采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

1、計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)開發(fā)ComputerCDSoftwareApplications2011年第14期—188—采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)張林（英博金龍泉啤酒（湖北）有限公司，湖北荊門448000）摘摘摘摘要：要：要：要：本文介紹了一個(gè)采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路和實(shí)現(xiàn)過程，對系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)等進(jìn)行了詳細(xì)的描述，給出了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)所需的業(yè)務(wù)流程、功能模塊和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，并采用CS（ClientServer）的體系結(jié)構(gòu)，以Syba

2、se為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫，PowerBuilder9.0為開發(fā)工具進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：關(guān)鍵詞：采購管理；應(yīng)付款帳期；帳齡中圖分類號(hào)：中圖分類號(hào)：中圖分類號(hào)：中圖分類號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：文章編號(hào)：文章編號(hào)：文章編號(hào)：10079599（2011）14018802TheDesignRealizationofthePurchasingManagementSystemZhangLin

3、(InBevJinlongquanBrewing(Hubei)Co.Ltd.Jingmen448000China)Abstract:Thepaperintroducesthedesignthoughttherealizationprocessofthepurchasingmanagementsystemdescribesthedemanalysisthesystemdesignthesystemimplementationindetai

4、lbasedonwhichthebusinessprocedurethebusinessmodulethedatastructurewereestablishedthesystemdevelopmentwascarriedoutwiththeusingoftheCS(ClientServer)asthesystemstructureSybaseasthebackgrounddatabasePowerBuilder9.0asthedeve

5、lopmenttool.Keywds:PurchasingmanagementTermoftheaccountpayableAccountreceivableage一、引言采購是供應(yīng)鏈當(dāng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它對企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價(jià)格，正確的質(zhì)量在正確的時(shí)間送到正確的地點(diǎn)，是至關(guān)重要的。隨著市場競爭的日趨激烈，采購管理的作用也顯得日趨重要，如何通過提升采購管理來加強(qiáng)采購流程控制

6、，降低采購成本和采購風(fēng)險(xiǎn)，提高資金利用率，是每個(gè)企業(yè)必須面對的問題。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，通過實(shí)施先進(jìn)的計(jì)算機(jī)采購管理系統(tǒng)來提升企業(yè)的采購管理水平，進(jìn)而提升企業(yè)的核心競爭力成為可能。二、需求分析（一）系統(tǒng)目標(biāo)本系統(tǒng)要求界面友好、操作簡便、安全、實(shí)用，能對采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤；在采購計(jì)劃審批、質(zhì)量檢驗(yàn)、采購價(jià)格審核、采購付款等關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)通過先進(jìn)的身份認(rèn)證技術(shù)對操作人員的身份進(jìn)行認(rèn)證，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能，降低

7、采購風(fēng)險(xiǎn)；通過采購付款帳期控制避免提前付款，增加企業(yè)的流動(dòng)資金，提高資金利用率；通過提供及時(shí)的數(shù)據(jù)查詢功能和詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，為企業(yè)的采購管理提供必要的數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)的采購管理水平。（二）業(yè)務(wù)流程采購管理的流程比較復(fù)雜，為了保證采購管理系統(tǒng)能夠滿足整個(gè)采購流程的控制需要，我們通過詳細(xì)的調(diào)研，確定了本系統(tǒng)按以下的流程進(jìn)行設(shè)計(jì)：采購計(jì)劃申報(bào)→采購計(jì)劃審批→采購計(jì)劃分解→生成供貨通知單→采購實(shí)物收貨→質(zhì)量報(bào)檢→質(zhì)量檢驗(yàn)→采購價(jià)格審核→驗(yàn)

8、收入庫→采購付款。三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)（一）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)根據(jù)本系統(tǒng)的需求分析，按照數(shù)據(jù)聯(lián)系的緊密程度和業(yè)務(wù)功能，將系統(tǒng)劃分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、采購過程管理、統(tǒng)計(jì)查詢與報(bào)表三個(gè)子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)又包括不同的模塊，以完成不同的系統(tǒng)功能。整個(gè)系統(tǒng)的功能是基于權(quán)限管理的，操作人員按照自己的權(quán)限進(jìn)入相應(yīng)的功能模塊進(jìn)行操作，各子系統(tǒng)下的模塊的主要功能如下：1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理（1）操作權(quán)限管理：按各部門操作人員的職責(zé)在系統(tǒng)中設(shè)置對應(yīng)的模塊權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶

