淺談石油化工工程項(xiàng)目采購管理中的成本控制 (2)

1、融zH^NsH^Nc丑E商界淺談石油化工工程項(xiàng)目采購管理中的成本控制隨著中國改革開放步伐的加快，特別是加人’盯0后，一些國際流行的工程建設(shè)項(xiàng)目管理模式陸續(xù)引進(jìn)到中國的石油化工工程項(xiàng)目管理中現(xiàn)代項(xiàng)目管理也倍受各方關(guān)注。項(xiàng)目采購管理是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容加強(qiáng)采購管理、提高采購管理水平對(duì)保證項(xiàng)目的圓滿完成意義重大。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零配件、服務(wù)和其他物質(zhì)資源。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和

2、服務(wù)是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。項(xiàng)目采購是指丁程項(xiàng)目設(shè)備、材料采購業(yè)務(wù)的總稱，是從系統(tǒng)外部獲得項(xiàng)目建設(shè)所需的設(shè)備、物資及與之相關(guān)服務(wù)的完整采辦過程。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目采購目標(biāo)所進(jìn)行的一系列的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)工作就是項(xiàng)目的采購管理。它是以提高企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)的管理思想和管理模式。一、石油化工工程項(xiàng)目采購的特點(diǎn)(一)采購資金占用大。石油化工工程項(xiàng)目采購總價(jià)值占項(xiàng)目總投資的比重大。一般采購總價(jià)值占總項(xiàng)目資金比例為6睢70％。(二)

3、采購工作時(shí)間跨度大。與普通項(xiàng)目不同石油化工工程項(xiàng)目的采購工作時(shí)間跨度很大，一般從項(xiàng)目初期的方案設(shè)計(jì)一直持續(xù)到設(shè)備安裝調(diào)試投產(chǎn)。(三)采購供貨周期長。石油化工工程項(xiàng)目的采購周期通常包括設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)期、訂贊期、設(shè)備制造期、運(yùn)輸期和通關(guān)提貨期。石油化工工程項(xiàng)目需要采購的大型設(shè)備和大宗材料太部分都是為項(xiàng)目定制的，普遍供貨周期tB較長?？陬櫺?四)采購管理制約因素多。石油化工工程項(xiàng)目普遍施工地點(diǎn)都遠(yuǎn)離業(yè)主和承包商的公司總部，而且地理位置一般都比較偏遠(yuǎn)

4、，有些項(xiàng)目甚至在國外的偏遠(yuǎn)地區(qū)。二、石油化工工程項(xiàng)目采購管理中成本控宥J的美鍵環(huán)節(jié)采購管理涉及到項(xiàng)目實(shí)旌中工期、成本、質(zhì)量和安全四大控制過程，材料、設(shè)備采購的不及時(shí)，不能按期到貨就會(huì)拖延工期影響整個(gè)計(jì)劃進(jìn)度，導(dǎo)致增加成本。在石油項(xiàng)目采購管理成本控制中應(yīng)灃意以下幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：(一)根據(jù)不同項(xiàng)目或各項(xiàng)目工作承包的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)和施工等兇索確定項(xiàng)目管理模式，從而確定項(xiàng)目采購模式，便于采購成本控制。(二)實(shí)施項(xiàng)目采購預(yù)算制。有了采

5、購預(yù)算的約束能提高項(xiàng)目資金的使用豉聿，優(yōu)化項(xiàng)且采畸管理中資源的調(diào)配從而達(dá)判控制項(xiàng)目秉購成本的目的。(三)供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。項(xiàng)目供應(yīng)商一旦選錯(cuò)，將給項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響，因此要特別慎重。(四)充分利用好項(xiàng)目組織所處的宏觀和微觀環(huán)境。在項(xiàng)目采購管理中充分利用有利的環(huán)境因素，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。(五)強(qiáng)化合同執(zhí)行中的成本控制。在合同執(zhí)行階段合理利用第三方的資源參與項(xiàng)目采購管理，可以有效降低項(xiàng)目采購管理成奉。三、確定項(xiàng)目采購

6、模式根據(jù)不同石油化工工程項(xiàng)目或不同項(xiàng)目工作承包設(shè)計(jì)深度、技術(shù)復(fù)雜程度、工期長短和工程量太小等凼素綜合考慮采取一種有效的合同方式，從而在整體上結(jié)合業(yè)主節(jié)約投資。常見的項(xiàng)目采購模式主要有EPc總包模式、EPc模式和EPc模式三種。在EPc總包模式下，工程總承包商按照合同約定承擔(dān)設(shè)計(jì)、采購、施工和試運(yùn)行服務(wù)等工作，并對(duì)承包工程的質(zhì)量、安全、工期和造價(jià)全面負(fù)責(zé)，最終向業(yè)主提交一個(gè)滿足使用功能的項(xiàng)目。業(yè)主一般只對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)過程實(shí)施監(jiān)督采購也是由業(yè)

