商務禮儀、郵件禮儀培訓

1、封面頁 （設計好之后可以刪掉這個文本框哦）,做有溫度的職場菜鳥,Powerful e-mail 職場郵件禮儀培訓,不當小白的第一步，從郵件開始,For myself,姓名：張義銘坐標：山東濟南微博ID：唉呀媽呀小清戣拖延癥晚期的巨蟹座，妄想做一個安靜的段子手的三流小報記者微博校園線下渠道東北大區(qū)HR組長,目錄,Contents,發(fā)電郵前你所須知的,開始寫郵件,收郵件和收到之后,其他金手指,發(fā)前須知,選好郵箱,發(fā)郵件前先

2、要有一個高逼格的郵箱什么？你還沒有郵箱？還在用QQ傳文件？什么？你還在用QQ郵箱？什么？你不知道都有什么郵箱？,那還等什么？還不快去注冊？,開始寫郵件,關(guān)于版面,收件人/TO：郵件的受理人，直接相關(guān)者，有義務回復響應并更具情況處理。抄送/CC：郵件內(nèi)容的知情者，間接相關(guān)者，無義務回復，如有意見可隨郵件回復。注意：1.收件人/TO 和抄送/CC 使用時，建議按一定順序排列，比如按照職務高低排 序，適當規(guī)則有助于提升職場

3、形象； 2.只給需要此郵件的人發(fā)郵件，按照部門規(guī)章制度，切勿亂發(fā)，亂抄送； 3.轉(zhuǎn)發(fā)郵件原文時要慎重考慮，切勿直接轉(zhuǎn)發(fā)機密郵件！subject：1.切勿空白主題或隨意主題；失禮！ 2.簡短有力，直接概括重要信息；最好寫清楚郵件來源，如“齊魯理工學院 xxxx活動反饋”，簡潔明了；

4、 3.切忌錯別字和錯誤信息。重要郵件可以標注【緊急】,開始寫郵件,關(guān)于開頭和結(jié)尾,1.適當稱呼用語，拿捏尺度； 2.定格寫稱呼用語，慎用英文稱呼和Dear 等熟人常用稱呼；3.適當?shù)膯柡蛘Z，對長輩/上級用敬語，晚輩/下屬用謙辭；4.結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥?/p>

5、”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。,開始寫郵件,關(guān)于正文,1. 若首次溝通，第一件應當自報家門，以示對對方的尊重；2.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。3.注意Email的論述語氣，以免引起對方不適；4.合理提示加粗，背景色，標紅，下劃線等突出重要信息；,開始寫郵件,關(guān)于正文,5.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。直接插入正文中；6. 在正式郵件中慎用顏文字符號，在商務信函里

6、面這樣顯得比較輕佻；7.郵件所需要說的事件過多時善用分組和標號。,開始寫郵件,示例,開始寫郵件,附件須知,1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件；2. 附件文件應按正確的名字命名，要夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，最好打包壓縮發(fā)送。,開始寫郵件,結(jié)尾簽名,每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。（這有別與郵件正文的自我介紹?。?

7、1. 簽名信息不宜過多?？砂ㄐ彰?、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，一般5-7行；2.不要只用一個簽名檔，對不通的to對象用不同的簽名；3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，字號一般應選擇比正文字體小一些。,收到之后要做的,回復郵件的小錦囊,,,,,及時回復關(guān)閉自動回復,進行針對性回復,不要就同一問題多次回復討論,區(qū)分單獨回復和回復全體,主動控制郵件的來往點擊“回復全部”前，要三思而行！

8、回復時注意禮貌用語和語氣,注意事項,收到之后要做的,1.當事件涉及較多或問題較多時； 先打電話或發(fā)消息溝通，再發(fā)郵件走正式流程 電話溝通效果最佳，而郵件屬于正式流程。2.跨區(qū)域/部門發(fā)送郵件請求幫助時； 在完成溝通后，求助時抄送給自己本部門/區(qū)域的主管；如果能同時抄送所求助區(qū)域/部門的負責人更佳。3.溝通有度，層次分明，切忌私自越級反饋。 出現(xiàn)問題時第一時間to自己的直屬負責人，cc簡

9、介負責人； 當出現(xiàn)對直屬負責人不滿意越級反饋告狀時，要cc直屬負責人，做到彼此知情。,其他金手指,1.怕漏收郵件怎么辦？善用郵箱軟件PC端口有foxmail、outlook等客戶端；手機客戶端有網(wǎng)易郵箱大師、QQ郵箱工具等；養(yǎng)成每日定時收取郵件的好習慣，來郵件及時回復不積壓郵件和工作；定期清理收信箱，對無用和垃圾郵件進行處理。,其他金手指,2.怕發(fā)錯郵件怎么辦？在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消

10、息；如果有需要 還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦；不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓；所有的郵件發(fā)送前都要經(jīng)過Double cherk 后才能發(fā)送，對各項進行檢查；發(fā)件前了解對方的情況和習慣，在語言、字號等方面，尊重對方習慣,其他金手指,3.怕發(fā)了郵件沒人理怎么辦？溝通確認和反饋，對重要項目，發(fā)郵件前后都要做到其他方式溝通；自身先養(yǎng)成來信回復的好

11、習慣；有時候如果郵件出去并未得到回復，可以嘗試私信或提醒；在郵件結(jié)尾適當加入“I am looking for you reply ”、"Sincerely "或者“請盡快回復”等用語，潛意識里“催更”在自己的郵件中做到不犯錯誤，簡明扼要，保證項目順利進展，,封面頁 （設計好之后可以刪掉這個文本框哦）,我們是小白，但我們有溫度,進入微博校園渠道的第一天,就是你們進入職場的開始,從現(xiàn)在起，學會使用郵件，對