采購業(yè)務流程整合與有效監(jiān)控應用

1、理|采購業(yè)務流程整合與布效監(jiān)控應用文朱建勛魏攆采購業(yè)務在工程項目總支出中占有60%以上的份額，采購質量直接影響工程質量和安全，采購作為工程項目實施的重要環(huán)節(jié)，其工作效率對工程進度具有關鍵性的作用，采購還是廉政建設的重點環(huán)節(jié)。圍繞采購業(yè)務管理流程化和陽光采購體系建設，中國石化集團洛陽石化工程公司于2008年引進開發(fā)了“采購集成管理信息系統(tǒng)“(簡稱IPMS)2010年經過二次開發(fā)，完善了采購工作平臺建設，使系統(tǒng)流程設置與實際工作需要更加吻合

2、。在這個平臺上既實現(xiàn)了采購流程化作業(yè)，也整合了內控制度的監(jiān)控、審批的各個環(huán)節(jié)，同時實現(xiàn)了業(yè)務公開。IPMS還是一個價格數據庫，為造價管理、費用控制提供了豐富的基礎數據。IPMS的開發(fā)應用是一次計算機信息系統(tǒng)輔助管理、提高績效，推進工程項目采購管理現(xiàn)代化的成功案例。開發(fā)背以EPC總承包方式的工程項目不斷增多，每年811個項目同時運行，年采購合同額3040億元。并行的項目多給采購管理帶來了很大困難。每一個項目業(yè)主有不同的管理深度和要求，有的

3、業(yè)主要求來60命固物流與罪購.201峙.2期購前審批每一份請購文件，參與每一次商務談判，參與每一次到貨驗收有的業(yè)主還要求自己簽訂關鍵設備采購合同，由總承包單位進行催交和檢驗有的業(yè)主則什么都不管，只要總承包單位將裝置建成交付即可。為適應每個項目的獨特性，每一個項目執(zhí)行團隊在制定采購流程時，基本保證符合公司項目管理標準體系，但又各不相同。有的項目采購活動在本部執(zhí)行，有的在項目現(xiàn)場執(zhí)行。生產任務的增加，采購人力資源不足的矛盾也日益突出。而工程

4、采購與生產采購的最大區(qū)別是，工程采購中有大量的非標產品，采購開始時僅有一個產品的技術方案。從方案到實物是一個復雜的過程，比定型產品采購中的風險大的多，不經過大量的協(xié)調和監(jiān)控很可能最終的實物不能滿足現(xiàn)實的需要。工程采購人員的培養(yǎng)是需要時日的，全國范圍內工程采購人員都是稀缺資掘。公司急需一種有力的手段，將工程采購過程的風險控制方法固化在采購作業(yè)流程中，無論是熟練的人員還是新手都能在這一流程中步步為營，將風險控制方法運用到位，即使有遺漏也能及

5、時發(fā)現(xiàn)。在諸多的現(xiàn)代管理方法中，用軟件系統(tǒng)固化作業(yè)流程是一個必然的選擇。求性分析工程建設、物資采購是商業(yè)賄賂治理的重要領域，采購崗位屬于高危崗位。不規(guī)范的采購可誘發(fā)貪污腐化、索要回扣、損公肥私等違紀違法行為。供應商收買來購人員的權力之后，勢必會放松對產品質量和進度的管理，給工程項目帶來風險，加強采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督成為采購部門、監(jiān)督部門乃至上級的重要職責，是保護員工、順暢工作流程亟待規(guī)范的問題有限的監(jiān)督人員力量，面對多現(xiàn)場分散采購如何保證監(jiān)

6、控不缺位也是期待解決的難題。“陽光是最好的防腐劑最有效的監(jiān)督就是將來購過程公開，公開采購每一個環(huán)節(jié)的結果一過程文件。需要一個平臺，進行審批操作時必須能夠方便地查閱上游環(huán)節(jié)的每一項記錄，從每一頁報價文件到會議簽到表，這些文件一旦上傳到IPMS上就不可撤銷和更改，保持原始憑證的客觀性和真實性。在原有的分散作業(yè)的狀態(tài)下，整個采購過程產生的文件均由流程中的作業(yè)人員自己保管，各工作環(huán)節(jié)的信息多沉淀在各個崗位具體經辦人手中，難以共享和公開。工程造價

7、部門需要設備材料的即時價格信息，用以估算新項目的工程造價，市場開發(fā)部門在總承包項目的報價竟標時需要快速提供相似設備材料的采購成本。每年來購的設備材料類別、型號數以萬計，市場價格不停被動，急需將這些數據電子化，以便于整理分析運用。傳統(tǒng)采購業(yè)務麗臨著信息化流程再造，技術進步已經為傳統(tǒng)業(yè)務的提升、效能的提高提供了現(xiàn)實可能。中國石化采購電子商務網(EC)系統(tǒng)是，總部推進物資供應體制改革、強化物資管理、公開采購過程的重要措施。EC為每一個企業(yè)的采

