物資采購預付賬款管理模式探討

1、絲竺絲!!絲!蓋!竺堡!至!絲壘絲竺!堡!叢生曼望絲絲塑絲星囪圖酉圖圃訝圖惑冒圖躅島圓躕曹月華預付賬款是指企業(yè)按照購貨合同或勞務合同的規(guī)定，預先支付給供貨方或提供勞務方的款項。在企業(yè)中對進廠物資采購，原則上不實行預付貨款方式，但對緊俏物資、急需物資、壟斷物資及制造周期長、技術(shù)要求高或合同金額較大的進廠物資采購，必須采用預付賬款的形式采購。預付賬款的管理一般要做到嚴把審批關(guān)、會計及時做賬、對賬，以及有效的監(jiān)督考核機制等。就能將預付賬款控制

2、在安全、合理的范圍內(nèi)。本文現(xiàn)結(jié)合寶鋼集團八鋼公司物資采購業(yè)務中預付賬款的應用管理模式進行一些探討。一、財務信息化下物資采購預付賬款應用管理模式預付賬款做為企業(yè)的一項債權(quán)是在經(jīng)濟合同事項發(fā)生前或進行中預先支付給收款單位貨款的一種提前支付行為在目前社會信用系統(tǒng)不完善企業(yè)內(nèi)控制度不健全的情況下，極易發(fā)生合同到期而貨物未到財、物兩空的風險及內(nèi)部人員違法亂紀行為企業(yè)必須重視和加強預付賬款的管理。例如：八鋼公司與某個供應商簽訂了一份購銷合同，約定企

3、業(yè)進行預付款，預付款的比例為30％?，F(xiàn)在本企業(yè)正式向此供應商下采購定單，金額為100萬元，為此，企業(yè)必須要先預付30萬的貨款。由于本企業(yè)實行了財務信息化，是將物資采購業(yè)務流程及財務處理流程在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理的，但此筆購銷合同中約定的預付款項，在財務管理系統(tǒng)中將如何進行應用及管理，仍需考慮到如下兩個重要問題：一是預付款的比例：二是后續(xù)的沖銷。其業(yè)務操作流程：第一步：采購提出預付款申請。采購員提出預付款申請時是在產(chǎn)銷系統(tǒng)中錄入的，系統(tǒng)中會顯示

4、供應商信息、簽定購銷合同的內(nèi)容、合同總額、物資類別及預付款比例等資料。采購員在產(chǎn)銷系統(tǒng)中填寫《預付款申請通知單》，嚴格按照本企業(yè)的物資采購預付款審批權(quán)限流程，通過相關(guān)領(lǐng)導審批后財務部門根據(jù)批準后的付款通知單和供應商開具的有效收據(jù)在產(chǎn)銷系統(tǒng)中進行物資采購預付賬款的賬務處理。在系統(tǒng)操作過程中，需注意以下兩個問題：一是付款單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進行區(qū)別，在產(chǎn)銷運行系統(tǒng)中。為預付款業(yè)務設(shè)置了一個特殊的的單據(jù)，即“預付款申請通知清單”

5、簡稱“預支清單”。這個單據(jù)跟其他正常單據(jù)的區(qū)別在于系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個“預支清單”看看有沒有未結(jié)賬的預付款單若有的話，則會提示用戶。從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有一定的區(qū)別，因為預付賬款是其他的資產(chǎn)，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分開都是非常有必要的。二“預支清單”最好要注明具體的采購合同編號這主要是為了預付賬款后續(xù)核銷作業(yè)的方便。因為我們在沖銷的過程中，一般都是要

