為企業(yè)做事的一種方法，其在企業(yè)管理中的作用也越來越重要。但是，對(duì)于采取什么樣的途徑以實(shí)現(xiàn)流程中的有效內(nèi)部控制問題，特別是針對(duì)我國(guó)大中型飯店企業(yè)特性而進(jìn)行的相關(guān)理論研究與實(shí)踐探索都顯得不足，不能滿足飯店企業(yè)管理的迫切需要。有鑒于此，本文選取流

2、程視角下的我國(guó)大中型。飯店采購(gòu)內(nèi)部控制的實(shí)施途徑作為研究對(duì)象，希望能夠從理論上和實(shí)踐上對(duì)推進(jìn)飯店企業(yè)的內(nèi)部控制工作做出有益的嘗試。 文章將我國(guó)大中型飯店采購(gòu)業(yè)務(wù)及流程特點(diǎn)的分析作為研究的起始點(diǎn)，因?yàn)橹挥忻鞔_分析對(duì)象的特點(diǎn)，才能進(jìn)行有針對(duì)性的工作。進(jìn)而在COSO內(nèi)部控制五因素框架下，通過對(duì)案例飯店采購(gòu)流程內(nèi)部控制不足的分析探討了采購(gòu)內(nèi)部控制的難點(diǎn)，并將此作為后繼研究的基礎(chǔ)，即考慮我國(guó)大中型飯店的采購(gòu)內(nèi)部控制實(shí)施途徑問題，必須結(jié)合采

3、購(gòu)內(nèi)部控制的難點(diǎn)進(jìn)行。論文提出，應(yīng)通過對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制狀況的分析診斷了解飯店企業(yè)現(xiàn)行采購(gòu)內(nèi)部控制的基本情況，并以分析診斷的結(jié)果為基礎(chǔ)，確定采購(gòu)流程的控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，通過控制點(diǎn)的合理設(shè)置來判斷內(nèi)部控制是否存在缺陷及存在什么樣的缺陷，最終實(shí)施并改進(jìn)采購(gòu)內(nèi)部控制。 本論文分為四個(gè)部分，其中： 第一部分對(duì)研究的背景和意義，研究的對(duì)象、思路和基本框架及采用的理論工具進(jìn)行了闡述。即我國(guó)的飯店企業(yè)處于“過度競(jìng)爭(zhēng)和競(jìng)爭(zhēng)不足并存”的環(huán)境

4、中，企業(yè)生存和發(fā)展受到挑戰(zhàn)。如何在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存發(fā)展壯大，是我國(guó)飯店企業(yè)必須解決的問題。因應(yīng)時(shí)勢(shì)變化的管理手段、方法顯得尤為迫切。飯店采購(gòu)不僅關(guān)系到飯店的成本控制和盈利水平、服務(wù)質(zhì)量，也影響其競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)流程管理對(duì)飯店的重要性越來越明顯。內(nèi)部控制是做好飯店采購(gòu)流程管理的重要內(nèi)容。從與飯店企業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)看，加強(qiáng)飯店企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)制度的必然要求，是管理科學(xué)的重要組成部分，同時(shí)也是國(guó)家法律法規(guī)強(qiáng)制性的安

5、排。和任何管理手段一樣，采購(gòu)內(nèi)部控制也存在一個(gè)怎樣實(shí)施，特別是如何在采購(gòu)流程中實(shí)施的問題。因此，就十分有必要研究采購(gòu)流程內(nèi)部控制的實(shí)施途徑。本文以COSO五因素框架，即控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、監(jiān)督為工具對(duì)以流程為基礎(chǔ)，結(jié)合其特點(diǎn)及內(nèi)部控制的難點(diǎn)，通過什么途徑(路徑)實(shí)施有效內(nèi)部控制的問題進(jìn)行研究。采用了文獻(xiàn)研究、規(guī)范分析和案例分析與實(shí)證分析相結(jié)合的研究方法。 第二部分以分析我國(guó)大中型飯店采購(gòu)業(yè)務(wù)本身的特點(diǎn)及其流

