計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書館采購工作中的應(yīng)用

1、1999年第4期圖書情報知識1999年12月○楊滔計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書館采購工作中的應(yīng)用[摘要]本文從兩個方面闡述了計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書館采購工作中的應(yīng)用:一是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)的“館藏統(tǒng)計(jì)”和“熱門圖書統(tǒng)計(jì)”功能確保核心書刊的采購二是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)“采購統(tǒng)計(jì)”和“流通統(tǒng)計(jì)”功能科學(xué)配置全年購書經(jīng)費(fèi)。[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)圖書館采購工作應(yīng)用為了適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展加快圖書館現(xiàn)代化建設(shè)步伐我館于1997年正式引進(jìn)“書林圖書館工作系統(tǒng)”開始全面實(shí)施計(jì)算機(jī)管理。

2、本文結(jié)合工作實(shí)際談?wù)動?jì)算機(jī)技術(shù)在圖書館采購工作中的應(yīng)用問題。1充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)的“館藏統(tǒng)計(jì)”和“熱門圖書統(tǒng)計(jì)”功能確保核心書刊的采購采購工作是圖書館工作的基礎(chǔ)能否做好這項(xiàng)工作關(guān)鍵之一是能否堅(jiān)持“以核心書刊訂購為主適當(dāng)兼顧非核心書刊”的原則合理分配購書的種類和經(jīng)費(fèi)。未采用計(jì)算機(jī)管理之前由于圖書館藏書多、流通快核心書刊在館藏書刊中占多大的比例其流通情況如何它的毀損報廢究竟有多少采購人員都不甚清楚只能憑經(jīng)驗(yàn)和主觀意愿決定采購新書的種類和數(shù)量往往

3、導(dǎo)致誤差率很大。采用計(jì)算機(jī)管理后上述情況就可以迎刃而解。因?yàn)橛?jì)算機(jī)具有強(qiáng)大、完善的統(tǒng)計(jì)功能而且“書林圖書館工作系統(tǒng)”已編制了“館藏統(tǒng)計(jì)”子系統(tǒng)和“熱門圖書統(tǒng)計(jì)”子系統(tǒng)關(guān)鍵就看采購人員會不會運(yùn)用。通過實(shí)踐筆者認(rèn)為計(jì)算機(jī)在安裝調(diào)試后應(yīng)立即按《中國圖書館圖書分類法》(現(xiàn)為《中國圖書館分類法》)將館藏圖書按著錄規(guī)范輸入計(jì)算機(jī)盡快完善建庫工作建庫工作結(jié)束后應(yīng)制定采購工作的程序并嚴(yán)格執(zhí)行。這個程序?yàn)?(1)采購前采購決策人員應(yīng)先運(yùn)用計(jì)算機(jī)的“館藏統(tǒng)

4、計(jì)”功能調(diào)看全館藏書的情況包括二十二個大類中各個大類圖書的數(shù)量和種類掌握館藏結(jié)構(gòu)狀況。(2)查看核心書刊的種數(shù)和冊數(shù)以及核心書刊中各類目書籍的流通情況并按流通率的大小確定采購各類目核心書刊的復(fù)本量。(3)啟動“熱門圖書統(tǒng)計(jì)”子統(tǒng)計(jì)查看非核心書刊的種類、冊數(shù)及各類目書刊的流通情況摸清各類各種書刊的流通率隨時掌握讀者的需求狀況。(4)進(jìn)行采購書刊種類、復(fù)本量的決策。其原則應(yīng)為:核心書刊中流通率最大的這一類書刊優(yōu)先保證購買并適當(dāng)加大復(fù)本量流通

5、率小的這一類核心書刊適當(dāng)購置酌情減少復(fù)本量。在保證核心書刊采購的前提下非核心書刊中流通率大的書刊也要適當(dāng)購買流通率小或呆滯書刊可暫緩購置。我館按此程序?qū)嵭胁少徆ぷ饕?guī)范化后館藏結(jié)構(gòu)及書刊利用率發(fā)生了顯著的變化。去年由于采購人員掌握了館藏信息采購了大量“T工業(yè)技術(shù)”大類的新書其數(shù)量占全年采購量的百分之五十其中《科技新書目》所提供的水利水電方面的圖書作為流通率最大的核心書刊保證了百分之百的購買滿75?19942014ChinaAcademic

6、JournalElectronicPublishingHouse.Allrightsreserved.足了全校師生教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)的需要。在保證核心書刊購買的基礎(chǔ)上我校開設(shè)的其他專業(yè)所需的書刊以及其他非核心書刊也適當(dāng)購置從而滿足了全校師生的各項(xiàng)需求全館書刊流通率增長近百分之六十。2充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)“采購統(tǒng)計(jì)”和“流通統(tǒng)計(jì)”功能科學(xué)配置全年購書經(jīng)費(fèi)采購工作搞得好不好還有一個重要的方面就是如何配置全年的購書經(jīng)費(fèi)。由于購書經(jīng)費(fèi)有限加上新書出版和

