淺析物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)管理及對(duì)策

1、2014年6月第l2期總第310期內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)InnerMongoliaScienceTechnology8LEconomyJune2014No12TotalNo310淺析物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)管理及對(duì)策徐英(內(nèi)蒙古第一機(jī)械集團(tuán)有限公司，內(nèi)蒙古包頭014032)摘要：以內(nèi)蒙古第一機(jī)械集團(tuán)有限公司物資采購(gòu)為例，對(duì)裝備制造企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)作了相應(yīng)的分析，并對(duì)如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控提出了相應(yīng)的對(duì)策。關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；防控措施中

2、圖分類號(hào)：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1O07—6921(2014)12—0O50一O1企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)是來自企業(yè)內(nèi)外一切可能對(duì)企業(yè)效率、財(cái)務(wù)、安全、品牌、品質(zhì)帶來的不利因素。企業(yè)要發(fā)展就必然會(huì)面對(duì)形形色色的危險(xiǎn)，有些危險(xiǎn)雖然被企業(yè)預(yù)測(cè)到了，但是沒有引起充分注意，最后釀成危機(jī)并對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重影響?！氨R未動(dòng)，糧草先行”，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)發(fā)展的頭道工序，如何加強(qiáng)其采購(gòu)行為的管控，對(duì)全面推行精細(xì)化管理提出了挑戰(zhàn)。1在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)

3、險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)分析物資管理就是對(duì)物料從采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)、合同簽訂、檢驗(yàn)入庫(kù)、配送出庫(kù)、生產(chǎn)車間投產(chǎn)、產(chǎn)成品入庫(kù)、產(chǎn)成品出庫(kù)、銷售回款等一系列過程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)管。通過對(duì)物資采購(gòu)過程的梳理，物資采購(gòu)過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾個(gè)方面：①合同沒有統(tǒng)一管理，合同分散到各采購(gòu)人員手中，如出現(xiàn)法律糾紛缺少依據(jù)。②物資采購(gòu)過程中出現(xiàn)預(yù)付款形成死賬的情況。③物資采購(gòu)價(jià)格過高或與合同價(jià)不符，使采購(gòu)行為缺少監(jiān)管。④采購(gòu)品驗(yàn)收發(fā)放過程中出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，造成庫(kù)存資金不

4、真實(shí)。⑤采購(gòu)物資出現(xiàn)質(zhì)量問題處理不及時(shí)造成企業(yè)損失。⑥供應(yīng)商獨(dú)家供貨的壟斷性供應(yīng)局面。2一機(jī)集團(tuán)對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)的對(duì)策21合同評(píng)審及履約能力的執(zhí)行211簽訂采購(gòu)合同要加強(qiáng)內(nèi)部控制。保證采購(gòu)行為在授權(quán)下按合同進(jìn)行，要求主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行授權(quán)委托，授權(quán)的內(nèi)容一定是經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)。采購(gòu)人員按計(jì)劃簽訂合同，無(wú)權(quán)在授權(quán)之外簽訂合同和變更合同內(nèi)容，合同的副本送財(cái)務(wù)部門和計(jì)劃部門審核價(jià)格并留存。212進(jìn)一步規(guī)范細(xì)化合同管理。無(wú)論

5、簽訂正式合同還是備產(chǎn)協(xié)議，都要本著嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的要求，進(jìn)一步細(xì)化合同文本、合同評(píng)審、合同簽訂、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、雙方責(zé)任等。圍繞強(qiáng)化采購(gòu)計(jì)劃和合同的執(zhí)行，建立執(zhí)行過程的定期信息上報(bào)制和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制，要求供貨廠家簽訂供貨協(xié)議后，每月上報(bào)進(jìn)展情況及影響進(jìn)度的問題，能夠及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)問題，預(yù)期性評(píng)估發(fā)現(xiàn)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，保證生產(chǎn)的有序進(jìn)行。22采購(gòu)資金的支付與審核221結(jié)合供應(yīng)商分級(jí)分類管理的要求。對(duì)各個(gè)供應(yīng)商的供貨情況、質(zhì)量情況、信譽(yù)情況有所區(qū)別

