excel 培訓(xùn)教程（上）

1、1,Excel 培 訓(xùn) 教 程（上）,2,開(kāi)始語(yǔ)：Excel 是Microsoft Office 軟件包的組成部分。按啟動(dòng)Windows應(yīng)用的方法運(yùn)行它后，屏幕上就會(huì)顯示其操作窗口，并且打開(kāi)一張名為Book1(工作薄1)的電子報(bào)表。(如圖所示),標(biāo)題欄,下拉菜單,工具欄,狀態(tài)欄,工作表區(qū),列標(biāo),行號(hào),滾動(dòng)條,工作表標(biāo)簽,單元格,3,建立第一份電子報(bào)表　　“工作簿”在 Microsoft Excel 中是處理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文件，每一個(gè)工

2、作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類(lèi)型的相關(guān)信息；“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個(gè)區(qū)域。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過(guò)它來(lái)輸入顯示。下面將以建立一張員工工資表的操作來(lái)說(shuō)明Excel的一些基本操作：,步驟一、參見(jiàn)右圖 ，單擊A1單元格。工作表提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個(gè)名稱，將光標(biāo)移至單元格內(nèi)后，其狀態(tài)將變成一個(gè)十字形。,4,步驟二、輸入“姓名”，參見(jiàn)下圖。按一下鍵盤(pán)上的右方向鍵，然后輸入

3、“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務(wù)”、“工資額”,使用鍵盤(pán)上的左、右、上、下方向鍵可以將光標(biāo)移至各單元格上，這就選定了當(dāng)前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。,5,步驟四、移動(dòng)鼠標(biāo)單擊A2單元格，然后參照上面的內(nèi)容，輸入其它單元格中的內(nèi)容，結(jié)果參見(jiàn)下圖。,完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了，如圖所示。在這一份電子表格中，所包含的員工數(shù)目有限，但說(shuō)明了基本的操作方法?！　。≈形腅xcel 關(guān)閉當(dāng)前操作窗口時(shí)不會(huì)自

4、動(dòng)保存操作結(jié)果，因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令，否則會(huì)出現(xiàn)“是否保存”的提示。,6,設(shè)置單元格的格式　　與Microsoft Word一樣，在Excel 中也能設(shè)置文字的格式，而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外，還可以設(shè)置其它與數(shù)據(jù)信息相關(guān)的屬性，下面的操作將結(jié)合“員工工資表”的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行說(shuō)明，請(qǐng)先單擊左下方的Sheet 1標(biāo)簽，返回“員工工資表”。,步驟一、單擊行號(hào)1，選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標(biāo)器，進(jìn)

5、入圖 12所示的快捷菜單，并從中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。,7,步驟二、進(jìn)入 “單元格格式”對(duì)話框后，單擊“字體”選項(xiàng)卡。（如圖所示）　　步驟三、從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號(hào)”窗口中設(shè)置文字的大小尺寸?！　〈撕?，您還可以在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性,還能預(yù)覽設(shè)置結(jié)果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設(shè)置的字體格式顯示在電子報(bào)表中。,8,設(shè)置貨幣符

6、號(hào)　　步驟一、單擊D列號(hào)，選定此列中的所有內(nèi)容，接著右擊鼠標(biāo)右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。進(jìn)入“單元格格式”對(duì)話框后選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，參見(jiàn)下圖。,步驟二、在“分類(lèi)”列表窗中選擇“貨幣”項(xiàng)?！　〔襟E三、設(shè)置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號(hào)”，然后單擊“確定”按鈕。,9,加入標(biāo)題　　 為了加入標(biāo)題，首先需要在報(bào)表將插入一行，以便于書(shū)寫(xiě)它，其次還要合并此行中的各列?！　〔襟E一、單擊行號(hào)1，然后從“插入”下拉菜單

7、中選擇“行”命令。,步驟二、單擊行號(hào)1，確保選定新行，然后右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單，接著從中選擇“設(shè)置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡,參見(jiàn)右圖 ，打開(kāi)“合并單元格”檢測(cè)框,最后單擊“確定”按鈕。　　步驟三、在“行1”書(shū)寫(xiě)好標(biāo)題“員工工資表”,并參照前面的內(nèi)容，設(shè)置好標(biāo)題的文字字體與大小尺寸。,10,添加“總計(jì)”單元格　　 Excel 提供有各種用于計(jì)算的函數(shù)，其中SUM將用于“總計(jì)” ，計(jì)算指定列中

8、所有數(shù)值的和。請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作：,步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個(gè)空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令，參見(jiàn)左圖。,在“函數(shù)名”列表窗中選定某個(gè)函數(shù)后，它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類(lèi)”列表窗的下方，您可以據(jù)此了解到這個(gè)所提供的各函數(shù)功能。操作時(shí)，可先從“函數(shù)分類(lèi)”列表窗中選定某類(lèi)函數(shù)，然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類(lèi)函數(shù)的某一個(gè)。,11,步驟二、在“粘貼函數(shù)”對(duì)話框的“函數(shù)名”列表窗中選定SUM函數(shù)，然后單擊“

9、確定”按鈕，參見(jiàn)下圖 。,步驟三、在選定求和范圍后，單擊SUM函數(shù)計(jì)算的結(jié)果信息框中的“確定”按鈕,注：Excel 提供有自動(dòng)計(jì)算功能，如選定“工資額”列中的各單元格后，狀態(tài)欄中就將顯示各項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄的總值。　　若選定單元格后右擊狀態(tài)欄，然后從一份快捷菜單中還能選擇顯示這些選定單元格內(nèi)各數(shù)字的平均值、最大值或最小值等。,12,制作員工工資圖表　　利用Excel 提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來(lái)

