贊比亞大學記錄管理研究.pdf

1、本文調(diào)查研究了贊比亞大學有關記錄管理的現(xiàn)狀（記錄管理效率低、不誠實等），并分析原因提出改進方案。例如，被調(diào)查者中有69.8％的人承認在他們?nèi)温毱陂g一些記錄消失的事件。他們同樣承認他們很難定位并且恢復這些記錄。造成贊比亞大學記錄管理不善的原因有許多，其中最主要的原因在于贊比亞大學缺乏一項記錄管理程序。因此，該大學就沒有管理記錄政策、記錄保留以及銷毀計劃表、手冊和小冊子的指導以便于更好地順利實施記錄管理。在這方面，記錄負責人以及來自其他大學

2、的雇員就無從曉得他們應該怎樣處理記錄。許多負責人在保留記錄時不明確記錄應該保留的時間長度，因此只能過早地處理掉這些記錄。由于缺乏指導類的文件作為依據(jù)，因此記錄不能很好地分類、編排和入檔。本項研究同樣發(fā)現(xiàn)，大學電子記錄儲存于數(shù)據(jù)庫、電子郵箱以及其他二級存儲設備，例如，DVD光盤、CD光盤還有軟盤等，這些記錄很容易地丟失，也需要在專家的指導下統(tǒng)一規(guī)范的管理。
　　 由于缺乏記錄管理程序，同樣造成了記錄管理功能不能最大限度地享有來自大