用戶和信息服務(wù)部門的作用和責(zé)任（人力資源管理）

1、用戶和信息服務(wù)部門的作用和責(zé)任用戶和信息服務(wù)部門的作用和責(zé)任一個信息系統(tǒng)的質(zhì)量和一個公司未來的利益，在相當(dāng)大的程度上依賴于是否清楚地規(guī)定了用戶和信息服務(wù)部門的作用及責(zé)任。下面的作用和責(zé)任對于多數(shù)單位是適合的，然而為了適合自己的情況還應(yīng)該作少量的修改。□用戶的作用和責(zé)任1.信息系統(tǒng)政策委員會(ISPC)。信息服務(wù)高級協(xié)調(diào)委員會，通常由用戶的高級領(lǐng)導(dǎo)人組成。因此，該委員會的責(zé)任就是用戶的責(zé)任。ISPC批準(zhǔn)對信息服務(wù)的一些重大要求，建立優(yōu)先

2、級體系，解決各部門之間的差別以及建立公司一級的信息服務(wù)對策。2.接受改革。計算機(jī)化，就其本質(zhì)而言，就意味著改革。而人本質(zhì)上是不愿接受改革的。某業(yè)務(wù)領(lǐng)域的整個部門拒絕實現(xiàn)一個信息系統(tǒng)的情況并非少見。即便向該部門的人員保證并且他們也相信最終產(chǎn)品將提高他們工作的生產(chǎn)率并使個人滿意的情況下，也仍然如此。用戶管理人員有責(zé)任創(chuàng)造適當(dāng)?shù)沫h(huán)境以接受不可避免的改革——在該公司實現(xiàn)一個計算機(jī)信息系統(tǒng)。表演或許是鼓勵接受改革的最好的途徑之一。表演一個成功的

3、信息系統(tǒng)(不管是公司內(nèi)部的或外部的)需要適當(dāng)?shù)鼗ㄙM(fèi)一些時間。應(yīng)該鼓勵人們與那些在計算機(jī)化方面受過“挫折”的人進(jìn)行交流。3.系統(tǒng)服務(wù)請求。編寫服務(wù)請求并提交給信息服務(wù)部門是最終用戶的責(zé)任。4.對信息服務(wù)項目的支持。即便不是一個項目組的成員，用戶管理人員還是應(yīng)該參與項目的活動，因為項目組的最后產(chǎn)品最終將對部門的方法、工作和成功產(chǎn)生重大影響。應(yīng)該要求用戶管理人員在每一個重要的階段完成后“簽字認(rèn)可”。有些用戶管理人員存在一種天真的想法，他們

4、認(rèn)為項目的正常進(jìn)展是理所當(dāng)然的，而系統(tǒng)將會完全按照所希望那樣被完成，簽字認(rèn)可的手續(xù)是用戶的責(zé)任，而且對于項目的成功是至關(guān)重要的。這種簽字不僅表示對基本系統(tǒng)設(shè)計的滿意的贊同，而且也表示對詳細(xì)的功能說明書的認(rèn)可。用戶經(jīng)理和他們的職員應(yīng)該會見有關(guān)的項目組成員，就他們理解和贊同所建議的系統(tǒng)的每一方面進(jìn)行核實。在第Ⅱ階段結(jié)束時還不能過分強(qiáng)調(diào)簽字認(rèn)可的重要性，因為那時系統(tǒng)功能說明書還是“被凍結(jié)的”。在第Ⅱ階段所做的修改比之系統(tǒng)實現(xiàn)后做同樣修改所需

5、要的人力要少得多。例如，在第Ⅱ階段中對某文件設(shè)計的修改可能只需要一個人不到一天就能完成，而在系統(tǒng)實現(xiàn)后，做同樣的修改可能要求幾個人做幾個月。用戶應(yīng)該盡早找出缺陷，而且在徹底了解系統(tǒng)之前，在使用部門滿意之前，不要簽字認(rèn)可。5.教育。用戶管理人員和用戶人員負(fù)責(zé)對信息服務(wù)人員提供業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)(例如，庫存方式、記帳原則等等)。根據(jù)項目組的大小，這種培訓(xùn)可以以個人形式或小組會晤形式進(jìn)行。如果用戶管理人員能夠推薦一些可利用的信息來源(如書、雜志