10、描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達(dá)各統(tǒng)計(jì)值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請(qǐng)按下列步驟進(jìn)行操作：,步驟一、將光標(biāo)移至A3單元格上。然后單擊它并向下拖動(dòng)，選定各員工的姓名，并按住鍵盤(pán)上的Ctrl鍵，將光標(biāo)移至D3單元格上，向下拖動(dòng)，選定各員工的工資額后，結(jié)束拖動(dòng)并釋放Ctrl鍵，結(jié)果應(yīng)如右圖所示。,13,步驟二、單擊工具箱中的“圖表向?qū)А卑粹o，進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡谝徊讲僮鲗?duì)話框。,注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類(lèi)型”將變成預(yù)

11、覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類(lèi)型與電子報(bào)表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。,14,步驟三、在“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗?duì)話框中，打開(kāi)“行”單選按鈕。,,15,步驟四　單擊“下一步”按鈕后，在“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框的“圖表標(biāo)題”欄中輸入“員工工資圖表”。,,16,步驟五、單擊“下一步”按鈕后，在“圖表位置”對(duì)話框中打開(kāi)“作為新工作表插入”單選按鈕。,17,最后，單擊“完成”按鈕，一張工作圖表就產(chǎn)生了。,18,單元格和區(qū)域引用 引用的作用在

12、于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。 通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一單元格的數(shù)值。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其它應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。 引用不同工作簿中的單元格稱為外部引用。引用其它程序中的數(shù)據(jù)稱為遠(yuǎn)程引用。 在EXCEL中，存在兩種引用類(lèi)型：1.“A1”引用類(lèi)

13、型：用字母標(biāo)志列（從 A 到 IV ，共 256 列），用數(shù)字標(biāo)志行（從 1 到 65536）。2.“R1C1”引用類(lèi)型：用“R”加行數(shù)字和“C”加列數(shù)字來(lái)指示單元格的位置。,19,在默認(rèn)狀態(tài)下，Microsoft Excel 使用 A1 引用類(lèi)型。 如果要引用單元格，請(qǐng)順序輸入列字母和行數(shù)字。例如，D50 引用了列 D 和行 50 交叉處的單元格。 如果要引用單元格區(qū)域，請(qǐng)輸入?yún)^(qū)域左上角單元

14、格的引用、冒號(hào)（：）和區(qū)域右下角單元格的引用。示例如右圖所示。,20,引用工作表外部數(shù)據(jù)　　隨著大量的數(shù)據(jù)積累，還需要通過(guò)鏈接或者外部引用來(lái)共享其它工作簿或工作表中的數(shù)據(jù)。　　如下例中，AVERAGE工作表函數(shù)將計(jì)算同一工作簿中Marketing工作表B1:B10區(qū)域內(nèi)的平均值：,21,一、什么是函數(shù) 　Excel中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶

15、可以直接用它們對(duì)某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如分析和處理日期值和時(shí)間值、確定貸款的支付額、確定單元格中的數(shù)據(jù)類(lèi)型、計(jì)算平均值、排序顯示和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等等。例如，SUM 函數(shù)對(duì)單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行加法運(yùn)算。,參數(shù)　　參數(shù)可以是數(shù)字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的邏輯值、數(shù)組、形如 #N/A 的錯(cuò)誤值或單元格引用。給定的參數(shù)必須能產(chǎn)生有效的值。參數(shù)也可以是常量、公式或其它函數(shù)。 參數(shù)不僅僅是常量、公式或函數(shù)，還可

16、以是數(shù)組、單元格引用。,常量　　　　常量是直接鍵入到單元格或公式中的數(shù)字或文本值，或由名稱所代表的數(shù)字或文本值。例如，日期 10/9/96、數(shù)字 210 和文本"Quarterly Earnings"都是常量。公式或由公式得出的數(shù)值都不是常量。,22,函數(shù)的結(jié)構(gòu)　　如下圖所示，函數(shù)的結(jié)構(gòu)以函數(shù)名稱開(kāi)始，后面是左圓括號(hào)、以逗號(hào)分隔的參數(shù)和右圓括號(hào)。如果函數(shù)以公式的形式出現(xiàn)，請(qǐng)?jiān)诤瘮?shù)名稱前面鍵入等號(hào)（=）。,23

17、,嵌套函數(shù)　　所謂嵌套函數(shù)，就是指在某些情況下，您可能需要將某函數(shù)作為另一函數(shù)的參數(shù)使用。也就是說(shuō)一個(gè)函數(shù)可以是另一個(gè)函數(shù)的參數(shù)?！　　　±缦聢D中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函數(shù)，并將結(jié)果與 50 相比較。這個(gè)公式的含義是：如果單元格F2到F5的平均值大于50，則求G2到G5的和，否則顯示數(shù)值0。,24,Excel 的計(jì)算公式,在Excel 中，“公式”是在單元格中執(zhí)行計(jì)算的方程式，如一個(gè)執(zhí)行數(shù)學(xué)計(jì)算的加、減就是一