6、的制訂付款機(jī)制，對(duì)考核存在問題的供應(yīng)商要通過減少現(xiàn)金支付或延期支付的手段進(jìn)行制約。222采購(gòu)部門嚴(yán)格按照材料采購(gòu)預(yù)算使用資金。不允許資金在不同項(xiàng)目之間進(jìn)行調(diào)劑，通過嚴(yán)格的資金預(yù)算管理確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的資金需求。223在資金支付過程中，應(yīng)根據(jù)合同簽訂的付款方式進(jìn)行結(jié)算，支付時(shí)嚴(yán)格控制預(yù)付款比率，預(yù)付款收稿日期：2014—05—165O支付原則上只允許給特殊行業(yè)的大中型企業(yè)支付，不給流通性中間商支付。23采購(gòu)品價(jià)格及數(shù)量的監(jiān)管231采購(gòu)人員

7、對(duì)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解，掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用情況，進(jìn)而做出合理的采購(gòu)計(jì)劃。232規(guī)范采購(gòu)行為，增加采購(gòu)的透明度，采購(gòu)員對(duì)供應(yīng)單位的品質(zhì)、價(jià)格進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同類產(chǎn)品貨比三家，對(duì)大宗原輔材料實(shí)行公開招標(biāo)采購(gòu)，杜絕采購(gòu)黑洞。24建立健全質(zhì)量索賠制度對(duì)復(fù)驗(yàn)中一旦發(fā)現(xiàn)問題，不但要責(zé)成供應(yīng)商及時(shí)返回解決，進(jìn)行考核通報(bào)，而且對(duì)于延誤進(jìn)度、造成企業(yè)損失的要進(jìn)行質(zhì)量保證金的扣減并及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量索賠。25采購(gòu)品驗(yàn)收發(fā)放過程

8、中的監(jiān)管251規(guī)范檢驗(yàn)行為和檢驗(yàn)記錄的填寫，編制檢驗(yàn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)書，及檢驗(yàn)記錄填寫制度辦法，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檢驗(yàn)操作方式和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的記錄填寫。252大力推進(jìn)直供上線檢驗(yàn)方式，做好與使用單位用戶代表，科研、設(shè)計(jì)、質(zhì)量等部門的溝通，減少等待浪費(fèi)，裝卸搬運(yùn)運(yùn)輸及車輛交接的浪費(fèi)，加快物資流轉(zhuǎn)速度。253按照物資管理的要求，對(duì)到貨三個(gè)月不發(fā)放的采購(gòu)品進(jìn)行監(jiān)督，督促采購(gòu)人員控制進(jìn)貨節(jié)點(diǎn)、數(shù)量，減少庫(kù)存資金占用，防止造成庫(kù)存積壓。26供應(yīng)商的信用風(fēng)險(xiǎn)的管

9、理261供應(yīng)商是物流價(jià)值鏈的前端，盡可能打破獨(dú)家供貨的壟斷性供應(yīng)局面。通過日常的信息收集，詳實(shí)的市場(chǎng)調(diào)研，同類廠家的走訪以及網(wǎng)上電子商務(wù)等多種方式進(jìn)行廠商的搜尋，精選出有資質(zhì)的廠家，形成備選廠商名單，通過考核試驗(yàn)，樣件試驗(yàn)及擴(kuò)點(diǎn)鑒定等程序，列入合格供方名錄。262對(duì)現(xiàn)存多家供貨的廠家，對(duì)其所供產(chǎn)品的交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀態(tài)、售后服務(wù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，考核排名，實(shí)施末位暫停供貨一個(gè)階段或降低供貨份額，實(shí)現(xiàn)合格供方名單多家供貨保持2～3家，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管

10、理，促進(jìn)供應(yīng)商不斷改進(jìn)。3結(jié)束語(yǔ)“沒有規(guī)矩，不能成方圓”。一機(jī)集團(tuán)通過以上措施規(guī)范各分子公司采購(gòu)行為在監(jiān)督采購(gòu)數(shù)量、節(jié)點(diǎn)，價(jià)格等方面做足工作，認(rèn)真分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，全面推進(jìn)精細(xì)化管理，合理調(diào)控庫(kù)存結(jié)構(gòu)減少了浪費(fèi)，為企業(yè)從源頭上控制企業(yè)成本、降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)提供了保證。[參考文獻(xiàn)][1]洪寶華企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)與危機(jī)管理IM3北京：兵器工程師進(jìn)修大學(xué)，20082014年6月第l2期總第310期內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)InnerMongoliaScienceTechn

