檔案管理軟件培訓

1、文件管理,文件登記文件歸檔,檔案管理,檔案錄入檔案查詢原文管理,批量修改報表打印,檔案錄入注意事項,一、文件題名：是表達文件的中心內容、形式特征的名稱。1、沒有題名或者不能揭示內容時，應該依據(jù)其內容擬寫題名，不應死板的照搬文章標題。要能做到看到題名能大概了解其主要內容。自擬題名放在在原題名后面并加[ ]，比如某份文件的題名是：緊急通知，我們應該根據(jù)文件的內容自擬一個題名：緊急通知[關于加強公共場所消毒預防非典的緊急通

2、知],檔案錄入注意事項,2、 涉及人事、干部任免，工資、級別變動人員的。要在原題名后面錄入涉及本單位的相關人員，加“（）”。目的是為了提高檔案 檢索的準確率。3、題名中的簡稱一律寫成全稱或者規(guī)范性簡稱。如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡稱玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡稱。,檔案錄入注意事項,4、題名中涉及到的方塊數(shù)字一般換成阿拉伯數(shù)字。比如二00一，一律錄成2001。便于查詢時候的統(tǒng)一。專用名詞就不必，比如：“十一五”規(guī)劃。,

3、檔案錄入注意事項,二、責任者。責任者有多個時，責任者之間以“;”相隔。三個以上責任者的，著錄前面的兩個，加“等”。各人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄職務、職稱，并加“（）”。機關團體責任者必須著錄全稱或不發(fā)生誤解的通用簡稱。簡稱一旦確定，就必須前后統(tǒng)一，如：玉溪地區(qū)行政公署商業(yè)局，簡稱玉溪行署商業(yè)局，不能再用玉溪地區(qū)商業(yè)局等簡稱。,檔案錄入注意事項,三、文件形成時間：一般公私文書、信札為發(fā)文時間。決議、決定、命令、法令、規(guī)程、

4、規(guī)范、標準、條例等法規(guī)性文件為通過或發(fā)布時間。條約、合同、協(xié)議為簽署時間。時間項一律用8位阿拉伯數(shù)字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。如：“19810824”表示1981年8月24日。由于文件時間不完整或部分時間字跡不清，月日缺少，不清楚的部分以“0”補齊8位。,檔案錄入注意事項,四、文件編號：文件編號為文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關機關、團體或個人賦予文件的順序號。文件編號一般照原文著錄。有多個文件編號的，著錄主辦

5、機關的文件編號。文件編號的括號原文可能采用各種符號，如：玉政辦發(fā)（1993）9號，著錄為玉政辦發(fā)[1993]19號，玉發(fā)（50）10號，著錄為玉發(fā)[1950]10號，50玉農(nóng)字第二十號，著錄為玉農(nóng)字[1950]20號。,檔案錄入注意事項,五、附件：附件指文件正文后的附加材料，文件題名已反映附件內容時，可以用“附件”代替附件題名。有多個附件時，應逐一著錄各附件題名。附件過多，自擬壓縮附件題名。（可以放在備注里面）。,檔案錄入注意事項,六、

6、密級：密級是文件保密程度的等級，按GB/T7156-1987《文獻保密等級代碼》將文獻保密等級劃分為六個等級：絕密、機密、秘密、內部、國內、公開。密集一般按文件形成時所定密級著錄，對已升、降、解密的文件，應著錄新的密級，公開級、國內級可不著錄。,檔案錄入注意事項,七、主題詞：主題詞可不用著錄。八、保管期限：著錄案卷上的保管期限。文件編號、文件題名、責任者、文件形稱時間、全宗號、目錄號、案卷號、頁號、密級、保管期限為必錄項目,檔案錄

7、入注意事項,九、其他注意事項。1、簡化方法整理中的頁數(shù)為所有的有效頁面。歸檔了的文件，所有又字的頁面必須記頁。2、本單位的目錄號如果帶有字母的，統(tǒng)一用大寫字母。比如目錄號為：b1的統(tǒng)一為B13、錄入中涉及的各種符號，如“；”、“* ”、“#”在錄入時，一律用“半角”錄入。,系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)備份,一、系統(tǒng)維護1、軟件安裝：盡可能不安裝在系統(tǒng)盤下。2、全宗管理設置：全宗名稱使用全稱或規(guī)范化簡稱；原文存放于非系統(tǒng)盤。3、輔助字典：在

8、相應的字典類目下分層設置對應的內容。,系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)備份,4、檔號格式：依據(jù)單位檔案分類方案設置。檔號規(guī)范：傳統(tǒng)方法的檔號：全宗號（3位）-目錄號（2位）-案卷號（3位）-頁號（4位） 簡化方法的檔號：全宗號（3位）-歸檔年度（4位）-機構問題（一般10位）-保管期限（2位）-件號（3位）,系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)備份,5、用戶界面設置信息門類結構定義：需錄入的字段須先在對應的檔案門類中進行結構和屬性的定義錄入界面設置：通過插入文字

9、標題和文本框（下拉框、復選框）添加新增的錄入字段；選擇需調整的字段拖放到合適的位置改善錄入截面。,系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)備份,二、數(shù)據(jù)管理1、數(shù)據(jù)導入與導出：選擇對象進行對應操作即可。（對數(shù)據(jù)進行導入前，做好數(shù)據(jù)的備份，便于數(shù)據(jù)重復導入或者導入出問題后的恢復）《Word、WPS、Excel文檔目錄導入檔案管理系統(tǒng)的方法》參閱http://www.yxdaw.com/newsshow.asp?NewsId=37下載地址：http://

10、www.yxdaw.com/works.asp，點擊“檔案數(shù)據(jù)轉換方法.doc”下載后以只讀方式打開。,系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)備份,2、數(shù)據(jù)備份與恢復方法一：利用軟件自帶的功能進行操作方法二：利用公文包進行操作安裝路徑下的數(shù)據(jù)庫文件：is_archive.db（最好刻錄成光盤存放，注意保管好刻好的光盤）3、報表設計,軟件使用中的一些注意事項,1、設置符合規(guī)范的檔號格式，掃描原文的命名與檔號格式一致。2、定期做好數(shù)據(jù)備份。3、系統(tǒng)變

11、動，重新安裝的時候注意數(shù)據(jù)的備份與恢復。4、加強用戶間的交流。 QQ群：22247282（世紀科怡公司客戶服務）,軟件使用中的一些小竅門,1、排序。在檔案錄入界面或者檔案檢索界面的列標題上面單擊就可以時間該列的升序或者降序排列。2、查詢。查詢時，如果查詢窗口沒有自己需要的查詢字段?？梢酝ㄟ^查詢窗口上面的設置查詢項來進行添加。（所有錄入的相關數(shù)據(jù)項目都可以作為查詢字段來進行查詢檢索）,軟件使用中的一些小竅門,3、快捷鍵。檔案錄入界