差旅費及現(xiàn)金報銷管理規(guī)定資料ppt課件

1、瑞谷科技（深圳）有限公司差旅費及現(xiàn)金報銷管理規(guī)定,公司關于費用報銷有兩份相關規(guī)定文件：,《現(xiàn)金報銷管理規(guī)定》,《國內(nèi)差旅費使用標準和報銷管理規(guī)定》,目 錄,差旅費報銷,出差管理 差旅費 報銷規(guī)定 費用標準,現(xiàn)金報銷,,注意事項,報銷單/借款單簽核,報銷單據(jù),部門經(jīng)理,,財務會計,總經(jīng)理,,財務經(jīng)理,,報銷單據(jù)簽核順序,營銷總監(jiān),,,報銷人提交審批,,商務助理提交審批,借款單據(jù)簽核順序,借款單據(jù),

2、,,,代領處理,以下款項原則上不允許他人代領，特殊情況下需他人代領的，均需按以下方式處理：,超額處理,單據(jù)金額超額處理方式：,借款還款注意事項,,所借金額必須在“預計還款報銷日期”內(nèi)還款或報銷沖帳，逾期將從借款人工資中扣除。,報銷日期規(guī)定（一）,每月報銷截止日期定為次月3日（如遇節(jié)假日自動順延至節(jié)假日后一天）內(nèi)完成，逾期每天扣報銷金額1%作為處罰。,報銷日期規(guī)定（二）,所有費用報銷及借款原則上統(tǒng)一集中在每周三下午及周五上午進行，其他時間

3、不予受理。但每月報銷截止日期（即次月3日）前5天不受以上時間限制。,例：3月3日前報銷2月份費用，則2月27日-3月3日此5天內(nèi)可隨時到財務報銷或借款。,報銷規(guī)范,報銷單據(jù)欄位填寫齊全，字跡清楚，涂改無效。 報銷金額保留一位小數(shù)，分位不四舍五入。 例：報銷3.99元，實報只為3.90元。 每部門指定一人跟蹤單據(jù)簽核情況。 營銷中心統(tǒng)一由商務助理跟蹤。 每周一、三、五上午統(tǒng)一簽核三次，簽核結束后轉交總經(jīng)理秘書。,目 錄

4、,差旅費報銷,出差管理 差旅費 報銷規(guī)定 費用標準,現(xiàn)金報銷,,注意事項,出差管理－出差含義,出差,市內(nèi)出差,指員工在工作常駐所在市的外出公干行為。,市外出差,指員工離開工作常駐所在市的外出公干行為。,所有出差應事前申請，填寫出差電子流，路徑為：電子流菜單欄—營銷平臺―費用管理―出差管理。 若有需要（如出差較久或較遠），需填寫“職代人”。,出差管理－出差申請,出差電子流必須填寫完整、詳細： 1、寫明崗位、出差地點及主要

5、城市、拜訪客戶名稱、出差類別、時間、差旅費用說明。 2、選擇出差交通工具。 3、在“備注說明”中寫明出差原由。,出差管理－出差申請,出差結束后，及時填寫出差報告：1、填寫實際的出差日期、時間；2、實際產(chǎn)生的費用和出差報告。A、各費用之間用“+”連接。B、費用填寫順序為交通費用+住宿費用+出差補助+商務費用。,出差管理－出差報告,出差管理－費用報銷（一）,報銷時間每月26日到31日或當月最后一天報銷上月26日到本

6、月25日之間的出差費用，一個月報銷一次。,出差管理－費用報銷（二）,差旅費報銷單模板：,,出差管理－費用報銷（三）,報銷單據(jù)粘貼單：,出差管理－費用報銷（四）,打印出差電子流：,具體操作如下：1、進入電子流頁面—營銷平臺—費用管理—出差管理。2、在該頁面顯示頁碼的后面有導出功能，導出Excel文件。3、以上導出的是所有人的信息，因此需要對該文檔按照時間（即上月26日至本月25日 ）和出差人或申請人進行篩選。,4、在出差電子流后面，

