淺議會計電算化之內(nèi)部控制(畢業(yè)論文)

1、<p>　　淺議會計電算化之內(nèi)部控制</p><p>　　摘要：會計電算化是以電子計算機為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和管理理論的創(chuàng)新，會計電算化管理方式和賬務(wù)處理方式及內(nèi)部控制制度等全新的管理理念在會計實務(wù)中的應(yīng)用，給企業(yè)帶來了巨大的利益。但會計電算化內(nèi)部控制還存在著許多問題。本文就著眼于會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制，粗略的分析了會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題及成因

2、，提出了一些淺略的意見和建議，以適應(yīng)新時期會計電算化發(fā)展的要求，更好的為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。</p><p>　　關(guān)鍵詞：會計電算化；　會計系統(tǒng)； 　內(nèi)部控制；</p><p>　　會計作為一個以提供財務(wù)信息為主的信息系統(tǒng)，長期以來在企業(yè)的經(jīng)營管理中起著重要的作用。同時現(xiàn)代手工會計在一百多年的發(fā)展過程中也逐漸形成了一套完整的理論體系、處理方法和處理流程。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機在會計

3、及相關(guān)管理領(lǐng)域的廣泛使用，人們已經(jīng)不滿足于僅僅使用計算機替代手工進行會計處理。為了解決實際工作中出現(xiàn)的新問題，推動會計工作的發(fā)展，研究以計算機系統(tǒng)為處理工具的會計基本理論、會計方法體系及會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制機制是推動會計電算化發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。會計電算化即電子計算機在會計工作中應(yīng)用的簡稱，是一個應(yīng)用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)，它更注重會計信息質(zhì)量分析。實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。會計電

4、算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會計理論在實際工作中創(chuàng)新的需要，而且是經(jīng)濟和科技對會計工作提出的新要求，對我國會計工作的發(fā)展產(chǎn)生了重要作用。</p><p>　　會計電算化是把電子計算機和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程，其目的是提高企業(yè)財會管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。會計電算化是一個

5、人機相結(jié)合的系統(tǒng)，其基本構(gòu)成包括會計人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟件資源。 </p><p>　　一 電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制</p><p>　　內(nèi)部控制制度是指單位為了保證業(yè)務(wù)活動有序進行、確保信息質(zhì)量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等而制定和實施的一系列控制職能的方法、措施和程序。由于電算化信息系統(tǒng)的建立和運行的復(fù)雜性，會計控制的范

6、圍相應(yīng)地擴大了，使原有的內(nèi)部會計控制制度失去作用。電算化的內(nèi)部控制，是指會計電算化投入使用后，為防止和減少可能發(fā)生的風(fēng)險而采取的一切控制措施的總和。企業(yè)由于采用電算化，原有手工操作下的內(nèi)部控制制度部分喪失作用，同時計算機數(shù)據(jù)處理易于篡改、舞弊，必須采取嚴密有效的措施。會計電算化的內(nèi)部控制目標(biāo)和手工操作一致，某些控制制度仍可沿用，但還產(chǎn)生其他問題原控制制度無法解決。為保證會計數(shù)據(jù)的真實可靠，需要采取相應(yīng)的適合會計電算化的內(nèi)部控制制度。它包

7、括一般控制和應(yīng)用控制。 </p><p>　?。ㄒ唬┮话憧刂疲喊缦驴刂疲?lt;/p><p>　　1．組織控制　　其目標(biāo)是減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性，其基本要求是職責(zé)分離。其主要內(nèi)容包括數(shù)據(jù)處理部門與使用部門的職責(zé)相互分離，數(shù)據(jù)處理部門內(nèi)部的職責(zé)分離和數(shù)據(jù)處理部門之外有檢查和控制其活動的部門或領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)相分離等。實現(xiàn)會計電算化后，會計部門的組織機構(gòu)和崗位分工必須進行重新調(diào)整，會計數(shù)據(jù)的處理