9、才能進(jìn)入系統(tǒng)操作設(shè)定的模塊。（2）采購員管理：對采購部門的員工的信息進(jìn)行管理，設(shè)定每位采購員負(fù)責(zé)購進(jìn)物資的類別。（3）供應(yīng)商管理：對采購供應(yīng)商的資料進(jìn)行管理，包括供應(yīng)商名稱、地址、郵政編碼、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、銀行賬戶等重要信息。（4）質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)管理：用于設(shè)定各種采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，包括檢驗(yàn)項(xiàng)目、評判標(biāo)準(zhǔn)等信息。（5）Ikey身份認(rèn)證管理：Ikey身份認(rèn)證是本系統(tǒng)為了加強(qiáng)安全控制而引用的一項(xiàng)加密技術(shù)，Ikey內(nèi)存儲(chǔ)的是用戶設(shè)置

10、的一個(gè)密碼，用來對用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，該密碼與采購管理系統(tǒng)中特定的操作員相關(guān)聯(lián)，在需要使用Ikey的模塊上，系統(tǒng)首先檢查Ikey與系統(tǒng)登錄用戶是否一致，如果不一致Ikey將起不到身份認(rèn)證的作用，如果一致系統(tǒng)將檢查用戶輸入的密碼是否與Ikey上記載的密碼相同，只有密碼相同才能通過身份認(rèn)證。在本系統(tǒng)中對影響整個(gè)采購品種與數(shù)量的“采購計(jì)劃審批”、對采購物資進(jìn)行評級(jí)的“質(zhì)量檢驗(yàn)”、核定實(shí)際結(jié)算金額的“采購價(jià)格審核”、最終進(jìn)行財(cái)務(wù)付款的“采購付款”

11、等關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)都用Ikey對操作員的身份進(jìn)行了認(rèn)證。通過Ikey身份認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用，有效的加強(qiáng)了采購系統(tǒng)的安全性能，降低了采購分析。（6）采購應(yīng)付款帳期設(shè)置：用于按供應(yīng)商或購進(jìn)物資設(shè)置采購付款最短天數(shù)，購進(jìn)物資收貨后，如果沒有達(dá)到系統(tǒng)設(shè)定的最短付款天數(shù)，系統(tǒng)不能進(jìn)行付款操作。通過采購應(yīng)付款帳期的控制，有效的避免提前付款，增加企業(yè)的流動(dòng)資金，提高資金利用計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用2011年第14期ComputerCDSoftwareApplica

12、tions軟件設(shè)計(jì)開發(fā)—189—率。2.采購管理（1）采購計(jì)劃申報(bào)：采購計(jì)劃申報(bào)部門計(jì)劃員按倉庫的實(shí)際庫存和當(dāng)前的需求量申報(bào)物資采購計(jì)劃。（2）采購計(jì)劃審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)按實(shí)際情況對采購計(jì)劃進(jìn)行審批。（3）采購計(jì)劃分解：物資采購部計(jì)劃員將采購計(jì)劃中的各種物資分解給具體的采購員進(jìn)行采購，生成采購分解單。（4）生成供貨通知單：物資采購部采購員在供應(yīng)商將物資送到公司后，按實(shí)際到貨情況給倉庫開電子供貨通知單。（5）采購實(shí)物收貨：倉庫保管員為將貨

13、物送到倉庫的供應(yīng)商辦理實(shí)物收貨業(yè)務(wù)。（6）質(zhì)量報(bào)檢：倉庫保管員對收貨物資按批次生成質(zhì)量報(bào)檢單。（7）質(zhì)量檢驗(yàn)：質(zhì)量檢驗(yàn)員根據(jù)物資檢驗(yàn)實(shí)際結(jié)果，生成電子質(zhì)量檢驗(yàn)單。（8）采購價(jià)格審核：企業(yè)管理部會(huì)計(jì)根據(jù)供應(yīng)合同、供應(yīng)商供貨的歷史價(jià)格、市場行情及質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果對物資采購價(jià)格進(jìn)行審核。（9）驗(yàn)收入庫：倉庫保管員憑供應(yīng)商提供的實(shí)物收貨單給供應(yīng)商辦理采購實(shí)物驗(yàn)收入庫單。（10）采購付款：財(cái)務(wù)部門結(jié)算會(huì)計(jì)根據(jù)驗(yàn)收入庫單給供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。3.統(tǒng)計(jì)查

14、詢與報(bào)表（1）倉庫庫存綜合查詢：對倉庫的庫存物資進(jìn)行查詢，為采購計(jì)劃的制定提供依據(jù)。（2）采購計(jì)劃查詢：對歷史采購計(jì)劃進(jìn)行查詢。（3）供應(yīng)商賬目往來表：對供應(yīng)商的往來賬目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（4）質(zhì)量分析報(bào)表：對購進(jìn)物資的檢驗(yàn)結(jié)果提供分析報(bào)表，作為對供應(yīng)商評級(jí)的重要依據(jù)。（5）倉庫庫存賬齡報(bào)表：提供倉庫各物資的賬齡分析報(bào)表，作為物資領(lǐng)用和采購計(jì)劃制定的依據(jù)。（6）供應(yīng)商付款賬齡報(bào)表：提供采購未到付款日賬齡或已到付款日未付款賬齡統(tǒng)計(jì)報(bào)表，作為財(cái)務(wù)部