18、種簡(jiǎn)單的公式。,在前面的操作中，對(duì)工資額的總計(jì)就使用了這樣的公式，此時(shí)若單擊顯示工資額總計(jì)的單元格——D9，當(dāng)它處于選定狀態(tài)，“編輯欄”中就會(huì)顯示所使用的公式，如圖所示。,,25,只要您記住公式的應(yīng)用法則，無(wú)論在單元格中，還是在“編輯欄”中都能建立并使用公式的。以下是一個(gè)公式范例：,如果正確的創(chuàng)建了計(jì)算公式，那么在中文Excel 2000的默認(rèn)狀態(tài)下，其計(jì)算值就會(huì)顯示在單元格中，公式則顯示在“編輯欄”中。如果要使工作表中所有的公式在顯示

19、公式內(nèi)容與顯示結(jié)果之間切換，可按下CTRL+`組合鍵（位于鍵盤(pán)左上側(cè)）。,26,Excel 的運(yùn)算符,1.算術(shù)運(yùn)算符 　　用于完成基本的數(shù)學(xué)運(yùn)算，如加法、減法和乘法，連接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果等。各算術(shù)運(yùn)算與用途如下表所列。,27,2.比較運(yùn)算符 　　用于比較兩個(gè)值，結(jié)果將是一個(gè)邏輯值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。與其它的計(jì)算機(jī)程序語(yǔ)言查類(lèi)似，這類(lèi)運(yùn)算符還用于按條件做下一步運(yùn)算。各算術(shù)運(yùn)算符名稱與用途如下表所列。,28

20、,3.文本運(yùn)算符 　　這實(shí)際上是一個(gè)文字串聯(lián)符——&，用于加入或連接一個(gè)或更多字符串來(lái)產(chǎn)生一大段文本。如"North" & "wind"，結(jié)果將是North wind。 4.引用運(yùn)算符 　　引用下表的運(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并起來(lái)進(jìn)行計(jì)算。,29,如果公式中使用了多個(gè)運(yùn)算符，Excel 將按下表所列的順序進(jìn)行運(yùn)算。如果公式中包含了相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符，例如，同時(shí)包含了乘法

21、和除法運(yùn)算符，則將從左到右進(jìn)行計(jì)算。如果要修改計(jì)算的順序，可把需要首先計(jì)算的部分放在一對(duì)圓括號(hào)內(nèi)。,30,應(yīng)用計(jì)算公式的范例：,1.求和應(yīng)用=SUM(F6,D7,–E7) 2.合并“姓”和“名”=D5&" "&E53.合并日期與文本 ="時(shí)間："&TEXT(F5, "d-mmm-yy")4.按百分比增加 =$F$5*(1+5%)

22、5.基于單個(gè)條件求和 =SUMIF(B3:B8,">20",D3:D8),31,認(rèn)識(shí)TEXT工作函數(shù)　　上面“合并日期與文本”公式中的TEXT是一個(gè)常用的工作表函數(shù)，能將一數(shù)值轉(zhuǎn)換為按指定數(shù)字格式來(lái)表示的文本?！　≌Z(yǔ)法：TEXT(value,format_text)　　Value 為數(shù)值、計(jì)算結(jié)果為數(shù)值的公式，或?qū)?shù)值單元格的引用?！　ormat_text 所要選用的文本型數(shù)字格式。即

23、“單元格格式”對(duì)話框“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類(lèi)”列表框中顯示的格式。Format_text 不能包含星號(hào)(*)，也不能是“常規(guī)”型?！　EXT工作函數(shù)還能圓整數(shù)值，或者轉(zhuǎn)換日期格式　　示例：　　TEXT(2.715, "￥0.00") 等于 "￥2.72"　　TEXT("4/15/91", "mmmm dd, yyyy") 等于 "Apri

24、l 15, 1991"　　說(shuō)明：　　通過(guò)“格式”菜單調(diào)用“單元格格式”對(duì)話框，然后在“數(shù)字”選項(xiàng)卡上設(shè)置單元格的格式，只會(huì)改變單元格的格式而不會(huì)影響其中的數(shù)值。使用函數(shù) TEXT 可以將數(shù)值轉(zhuǎn)換為帶格式的文本，而其結(jié)果將不再作為數(shù)字參與計(jì)算。,32,認(rèn)識(shí)SUMIF工作函數(shù)　　這是上面“使用單個(gè)條件求和”公式中出現(xiàn)的工作函數(shù)，用于根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格求和。 　　語(yǔ)法：　　SUMIF(range,criteri

25、a,sum_range) 　　　其中：　　Range 為用于條件判斷的單元格區(qū)域。 　　Criteria 為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。例如，條件可以表示為 32、"32"、">32"、"apples"。 　　Sum_range 為需要求和的實(shí)際單元格。只有當(dāng) Range 中的相應(yīng)單元格滿足條件時(shí)，才對(duì) sum_range

26、中的單元格求和。如果省略 sum_range。則直接對(duì) Range 中的單元格求和。,33,相對(duì)引用與絕對(duì)引用 根據(jù)所要完成的任務(wù)，既可以使用相對(duì)單元格引用，也可以使用絕對(duì)單元格引用。前者引用的是相對(duì)于公式單元格位于某一位置處的單元格；后者引用的是特定位置處的單元格。 當(dāng)使用相對(duì)引用生成公式時(shí)，對(duì)單元格或區(qū)域的引用通?；谒鼈兣c公式單元格的相對(duì)位置。當(dāng)復(fù)制使用相對(duì)引用的公式時(shí)，被粘貼公式中的引用將被更

