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1、采購與供應(yīng)商管理:采購員向供應(yīng)商詢價的技巧采購與供應(yīng)商管理:采購員向供應(yīng)商詢價的技巧“詢價(RequestfQuotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后,通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購,需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件,對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時,對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分,詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料,來方便其報
2、價作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話,以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異,對于詢價時所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應(yīng)商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個主要的部分。一、詢價項目的“品名”與“料號”首先,詢價項目的“品名“以及“料號“是在詢價單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品,這即是所謂的“品名“以及其所代表的“料號“,這也是買賣雙方在日后
3、進(jìn)行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性,在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達(dá)十多個位數(shù),其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同,甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。二、詢價項目的“數(shù)量”通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量,這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有“年
4、需求量“、“季需求量“甚至“月需求量“;“不同等級的需求數(shù)量“,如數(shù)量為500K,1M,3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量“;或產(chǎn)品“生命周期的總需求量“。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外,也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。在詢價時買方通常都有一個通病,那就是怕量少而無法得到好價格,便把需求量或采購量予以“膨脹“。此時,雖然采購能夠獲得短期的利益,就算拿到了量產(chǎn)的價格,如果在真正進(jìn)行采購后,無法達(dá)到報價的預(yù)期數(shù)量
5、時,供應(yīng)商不是提高價格,便是在其他方面減少對客戶的服務(wù),或停止供應(yīng),到頭來得不償失的還是自己。因此,對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通,同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商,如此才能達(dá)到長期配合、持續(xù)供貨的目的。三、詢價項目的“規(guī)格書”規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具,應(yīng)包括最“新版本“的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本,如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。如為國際采
6、購,如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等,也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名,以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供,則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度,在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PROE等等,以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過,在利用電子郵件傳遞檔案的同時,最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面,以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。四、詢價項目的“品
7、質(zhì)”要求表達(dá)詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種,通??梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達(dá)對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求,應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性,綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。A.品牌(BrTradeNames):一般而言,使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的,不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費,也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù),因為只需確認(rèn)產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過,具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高,購買數(shù)量不多時使用品牌方式
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