行政前臺-崗位職責及工作要求

1、1職務：行政前臺職務：行政前臺上級主管：行政人事部經(jīng)理工作對象：全司人員主要職責：主要職責：1.日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負責人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關協(xié)調(diào)工作。2.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。3.公司郵件、郵包的收發(fā)及相應費用的結(jié)算工作。4.公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6.對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7.對設備遙控板、個人辦公

2、區(qū)域的管理。8.公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9.日常的打印、復印以及相關設備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10.公司領導、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預定和行程安排；11.非長期性預訂車輛的管理和費用結(jié)算；12.公司后勤管理，及各類費用的支付工作，包含：物業(yè)費、水電費、停車費、電話費、網(wǎng)費、家政、保潔等；與對應單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13.庫存管理。每季度末，

3、與行政人事專員共同盤點庫存。14.檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。15.本人工作管理。按日提報工作寫實，按季度提報本人季度工作報告及下季度工作總結(jié)，按年提報年度工作報告；通過定期對本職工作的總結(jié)，以完善和提高現(xiàn)有工作水平；16.公司負責人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：工作流程和工作要求：1.接待日常到訪客人，協(xié)助公司負責人及部門經(jīng)理做好日常公關工作。接待日常到訪客人

4、，協(xié)助公司負責人及部門經(jīng)理做好日常公關工作。工作流程：1）客戶進門起身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。2）如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；3）準備招待茶水飲料；4）通知相關工作人員有人來訪；5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時起身道別；6）客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整

5、理桌椅、保持會客室的整潔；7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記簿》上登記，及時通知相關人員做回復；若來訪者表示下次再來，則需在《客戶來訪登記簿》上注明；8）及時轉(zhuǎn)告相關工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時回復；9）及時將用完的《客戶來訪登記薄》交由行政專員歸檔。注意事項：行政人事部經(jīng)理信息技術專員行政人事專員行政前臺行政前臺31)前臺收發(fā)文件應及時在《收文明細》《發(fā)文明細》中登記

6、文件收發(fā)文件的時間、收發(fā)單位、項目名稱、收發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；2)前臺向收發(fā)件單位確定所收發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字，如需本部保存的，需要及時歸檔；3)前臺應（電話確認或網(wǎng)絡查詢等方式）確保本人經(jīng)辦的文件對方已收到；4)將《收文明細》《發(fā)文明細》分別按項目分類歸檔。注意事項：1)詳細填寫《收文明細》《發(fā)文明細》，并要求相關經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收發(fā)文件的具體內(nèi)容；2)及時轉(zhuǎn)交給相關人員；3)按

7、項目分類歸檔。工作流程（電子郵件類）1)前臺需詢問所收發(fā)文件的相關內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；2)在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”“發(fā)”的文件夾，然后在“收”“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；3)將接收發(fā)送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》《發(fā)文明細》中記錄，收發(fā)方式在備注中注明；4)及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關項目負責人，并確認對方收到；5)當天工作結(jié)束后，將接收

8、發(fā)送的文件歸檔。（日后需要整理后存至服務器相應項目文件夾中。）注意事項：1)了解所收發(fā)文件內(nèi)容，按收發(fā)時間、項目建立相應的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2)及時將收發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關負責人，并確認是否收到；3)按時將每天收發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。5.5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。工作流程：1)每天早上9：00、中午13：20和下午17

9、：55檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；2)保證辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做記錄《辦公區(qū)檢查表》，如出現(xiàn)問題，立刻予以修復；重大問題需要上報部門經(jīng)理審批。3)總經(jīng)理辦公室的環(huán)境保持及檢查；4)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空

10、氣流動；5)報刊整理整潔有序，廢舊報刊、家具等處理及時（處理費用定期上交財務部門），計入《備用金流水帳簿》；6)做好《消耗品領用登記》；6.6.對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：1)了解外用保潔、植物租擺租賃的服務內(nèi)容；2)對每次相關服務做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關記錄；3)及時對檢查問題與相應單位溝通解決，并作出記錄，定期歸檔。注意事項：1)對外用單位相關服務進行審核；2)做好相關