27、新，并指向與當(dāng)前公式位置相對(duì)應(yīng)的其它單元格。 如果不希望在復(fù)制公式時(shí)，引用發(fā)生改變，請(qǐng)使用絕對(duì)引用。 例如，如果公式將單元格 A 5 乘以單元格 C1（＝A5*C1），將公式復(fù)制到另一單元格中，則公式中的兩個(gè)引用都將改變。如果在不希望改變的引用前加一個(gè)美元符號(hào)（$），就可以對(duì)單元格 C1 進(jìn)行絕對(duì)引用。如果要對(duì)單元格 C1 進(jìn)行絕對(duì)引用，請(qǐng)如下在公式中加入美元符號(hào)： =A5*$C$1

28、相對(duì)引用與絕對(duì)引用也可混合使用，如：=$C1 或 =C$1,34,數(shù)據(jù)清單　創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單　　“數(shù)據(jù)清單”是工作表中包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列數(shù)據(jù)行，如前面所建立的“員工工資表”，這張電子報(bào)表就包含有這樣的數(shù)據(jù)行，它可以像數(shù)據(jù)庫(kù)一樣接受瀏覽與編輯等操作。　·數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段　·數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱　·數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)記錄 　　使用鼠標(biāo)器選定單元

29、格區(qū)域，Excel 會(huì)在需要的時(shí)候自動(dòng)建立一份數(shù)據(jù)清單。　　注意：在每張工作表上只能建立并使用一份數(shù)據(jù)清單。也應(yīng)避免在一張工作表上建立多份數(shù)據(jù)清單，因?yàn)槟承?shù)據(jù)清單管理功能(如篩選)等一次也只能在一份數(shù)據(jù)清單中使用。,35,使用數(shù)據(jù)清單，應(yīng)當(dāng)注意遵循下列準(zhǔn)則：,1.將類(lèi)型相同的數(shù)據(jù)項(xiàng)置于同一列中 　　2.使數(shù)據(jù)清單獨(dú)立于其它數(shù)據(jù) 　　在工作表中，數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少要留出一個(gè)空列和一個(gè)空行，以便在執(zhí)行排序、篩選或插入自動(dòng)匯

30、總等操作時(shí)，有利于Excel 檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單。 　　3.將關(guān)鍵數(shù)據(jù)置于清單的頂部或底部 　　這樣可避免將關(guān)鍵數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)清單的左右兩側(cè)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)在Excel 篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)可能會(huì)被隱藏。　　4.注意顯示行和列 　　在修改數(shù)據(jù)清單之前，應(yīng)確保隱藏的行或列也被顯示。因?yàn)?，如果清單中的行和列沒(méi)有被顯示，那么數(shù)據(jù)有可能會(huì)被刪除?！　?.避免空行和空列 　　避免在數(shù)據(jù)清單中隨便放置空行和空列，將有利于Excel 檢測(cè)和選

31、定數(shù)據(jù)清單，因?yàn)閱卧耖_(kāi)頭和末尾的多余空格會(huì)影響排序與搜索，所以不要在單元格內(nèi)文本前面或后面鍵入空格，可采用縮進(jìn)單元格內(nèi)文本的辦法來(lái)代替鍵入空格。,36,編輯數(shù)據(jù)記錄　　對(duì)于數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)記錄，Excel 允許新建、刪除數(shù)據(jù)記錄、按某些條件查詢數(shù)據(jù)記錄，而且操作簡(jiǎn)單，只需要從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“記錄單”命令，進(jìn)入下圖所示的數(shù)據(jù)記錄單對(duì)話框就能完成這些操作。,37,查詢數(shù)據(jù)記錄　　要制定一個(gè)查詢條件，只需單擊“條件”按鈕，進(jìn)

32、入如圖所示的數(shù)據(jù)記錄單對(duì)話框，然后在各字段框中輸入查詢內(nèi)容即可?！　∽⒁猓涸跀?shù)據(jù)記錄單中一次最多只能顯示32個(gè)字段。,38,排序數(shù)據(jù)記錄　　在Excel 中也可以根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資料對(duì)數(shù)據(jù)值進(jìn)行排序?！　“催f增方式排序的數(shù)據(jù)類(lèi)型及其數(shù)據(jù)的順序?yàn)椋?　　1.數(shù)字，順序是從小數(shù)到大數(shù)，從負(fù)數(shù)到正數(shù)。 　　2.文字和包含數(shù)字的文字，其順序是：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（空格）！”# $ % & '

33、 ( ) * + , - . / : ; ? @ [ ] ^ _ ‘ | ~ A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z。 　　3.邏輯值，F(xiàn)alse在True之前。 　　4.錯(cuò)誤值，所有的錯(cuò)誤值都是相等的。 　　5.空白（不是空格）單元格總是排在最后。 　　遞減排序的順序與遞增順序恰好相反，但空白單元格將排在最后。 　　日期、時(shí)間和漢字也當(dāng)文字處理，是根

34、據(jù)它們內(nèi)部表示的基礎(chǔ)值排序。,39,最簡(jiǎn)單的排序操作是使用“常用”工具欄中的按鈕。在這個(gè)工具欄上有兩個(gè)用于排序的按鈕，圖標(biāo)上有AZ與向下的箭頭的按鈕，用于按降序方式重排數(shù)據(jù)。按鈕上標(biāo)有ZA與向下的箭頭的按鈕用于遞減排序。,注意：若選定了某一列后來(lái)使用以上所示的操作，排序?qū)⒅话l(fā)生在這一列中，其它列的數(shù)據(jù)排列將保持不變，其結(jié)果可能會(huì)破壞原始記錄結(jié)構(gòu)，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤！　　可通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”命令，打開(kāi)右圖所示對(duì)話框，對(duì)排序條件進(jìn)行

