企業(yè)檔案管理中的社會(huì)問題

1、<p>　　企業(yè)檔案管理中的社會(huì)問題</p><p>　　企業(yè)檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的事物，它不是一成不變的。第三次科技革命的浪潮促使計(jì)算機(jī)技術(shù)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，日新月異的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)加劇了企業(yè)檔案管理模式的改變。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案體制已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)新的形勢(shì)，出現(xiàn)了一系列的問題，通過轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理的模式，促進(jìn)推企業(yè)管理與檔案事業(yè)的發(fā)展。 </p><p>　　一、企業(yè)檔案管理中潛藏的問題 &l

2、t;/p><p>　　（一）檔案管理意識(shí)淡薄、管理方式落后。企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)利益的最大化，領(lǐng)導(dǎo)一般會(huì)將主要的精力與資金投放在企業(yè)的生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)上，他們對(duì)于檔案管理的意識(shí)十分淡薄，認(rèn)為將太多的精力投注在檔案管理上是一種本末倒置的做法。正是在企業(yè)這種普遍的思想影響下，企業(yè)對(duì)于檔案管理的硬件投入明顯不夠，長(zhǎng)久下去，日益增長(zhǎng)的檔案管理利用需求同落后的檔案管理模式之間就形成了不可調(diào)和的矛盾。同時(shí)，由于檔案管理的從業(yè)人員對(duì)檔案綜

3、合管理的參與程度普遍不高，沒有充分體會(huì)到檔案管理的重要性，從而造成工作的斷裂一些企業(yè)的檔案只是作為一種陳列品，不能發(fā)揮其應(yīng)有的功能，從而造成企業(yè)檔案管理制度的不健全，究其原因主要是這些企業(yè)的檔案管理采取的是古老的經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理的模式，根本無(wú)法滿足企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展的要求。還有一些企業(yè)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，使用相關(guān)的檔案管理軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，但使用的管理軟件主要是文書檔案管理形式而其他檔案如工程檔案信息也是采用文書檔案管理形

4、式進(jìn)行管理，檔案信息管理的效率被大大降低。因?yàn)闄n案具有專業(yè)性的特點(diǎn)，企業(yè)檔案不能得到妥善的管理，最終以庫(kù)房容積等理由予以不建檔處理。 </p><p>　?。ǘn案管理不規(guī)范。企業(yè)檔案管理采取的是集中統(tǒng)一管理，企業(yè)一般會(huì)根據(jù)員工的崗位、學(xué)歷等要素進(jìn)行分類管理，這種管理方式很容易加重企業(yè)管理人員的負(fù)擔(dān)，造成檔案管理局面的混亂，從而影響企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。除了管理環(huán)節(jié)的不規(guī)范，檔案管理工作的其他環(huán)節(jié)也存在著不同程度的不

5、規(guī)范現(xiàn)象：第一，在檔案的收集環(huán)節(jié)，檔案收集制度如同擺設(shè)，檔案收集考核模糊化，致使檔案的持有者上交檔案的時(shí)間一再拖延;第二，因?yàn)槠髽I(yè)在發(fā)展過程中，從事檔案工作的人員流動(dòng)比較頻繁，人員的素質(zhì)、能力也是良莠不齊，在進(jìn)行檔案歸類整理時(shí)常常出現(xiàn)一些錯(cuò)誤：比如，在立卷過程當(dāng)中沒有按照卷內(nèi)目錄的順序進(jìn)行排序，致使卷內(nèi)目錄和里面的文件內(nèi)容不符，卷內(nèi)資料不全的現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn);同一表格多次出現(xiàn)，造成重復(fù)。由于順序不清，也無(wú)法進(jìn)行排序;檔案資料在書寫的過程中

6、，使用的筆和顏色沒有按照要求，致使一段時(shí)間后一些文字材料字跡開始模糊不清，直至最后難以識(shí)別;第三，在檔案的利用環(huán)節(jié)，檔案管理人員對(duì)檔案的借閱管理比較松弛，一些借出去的檔案常常不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，再加上檔案的內(nèi)容有很多都不完整，造成檔案的價(jià)值不能被充分的開發(fā)利用。 </p><p>　?。ㄈ┤狈Ψ梢罁?jù)。最近幾年來(lái)，國(guó)家出臺(tái)了建立健全檔案信息管理平臺(tái)、優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)、及時(shí)有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行管理等關(guān)于企業(yè)

7、檔案管理的法律法規(guī)，但依舊無(wú)法全面解決企業(yè)檔案管理過程中出現(xiàn)的實(shí)際問題。拿建筑企業(yè)的檔案管理舉例，許多建筑施工企業(yè)等到具體的施工項(xiàng)目竣工以后，會(huì)遵循相關(guān)的原則和規(guī)定向上級(jí)呈交項(xiàng)目的竣工檔案，但是建筑施工企業(yè)面對(duì)的是不是一個(gè)建筑承建項(xiàng)目，而是兩個(gè)或者更多，面對(duì)的建設(shè)單位也是如此，并不是單一的，造成文件、檔案的分類同案卷的組卷方法不能有效的統(tǒng)一。這就足以說明，竣工資料管理、文書檔案管理中所涉及到的問題，也沒有相關(guān)的法律法規(guī)做出比較明確的規(guī)定

