數(shù)字化工作說明演示

1、1,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,,2,主要內(nèi)容,一、數(shù)字化所需硬件及軟件工作要求二、檔案數(shù)字化具體操作流程三、基層檔案數(shù)字化過程中易遇到的問題,3,一、數(shù)字化所需硬件及軟件工作要求,4,檔案數(shù)字化硬件工作要求,計算機建議配置：內(nèi)存2G 獨立顯卡512M 掃描儀掃描圖片速度是根據(jù)系統(tǒng)的快慢以及系統(tǒng)配置有關(guān)系 提高配置可以避免其他意外故障的發(fā)生。掃描儀基本要求：分辨率≥200dpi 真彩色

2、 圖片采用JPEG格式存儲檔案數(shù)字化專用計算機禁止連接inter網(wǎng)、經(jīng)USB連接到通訊設(shè)備，保持單機狀態(tài)。,5,檔案數(shù)字化軟件工作要求,掃描儀驅(qū)動WINDOWS XP 及以上操作系統(tǒng)Microsoft Office 2003/2007ACDSee5.0 （推薦）Photoshop （選用）北京市昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),6,二、檔案數(shù)字化具體操作流程,7,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)

3、試,·第一步：解壓縮 該軟件解壓縮后產(chǎn)生的兩個文件夾必須處于同一分區(qū)根目錄下 (同一硬盤分區(qū)內(nèi)即可)且文件名稱不能更改。,8,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試,第二步 ：啟動APM軟件,打開上一步所解壓縮的“YSDAserv”文件夾，找到“APMServ.exe”雙擊打開：,9,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試,,·取消“SSL”前面的勾，單擊“啟動AMPServ”；狀態(tài)欄顯示“Apache已啟動MySQL5.1已啟動

4、”即可。注：該軟件打開一次后不要手動退出，計算機關(guān)機或從新啟動都不需要再次打開。,10,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試,第三步：登陸系統(tǒng),在瀏覽器地址欄輸入：http://localhost 登陸賬號：admin 密碼：123456,11,2.文件夾及掃描圖片命名,文件夾命名：·掃描后的圖像文件名稱應(yīng)和對應(yīng)檔案的檔號保持一致， 否則無法掛接及更新。 ·掃描

5、的原圖片名稱必須為：img#####,（1）案卷級文件夾命名：全宗號-目錄號-案卷號 案卷級圖像命名：全宗號-目錄號-案卷號-頁號,12,2.文件夾及掃描圖片命名,（1）文件級文件夾命名：全宗號-目錄號-年度-件號 文件級圖像命名：全宗號-目錄號-年度-件號-頁號,13,3.目錄數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,將需使用的目錄數(shù)據(jù)庫Excel表導(dǎo)入到本系統(tǒng)相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中案卷----文件級目錄數(shù)據(jù)庫 歸檔文件----歸

6、檔文件目錄數(shù)據(jù)庫,14,3.目錄數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,Excel表格導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫方法及注意事項：,（1）Excel表中的所有項必須與Access數(shù)據(jù)庫相對應(yīng)；,15,3.目錄數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入,（2）Excel表導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫方法：·2003版本將Excel文件直接復(fù)制粘貼到Access數(shù)據(jù)庫中即可；2007版本除了復(fù)制方法外還可以直接導(dǎo)入。注：Excel和Access中所有項必須一致。,16,4.檔案掃描操作說明,

7、83;打開ACDSee軟件并選擇檔案全文數(shù)字化文件夾-案卷或歸檔文件,17,4.檔案掃描操作說明,·批量建立文件夾，并設(shè)定成規(guī)定名稱。（1）點擊新建文件夾按鈕，生成需要的數(shù)量。（2）將第一個文件夾名稱修改成規(guī)定名稱，并將所有文件夾全部選擇。（3）輸入F2鍵 設(shè)置模板,18,4.檔案掃描操作說明,·在軟件左側(cè)窗口選擇“獲取”-“掃描儀”,·在格式中選擇JPG,·在文件名模板中輸入img####

8、# 注：必須為img+5位數(shù)否則無法 更新圖像名稱。,19,4.檔案掃描操作說明,·在圖像選項夾選中彩色正面；在分辨率中選擇200（原圖不清晰的可選300）,·在紙張選項夾中選原稿尺寸,·設(shè)置完成后即可掃描。,20,5.更新數(shù)據(jù)庫及文件,第一步：選擇案卷級還是文件級檔案管理,21,5.更新數(shù)據(jù)庫及文件,第二步：進入高級管理界面后更新數(shù)據(jù)庫及文件（不分先后）·更

9、新數(shù)據(jù)庫將圖像與目錄進行掛接；·更新文件會將img#####變?yōu)闃藴蕡D像名稱并自動排序。,22,5.更新數(shù)據(jù)庫及文件,第三步：進入檔案查詢界面填寫查詢要求并選擇查詢字段,23,5.更新數(shù)據(jù)庫及文件,查詢結(jié)果：（可下載該圖像及對應(yīng)的Excel目錄表）,24,三、基層檔案數(shù)字化過程中易遇到的問題,25,易出現(xiàn)的部分問題,·掃描過程中出現(xiàn)循環(huán)替代情況：查看硬盤數(shù)據(jù)是否已經(jīng)滿了。,·圖像出現(xiàn)紅叉且無法顯示： （1

10、）安裝補丁 （2）查看掃描圖像是否正常，正常圖像 應(yīng)為100KB左右。,·圖像名稱不是img+5位數(shù)導(dǎo)致無法更新：安裝補丁,·檔案管理網(wǎng)頁打不開：檢查APM是否打開。,·Excel目錄表無法導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫： 檢查各項是否相對應(yīng)，是

11、 否有錯別字。,·掃描過程意外中斷后再次錄入圖像名稱從新從1開始更新，沒有繼續(xù)中斷前的數(shù)值：將新錄入的圖像名稱（img#####）改為從中斷前圖像的后一位數(shù)字開始。,26,易出現(xiàn)的部分問題,·圖像名稱無法更新: （1）查看掃描默認名稱是否為img##### （2）查看掃描后的圖像名稱是否和檔號保持一致,·圖像掃描后為黑白或格式錯誤：在掃描屬性設(shè)