采購供應與付款業(yè)務的主要憑證及其傳遞程序

1、采購供應與付款業(yè)務的主要憑證及其傳遞采購供應與付款業(yè)務的主要憑證及其傳遞程序程序除銷貨方的發(fā)貨單、提貨單、運費單據(jù)、銀行結算憑證外，購貨企業(yè)還應設計請購單、收料單、收料溢缺報告單、退貨單等一系列的內部核算憑證。同時，購貨企業(yè)還應按采購業(yè)務的過程、特點和管理要求，明確規(guī)定各種憑證的傳遞程序和手續(xù)。（一）請購單（一）請購單請購單應由請購部門填制，送交供應部門，主要由供應部門會同財會部門在授權范圍內批準，以增加（或修訂）采購供應計劃。其格式如

2、表39所示。（二）收料單（二）收料單收料單一般由保管部門于材料運達并驗收入庫時填制。收料單可設置一式三聯(lián)或一式四聯(lián)（保管部門、供應部門、財會部門、統(tǒng)計部門各一聯(lián)）。其格式如表312所示。為了簡化登記總賬的工作，采購頻繁的企業(yè)可以按月根據(jù)“收料單”匯總編制“收料憑證匯總表”。其格式如表316所示。（三）收料溢缺報告單（三）收料溢缺報告單它是用來反映企業(yè)驗收結果與購貨發(fā)票是否相符的一種原始憑證。驗收部門和人員應認真填制“收料溢缺報告單”，并

3、及時交付財會部門等按規(guī)定和要求處理。其基本格式如表91所示。表9191收料溢缺報告收料溢缺報告單品名規(guī)格：收料單位：年月日字第號供貨單位合同字號字第號發(fā)貨單號數(shù)車次、航班提貨單號數(shù)到貨日期材料名稱編號品名規(guī)格計量單位應收數(shù)量實收數(shù)量溢（＋）缺（一）數(shù)量單價金額合計附單據(jù)張備注溢缺原因處理意見供應部門主管：保管部門主管：制單：（四）退貨單（四）退貨單在驗收過程中，如果發(fā)現(xiàn)所收材料與合同（或發(fā)貨單）明顯不符，又不符合本單位的需要，應及時辦理

4、退回手續(xù)，并填制“退貨單”。退貨單應一式多聯(lián)套寫，其各聯(lián)的送交單位（部門）有：銷貨單位、倉庫（留存）供應部門、財會部門等。其格式如表317所示（或直接采用“收料單”，用紅字表示退貨）。設計各種憑證的傳遞程序時，應注意下列事項：（1）指定專人填制有關憑證通過傳遞程序的設計和實施，既要分清責任，加強管理與控制，又要有利于提高工作效率和有關業(yè)務的正常進行。如“請購單”必須由使用（或保管）材料物資部門的指定專人填制，不直接使用（或保管）材料物資

5、的部門和人員無權填制“請購單”。（2）不能由一個部門（或人員）完成憑證的所有必要手續(xù)制證人員和審核人員應該分離，互相牽制；同一項業(yè)務如果涉及兩個（或兩個以上的）部門，應在憑證的適當位置表明意見并簽章負責。其目的就是加強內部牽制，防止人為的錯弊行為，同時減少無意差錯的出現(xiàn)概率。（3）憑證的填制應與業(yè)務操作和相應責任結合起來，并與業(yè)務授權分離如收料單一般由倉庫保管員填制，但不應由保管部門主管一人包辦全部程序。（4）按憑證傳遞的及時性和有關部

6、門歸檔保管要求，將憑證設計成多聯(lián)套寫的形式，分送有關部門如將收料單設計成一式五聯(lián)，供貨單位可以將其作為發(fā)貨運達的有效證明，采購供應部門可以據(jù)以考核采購供應計劃的實施情況，財會部門可以據(jù)以辦理結算和會計處理，倉儲保管部門可以據(jù)以作為庫存材料增加的憑證，統(tǒng)計部門可以據(jù)以統(tǒng)計有關業(yè)務數(shù)據(jù)。收料單的填寫應一次復寫完成，有關部門各執(zhí)一聯(lián)，既簡化手續(xù)、提高工作效率，又便于有關部門（單位）分析檢查。（5）憑證的傳遞程序應符合業(yè)務特點和內控的需要。既不