6、程的特點(diǎn)為切入點(diǎn)，認(rèn)為在這些特點(diǎn)之外，采購(gòu)內(nèi)部控制也存在一些難點(diǎn)，并以案例分析探討了流程視角下的這些難點(diǎn)。本文認(rèn)為，飯店企業(yè)的采購(gòu)流程即是指飯店企業(yè)為獲得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需物資或服務(wù)，從采購(gòu)計(jì)劃編制到采購(gòu)物資入庫(kù)的整個(gè)過程。論文從簡(jiǎn)化和普遍化的采購(gòu)環(huán)節(jié)及控制目標(biāo)描述為起點(diǎn)，在飯店采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)方面認(rèn)為存在①規(guī)模較大、內(nèi)容豐富，②具有較強(qiáng)的專門性，③價(jià)格具有一定的波動(dòng)性，④外部影響因素較多和⑤質(zhì)量穩(wěn)定性要求較高等特征，而從流程的角度看，采購(gòu)流程又

7、具有①時(shí)間性要求較高，②各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)性要求較高，③供應(yīng)商管理較為復(fù)雜和④非經(jīng)常性采購(gòu)頻率發(fā)生較高等特點(diǎn)，進(jìn)而通過案例分析出采購(gòu)內(nèi)部控制具有①內(nèi)部控制環(huán)境要求較高，②風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與識(shí)別的專業(yè)化要求較高，③控制活動(dòng)的環(huán)節(jié)較多、關(guān)系復(fù)雜，④需要傳遞、處理、保留的信息較為復(fù)雜和⑤監(jiān)督活動(dòng)頻率要求較高等難點(diǎn)。進(jìn)而提出，基于我國(guó)大中型飯店采購(gòu)業(yè)務(wù)及其流程的特點(diǎn)、采購(gòu)內(nèi)部控制的難點(diǎn)，要達(dá)到規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)及其流程、采購(gòu)為增進(jìn)企業(yè)績(jī)效服務(wù)的目的，要求我們對(duì)采購(gòu)實(shí)

8、施有效內(nèi)部控制的途徑進(jìn)行針對(duì)性探討。 第三部分是本文的核心和創(chuàng)新。該部分對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制的實(shí)施途徑與方法進(jìn)行了闡述。該部分的思路是，對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施方法與途徑的探討首先需要對(duì)飯店目前的采購(gòu)內(nèi)部控制狀況有一個(gè)較為清晰的認(rèn)識(shí)，然后以此為基礎(chǔ)，通過適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段和方法按照一定的步驟(路徑)來分析如何實(shí)施內(nèi)部控制的問題。這樣，首先探討了流程內(nèi)部控制狀況的分析與判斷；其次分析了如何確定流程控制點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)；再次討論了如何發(fā)現(xiàn)并確定采購(gòu)內(nèi)部控

9、制缺陷，如何對(duì)缺陷的嚴(yán)重性和性質(zhì)進(jìn)行判斷；最后提出以流程控制點(diǎn)為基礎(chǔ)改進(jìn)采購(gòu)內(nèi)部控制。在采購(gòu)內(nèi)部控制的分析與診斷方面，分別闡述了分析與診斷的原則、內(nèi)容和方法。應(yīng)遵循的原則是判斷飯店是否在在采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量和采購(gòu)供應(yīng)保證三方面取得了平衡；內(nèi)容包括五個(gè)要素：控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息和溝通以及監(jiān)控；在方法上對(duì)訪談和問卷調(diào)查法進(jìn)行了重點(diǎn)闡述，同時(shí)指出，在進(jìn)行內(nèi)部控制評(píng)估的過程中，往往需要綜合運(yùn)用多種方法，方能獲取充分的證據(jù)。評(píng)估要根

10、據(jù)流程或控制點(diǎn)的性質(zhì)、評(píng)估工作重點(diǎn)和成本效益原則等合理選擇相應(yīng)的評(píng)估方法。在確定控制點(diǎn)與關(guān)鍵控制點(diǎn)方面，闡述了為什么要識(shí)別并確定控制點(diǎn)及控制點(diǎn)和流程的關(guān)系。認(rèn)為采購(gòu)控制流程是對(duì)依次貫穿于采購(gòu)活動(dòng)始終的基本控制步驟及相應(yīng)環(huán)節(jié)的鑒別、控制過程。通常同采購(gòu)流程相吻合，主要由控制點(diǎn)組成。通過辨別流程環(huán)節(jié)的各個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，可以辨別出相應(yīng)的內(nèi)部控制點(diǎn)。在內(nèi)部控制缺陷及其屬性的判斷方面，闡述了內(nèi)部控制缺陷嚴(yán)重性的判斷標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)部控制缺陷可分為一般缺陷、重