35、相應(yīng)設(shè)置?！　　芭判颉睂?duì)話框，可以使用的各選項(xiàng)功能所述如下：,40,1.主要關(guān)鍵字 　　通過(guò)一份下拉菜單選擇排序字段，打開(kāi)位于右旁的單選按鈕，可控制按遞增或遞減的方式進(jìn)行排序。 2.次要關(guān)鍵字　　前面設(shè)置的“主要關(guān)鍵字”列中出現(xiàn)了重復(fù)項(xiàng)，就將按次要關(guān)鍵字來(lái)排序重復(fù)的部分。 3.第三關(guān)鍵字 4.有標(biāo)題行 　　在數(shù)據(jù)排序時(shí)，包含清單的第一行。 5.無(wú)標(biāo)題行 　　在數(shù)據(jù)排序時(shí)，不包含清單的第一行。　　注意：如果排

36、序結(jié)果與所預(yù)期的不同，說(shuō)明排序數(shù)據(jù)的類(lèi)型有出入。若想得到最好的結(jié)果，就要確保列中所有單元格屬于同一數(shù)據(jù)類(lèi)型，應(yīng)避免在連續(xù)的單元格中交替輸入數(shù)字或文字。若要將數(shù)字以文字方式輸入，如郵政編碼或產(chǎn)品編號(hào)，請(qǐng)?jiān)跀?shù)字之前加上一個(gè)省略符號(hào)(’)，如：’610000，或在輸入之前把該列格式化為文字，或輸成中文符號(hào)，如：610000。,41,篩選數(shù)據(jù)　　Excel 提供有兩條用于篩選的命令：“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”。,為了使用“自動(dòng)篩選”命令，可以

37、按下列步驟進(jìn)行操作： 　　步驟一、從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“篩選”命令，然后從“篩選”子菜單中選擇“自動(dòng)篩選”命令?！　〈撕?，數(shù)據(jù)清單中第一行的各列中將分別顯示出一個(gè)下拉按鈕，如下圖所示，自動(dòng)篩選就將通過(guò)它們來(lái)進(jìn)行。,,42,高級(jí)篩選數(shù)據(jù)　　使用高級(jí)篩選功能可以對(duì)某個(gè)列或者多個(gè)列應(yīng)用多個(gè)篩選條件。為了使用此功能，在工作表的數(shù)據(jù)清單上方，至少應(yīng)有三個(gè)能用作條件區(qū)域的空行，而且數(shù)據(jù)清單必須有列標(biāo)。“條件區(qū)域”包含一組搜索條件的單元

38、格區(qū)域，可以用它在高級(jí)篩選篩選數(shù)據(jù)清單的數(shù)據(jù)，它包含一個(gè)條件標(biāo)志行，同時(shí)至少有一行用來(lái)定義搜索條件。有了條件區(qū)域，就可以按下列操作步驟來(lái)進(jìn)行高級(jí)篩選：,步驟一、選擇數(shù)據(jù)清單中含有要篩選值的列標(biāo)，將其復(fù)制到條件區(qū)域中的第一空行里的某個(gè)單元格。,步驟二、在條件區(qū)域中輸入篩選條件，如圖所示。,43,步驟三、從“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“篩選”命令，然后從“篩選”子菜單中選擇“高級(jí)篩選”命令，進(jìn)入圖所示的“高級(jí)篩選”對(duì)話框。,步驟四、單擊“高級(jí)篩選

39、”對(duì)話框中“條件區(qū)域”設(shè)置按鈕后，單擊選定條件區(qū)域中的條件，然后再單擊此按鈕返回“高級(jí)篩選”對(duì)話框，最后單擊“確定”按鈕，結(jié)束操作。,在“高級(jí)篩選”對(duì)話框中進(jìn)行操作時(shí)，若篩選后要隱藏不符合條件的數(shù)據(jù)行，并讓篩選的結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)清單中，可打開(kāi)“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”單選按扭。若要將符合條件的數(shù)據(jù)行復(fù)制到工作表的其他位置，則需要打開(kāi)“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”單選按鈕，并通過(guò)“復(fù)制到”編輯框指定粘貼區(qū)域的左上角，從而設(shè)置復(fù)制位置。,44,

40、Excel 培 訓(xùn) 教 程（下）,45,Excel函數(shù)函數(shù)的種類(lèi)： 1.數(shù)學(xué)和三角函數(shù);2.邏輯函數(shù);3.文本、日期與時(shí)間函數(shù);4.查詢和引用函數(shù);5.統(tǒng)計(jì)函數(shù);6.工程函數(shù);7.財(cái)務(wù)函數(shù);8.信息函數(shù);9.數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù);10.用戶自定義函數(shù);,46,1.數(shù)學(xué)和三角函數(shù);,47,48,49,2.邏輯函數(shù);,邏輯函數(shù)是用來(lái)判斷真假值，或者進(jìn)行復(fù)合檢驗(yàn)的Excel函數(shù)。在Excel中提供了六

41、種邏輯函數(shù)。即AND、OR、NOT、FALSE、IF、TRUE函數(shù)。,（一）AND函數(shù) 所有參數(shù)的邏輯值為真時(shí)返回 TRUE；只要一個(gè)參數(shù)的邏輯值為假即返回 FALSE。　　語(yǔ)法：AND(logical1,logical2, ...)，其中Logical1, logical2, ... 表示待檢測(cè)的 1 到 30 個(gè)條件值，參數(shù)必須是邏輯值，或者包含邏輯值的數(shù)組或引用。　　例：=AND(B2>30,B2<