8、購活動提供了公開、公平、公正的競價平臺，是國內最成功的企業(yè)電子商務平臺。但其本身存在的一個問題仍不能滿足工程公司的需要。一是工程設備采購需要經過一個技術評標的過程，最終要與供應商簽訂技術協(xié)議，技術協(xié)議是供應商的報價基礎。EC網上沒有技術評標的過程，也沒有記錄技術評標結果的功能。二是EC中的審批過程在早期建網的時候固化其中，不能根據內控流程進行調整。EC上的請購文件只提供人工錄入方式，效率較低。實現(xiàn)網上采購必須能夠整合EC系統(tǒng)?？偛?00

9、9年開始推行重點業(yè)務公開信息系統(tǒng)，業(yè)務公開是全面推進企業(yè)管理改革的項重要內容，是加強物資采購管理、降本增效的有效手段，是從源頭上防止國有資產流失、防止暗箱操作和腐敗現(xiàn)象滋生的根本途徑，對于高效廉潔地提升保障供應能力、提升物資供應專業(yè)化管理水平具有重要意義。信息化、網絡化浪潮對傳統(tǒng)作業(yè)提供了流程再造和功能整舍的技ANALYSISI分析術基礎，為解決以上問題，建立一密集成，避免了重復錄人、保證了套基于采購管理模式和審批流程的供應商的統(tǒng)一管理

10、s實現(xiàn)采購業(yè)務采購集成管理信息系統(tǒng)已經迫在眉與中國石化EC系統(tǒng)的接口集戚，實睫，這套系統(tǒng)應實現(xiàn)以下功能:涵現(xiàn)與總部業(yè)務公開信息系統(tǒng)的接口蓋公司采購過程的每一個環(huán)節(jié)，實集成?，F(xiàn)流程化操作的要求，動態(tài)鏈接中IPMS系統(tǒng)中，審核工作提示與國石化供應商管理系統(tǒng)和EC，利用郵件結合，使審核工作提示更直好現(xiàn)有資驚:實現(xiàn)公司內控制度審接、及時，系統(tǒng)主動性增強、用戶批的需要，實現(xiàn)總部業(yè)務公開的要使用更方便、進一步提高工作效求，實現(xiàn)公司內部信息共享的需率

11、s基于BS(削覽器服務器)結耍，實現(xiàn)監(jiān)察、審計等部門的適時構的網絡管理系統(tǒng)整體提高了辦公查閱和監(jiān)督。效率，降低了辦公戚本，實現(xiàn)遠程信息交流，解決異地辦公的局限成果成效性，提高了執(zhí)行力，審批效率大大IPMS系統(tǒng)將來購工作流程全部提高，原來需要三個月的審批時信息化，根據內控要求對采購方間，現(xiàn)在在系統(tǒng)中l(wèi)周即可完成，工案、詢價、供應商選擇與價格確作效能得以大幅度提高。定、合同審批流程定制，依據項IPMS全面提升了采購管理水目、級別、金額、自動

12、流轉的審核平。IPMS系統(tǒng)具有嚴格的項目管理過程全程記錄，對采購過程做到有設置:角色、人員、權限、供應商據可查，有據可依。實現(xiàn)公開、透范圍、審核流程、工作權重等等都明、科學的采購規(guī)范和采購流程。按照項目獨立分配和設置，不同項IPMS系統(tǒng)將來購信息網絡化，目之間的業(yè)務都是獨立運作，同時采購業(yè)務的網上審核與監(jiān)督實現(xiàn)了又可共享其他項目取得的經驗和l數整個果買過程全方位的動態(tài)監(jiān)管和據，使得決策更加科學。系統(tǒng)具有監(jiān)控，使事后審查變?yōu)槭虑氨O(jiān)督，的多

13、角度的綜合分析、查詢功能，采購部門、監(jiān)督部門、領導三個層可按專業(yè)、裝置、項目、各個環(huán)節(jié)次的監(jiān)督得以有序有效開展，保證編號逐級匯總查詢，實現(xiàn)采購狀了規(guī)范操作，杜絕了違規(guī)操作。絕態(tài)、采購進度、業(yè)務的統(tǒng)計、分析大多數事前監(jiān)督通過IPMS系統(tǒng)進行與查詢$固化采買工作中的供應商審核，問題可以得到及時糾正，提選擇、詢比價、評標、合同以及相高了管理水平，提升了工作效能。關環(huán)節(jié)評審流程，保證每個關鍵環(huán)IPMS實現(xiàn)了與EC系統(tǒng)、重點節(jié)的落實和受控。采購過

14、程文件的業(yè)務公開信息系統(tǒng)等的整合和對管理，實現(xiàn)了采購過程中各階段來接，實現(xiàn)了信息共享和數據的有序購文件的附件的上傳和存檔，保證流轉。實現(xiàn)了請購單數據傳遞的電了采購過程文件的完整。采購工作F化，實現(xiàn)了項目物資材料控制和質量得到了有效保證，公司管理水過程控制的統(tǒng)一管理。為詢價工作平與時俱進不斷提高。因奠定了穩(wěn)定的數據基礎。IPMS的供(未建勛、魏棒:中國石化集團應商管理與中國石化供應商系統(tǒng)緊洛陽石化工程公司)中圃流與噩鵬.201埠.2J11