11、ology8LEconomyJune2014No12TotalNo310淺析物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)管理及對(duì)策徐英(內(nèi)蒙古第一機(jī)械集團(tuán)有限公司，內(nèi)蒙古包頭014032)摘要：以內(nèi)蒙古第一機(jī)械集團(tuán)有限公司物資采購(gòu)為例，對(duì)裝備制造企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)作了相應(yīng)的分析，并對(duì)如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控提出了相應(yīng)的對(duì)策。關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；防控措施中圖分類號(hào)：F2532文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1O07—6921(2014)12—0O50一O1企業(yè)風(fēng)

12、險(xiǎn)是來自企業(yè)內(nèi)外一切可能對(duì)企業(yè)效率、財(cái)務(wù)、安全、品牌、品質(zhì)帶來的不利因素。企業(yè)要發(fā)展就必然會(huì)面對(duì)形形色色的危險(xiǎn)，有些危險(xiǎn)雖然被企業(yè)預(yù)測(cè)到了，但是沒有引起充分注意，最后釀成危機(jī)并對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重影響?！氨R未動(dòng)，糧草先行”，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)發(fā)展的頭道工序，如何加強(qiáng)其采購(gòu)行為的管控，對(duì)全面推行精細(xì)化管理提出了挑戰(zhàn)。1在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)分析物資管理就是對(duì)物料從采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)、合同簽訂、檢驗(yàn)入庫(kù)、配送出庫(kù)、生產(chǎn)車間投產(chǎn)、產(chǎn)成品入庫(kù)、

13、產(chǎn)成品出庫(kù)、銷售回款等一系列過程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)管。通過對(duì)物資采購(gòu)過程的梳理，物資采購(gòu)過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾個(gè)方面：①合同沒有統(tǒng)一管理，合同分散到各采購(gòu)人員手中，如出現(xiàn)法律糾紛缺少依據(jù)。②物資采購(gòu)過程中出現(xiàn)預(yù)付款形成死賬的情況。③物資采購(gòu)價(jià)格過高或與合同價(jià)不符，使采購(gòu)行為缺少監(jiān)管。④采購(gòu)品驗(yàn)收發(fā)放過程中出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，造成庫(kù)存資金不真實(shí)。⑤采購(gòu)物資出現(xiàn)質(zhì)量問題處理不及時(shí)造成企業(yè)損失。⑥供應(yīng)商獨(dú)家供貨的壟斷性供應(yīng)局面。2一機(jī)集團(tuán)對(duì)物

14、資采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)點(diǎn)的對(duì)策21合同評(píng)審及履約能力的執(zhí)行211簽訂采購(gòu)合同要加強(qiáng)內(nèi)部控制。保證采購(gòu)行為在授權(quán)下按合同進(jìn)行，要求主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行授權(quán)委托，授權(quán)的內(nèi)容一定是經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)。采購(gòu)人員按計(jì)劃簽訂合同，無(wú)權(quán)在授權(quán)之外簽訂合同和變更合同內(nèi)容，合同的副本送財(cái)務(wù)部門和計(jì)劃部門審核價(jià)格并留存。212進(jìn)一步規(guī)范細(xì)化合同管理。無(wú)論簽訂正式合同還是備產(chǎn)協(xié)議，都要本著嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的要求，進(jìn)一步細(xì)化合同文本、合同評(píng)審、合同簽訂、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)

15、、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、雙方責(zé)任等。圍繞強(qiáng)化采購(gòu)計(jì)劃和合同的執(zhí)行，建立執(zhí)行過程的定期信息上報(bào)制和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制，要求供貨廠家簽訂供貨協(xié)議后，每月上報(bào)進(jìn)展情況及影響進(jìn)度的問題，能夠及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)問題，預(yù)期性評(píng)估發(fā)現(xiàn)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，保證生產(chǎn)的有序進(jìn)行。22采購(gòu)資金的支付與審核221結(jié)合供應(yīng)商分級(jí)分類管理的要求。對(duì)各個(gè)供應(yīng)商的供貨情況、質(zhì)量情況、信譽(yù)情況有所區(qū)別的制訂付款機(jī)制，對(duì)考核存在問題的供應(yīng)商要通過減少現(xiàn)金支付或延期支付的手段進(jìn)行制約。222采購(gòu)部門嚴(yán)格