6、、正規(guī)的課程等)對培訓(xùn)也是有幫助的。用戶也可能需要某些與培訓(xùn)有關(guān)的計算機(jī)和信息系統(tǒng)的知識。信息服務(wù)部門將負(fù)責(zé)這種培訓(xùn)。用戶只是參加培訓(xùn)。這種培訓(xùn)的內(nèi)容包括像如何使用計算機(jī)硬件，基于計算機(jī)系統(tǒng)的工作原理以及涉及不深的一般計算機(jī)知識的培訓(xùn)等課題。6.數(shù)據(jù)的錄入。根據(jù)傳統(tǒng)信息服務(wù)職能分布的范圍，用戶團(tuán)體可能參與了信息服務(wù)的幾乎所有方面(包括從數(shù)據(jù)錄入到程序設(shè)計)。至少，用戶部門要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的輸入。在聯(lián)機(jī)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)輸入還包括把來自視頻顯示設(shè)

7、備的原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為機(jī)器可讀的形式。在成批處理系統(tǒng)中，用戶負(fù)責(zé)完成準(zhǔn)確和合法的原始資料。然后將這些原始資料分批并發(fā)送到信息服務(wù)的數(shù)據(jù)錄入部門。這種成批轉(zhuǎn)錄處理的一個嚴(yán)重問題是原始資料中許多字符是“非法”的，這就會引起經(jīng)常給用戶部門打電話或找上門或者在數(shù)據(jù)庫中存進(jìn)了壞的或者錯誤(1)用戶管理人員報告會。這種報告會適合于在操作級、戰(zhàn)術(shù)級以及戰(zhàn)略級的各級經(jīng)理。(2)用戶分析員報告會。很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員雇用分析員與信息服務(wù)人員聯(lián)系，雖然這些

8、分析員中有一些出色的信息服務(wù)基礎(chǔ)知識，但多數(shù)不是這樣。(3)信息系統(tǒng)的方向(目標(biāo))。這部分教學(xué)大綱的目的是提供一個具體的以計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)的輪廓，這部分大綱主要是以用戶手冊的內(nèi)容為基礎(chǔ)。(4)一般信息服務(wù)方向(目標(biāo))。這部分大綱面向秘書、行政管理助手和文書人員。其目的是說明信息服務(wù)組織和它在公司中的作用，同時鼓勵受以計算機(jī)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)直接影響的那些人參加進(jìn)來。(5)專門職能報告會。在已經(jīng)取得技術(shù)進(jìn)步和新的能力時，使用戶了

9、解這些能力的最好辦法是舉辦專門職能報告會，這類報告會可以介紹以下有關(guān)概念：分公布數(shù)據(jù)處理，新設(shè)備，如何使用查詢語言，字處理，過程控制，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)以及新的設(shè)計思想等等。9.在可響應(yīng)性和可靠性之間保持平衡。由于開發(fā)和維護(hù)一個信息系統(tǒng)可用的資源是有限的。因此，信息服務(wù)部門必須在系統(tǒng)可響應(yīng)性和可靠性之間保持平衡。例如，一個信息服務(wù)管理人員不能把為某個項目的可響應(yīng)性先前提供的資源轉(zhuǎn)給另一個用戶。信息服務(wù)管理人員不能忽略保持已批準(zhǔn)的項目按計劃

10、進(jìn)行的責(zé)任。這幾乎是信息服務(wù)管理人員必須解決的一個日常沖突。10.信息服務(wù)的戰(zhàn)略規(guī)劃。信息服務(wù)的戰(zhàn)略規(guī)劃，由高級信息服務(wù)的指導(dǎo)委員會來制定(如果該委員會存在)。而信息服務(wù)人員作為執(zhí)行人員來開發(fā)由指導(dǎo)委員會批準(zhǔn)的這個規(guī)劃。11.與廠商的談判。根據(jù)公司的政策，應(yīng)該把硬件和軟件的廠商請到一個中心地點(至少在開始時如此)。由于信息服務(wù)管理人員要例行地與各種廠商談判，因此，信息服務(wù)部門是最初與廠商談判的一個合理的地點。這種做法的最大限度地避免

11、了某些不負(fù)責(zé)的廠商向無經(jīng)驗的用戶提交一大堆產(chǎn)品清單的情況。這種方法另一個理由是標(biāo)準(zhǔn)化。例如，采購獨立的字處理計算機(jī)的情形是很普遍的，但是如果一個公司每個部門所采購的字處理計算機(jī)與其他部門都不同，則將抵消了硬件兼容性所帶來的明顯的利益。12.字處理。指定信息部門來負(fù)責(zé)字處理系統(tǒng)的理由與指定他們負(fù)責(zé)與廠商談判的理由非常接受。為了作出字處理方法和字處理設(shè)備的一次性的決定，用戶管理人員將花費(fèi)大量的時間，為了作出一項非正式的決定，他們必須去熟悉