6、對應到具體的采購合同編號，而不僅僅對應到供應商不至于將采購合同相互沖銷掉。第二步：“預支清單”的錄入、審批。本企業(yè)對進廠物資采購預付賬款的審批原則：采用預付賬款結(jié)算必須在合同簽約前報有關(guān)領(lǐng)導審批并在合同結(jié)算條款中注明，并按合同規(guī)定在交貨時及時扣回。預付賬款的金額一經(jīng)批準不得任意擴大，預付賬款必須?？顚Ｓ茫瑯I(yè)務部門須加強監(jiān)控，嚴禁以預付賬款方式進行變相的短期投資。本企業(yè)預付款的審批是在產(chǎn)銷運行系統(tǒng)中分級管理的由采購部門業(yè)務員根據(jù)物資系統(tǒng)中

7、所簽訂購銷合同每月末在產(chǎn)銷運行系統(tǒng)中錄入“預支清單”，清單內(nèi)容中包含：供應商名稱、開戶行名稱及賬號、合39冶全財爭2009年第6期萬方數(shù)據(jù)MetallurgicalFinancialAccountingnmam歸自白白白白白白曹月華預付賬款是指企業(yè)按照購貨合同或勞務合同的規(guī)定，預先支付給供貨方或提供勞務方的款項。在企業(yè)中對進廠物資采購，原則上不實行預付貨款方式，但對緊俏物資、急需物資、壟斷物資及制造周期長、技術(shù)要求高或合同金額較大的進廠

8、物資采購，必須采用預付賬款的形式采購。預付賬款的管理一般要做到嚴把審批關(guān)、會計及時做賬、對賬，以及有效的監(jiān)督考核機制等，就能將預付賬款控制在安全、合理的范圍內(nèi)。本文現(xiàn)結(jié)合寶鋼集團八鋼公司物資采購業(yè)務中預付賬款的應用管理模式進行一些探討。、財務信息化下物資采購預付賬款應用管理模式預付賬款做為企業(yè)的一項債權(quán)，是在經(jīng)濟合同事項發(fā)生前或進行中，預先支付給收款單位貨款的一種提前支付行為，在目前社會信用系統(tǒng)不完善，企業(yè)內(nèi)控制度不健全的情況下，極易發(fā)

9、生合同到期而貨物未到，財、物兩空的風險及內(nèi)部人員違法亂紀行為，企業(yè)必須重視和加強預付賬款的管理。例如:八鋼公司與某個供應商簽訂了一份購銷合同，約定企業(yè)進行預付款，預付款的比例為30%?，F(xiàn)在本企業(yè)正式向此供應商下采購定單，金額為1∞萬元，為此，企業(yè)必須要先預付30萬的貨款。由于本企業(yè)實行了財務信息化，是將物資采購業(yè)務流程及財務處理流埋在系統(tǒng)中統(tǒng)一管理的，但此筆購銷合同中約定的預付款項在財務管理系統(tǒng)中將如何進行應用及管理，仍需考慮到如下兩個

10、重要問題:一是預付款的比例二是后續(xù)的沖銷。其業(yè)務操作流程:第→步:采購提出預付款申請。采購員提出預付款申請時是在產(chǎn)銷系統(tǒng)中錄人的，系統(tǒng)中會顯示供應商信息、簽定購銷合同的內(nèi)容、合同總額、物資類別及預付款比例等資料。采購員在產(chǎn)銷系統(tǒng)中填寫預付款申請通知單，嚴格按照本企業(yè)的物資采購預付款審批權(quán)限流程，通過相關(guān)領(lǐng)導審批后，財務部門根據(jù)批準后的付款通知單租供應商開具的有效收據(jù)，在產(chǎn)銷系統(tǒng)中進行物資采購預付賬款的賬務處理。在系統(tǒng)操作過程中，需注意以

11、下兩個問題是付款單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進行區(qū)別，在產(chǎn)銷運行系統(tǒng)中，為預付款業(yè)務設(shè)置了一個特殊的的單據(jù)，即“預付款申請通知清單嘀稱“預支清單“。這個單據(jù)跟其他正常單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個“預支清單看看有沒有未結(jié)賬的預付款單，若有的話，則會提示用戶。從財務管理上來說，預付款跟其他付款也有定的區(qū)別，因為預付賬款是其他的資產(chǎn)，而不是負債。所以，無論從實際操作上來考慮，還是從財務理論上來說，把兩者進行分