8、將集中在計算機操作部門，要重新設(shè)計會計信息系統(tǒng)各部門之間和部門內(nèi)部各崗位之間的內(nèi)部牽制制度。一是要進行部門之間的職責(zé)劃分控制。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責(zé)任制，明確職責(zé)，責(zé)任到人。應(yīng)做到相互牽制、相互制約、防止出現(xiàn)舞弊和欺詐行為。不相容崗位必須明確劃分工作范圍和職責(zé)權(quán)限，不能兼任。三是要建立并嚴格執(zhí)行相應(yīng)的人事管理制度，加強內(nèi)部控制，對某些關(guān)鍵崗位要實行定期輪換制度。 </p><p>　　2,

9、 業(yè)務(wù)發(fā)生控制。是采用相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，通過計算機的控制程序，對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。</p><p>　　3．系統(tǒng)安全和保密控制：它是為保證計算機系統(tǒng)資源的實物安全，防范自然災(zāi)害、失誤、計算機舞弊和犯罪活動危害系統(tǒng)安全，保證系統(tǒng)和會計信息的安全可靠，防止會計信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實行用戶識

10、別控制，保證系統(tǒng)外部人員不能盜用系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部人員只能按其權(quán)限使用規(guī)定的功能；建立機內(nèi)操作日志，由程序自動進行操作登記，監(jiān)督系統(tǒng)的操作，留下審計線索；實行加密存儲控制，對重要的數(shù)據(jù)應(yīng)加密存儲或以密碼的形式在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，會計軟件的程序要進行編譯或加密；實行數(shù)據(jù)存取權(quán)限控制，不能讓所有的操作員隨便存取所有的會計數(shù)據(jù)；進行數(shù)據(jù)和程序的備份和恢復(fù)控制，對會計軟件和重要的數(shù)據(jù)文件要定期備份存檔，以便發(fā)生故障后能及時恢復(fù)，對會計檔案要妥善保管。此外

11、還要加強對計算機病毒的防范，保障系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)而采取的各種控制措施。一是利用殺毒軟件對病毒進行檢查并殺滅；二是采取多種形式的預(yù)防措施，如慎用公共軟件或共享軟件，定期對系統(tǒng)進行檢查，對重要的文件進行備份，對軟盤加以保護，隨時預(yù)防“黑客”襲擊等。 </p><p>　　4．系統(tǒng)文檔控制，系統(tǒng)文檔包括計算機會計信息系統(tǒng)中的憑證、賬簿、報表及有關(guān)軟件技術(shù)文件，如系統(tǒng)可行性報告、系統(tǒng)分析與設(shè)計說明書、程序流程圖、系統(tǒng)調(diào)試與測

12、試分析報告和操作手冊等。這些資料對系統(tǒng)及其控制都作了詳盡的描述，因此要建立文檔管理及安全保密制度。如文檔應(yīng)由專人保管，只有經(jīng)批準(zhǔn)的人才能接觸系統(tǒng)文檔資料等等。</p><p>　　5,系統(tǒng)轉(zhuǎn)換控制。企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如舊系統(tǒng)的結(jié)算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。新的計算機會計系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進一步接受實踐的檢驗。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換

13、之際，采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。</p><p>　　6,程序修改控制。企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導(dǎo)致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統(tǒng)經(jīng)過一段時期的使用也會發(fā)現(xiàn)一些需要進行修改的地方。對會計軟件進行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實施修改，計算機會計信息系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件

14、的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)該打印后存檔。</p><p>　?。ǘ?yīng)用控制：指的對計算機會計信息系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。它一般包括輸入輸出控制、處理過程控制和.數(shù)據(jù)存儲和檢索控制三個方面，它們都由計算機程序來控制。 </p><p><b>　　1．輸入輸出控制 </b></p><p>　　企業(yè)應(yīng)該建立起一整套內(nèi)部控制制度

15、以便對輸入輸出的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入輸出的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查。輸入控制是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，因為輸入是電算化會計信息系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)入口，只有輸入正確的會計數(shù)據(jù)，才能保證最終輸出的會計信息是正確的。各單位應(yīng)建立起一整套控制制度以便對輸人數(shù)據(jù)進行嚴格控制，保證輸入數(shù)據(jù)的正確性。輸入控制常用的方法主要有：設(shè)計科目代碼校驗，防止科目輸入錯誤；進行試算