7、將每次出差所產(chǎn)生的費用做詳細說明。 如：8月3日，坂田-梅林關（公交2元）-科技園（公交4元）；8月5日坂田-科技園打的80元（與HW客戶李四到科技園做測試）……,出差管理－費用報銷（五）,打印出差電子流：,5、打印出出差電子流明細與相關費用發(fā)票一起粘貼在《差旅費報銷單》后的《報銷單據(jù)粘貼單》上。 最好貼在第一張《報銷單據(jù)粘貼單》的所有發(fā)票的最上面。,明細中必須保留完整的流程單號、出差人、同行人、出差日期和時間、出

8、差地點、出差費用等主要信息。,出差管理－費用報銷（六）,審批結束后，在次月3 日前到財務部出納處領取現(xiàn)金或轉賬。駐外人員報銷單據(jù)遞交給財務部會計立賬，在次月發(fā)工資時打入工資卡中，逾期每天以報銷金額1%扣款作為處罰。,目 錄,差旅費報銷,出差管理 差旅費 報銷規(guī)定 費用標準,現(xiàn)金報銷,,注意事項,差旅費－－定義（一）,差旅費－－定義（二）,員工級別分為五級：,公司員工分為兩類：職員、職工。,,差旅費－－長途交通費,飛機票（含機場

9、建設費、往返機場大巴）,火車票,輪船票,長途汽車費,主要包括,差旅費－－長途交通工具,差旅費－－長途交通費報銷（一）,1、如與上級主管同行，須在出差電子流上注明，交通工具、住宿標準以上級主管標準執(zhí)行。,2、公司根據(jù)需要為員工購買人身意外保險者，不得再報銷人身意外保險費。,差旅費－－長途交通費報銷（二）,3、由于特殊原因，員工出差期間需中途回家的，須事先征得部門領導批準。（1）報銷的往返路費不得超過正常出差往返實際路費總額；（2）路費

10、票據(jù)真實合理，且報銷時應附全程車票；（3）員工往返家與工作地之間不可視為出差。,差旅費－－市內(nèi)出差交通工具,按標準只能乘坐公共交通車（大巴、中巴車），但出現(xiàn)下列情況可以乘出租車（小巴） ：,A、同行有客人,,報銷時應注明客戶名稱及人員,B、事出緊急,,一天內(nèi)限一次并說明原由,C、同行3人以上，且乘坐公交車不方便,,出差電子流有路程說明,報銷時需在出租車票背面注明打的具體原因，為以上3種中的其中一種。,差旅費－－市內(nèi)出差交通費,作為可報

11、銷的票證須是：,差旅費－－住宿城市等級,住宿費按城市的大小來核定標準：,差旅費－－住宿費報銷（一）,1、在報銷住宿費時應在《差旅費報銷單》上注明“職別”，否則按“其他職員”標準報銷。2、住宿費僅指住宿費用，住宿費發(fā)票中不應包含 餐費、電話費、上網(wǎng)費、超市購物等費用。因公發(fā)生的電話費、上網(wǎng)費應該單獨開票報銷。,差旅費－－住宿費報銷（二）,3、在工作常駐地市內(nèi)參加各類會議或辦理其它業(yè)務，原則上不報銷住宿費。4、在同一市（縣）連續(xù)出差三

12、個月以上的，必須在標準內(nèi)申請住宿費包干。,差旅費－－住宿費報銷（三）,5、住宿費在標準內(nèi)憑發(fā)票實報，以下情況由總經(jīng)理批準后憑發(fā)票實報：（1）因工作需要與客戶住同一標準的賓館。（2）對外代表公司參加會議，在會議定點酒店住宿。,差旅費－－公雜費,包括：A、郵寄費B、購票手續(xù)費C、文件復印費D、傳真費等等,因公發(fā)生的公雜費由部門領導確認后，憑發(fā)票實報。,差旅費－－伙食補貼,坂田廠區(qū)員工（除司機人員外）： 市內(nèi)出差每餐