8、。同時(shí)，各個(gè)建筑單位和施工單位的實(shí)際情況是有所差別的，對(duì)此相關(guān)的法律政策文件很難對(duì)其管理要求達(dá)到一致。如施工企業(yè)依據(jù)文書建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的過程中很難處理系統(tǒng)接口的問題。正是因?yàn)闆]有相關(guān)的法律明文規(guī)定，諸如此類的實(shí)際問題也長(zhǎng)期沒有得到有效合理的解決。 </p><p>　　二、企業(yè)檔案管理的應(yīng)對(duì)措施 </p><p>　?。ㄒ唬┘訌?qiáng)檔案管理認(rèn)知，提高工作效率。做好企業(yè)檔案管理工作，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)

9、是否重視。領(lǐng)導(dǎo)從觀念上予以重視，后期的開展工作就會(huì)順暢很多。對(duì)于檔案管理的工作人員來(lái)講，也要以實(shí)際的行動(dòng)去獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的重視。比如將涉及到的先關(guān)材料遞交領(lǐng)導(dǎo)審閱，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)快速了解這項(xiàng)工作的現(xiàn)狀和問題，在工作過程中要定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)開展的情況，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，自然而然會(huì)越來(lái)越重視檔案的管理工作。 </p><p>　　企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)和信息資產(chǎn)關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)能否順利進(jìn)行。由于

10、企業(yè)內(nèi)部的人員流動(dòng)比較頻繁，企業(yè)檔案管理的工作量也因此加重，企業(yè)檔案管理的社會(huì)化能夠很好的解決此類問題。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化的管理，是時(shí)代發(fā)展的需求，也是提高工作效率的有效途徑?？茖W(xué)現(xiàn)代化的管理方法能夠簡(jiǎn)化繁瑣的工作，保證企業(yè)檔案的完整性和安全性，成為企業(yè)檔案管理社會(huì)化的表現(xiàn)形式。 </p><p>　?。ǘ└淖兟浜蟮墓ぷ髂Ｊ?，提高檔案工作質(zhì)量。隨著企業(yè)的改革，傳統(tǒng)的檔案管理方法的潛在問題不斷的凸顯出來(lái)。改變落后

11、的工作模式，提高檔案的工作質(zhì)量可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)步驟制度的規(guī)范化。及時(shí)完整的收集材料，并不斷的進(jìn)行信息的更新，最終建立收集歸檔聯(lián)系制度都是檔案管理進(jìn)行檔案材料收集環(huán)節(jié)要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)要求。在檔案材料的鑒別環(huán)節(jié)上，要堅(jiān)持“去偽存真”、“去粗取精”。檔案進(jìn)行借閱時(shí)，要按照嚴(yán)格的管理制度，對(duì)于不屬于歸檔的材料要及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)移和銷毀;第二，改變傳統(tǒng)人工操作模式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的信息化管理。為了提高企業(yè)檔案管理水平，

12、可以采用數(shù)字或是字母編號(hào)的編排方法，逐步建立起一套完整的檢索系統(tǒng)和工作系統(tǒng);第三，檔案管理人員要加強(qiáng)專業(yè)的基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，充分利用檔案信息化平臺(tái)，確保檔案管理系統(tǒng)能夠平穩(wěn)、正常的進(jìn)行，使檔案管理的信息化建設(shè)能夠平穩(wěn)實(shí)施。第四，企業(yè)檔案管理需要相關(guān)的法律法規(guī)支持。首先，檔案管理部門和檔案形成部門之間需要法律協(xié)調(diào)之間的復(fù)雜關(guān)系，其次檔案管理工作的每一個(gè)步驟都需要法律的保護(hù)。檔案管理工作要健康有序的發(fā)展，法律是堅(jiān)實(shí)的后盾。企業(yè)要定期組

13、織檔案管</p><p>　　企業(yè)的檔案管理工作具有雙重性質(zhì)，既屬于業(yè)務(wù)性工作，也屬于服務(wù)性工作，這就需要檔案管理的從業(yè)人員既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)操作技能和水平，也要有一定的管理能力與服務(wù)意識(shí)。在新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，企業(yè)管理人員要敢于打破傳統(tǒng)模式，不斷提出新方法、新思路，爭(zhēng)取在業(yè)務(wù)工作上能夠有所創(chuàng)新和突破。細(xì)化下來(lái)就是在務(wù)實(shí)的要求下，逐漸熟悉了解企業(yè)各類檔案的管理辦法，在此基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，掌握先進(jìn)的工作方法，爭(zhēng)取成為一專多