16、平衡校驗，防止憑證金額輸入錯誤；采用順序檢查法，防止憑證編號錯誤；采用二次輸入法，將數(shù)據(jù)兩次輸入，匯總對比輸入結(jié)果來確定輸人是否正確等。輸出控制是指對計算機系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理活動進行控制，數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應(yīng)檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定。其目標(biāo)是保證各種輸出結(jié)果的真實性、完整性和正

17、確性。具體控制措施包括輸出格式控制、屏幕輸出控制、打印輸出控制和網(wǎng)絡(luò)傳輸控制等。另外輸出</p><p><b>　　2．處理控制 </b></p><p>　　處理控制是對計算機系統(tǒng)進行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動有效性和可靠性的控制。為保證控制數(shù)據(jù)輸入或運行的真實性、準(zhǔn)確性，處理過程控制完全由計算機程序來自動控制。這些控制往往被寫入計算機程序，又稱之為自動控制。數(shù)據(jù)處理控制

18、分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數(shù)據(jù)的核對、對字段、記錄長度的檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長度、檢查文件的標(biāo)識、檢查文件是否感染病毒等。</p><p>　　3.數(shù)據(jù)存儲和檢索控制。為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被適當(dāng)?shù)貎Υ?，便于調(diào)用、更新和檢索，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查</p

19、><p>　　二 會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響</p><p>　　(一)內(nèi)部控制的范圍擴大　　在傳統(tǒng)會計的條件下，會計內(nèi)部控制主要針對經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理，通過憑證傳遞程序，規(guī)定每個工作點完成的任務(wù)，并在傳遞程序中選擇控制點進行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以電算化會計下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以

20、及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等，會計電算化擴大了會計內(nèi)部控制的范圍。</p><p>　　（二）數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的變化對會計內(nèi)部控制產(chǎn)生了影響</p><p>　　在電算化會計條件下，會計數(shù)據(jù)和信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質(zhì)中，是肉眼無法看見的，存儲在磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會留下任何痕跡和可審計線索，這就使得對機內(nèi)數(shù)據(jù)和信息的

21、保護變得尤為重要。原來的劃線、簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑證不允許直接修改，只能采用憑證沖銷的方法。會計數(shù)據(jù)要定期備份并妥善保管，防止計算機系統(tǒng)故障或受到破壞而造成會計數(shù)據(jù)丟失。同時，由于數(shù)據(jù)存儲的非直接可見性，使不懂計算機技術(shù)的人很難接近和修改會計數(shù)據(jù)，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部人員的控制上。 </p><p>　?。ㄈ﹥?nèi)部控制制度發(fā)生了變化</p>

22、<p>　　會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務(wù)的性質(zhì)設(shè)置的各業(yè)務(wù)核算組已經(jīng)被撤銷，與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復(fù)存在。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組、操作維護組、財務(wù)管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中，財務(wù)管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門，崗位劃分比原來更細，并提高了財務(wù)管理要求。所以在電算化會計條件

23、下，必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。 </p><p>　　(四)內(nèi)部控制的形式和重點發(fā)生了變化</p><p>　　會計電算化使會計內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化，一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié)，從輸入會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠，沒有非法操作收稿日

24、期、修回日期或計算機病毒的破壞，是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的。所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時，計算機的應(yīng)用也給我們提供了先進的控制技術(shù)，使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制，如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在電算化會計條件下，會計內(nèi)部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉(zhuǎn)移為人機控制。 </p>

25、;<p>　　三 會計電算化條件下內(nèi)部控制的現(xiàn)存問題 </p><p>　?。ㄒ唬┢髽I(yè)內(nèi)部控制制度的缺陷。傳統(tǒng)手工會計處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。實施會計電算化后， 需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束，才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。由于功能和知識度集中，導(dǎo)致會計電算化操作人員職責(zé)的相對集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會計人員大大減

