文件歸檔整理方法操作流程圖

1、單份文件歸檔整理方法操作簡(jiǎn)圖（流程一） 單份文件歸檔整理方法操作簡(jiǎn)圖（流程一）收 集歸檔判斷分 類確定期限收集應(yīng)歸檔的文件材料 齊 全 完 整編制頁(yè)碼裝 訂裝訂排 序蓋檔號(hào)章電腦著錄裝盒排架打印目錄編制檢索工具判斷文件是否歸檔確定歸檔文件的保管期限年度—機(jī)構(gòu) (問(wèn)題或文 號(hào))—期限只編沒(méi)有頁(yè)碼的部分用不銹鋼釘或線 單“件”裝訂按期限—機(jī)構(gòu)—時(shí)間 三個(gè)層次排列在每一“件”的上方空白 處蓋檔號(hào)章有關(guān)的信

2、息錄入專用的 檔案管理軟件按件號(hào)順序裝盒、上架歸檔文件目錄一式兩份寫歸檔說(shuō)明、裝訂成 檔案目錄依照歸檔范圍， 慎重決定文件去留準(zhǔn) 確 客 觀分類方法科學(xué)、適用， 保持相對(duì)穩(wěn)定不空號(hào)、不漏號(hào)便于保管利用順序相對(duì)固定清晰、端正，件號(hào)不重、不空錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確分保管期限按件號(hào)順序 打印歸檔文件目錄目錄封面、背脊上的項(xiàng)目 要填寫完整不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的 不要裝入同一盒流程（一）：各部門年終移交由檔案室統(tǒng)一整理歸檔 流程（一）

3、：各部門年終移交由檔案室統(tǒng)一整理歸檔流 程 操 作 步 驟 控制措施與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 控制措施與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、每年的 1-2 月份，由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作，提出具體要求，并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》 ；2、檔案室應(yīng)做好接收的登記匯總工作，對(duì)各部門移交文件材料的種類、數(shù)量、時(shí)間、存在問(wèn)題進(jìn)行登記；1、收集3、檔案室依據(jù)歸檔范圍，參考本單位收發(fā)文登記本和印章登記本等，檢查各部門移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù)

4、。1、收集的范圍：領(lǐng)導(dǎo)和各部門上年度處理完畢的文件材料；2、收集的時(shí)間：每年的 1-2 月份，由檔案室提出要求；3 收集的要求：①應(yīng)歸檔材料須齊全、完整；②注意收集在電腦上起草文件的電子版本。2、歸檔判斷確定文件是否歸檔 依據(jù)歸檔范圍，需歸檔的轉(zhuǎn)入下一流程；不需歸檔的剔除。3、確定保管期限對(duì)照保管期限表確定每份文件的保管期限歸檔文件保管期限的判定必須準(zhǔn)確、客觀1、分年度：把文件材料按形成年度分開文件的“形成年度”是指文件的成文日期 期2

5、、分機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或文號(hào)：在同一年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或文號(hào)分開1、按文件的形成或承辦部門來(lái)確定歸入的機(jī)構(gòu)。2、綜合性的文件材料放入“辦公室”或相應(yīng)的綜合辦文部門。4、分類3、分保管期限：同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或文號(hào)內(nèi)按不同的保管期限分開分類方法應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定5、編制頁(yè)碼在文件（有有效字符 （有有效字符頁(yè)面） 面）正面的右下角、背面的左下角編上頁(yè)碼無(wú)論是正本、定稿，還是正文、附件、多頁(yè)的文件處理單，凡沒(méi)有頁(yè)碼（單頁(yè)的除外）的，均須編制頁(yè)碼。各部分