14、能的復(fù)合型檔案管理人才。作為檔案管理工作的管理人員，在新形勢(shì)下面對(duì)新問題、新情況的時(shí)候，如果知識(shí)結(jié)構(gòu)老化是很難找出解決的方法和途徑的，在工作的改革和創(chuàng)新方面就更是無(wú)從談起了。因此，檔案管理的從業(yè)人員要不斷進(jìn)行知識(shí)充點(diǎn)，對(duì)工作涉及的相關(guān)領(lǐng)域都要有所涉獵，了解其現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，逐步實(shí)現(xiàn)專業(yè)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。同時(shí)，按照相關(guān)的制度規(guī)定，制定具體的要求，積極營(yíng)造銳意進(jìn)取的創(chuàng)新氛圍。當(dāng)然發(fā)揮創(chuàng)新作用的一個(gè)重要前提就是要培養(yǎng)檔案管理人員的政治敏

15、感性和政治甄別力，使從業(yè)人員擁有較高的思想政治覺悟。 </p><p>　　三、建構(gòu)新時(shí)期企業(yè)檔案管理模式 </p><p>　　（一）企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)：市場(chǎng)化。當(dāng)市場(chǎng)化成為全球體制改革的共同方向時(shí)，我國(guó)的市場(chǎng)化改革也在悄然進(jìn)行。 </p><p>　　企業(yè)檔案管理體制的市場(chǎng)化改革是時(shí)代發(fā)展的要求，它將政府承擔(dān)的檔案管理事業(yè)同市場(chǎng)化機(jī)制有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。企業(yè)自身信息

16、資源和管理中不可缺少的基礎(chǔ)是檔案信息，企業(yè)應(yīng)該按照市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)的要求對(duì)內(nèi)部的檔案管理體制逐步進(jìn)行改善。 </p><p>　　對(duì)于企業(yè)檔案的管理自身而言，企業(yè)當(dāng)中就有市場(chǎng)，因?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的一系列活動(dòng)都可以看成是檔案工作的市場(chǎng)。同樣，企業(yè)的需求也是市場(chǎng)，為了滿足日益增長(zhǎng)的信息需求，檔案信息開發(fā)工程也在不斷提高與更新。因而，檔案工作者的一切行為都要緊緊圍繞著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。只有這樣，檔案的管理工作才會(huì)有方向和市場(chǎng)。

17、</p><p>　　（二）社會(huì)化是企業(yè)檔案當(dāng)管理工作的發(fā)展方向。一般來(lái)說，企業(yè)檔案管理工作的社會(huì)化主要包含一下兩個(gè)方面：第一，從企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，企業(yè)檔案最終趨勢(shì)是自主管理，由于企業(yè)檔案管理工作會(huì)受到社會(huì)組織不同程度的影響和監(jiān)督，但僅僅依靠政府行政管理顯然有些勢(shì)單力薄，尤其是我國(guó)政府提倡服務(wù)型的執(zhí)政理念造成的行政管理能力減弱的局面，，這時(shí)就需要強(qiáng)大力量的參與，這顯然社會(huì)化協(xié)會(huì)的共同管理就是這股強(qiáng)大的支持力量。

18、從國(guó)外企業(yè)檔案管理環(huán)境來(lái)看，社會(huì)化的檔案協(xié)會(huì)發(fā)揮了舉足輕重的作用;第二，企業(yè)檔案管理工作需要充分利用社會(huì)資源。追求效率是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的一個(gè)特點(diǎn)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式和這個(gè)快速發(fā)展的時(shí)代已經(jīng)格格不入，但很多企業(yè)沒有足夠的能力與精力去管理企業(yè)檔案，但這些作為企業(yè)重要資源的檔案又不能進(jìn)行隨意的丟棄，這就促使新的社會(huì)機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)――社會(huì)提供專業(yè)化的檔案中介機(jī)構(gòu)，企業(yè)將檔案以外包的形式提供給它們，從而檔案中介機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案管理工作服務(wù)。 &l

19、t;/p><p>　?。ㄈ┓ㄖ苹?guī)范是檔案管理發(fā)展的目標(biāo)。企業(yè)自主性和企業(yè)法制化規(guī)范是一個(gè)統(tǒng)一的命題，它們之間并不存在劍拔弩張的對(duì)立性矛盾。企業(yè)自主并不等于完全的自由，它是在法律法規(guī)限制下的自主。 </p><p>　　我國(guó)企業(yè)檔案管理的法制化建設(shè)可以通過以下兩個(gè)途徑進(jìn)行：第一，檔案行政執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)要分兩步走，兩者雖有區(qū)別，但具有一致性的目標(biāo)和要求，它們都是為了保障企業(yè)檔案信息的完整性

20、和安全性，方便開展和利用企業(yè)的各項(xiàng)工作。正確認(rèn)識(shí)和處理兩者之間的關(guān)系，能夠很好的促進(jìn)依法行政工作的實(shí)施從而為企業(yè)檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍;第二，在依法進(jìn)行管理的同時(shí)要逐步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案管理行政部門需要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，將依法管理同服務(wù)理念有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，才能更好的適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的規(guī)律，從而做好企業(yè)檔案的法制工作。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p>