42、60)、=AND(B1:B3) （二）OR函數(shù) OR函數(shù)指在其參數(shù)組中，任何一個(gè)參數(shù)邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE。它與AND函數(shù)的區(qū)別在于，AND函數(shù)要求所有函數(shù)邏輯值均為真，結(jié)果方為真。而OR函數(shù)僅需其中任何一個(gè)為真即可為真。,50,（三）NOT函數(shù) 　　NOT函數(shù)用于對(duì)參數(shù)值求反。當(dāng)要確保一個(gè)值不等于某一特定值時(shí)，可以使用 NOT 函數(shù)。簡(jiǎn)言之，就是當(dāng)參數(shù)值為T(mén)RUE時(shí)，NOT函數(shù)返回的結(jié)果恰與之相反，

43、結(jié)果為FALSE。（四）TRUE、FALSE函數(shù) 　　TRUE、FALSE函數(shù)用來(lái)返回參數(shù)的邏輯值，由于可以直接在單元格或公式中鍵入值TRUE或者FALSE。因此這兩個(gè)函數(shù)通?？梢圆皇褂?。（五）IF函數(shù) 　　IF函數(shù)用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測(cè)試的真假值返回不同的結(jié)果，因此If函數(shù)也稱之為條件函數(shù)。 　　語(yǔ)法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false

44、)。 　　　例：=IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),"")、=IF(B11>60,"合格","不合格"),51,3.文本、日期與時(shí)間函數(shù);,一、文本函數(shù)?。ㄒ唬┐笮?xiě)轉(zhuǎn)換 　　LOWER--將一個(gè)文字串中的所有大寫(xiě)字母轉(zhuǎn)換為小寫(xiě)字母。 　　UPPER--將文本轉(zhuǎn)換成大寫(xiě)形式。 　　PROPER--將文字串的首字母及任何非字母

45、字符之后的首字母轉(zhuǎn)換成大寫(xiě)。將其余的字母轉(zhuǎn)換成小寫(xiě)。示例：　　Lower（pLease ComE Here!）= please come here! 　upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE! 　proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here!,52,（二）取出字符串中的部分字符 　　可以使用Mid、Left、Righ

46、t等函數(shù)從長(zhǎng)字符串內(nèi)獲取一部分字符。具體語(yǔ)法為： 　　 LEFT函數(shù)：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字符數(shù)。 　　 MID函數(shù)：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Start_num是文本中要提取的第一個(gè)字符的位置。 　　 RIGHT函數(shù)：RIGHT(text,nu

47、m_chars)其中Text是包含要提取字符的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字符數(shù)。 　比如： 　　LEFT("This is an apple",4)=This 　　RIGHT("This is an apple",5)=apple 　　MID("This is an apple",6,2)=is,53,（三）去除字

48、符串的空白　　　在字符串形態(tài)中，空白也是一個(gè)有效的字符，但是如果字符串中出現(xiàn)空白字符時(shí)，容易在判斷或?qū)Ρ葦?shù)據(jù)是發(fā)生錯(cuò)誤?！　　≡贓xcel中，可以使用Trim函數(shù)清除字符串中的空白。 　　語(yǔ)法：TRIM(text)　其中Text為需要清除其中空格的文本。 　　　比如：TRIM(”　My name is Mary　　　")=My name is Mary 　　　注意：Trim函數(shù)不會(huì)清除單詞之間的

49、單個(gè)空格，如果連這部分空格都需清除的話，建議使用替換功能。,54,（四）字符串的比較　　EXACT函數(shù)測(cè)試兩個(gè)字符串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。　　函數(shù) EXACT 能區(qū)分大小寫(xiě)，但忽略格式上的差異?！　≌Z(yǔ)法：EXACT(text1,text2)　Text1為待比較的第一個(gè)字符串。Text2為待比較的第二個(gè)字符串。　　例如： EXACT("China"

50、;,"china")=False,55,文本函數(shù)集,56,57,58,二、日期與時(shí)間函數(shù)?。ㄒ唬┤〕霎?dāng)前系統(tǒng)時(shí)間/日期信息 　　　用于取出當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間/日期信息的函數(shù)主要有NOW、TODAY。 語(yǔ)法形式均為 函數(shù)名（）。 （二）取得日期/時(shí)間的部分字段值 　　　如果需要單獨(dú)的年份、月份、日數(shù)或小時(shí)的數(shù)據(jù)時(shí)，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函數(shù)直接從日期/時(shí)間中取出

51、需要的數(shù)據(jù)。　　　示例： 　　設(shè)E5＝2003-5-30 12:30 PM，如果要取E5的年份、月份、日數(shù)及小時(shí)數(shù)，可以分別采用相應(yīng)函數(shù)實(shí)現(xiàn)。　　 YEAR(E5)=2003 　　MONTH(E5)=5 　　DAY(E5)=30 　　HOUR(E5)=12,59,日期與時(shí)間函數(shù)集,60,61,4.查詢和引用函數(shù);1、引用的作用　　在Excel中引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格或單元

52、格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一單元格的數(shù)值。還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其它應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。 2、引用的含義　　關(guān)于引用需要了解如下幾種情況的含義：　　外部引用--不同工作簿中的單元格的引用稱為外部引用。 　遠(yuǎn)程引用--引用其它程序中的數(shù)據(jù)稱為遠(yuǎn)程引用。 　相對(duì)引用--在創(chuàng)建公式時(shí)，單元格