15、門編制資金報(bào)表的依據(jù)。（二）數(shù)據(jù)庫物理設(shè)計(jì)物理設(shè)計(jì)的目的是根據(jù)具體數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的特征，確定數(shù)據(jù)庫的物理結(jié)構(gòu)。這一階段的工作包括：確定所有數(shù)據(jù)庫表的名稱及其所含字段的名稱、類型和寬度；確定各數(shù)據(jù)庫表所需要的索引，以什么字段建立索引。以下是系統(tǒng)部分關(guān)鍵表的結(jié)構(gòu)：表1采購計(jì)劃申報(bào)表的表結(jié)構(gòu)含義字段名數(shù)據(jù)類型長度關(guān)鍵字申報(bào)單號(hào)sbdhvar20P申報(bào)日期sbrqdatetime申報(bào)人sbrvar10審批日期sprqdatetime審批人spr

16、var10申報(bào)單位dwvar30狀態(tài)ztvar10備注bzvar100申報(bào)物資代碼wzdmvar20P當(dāng)前庫存dqkcdecimal10，2申報(bào)數(shù)量sbsldecimal10，2審批數(shù)量spsldecimal10，2存放倉庫cfckvar30四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)（一）開發(fā)工具本系統(tǒng)采用的是CS結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)后臺(tái)采用Sybase數(shù)據(jù)庫，開發(fā)工具為PowerBuilder9.0，網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)為Windows2003Server，客戶端采用Windo

17、ws的家族操作系統(tǒng)，為了保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，使用了兩臺(tái)E630聯(lián)想服務(wù)器加磁盤陣列柜組成了雙機(jī)熱備系統(tǒng)。（二）主要模塊的實(shí)現(xiàn)1.采購計(jì)劃申報(bào)采購計(jì)劃申報(bào)部門計(jì)劃員按倉庫的實(shí)際庫存和當(dāng)前的需求量申報(bào)采購計(jì)劃，如圖1所示。用戶點(diǎn)擊“增行”按鈕，在表格中選擇需要采購的物資，系統(tǒng)自動(dòng)檢測當(dāng)前庫存數(shù)量，計(jì)劃員按倉庫的實(shí)際庫存和當(dāng)前的需求量填寫申報(bào)數(shù)量，完成后進(jìn)行保存。圖1采購計(jì)劃申報(bào)窗口2.供應(yīng)商應(yīng)付款賬齡報(bào)表供應(yīng)商應(yīng)付款賬齡報(bào)表可以按日期

18、、供應(yīng)商提供已到付款期和未到付款期的應(yīng)付款賬齡表，用于財(cái)務(wù)部門編制資金計(jì)劃，如圖2所示。為了滿足財(cái)務(wù)部門對賬齡分析的多樣性，賬齡分析表中的統(tǒng)計(jì)區(qū)間可以由操作用戶自由定義，如將1年以內(nèi)的應(yīng)付賬款細(xì)分成30天以內(nèi)、30120天、120360天三段，也可以細(xì)分為120天以內(nèi)、120240天、240360天三段。圖2供應(yīng)商應(yīng)付款賬齡報(bào)表查詢窗口五、結(jié)束語通過對本系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用表明，本系統(tǒng)界面友好、操作簡便、安全可靠，達(dá)到了及時(shí)、連續(xù)、不斷的對企業(yè)

19、的采購物流和資金流進(jìn)行監(jiān)控的目的，減輕了采購和財(cái)務(wù)管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，增加企業(yè)的流動(dòng)資金，提高資金利用率。系統(tǒng)提供的庫存綜合查詢、質(zhì)量分析報(bào)表、供應(yīng)商賬目往來表、倉庫庫存賬齡報(bào)表、供應(yīng)商付款賬齡報(bào)表等多種統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表為公司制定采購計(jì)劃、評價(jià)供應(yīng)商、編制資金計(jì)劃提供了有力的數(shù)據(jù)支持，在提升企業(yè)采購管理水平方面發(fā)揮了重要的作用，具有較好的推廣價(jià)值。參考文獻(xiàn)：[1]薛華成.管理信息系統(tǒng)(第三版)[M].清華大學(xué)出版社1999[3]楊孝如.SY