11、大缺陷和實(shí)質(zhì)性漏洞三類，并提出從制度缺失、IT缺失、執(zhí)行缺失等方面判斷缺失點(diǎn)屬性的方法。在以控制點(diǎn)為基礎(chǔ)實(shí)施并改進(jìn)內(nèi)部控制方面，通過具體舉例說明了如何利用控制點(diǎn)結(jié)合相關(guān)因素實(shí)施內(nèi)部控制，認(rèn)為內(nèi)部控制的改進(jìn)可以利用缺失控制點(diǎn)的屬性加以進(jìn)行。在實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制方面，飯店應(yīng)在其戰(zhàn)略的指導(dǎo)下將采購(gòu)內(nèi)部控制融入到流程的執(zhí)行過程中，這是實(shí)施內(nèi)部控制的有效途徑。同時(shí)還必須注意到影響內(nèi)部控制的多個(gè)因素特征以及它們的共同作用。在改進(jìn)采購(gòu)內(nèi)部控制方面，可以

12、針對(duì)缺失點(diǎn)的屬性展開采購(gòu)流程內(nèi)部控制的改進(jìn)。即如圖所示的實(shí)施路徑： 第四部分對(duì)從內(nèi)部控制基本要求和分析過程中發(fā)現(xiàn)的有效實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制的因素保證中的關(guān)鍵問題進(jìn)行了探討。希望通過這樣的探討有助于保證采購(gòu)內(nèi)部控制實(shí)施的有效性。這些因素保證的關(guān)鍵問題包括：飯店企業(yè)文化、采取什么形式促進(jìn)內(nèi)部控制的有效實(shí)施、組織結(jié)構(gòu)和授權(quán)體系、管理信息化和信息化管理、內(nèi)部控制制度的建立與完善、采購(gòu)內(nèi)部控制與流程的協(xié)調(diào)和采購(gòu)內(nèi)部控制與其他業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的協(xié)調(diào)

13、。其中，①企業(yè)文化作為企業(yè)員工普遍認(rèn)同并自覺遵守的理念與行為方式的總和，無疑對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制這一管理方法和手段是否能夠有效實(shí)施產(chǎn)生根本性的影響；②采購(gòu)內(nèi)部控制作為一種管理方法，要在飯店企業(yè)中得以有效執(zhí)行，必須采取“自上而下”的推進(jìn)形式；③采購(gòu)的組織結(jié)構(gòu)作為內(nèi)部控制的重要載體，在整個(gè)采購(gòu)管理系統(tǒng)中起著“骨架”的作用而要使飯店的采購(gòu)組織、崗位乃至整體的行為及其結(jié)果始終保持與采購(gòu)的相關(guān)目標(biāo)的一致性，必須有科學(xué)的授權(quán)體系；④采購(gòu)管理信息化和信息化

14、管理并舉，具體來說，一是要加強(qiáng)飯店企業(yè)采購(gòu)信息系統(tǒng)建設(shè)與管理，另外就是重視信息傳遞渠道的建設(shè)和保持其暢通；⑤飯店采購(gòu)內(nèi)部控制制度作為業(yè)務(wù)操作程序、管理方法與控制措施的集合，為飯店成員在采購(gòu)活動(dòng)的行為提供了規(guī)范。這種規(guī)范，應(yīng)該隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化而做出相應(yīng)的調(diào)整，即持續(xù)改進(jìn)；⑥必須依照前述我國(guó)飯店企業(yè)采購(gòu)及其內(nèi)部控制的特點(diǎn)與難點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程與內(nèi)部控制的良性互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)共同持續(xù)改進(jìn)以避免不協(xié)調(diào)性給飯店經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)帶來挑戰(zhàn)；⑦在推進(jìn)采購(gòu)流

15、程內(nèi)部控制工作的同時(shí)，我們必須認(rèn)識(shí)到飯店的內(nèi)部控制是一個(gè)管理體系。本文可能的創(chuàng)新主要體現(xiàn)在研究方法和研究?jī)?nèi)容兩方面： 在研究方法上，嘗試將一般化內(nèi)部控制理論通過結(jié)合個(gè)別特征分析的方．式運(yùn)用到我國(guó)大中型飯店采購(gòu)內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)途徑的研究上。文章以內(nèi)部控制基本理論為分析工具，同時(shí)結(jié)合我國(guó)大中型飯店采購(gòu)特點(diǎn)的分析，使得研究更具有針對(duì)性和可操作性。 在研究?jī)?nèi)容上，首次從實(shí)務(wù)操作的角度提出了我國(guó)大中型飯店有效實(shí)施采購(gòu)內(nèi)部控制的途徑，并