7、主的采辦部門監(jiān)督承包商進(jìn)行。在此模式下，可通過多項(xiàng)目采購協(xié)議及統(tǒng)一的項(xiàng)目采購策略降低投資。多項(xiàng)目采購協(xié)議是業(yè)主就一種商品(設(shè)備席|料)的唯一供應(yīng)商。EPc總包從項(xiàng)目采購的角度出發(fā)，有利于采購人員與設(shè)計(jì)施工單位的協(xié)調(diào)溝通、對(duì)控制材料采賄有利，可大大降低工程余料。在EPC模式下由業(yè)主選定兩家承包商，一家負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)與采昀，另一家負(fù)責(zé)施工，業(yè)主負(fù)責(zé)促進(jìn)承包商之間的合作，以符合降低項(xiàng)目總投資的目標(biāo)。項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與采購由一家承包商負(fù)責(zé)，必然會(huì)促使該承包

8、商在設(shè)計(jì)階段就能夠使設(shè)備材料的概算盡可能滿足工程技術(shù)方面的要求，又可有效地從設(shè)計(jì)源頭上控制工程材料預(yù)算。在EPc模式下，由業(yè)主選定兩家承包商，一家負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)，另一家負(fù)責(zé)采購與施工。業(yè)主與各承包商之間存在溝通協(xié)調(diào)，整個(gè)項(xiàng)目材料由采購與施工總承包商統(tǒng)一購人，在內(nèi)部質(zhì)量管理比較科學(xué)的施工企業(yè)，這對(duì)控制質(zhì)量有了基礎(chǔ)把握。對(duì)于一個(gè)大型的工程項(xiàng)目，通為工程進(jìn)度和施工中對(duì)專業(yè)水平的具體要求，一個(gè)項(xiàng)目由旋工萬方數(shù)據(jù)萬方數(shù)據(jù)商界FAzHANsHANc丑E與

9、采購總承包商承包后可能分包給更多的分包商根據(jù)業(yè)主的采購決策制定出最佳經(jīng)濟(jì)批量，可以明顯降低采購成本。四、制定臺(tái)理采購預(yù)算制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對(duì)項(xiàng)目采購成本估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對(duì)項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了臺(tái)理的配置和分發(fā)。而且建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管

10、理中資源的調(diào)配查找資金使用過程中的一些例外情況，有效地控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購成本的目的。五、加強(qiáng)供應(yīng)商的選擇和管理供應(yīng)商是項(xiàng)目采購管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)。一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則；另一方面也能對(duì)采購成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。選擇供應(yīng)商的方式主要是公開競爭性招標(biāo)采購。供應(yīng)商的選擇就是通過招投標(biāo)方式選定合格供應(yīng)商、簽訂供貨合同的過

11、程。為了在公開競爭性招標(biāo)中選擇到合格的供應(yīng)商。必需在招標(biāo)中進(jìn)行嚴(yán)格的資格預(yù)審。經(jīng)資格預(yù)審可正確了解參加競爭性投標(biāo)的投標(biāo)人數(shù)目、公司性質(zhì)和組成等。便于招標(biāo)人針對(duì)潛在投標(biāo)人的動(dòng)向進(jìn)行招標(biāo)決策：可以了解潛在投標(biāo)人的能力，提前進(jìn)行資信調(diào)查以確定潛在投標(biāo)人是否有能力承擔(dān)擬招標(biāo)的項(xiàng)目；可以防止皮包公司參加投標(biāo)，避免給招標(biāo)工作帶來不良影響和風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)可以減少評(píng)標(biāo)的工作量。在項(xiàng)目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價(jià)格幫助采購方以

12、最低價(jià)格取得符合要求的工程或物資；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。六、采購環(huán)境的利用項(xiàng)目的采購環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境兩個(gè)方面。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織如何采購產(chǎn)生影響的外部變化。包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的出臺(tái)、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動(dòng)和通貨膨脹的存在等各種因素。微觀環(huán)境則是指特定項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境J及其在宏觀市場中所處的地位和具有的影響力。項(xiàng)目組