13、補助15元（憑票報銷），只報中餐。 科技園廠區(qū)員工：伙食補助每月300元。 市內(nèi)出差不報銷出差補助； 市外出差以實際職務標準報銷（詳見《差旅費（伙食、住宿）報銷標準》），不扣除伙食補助。,差旅費－－伙食補貼,出差期間客戶招待費用報銷，須扣除相應伙食補貼。 例：某銷售工程師3月市外出差6天，每餐伙食補貼20元，共20*2*6=240元，期間請客戶吃飯2餐，則3月實際出差補助為240-20*2=

14、200元。市外出差伙食補貼不包括早餐，只包括中餐和晚餐（根據(jù)公司伙食補貼標準按就餐數(shù)計算）。,差旅費－－伙食補貼,公司員工陪同客戶考察或旅游，與客戶同行，在陪同期間陪同人員不報銷任何差旅補貼。參加支付會務費的各類會議，應出示相關證明資料。若會務會中已含伙食、交通、住宿等費用，報銷時不予報銷相關差旅費用。,目 錄,差旅費報銷,出差管理 差旅費 報銷規(guī)定 費用標準,現(xiàn)金報銷,,注意事項,報銷管理規(guī)定（一）,出差盡可能選擇直線

15、路線，如確實需要經(jīng)過非出差地點轉乘飛機、火車，應根據(jù)就近中轉的原則。 在中轉地逗留時間不得超過一天，超過時間不報銷任何費用。 各單位要嚴格控制出差和乘坐飛機的人次，明確出差的任務、時間和地點，如果超出規(guī)定的出差時間，原則上對超出時間不報銷任何差旅補貼。,1、報銷的各類發(fā)票，必須是合法、真實的。2、票據(jù)必須完整無損，內(nèi)容填寫齊全，不得涂改。 如：住宿票應有住宿人姓名、起止日期、開票時間、住宿標準及金額、

16、開票單位簽章，否則不予報銷。3、出差人員應認真填寫有關單據(jù)，所附原始單據(jù)要分類粘貼，分類計算報銷金額。4、出差期間發(fā)生的各類費用一并報銷，否則過期不予報銷。,報銷管理規(guī)定（二）,目 錄,差旅費報銷,出差管理 差旅費 報銷規(guī)定 費用標準,現(xiàn)金報銷,,注意事項,差旅費（伙食、住宿）報銷標準,,差旅費（伙食、住宿）報銷標準,補充說明：1、住宿最高標準為報銷住宿當日的最高限額，超過不補，不足不貼。2、性別相同的2 人或3 人，按

17、雙人標準間或三人標準間報銷。3、駐外辦事處經(jīng)理駐外補助25元/天，其余人員20元/天；出差外地（不含深圳總部）按上述標準補助，同時扣除相應的駐外補助。,目 錄,差旅費報銷,出差管理 差旅費 報銷規(guī)定 費用標準,現(xiàn)金報銷,,注意事項,報銷注意事項（一）：,1、發(fā)票付款單位必須為：“瑞谷科技”或“瑞谷科技（深圳）有限公司” ，不許為“瑞谷”或“個人”等。,2、在超市消費（購物），報銷時需附超市發(fā)票及電腦小票。,3、車輛調試費、維修

18、費等，需提供“增值稅專用發(fā)票”進行報銷。,報銷注意事項（二）：,4、報銷客戶招待費用時，需附《客戶招待明細表》，包括招待日期、地點、人數(shù)、客戶名稱及招待目的等。5、在報銷同一款項費用（如招待費）時，若提供兩張（含）以上的同面額發(fā)票時，需保證所提供的發(fā)票上發(fā)票號碼連號。6、報銷快遞費用時，需提供《快遞費用明細表》，包含快遞日期、內(nèi)容、目的及發(fā)往地等。,報銷注意事項（三）：,7、固定資產(chǎn)費用報銷：（1）辦理入庫手續(xù)。 A、制作送貨單