26、少，對實行電算化后新的組織機構(gòu)和崗位之間的相互制約、相互監(jiān)督和相互控制機制不夠重視，再加上安全意識淡漠，操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，篡改、復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)，以達到個人目的。</p><p>　?。ǘ﹥?nèi)部控制的程序化使得差錯反復(fù)發(fā)生的可能性增大：電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序

27、化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯或不起作用，由于人們依賴性以及程序運行的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)生，使用權(quán)系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性較大”。 </p><p>　　（三）原始憑證數(shù)字化，易于偽造：在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)均用紙張記錄，這些數(shù)據(jù)如果被修改，很容易辨別出被修改過的痕跡。但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光性介質(zhì)上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕

28、跡，這就給業(yè)務(wù)的記錄帶來了風(fēng)險。這給一些不法之徒提供了機會，比如通過偽造或修改客戶、銀行的憑證，制造虛假交易，進而侵吞公款等。 </p><p>　?。ㄋ模?shù)據(jù)的安全性、保密性差：很多時候，企事業(yè)單位財務(wù)上的數(shù)據(jù)是保密的，在很大程度上關(guān)系著企事業(yè)單位生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應(yīng)財務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有認真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。所謂加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。這樣會計數(shù)據(jù)的

29、真實性和可靠性也就無法得到保證。此外，由于對計算機系統(tǒng)的依賴性很強，計算機硬件和軟件對會計數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用，如系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數(shù)據(jù)丟失。這也是手工會計系統(tǒng)不會遇到的問題。 </p><p>　?。ㄎ澹┯布牟季植粔蚝侠恚何覈蟛糠值幕鶎訂挝欢荚陂_展會計電算化工作，但有些單位為盲目的追求會計電算化的實施程度，而“重硬輕軟”盲目的從追求硬件的超前性著手，導(dǎo)致該單位的硬

30、件購置，布局嚴重的不符合企業(yè)規(guī)模，不從成本效益原則出發(fā)，不從業(yè)務(wù)性質(zhì)及管理目標(biāo)出發(fā)，形成了資金的嚴重浪費。這種現(xiàn)象在中小型企業(yè)中尤為普遍。 </p><p>　　四 針對上述問題，提出以下幾點防范措施： </p><p>　　由于采用電算化，原有手工操作下的內(nèi)部控制制度部分喪失作用，同時計算機數(shù)據(jù)處理易于篡改、舞弊，必須采取嚴密有效的措施。如： </p><p>

31、　　1健全管理制度。包括機房、操作、文檔和數(shù)據(jù)等管理制度。保證計算機系統(tǒng)正常運行和防止文檔、數(shù)據(jù)等遭受非正常破壞。 </p><p>　　2職能分隔制度。系統(tǒng)維護員、操作員和數(shù)據(jù)管理員應(yīng)合理分工，相互制約，相互監(jiān)督，預(yù)防舞弊事件的發(fā)生。 </p><p>　　3授權(quán)控制制度。各級人員、每個工作人員都得到一定的授權(quán)，并以密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作。 </p><

32、p>　　4時序控制制度。嚴格電算化業(yè)務(wù)處理流程，防止重復(fù)操作、遺漏操作和錯誤操作。違反操作流程和操作時序要及時予以制止。 </p><p>　　5防錯糾錯制度。電算化操作中，通過屏幕直接進行業(yè)務(wù)處理的編輯和修改，一旦存盤就不能直接修改，要修改必須通過沖正或補充登記更正。并要說明理由、修改對象、經(jīng)手人等，以備事后查證。 </p><p>　　6計算機檔案保管制度。為了防止非法改動數(shù)據(jù)，

33、必要時可把計算機文件定義為可讀文件、專用文件、保密文件；重要的文件加以密鎖，以加強</p><p>　　7建立操作日志制度。一旦出現(xiàn)問題，順藤摸瓜，可以查清責(zé)任者。 </p><p>　　會計電算化內(nèi)部控制的制度措施，還可以列舉更多，但同時還要加強計算機操作人員的思想教育，兩手并重，嚴格監(jiān)督，才能防患于未然。 </p><p><b>　　參考文獻：<

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