13、織內(nèi)部環(huán)境包括項(xiàng)目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序即實(shí)施采購的過程和程序。七、強(qiáng)化臺(tái)同執(zhí)行階段的成本控制在項(xiàng)目采購管理中降低成本，應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購流程中的成本降低，是對(duì)采購總成本的控制合同的執(zhí)行過程中的成本控制點(diǎn)主要有催交、檢驗(yàn)和物流三方面。催交工作主要是督促供應(yīng)商按照合同規(guī)定的期限提供技術(shù)文件和材料以滿足工程設(shè)計(jì)和現(xiàn)場施工安裝的要求。催交工作的要點(diǎn)是要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的控制和保證措施，確保進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。設(shè)備

14、和材料的檢驗(yàn)是合同執(zhí)行過程控制中非常重要的一項(xiàng)工作，檢驗(yàn)工作是否嚴(yán)格把關(guān)，直接關(guān)系到設(shè)備和材料的質(zhì)量，甚至關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。石油化工工程項(xiàng)目檢驗(yàn)工作一般分為四個(gè)等級(jí)：一級(jí)檢驗(yàn)，即接收檢驗(yàn)。當(dāng)設(shè)備相對(duì)簡單且供貨商的供貨情況良好時(shí)只需檢驗(yàn)設(shè)備外觀不存在損傷，就可直接現(xiàn)場接收。二級(jí)檢驗(yàn)，即發(fā)貨前最終檢驗(yàn)。當(dāng)設(shè)備相對(duì)比較復(fù)雜?，F(xiàn)場修復(fù)有一定困難時(shí)，在設(shè)備制造完畢，包裝發(fā)運(yùn)之前要委派檢驗(yàn)人員前往制造廠對(duì)設(shè)備外觀及所有規(guī)定的記錄及技術(shù)文件進(jìn)行檢查，

15、符合要求即可發(fā)貨，否則整改合格后才可發(fā)運(yùn)。三級(jí)檢驗(yàn)，即有限檢驗(yàn)。對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、要求嚴(yán)格的設(shè)備，制造廠應(yīng)在設(shè)備制造到達(dá)預(yù)先規(guī)定的停止點(diǎn)時(shí)，通知項(xiàng)目組或項(xiàng)目組委托或認(rèn)可的第三方派出檢驗(yàn)人員前往監(jiān)督檢查合格后才可進(jìn)行下道工序。四級(jí)檢驗(yàn)，即駐廠檢驗(yàn)。對(duì)一些制造難度較大工期要求較緊的重要設(shè)備，項(xiàng)目組委派檢驗(yàn)師駐廠對(duì)設(shè)備或材料制造的全過程進(jìn)行監(jiān)制。催交和檢驗(yàn)工作持續(xù)時(shí)間長，工作鬟冗需要配備具備專業(yè)知識(shí)和能力的專職人員。而為了降低項(xiàng)目管理成本，現(xiàn)在石油

16、化工工程項(xiàng)目在搭建組織機(jī)構(gòu)時(shí)都要控制項(xiàng)目組的規(guī)模，控制管理人員數(shù)量，單靠項(xiàng)目組自身的能力很難適應(yīng)項(xiàng)目對(duì)設(shè)備和材料催交和檢驗(yàn)的要求。因此，可以在合同執(zhí)行中選用第三方催變、檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)的方式，在項(xiàng)目組的監(jiān)管下，開展催變檢驗(yàn)工作。石油化工工程項(xiàng)目的業(yè)主采購管理中，物流是狹義上的物流，主要涉及貨物和材料合同的執(zhí)行。具體包括運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、進(jìn)口設(shè)備辦理、進(jìn)口審批、報(bào)關(guān)、退貨、暫時(shí)進(jìn)口后返出的貨物和運(yùn)出境外保修貨物的出口等。將項(xiàng)目采購管理中物流業(yè)務(wù)采用

17、第三方物流的模式進(jìn)行只要項(xiàng)目組合理選擇第三方合作伙伴，加強(qiáng)監(jiān)管就能高效率、低成本地完成項(xiàng)目的物流業(yè)務(wù)。八、結(jié)束語隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對(duì)項(xiàng)目管理、采購管理認(rèn)識(shí)的不斷深入，采購在工程項(xiàng)目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤增長點(diǎn)，采購管理也發(fā)展成為成本控制和促進(jìn)項(xiàng)目教應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。石油化工工程項(xiàng)目投資大、周期長、環(huán)境負(fù)責(zé)等特點(diǎn)，更要求對(duì)采購的全過程進(jìn)行精細(xì)化管理，合理控制成本。采購管理者只要抓住石油化工工程項(xiàng)目采購管理中成本控