關(guān)于基層單位檔案工作記錄短缺問題及解決措施

1、<p>　　關(guān)于基層單位檔案工作記錄短缺問題及解決措施</p><p>　　基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進(jìn)行檔案日常管理工作的詳細(xì)情況，可以體現(xiàn)基層單位對檔案工作的態(tài)度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)熟練程度、工作數(shù)量、進(jìn)度和質(zhì)量?；鶎訂挝粰n案工作記錄可以為檔案工作研究提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，可作為新檔案員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的“工具書”和實際操作樣本，也是檔

2、案工作考核的重要指標(biāo)。 </p><p>　　一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況 </p><p>　　1、檔案工作的計劃、總結(jié)短缺?；鶎訂挝粰n案工作沒有列入機(jī)關(guān)或主管部門工作計劃、總結(jié)中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結(jié)。例如，平谷區(qū)檔案局在年底對基層單位檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，有30%的基層單位檔案工作沒有列入機(jī)關(guān)或主管部門工作計劃、總結(jié)，基層單位專職檔案員中有80%的人沒有

3、制訂正式的全年檔案工作計劃，95%的專職檔案員中以年底執(zhí)法檢查自查報告作為檔案工作年底總結(jié)。 </p><p>　　2、檔案交接手續(xù)短缺。這里指的交接手續(xù)有兩種，一種是檔案員調(diào)整交接工作時的手續(xù)，另一種是業(yè)務(wù)科室向檔案室交接檔案材料的手續(xù)。第一種手續(xù)全部有，但不規(guī)范，手續(xù)內(nèi)容和樣式不統(tǒng)一；第二種手續(xù)，多數(shù)基層單位缺少或不正規(guī)。據(jù)平谷區(qū)檔案局年底檔案執(zhí)法檢查第二組統(tǒng)計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了

4、檔案員，且全部做了交接手續(xù)，但只有民政局一家交接手續(xù)上有交接兩人簽字和領(lǐng)導(dǎo)作為見證人簽字。另外第二組檢查發(fā)現(xiàn)，20%基層單位專職檔案員收集業(yè)務(wù)科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50%檔案員直接拿走不給辦手續(xù)，只是在自己的本上做個總數(shù)記錄；30%檔案員既不給業(yè)務(wù)人員辦手續(xù)，自己也不記錄。 </p><p>　　3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作。基層單

5、位檔案室中，經(jīng)常出現(xiàn)日常管理工作或記錄不齊全或內(nèi)容不完整或形式不正規(guī)的現(xiàn)象。例如平谷區(qū)檔案局在年底檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，只有15%的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規(guī)范，有10%的基層單位有安全檢查記錄，但其內(nèi)容記錄不詳細(xì)?；鶎訖n案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50%的單位。 </p><p>　　4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學(xué)習(xí)、組織檔案知識答題

6、、檔案知識競賽的形式進(jìn)行，也可以通過展覽、展示的形式進(jìn)行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進(jìn)行?；鶎訂挝婚_展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區(qū)基層立檔單位85%在黨委會議或機(jī)關(guān)全體會議上學(xué)習(xí)過檔案法律、法規(guī)或有關(guān)檔案文件，這些單位中，95%會議記錄上有記載，98%沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位40%組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區(qū)基層立檔單位20%舉辦過檔案展覽或

7、展示，它們中有90%文字記錄，但全部沒有聲像記錄。 </p><p>　　二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因 </p><p>　　1、思想不重視，檔案意識淡薄?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的態(tài)度，直接影響檔案工作的開展。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識檔案工作的重要性，認(rèn)為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態(tài)度直接造成機(jī)關(guān)或主觀部門工作計劃、總結(jié)內(nèi)容沒有涵蓋檔

8、案工作，機(jī)關(guān)從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續(xù)。所以出現(xiàn)檔案工作記錄短缺的現(xiàn)象。 </p><p>　　2、檔案員兼職太多，變換頻繁。基層單位檔案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導(dǎo)致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統(tǒng)的上崗培訓(xùn)，導(dǎo)致新檔案員不熟悉檔案工作，多數(shù)業(yè)務(wù)沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。 </p>

9、<p>　　3、檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不完善。檔案工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)多年沒有改動，原有的檔案工作規(guī)范要求不嚴(yán)，工作記錄沒有統(tǒng)一的全面要求，已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展水平。所以導(dǎo)致基層檔案工作記錄短缺。 </p><p>　　4、檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。 </p><

10、;p><b>　　三、解決的方法 </b></p><p>　　1、規(guī)范基層單位檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，實行規(guī)范化管理。檔案行政管理部門首先應(yīng)該完善本地區(qū)的基層單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結(jié)，基層單位計劃、總結(jié)內(nèi)容要涵蓋檔案工作?；鶎訂挝粰n案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對檔

11、案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數(shù)，安全檢查要形成規(guī)范的文字記錄?；鶎訂挝粰n案工作標(biāo)準(zhǔn)要規(guī)定檔案宣傳的基數(shù)、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。 </p><p>　　2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給本地區(qū)的檔案局。制度應(yīng)規(guī)定記錄產(chǎn)生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產(chǎn)生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現(xiàn)

12、假記錄即杜撰的記錄或者集中補(bǔ)充的記錄?，F(xiàn)階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當(dāng)檔案網(wǎng)絡(luò)完全建立起來之后，可以在網(wǎng)絡(luò)上開展檔案工作，當(dāng)時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應(yīng)規(guī)定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規(guī)定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現(xiàn)場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結(jié)只要求文字記錄等。制度也應(yīng)規(guī)定記錄內(nèi)容要求，如交接手續(xù)要有雙方當(dāng)事人簽字和領(lǐng)導(dǎo)見證簽字、檔案的數(shù)量等內(nèi)容

13、，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發(fā)現(xiàn)的問題等內(nèi)容等等。 </p><p>　　3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通?，F(xiàn)階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應(yīng)全面使用統(tǒng)一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。例如平谷區(qū)檔案局已經(jīng)開發(fā)出檔案辦公專用軟件，在本區(qū)選取試點(diǎn)單位開始使用，經(jīng)過修改、完善，成熟后將在全區(qū)全面推廣，到時