53、或單元格區(qū)域的引用通常是相對(duì)于包含公式的單元格的相對(duì)位置。 　絕對(duì)引用--如果在復(fù)制公式時(shí)不希望 Excel 調(diào)整引用，那么請(qǐng)使用絕對(duì)引用。即加入美元符號(hào)，如$C$1,62,3、引用的表示方法　　關(guān)于引用有兩種表示的方法，即A1 和 R1C1 引用樣式。 ?。?）引用樣式一（默認(rèn)）--A1　　A1的引用樣式是Excel的默認(rèn)引用類(lèi)型。這種類(lèi)型引用字母標(biāo)志列（從 A 到 IV ，共 256 列）和數(shù)字標(biāo)志行（

54、從 1 到 65536）。這些字母和數(shù)字被稱為行和列標(biāo)題。如果要引用單元格，請(qǐng)順序輸入列字母和行數(shù)字。例如，C25 引用了列 C 和行 25 交叉處的單元格。如果要引用單元格區(qū)域，請(qǐng)輸入?yún)^(qū)域左上角單元格的引用、冒號(hào)（：）和區(qū)域右下角單元格的引用，如A20:C35。 ?。?）引用樣式二--R1C1　　在 R1C1 引用樣式中，Excel 使用"R"加行數(shù)字和"C"加列數(shù)字來(lái)指示單元格

55、的位置。例如，單元格絕對(duì)引用 R1C1 與 A1 引用樣式中的絕對(duì)引用 $A$1 等價(jià)。,63,一、ADDRESS、COLUMN、ROW1、 ADDRESS用于按照給定的行號(hào)和列標(biāo)，建立文本類(lèi)型的單元格地址。 語(yǔ)法：ADDRESS(Row_num,Column_num,Abs_num,A1,Sheet_text)　　　Row_num指在單元格引用中使用的行號(hào)。 　　Column_num指在單元格引用中使用的列

56、標(biāo)。 　　Abs_num 指明返回的引用類(lèi)型，1代表絕對(duì)引用，2代表絕對(duì)行號(hào)，相對(duì)列標(biāo)，3代表相對(duì)行號(hào)，絕對(duì)列標(biāo)，4為相對(duì)引用。 　　A1用以指明 A1 或 R1C1 引用樣式的邏輯值。如果 A1 為 TRUE 或省略，函數(shù) ADDRESS 返回 A1 樣式的引用；如果 A1 為 FALSE，函數(shù) ADDRESS 返回 R1C1 樣式的引用。 　　Sheet_text為一文本，指明作為外部引用的工作表的名稱

57、，如果省略 sheet_text，則不使用任何工作表名。 　即：ADDRESS（行號(hào)，列標(biāo)，引用類(lèi)型，引用樣式，工作表名稱）　　比如：　　　ADDRESS(4,5,1,FALSE,"[Book1]Sheet1") 等于 "[Book1]Sheet1!R4C5",64,2、 COLUMN用于返回給定引用的列標(biāo)。 　 語(yǔ)法形式為：COLUMN(reference)　　Re

58、ference為需要得到其列標(biāo)的單元格或單元格區(qū)域。如果省略 reference，則假定為是對(duì)函數(shù) COLUMN 所在單元格的引用。如果 reference 為一個(gè)單元格區(qū)域，并且函數(shù) COLUMN 作為水平數(shù)組輸入，則函數(shù) COLUMN 將 reference 中的列標(biāo)以水平數(shù)組的形式返回。但是Reference 不能引用多個(gè)區(qū)域。 3、 ROW用于返回給定引用的行號(hào)。 　 語(yǔ)法形式為：ROW(reference)

59、　　Reference為需要得到其行號(hào)的單元格或單元格區(qū)域。 如果省略 reference，則假定是對(duì)函數(shù) ROW 所在單元格的引用。如果 reference 為一個(gè)單元格區(qū)域，并且函數(shù) ROW 作為垂直數(shù)組輸入，則函數(shù) ROW 將 reference 的行號(hào)以垂直數(shù)組的形式返回。但是Reference 不能對(duì)多個(gè)區(qū)域進(jìn)行引用。,65,二、AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWS1、 AREAS用于返回引用中包含的區(qū)域個(gè)

60、數(shù)。其中區(qū)域表示連續(xù)的單元格組或某個(gè)單元格。 　語(yǔ)法：AREAS(reference)　　Reference為對(duì)某一單元格或單元格區(qū)域的引用，也可以引用多個(gè)區(qū)域。如果需要將幾個(gè)引用指定為一個(gè)參數(shù)，則必須用括號(hào)括起來(lái)。 　　例如：AREAS(B2:D4) 等于 1、AREAS((B2:D4,E5,F6:I9)) 等于 32、 COLUMNS用于返回?cái)?shù)組或引用的列數(shù)。 　語(yǔ)法：COLUMNS(array)　　Arr

61、ay為需要得到其列數(shù)的數(shù)組、數(shù)組公式或?qū)卧駞^(qū)域的引用。　　例如：COLUMNS(A1:C4) 等于 3、COLUMNS({1,2,3;4,5,6}) 等于 3,66,3、 ROWS用于返回引用或數(shù)組的行數(shù)。 　　語(yǔ)法：ROWS(array)　　Array為需要得到其行數(shù)的數(shù)組、數(shù)組公式或?qū)卧駞^(qū)域的引用。 　　例如：ROWS(A1:C4) 等于 4、ROWS({1,2,3;4,5,6}) 等于 2 4、 INDEX