7、館藏書刊的流通率始終處在一個變量上采購工作極易出現(xiàn)盲目現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為:第一學(xué)期由于經(jīng)費(fèi)充足采購人員大量采購新書復(fù)本量也很大到第二學(xué)期購書經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)嚴(yán)重不足只好拼命壓縮采購新書的種數(shù)和復(fù)本量甚至連核心書刊的采購都難以保證。另一種表現(xiàn)為第一學(xué)期采購人員過分謹(jǐn)慎不敢購進(jìn)新書致使師生的借閱需求得不到滿足到第二學(xué)期購書經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)沉淀又擔(dān)心節(jié)約的經(jīng)費(fèi)不能轉(zhuǎn)至下學(xué)年于是大量采購書刊兼收并蓄失去重點(diǎn)造成購書經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。采用計(jì)算機(jī)管理就要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的“

8、采購統(tǒng)計(jì)”和“流通統(tǒng)計(jì)”的指導(dǎo)作用?！皶謭D書館工作系統(tǒng)”編制了“采購編目子系統(tǒng)”和“圖書流通子系統(tǒng)”在“采購編目子系統(tǒng)”的菜單中又專門設(shè)置了“采購統(tǒng)計(jì)”功能在“圖書流通子系統(tǒng)”的菜單中也專門設(shè)置了“流通統(tǒng)計(jì)”功能。認(rèn)真啟用這些功能對于購書經(jīng)費(fèi)的科學(xué)合理配置能起到很好的參謀作用。如何具體運(yùn)用這些功能呢筆者認(rèn)為可按下列步驟進(jìn)行:(1)用光標(biāo)鍵選擇菜單“采購統(tǒng)計(jì)”調(diào)看有關(guān)數(shù)據(jù)掌握每月購書經(jīng)費(fèi)使用情況和學(xué)年購書預(yù)算經(jīng)費(fèi)的使用情況并掌握各個類目

9、所購新書的經(jīng)費(fèi)使用情況。(2)用光標(biāo)鍵選擇菜單“流通統(tǒng)計(jì)”調(diào)看有關(guān)數(shù)據(jù)掌握流通量最大的圖書種類和新購圖書的流通情況。(3)進(jìn)行下階段或下學(xué)期圖書借閱特殊情況的分析和摸底。如一年一度的計(jì)算機(jī)等級考試、學(xué)生英語過級考試及教師晉升職稱考試等活動都要認(rèn)真進(jìn)行分析掌握師生對書刊的需求情況。(4)根據(jù)“采購統(tǒng)計(jì)”中年度購書經(jīng)費(fèi)使用情況以及第2、第3種情況中圖書需求的情況分配每月或?qū)W年階段購書經(jīng)費(fèi)。一般可按下列原則配置:一是流通量大和借閱多的核心書刊

10、繼續(xù)保證其經(jīng)費(fèi)的投入對確有收藏價值的圖書雖然一時流通量較小其購置經(jīng)費(fèi)也必須保證但要減少它的復(fù)本量。二是對一年一度的各項(xiàng)必要考試的參考書籍其種類可按考試要求固定復(fù)本量可適當(dāng)加大其經(jīng)費(fèi)也要保證。對一些因特殊情況所需圖書的購買也必須適當(dāng)考慮其種類要全但復(fù)本量要相對減少以節(jié)約資金投入。同時購書時間可視考試和有關(guān)慶典活動的時間而定并適當(dāng)提前。以上程序適用于每次購書前的決策應(yīng)堅(jiān)持照此辦理。由于圖書館藏書數(shù)量巨大師生對書刊的需求也在不斷發(fā)生變化加上反

11、映新知識的新書籍層出不窮因此要想把采購工作做好采購人員應(yīng)該不斷充實(shí)自己努力學(xué)習(xí)新知識新技術(shù)提高自己的科學(xué)文化水平和綜合素質(zhì)并通過各種途徑隨時掌握師生的需求動態(tài)以高度負(fù)責(zé)的精神完成自己的本職工作。實(shí)踐證明在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開展圖書館書刊采購工作的過程中我們要不斷摸索和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)把人腦和電腦有機(jī)結(jié)合起來使計(jì)算機(jī)的功能充分發(fā)揮出來。參考文獻(xiàn)1楊文英編著1計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)1北京:中國金融出版社1996.2陳建河1完善教育軟件1軟件報1998(30)3