16、按照材料采購(gòu)預(yù)算使用資金。不允許資金在不同項(xiàng)目之間進(jìn)行調(diào)劑，通過嚴(yán)格的資金預(yù)算管理確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的資金需求。223在資金支付過程中，應(yīng)根據(jù)合同簽訂的付款方式進(jìn)行結(jié)算，支付時(shí)嚴(yán)格控制預(yù)付款比率，預(yù)付款收稿日期：2014—05—165O支付原則上只允許給特殊行業(yè)的大中型企業(yè)支付，不給流通性中間商支付。23采購(gòu)品價(jià)格及數(shù)量的監(jiān)管231采購(gòu)人員對(duì)生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況要有充分的了解，掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用情況，進(jìn)而做出合理的

17、采購(gòu)計(jì)劃。232規(guī)范采購(gòu)行為，增加采購(gòu)的透明度，采購(gòu)員對(duì)供應(yīng)單位的品質(zhì)、價(jià)格進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同類產(chǎn)品貨比三家，對(duì)大宗原輔材料實(shí)行公開招標(biāo)采購(gòu)，杜絕采購(gòu)黑洞。24建立健全質(zhì)量索賠制度對(duì)復(fù)驗(yàn)中一旦發(fā)現(xiàn)問題，不但要責(zé)成供應(yīng)商及時(shí)返回解決，進(jìn)行考核通報(bào)，而且對(duì)于延誤進(jìn)度、造成企業(yè)損失的要進(jìn)行質(zhì)量保證金的扣減并及時(shí)進(jìn)行質(zhì)量索賠。25采購(gòu)品驗(yàn)收發(fā)放過程中的監(jiān)管251規(guī)范檢驗(yàn)行為和檢驗(yàn)記錄的填寫，編制檢驗(yàn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)書，及檢驗(yàn)記錄填寫制度辦法，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)

18、一的檢驗(yàn)操作方式和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的記錄填寫。252大力推進(jìn)直供上線檢驗(yàn)方式，做好與使用單位用戶代表，科研、設(shè)計(jì)、質(zhì)量等部門的溝通，減少等待浪費(fèi)，裝卸搬運(yùn)運(yùn)輸及車輛交接的浪費(fèi)，加快物資流轉(zhuǎn)速度。253按照物資管理的要求，對(duì)到貨三個(gè)月不發(fā)放的采購(gòu)品進(jìn)行監(jiān)督，督促采購(gòu)人員控制進(jìn)貨節(jié)點(diǎn)、數(shù)量，減少庫(kù)存資金占用，防止造成庫(kù)存積壓。26供應(yīng)商的信用風(fēng)險(xiǎn)的管理261供應(yīng)商是物流價(jià)值鏈的前端，盡可能打破獨(dú)家供貨的壟斷性供應(yīng)局面。通過日常的信息收集，詳實(shí)的市場(chǎng)

19、調(diào)研，同類廠家的走訪以及網(wǎng)上電子商務(wù)等多種方式進(jìn)行廠商的搜尋，精選出有資質(zhì)的廠家，形成備選廠商名單，通過考核試驗(yàn)，樣件試驗(yàn)及擴(kuò)點(diǎn)鑒定等程序，列入合格供方名錄。262對(duì)現(xiàn)存多家供貨的廠家，對(duì)其所供產(chǎn)品的交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀態(tài)、售后服務(wù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)，考核排名，實(shí)施末位暫停供貨一個(gè)階段或降低供貨份額，實(shí)現(xiàn)合格供方名單多家供貨保持2～3家，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理，促進(jìn)供應(yīng)商不斷改進(jìn)。3結(jié)束語(yǔ)“沒有規(guī)矩，不能成方圓”。一機(jī)集團(tuán)通過以上措施規(guī)范各分子公司采購(gòu)行為