62、用于返回表格或區(qū)域中的數(shù)值或?qū)?shù)值的引用。 　 函數(shù) INDEX() 有兩種形式：數(shù)組和引用。數(shù)組形式通常返回?cái)?shù)值或數(shù)值數(shù)組；引用形式通常返回引用。 語(yǔ)法：INDEX(array或reference,row_num,column_num,area_num) 返回?cái)?shù)組中指定單元格或單元格數(shù)組的數(shù)值。 Array為單元格區(qū)域或數(shù)組常數(shù)。Row_num為數(shù)組中某行的行序號(hào)，函數(shù)從該行返回?cái)?shù)值。Column_n

63、um為數(shù)組中某列的列序號(hào)，函數(shù)從該列返回?cái)?shù)值。需注意的是Row_num 和 column_num 必須指向 array 中的某一單元格，否則，函數(shù) INDEX 返回錯(cuò)誤值 #REF!。 area_num 指定的區(qū)域（假如存在多個(gè)區(qū)域引用的話）　示例：INDEX({1,2;3,4},2,2) 等于 4,67,三、HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUP1、 LOOKUP函數(shù)與MATCH函數(shù)　　LOOKUP函數(shù)可

64、以返回向量（單行區(qū)域或單列區(qū)域）或數(shù)組中的數(shù)值。此系列函數(shù)用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前列中指定行處的數(shù)值?！　‘?dāng)比較值位于數(shù)據(jù)表的首行，并且要查找下面給定行中的數(shù)據(jù)時(shí)，使用函數(shù) HLOOKUP。當(dāng)比較值位于要進(jìn)行數(shù)據(jù)查找的左邊一列時(shí)，使用函數(shù) VLOOKUP。 如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，則應(yīng)該使用函數(shù) MATCH 而不是函數(shù) LOOKUP。MATCH函數(shù)用來(lái)返回在

65、指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應(yīng)位置。從以上分析可知，查找函數(shù)的功能，一是按搜索條件，返回被搜索區(qū)域內(nèi)數(shù)據(jù)的一個(gè)數(shù)據(jù)值；二是按搜索條件，返回被搜索區(qū)域內(nèi)某一數(shù)據(jù)所在的位置值。,68,2、 LOOKUP用于返回向量（單行區(qū)域或單列區(qū)域）或數(shù)組中的數(shù)值。 函數(shù) LOOKUP 有兩種語(yǔ)法形式：向量和數(shù)組。 （1） 向量形式函數(shù) LOOKUP 的向量形式是在單行區(qū)域或單列區(qū)域（向量）中查找數(shù)值，然后返回第二個(gè)單行

66、區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的數(shù)值。 　語(yǔ)法：LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)　　Lookup_value為函數(shù) LOOKUP 在第一個(gè)向量中所要查找的數(shù)值?？梢詾閿?shù)字、文本、邏輯值或包含數(shù)值的名稱或引用。 　Lookup_vector為只包含一行或一列的區(qū)域。Lookup_vector 的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值。 　注意：Lookup_

67、vector 的數(shù)值必須按升序排序：...、-2、-1、0、1、2、...、A-Z、FALSE、TRUE；否則，函數(shù) LOOKUP 不能返回正確的結(jié)果。文本不區(qū)分大小寫(xiě)。 Result_vector 只包含一行或一列的區(qū)域，其大小必須與 lookup_vector 相同。 如果函數(shù) LOOKUP 找不到 lookup_value，則查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大數(shù)值。

68、 如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函數(shù) LOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #N/A。 示例：＝LOOKUP(“ddd”,A2:A8,B2:B8)等于18，　　　　＝LOOKUP(“bbb”,A2:A8,B2:B8)等于21,69,（2） 數(shù)組形式　　函數(shù) LOOKUP 的數(shù)組形式在數(shù)組的第一行或第一列查找指定的數(shù)值，然后返回?cái)?shù)組的最后一行或最后一列中相同位置的數(shù)值。　　語(yǔ)

69、法：LOOKUP(lookup_value,array)　　示例：＝LOOKUP("C",{"a","b","c","d";1,2,3,4})等于3　　　　?。絃OOKUP(“bump”,{“a”,1;“b”,2;“c”,3}) 等于 2　　要點(diǎn)： 這些數(shù)值必須按升序排列：...、-2、-1、0、1、2、...、A-Z、FALS

70、E、TRUE；否則，函數(shù) LOOKUP 不能返回正確的結(jié)果?！　⊥ǔＧ闆r下，最好使用函數(shù) HLOOKUP 或函數(shù) VLOOKUP 來(lái)替代函數(shù) LOOKUP 的數(shù)組形式。函數(shù) LOOKUP 的這種形式主要用于與其他電子表格兼容。,70,3、 HLOOKUP與VLOOKUP　　HLOOKUP用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前列中指定行處的數(shù)值。 VLOOKUP用于在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定

71、的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。 　　語(yǔ)法：　　　　HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)　　　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)　　其中，Lookup_value表示要查找的值，它必須位于自定義查找區(qū)域的最左列。Lookup_value

72、可以為數(shù)值、引用或文字串。 　Table_array查找的區(qū)域，用于查找數(shù)據(jù)的區(qū)域，上面的查找值必須位于這個(gè)區(qū)域的最左列?？梢允褂脤?duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。 　 Row_index_num為 table_array 中待返回的匹配值的行序號(hào)。Row_index_num 為 1 時(shí)，返回 table_array 第一行的數(shù)值，row_index_num 為 2 時(shí)，返回 table_array 第二行的數(shù)值，以此類(lèi)推。