12、開都是非常有必要的。二“預支清單“最好要注明具體的采購合同編號，這主要是為了預付賬款后續(xù)核銷作業(yè)的方便。因為我們在沖銷的過程中，一般都是要對應到具體的采購合同編號，而不僅僅對應到供應商，不至于將采購合同相互沖銷掉。第二步預支清單“的錄人、審批o本企業(yè)對進廠物資采購預付賬款的審批原則:采用預付賬款結(jié)算必須在合同簽約前報有關(guān)領(lǐng)導審批并在合同結(jié)算條款中注明，并按合同規(guī)定在交貨時及時扣回。預付賬款的金額經(jīng)批準不得任意擴大，預付賬款必須專款專用，

13、業(yè)務部門須加強監(jiān)控，嚴禁以頂付賬款方式進行變相的短期投資。本企業(yè)預付款的審批是在產(chǎn)銷運行系統(tǒng)中分級管理的，由:采購部門業(yè)務員根據(jù)物資系統(tǒng)中所簽訂購銷合同，每月末在產(chǎn)銷運行系統(tǒng)中錄人“預支清單清單內(nèi)容中包含:供應商名廊、開戶行名稱及賬號、合J串含量t舍2009年第6期39Metallur2icalFin口ncintAccounting同編號、物資類別等信息。物資采購預付款的審批流程如下：賬款臺賬，跟蹤預付賬款的執(zhí)行情況，定期清理預付賬款。

14、采購部門業(yè)務人員申報一經(jīng)采購業(yè)務主管審核一經(jīng)采購部門(1)預付賬款發(fā)生后，財務部門要及時、準確地進行賬務處主管領(lǐng)導審批一經(jīng)采購部門經(jīng)理審核一經(jīng)財務部門資金主管理，使得當月發(fā)生的預付賬款要在當月的總賬和明細賬中審核一經(jīng)財務部部長審核一經(jīng)公司資金平衡會審核一公司領(lǐng)導反映。(2)做好預付賬款臺賬，詳細反映各供應商預付賬款審批，財務部門根據(jù)審核批準后的付款通知單在系統(tǒng)中對外的增減變動、余額、發(fā)生時間。(3)財務人員每月要進行賬戶支付預付貨款。的

15、重分類調(diào)整，每月在做完賬后，要對“預付賬款”和“應付第三步：預付賬款的核銷。收到供應商實際開具的發(fā)票賬款”進行重分類。f4)財務人員要按預付賬款形成時間劃分時，一般會提交多張單據(jù)，如公司采購收料單、供應商發(fā)票賬齡，將超期預付賬款明細提交采購部門核對、催收、索要等原始單據(jù)財務人員在產(chǎn)銷系統(tǒng)中錄入發(fā)票時。會產(chǎn)生發(fā)票，特別要對長期未收到貨物的預付賬款請采購部門協(xié)“財務報賬通知單據(jù)“簡稱“報支清單”。“報支清單”的內(nèi)容助，可向供貨單位進行查詢。

16、(5)做好預付賬款的內(nèi)部審核包括：供應商名稱、物資類別、合同編號等信息。若有相同合工作，財務部門和內(nèi)部審計部門應定期對“預付賬款”進行同編號等內(nèi)容的“預支清單”時，系統(tǒng)會自動提示進行核銷實質(zhì)性測試，審核預付賬款支付的正確性、時效性和合法業(yè)務。系統(tǒng)在核銷預付款的時點有兩個：一個是在生成應付性。(6)做好對預付賬款購銷合同的監(jiān)督是否真實合法，有賬款的時候就開始核銷，若預付小于發(fā)票結(jié)算金額，差額掛無以虛假或不合理合同串通舞弊，虛列預付賬款。(

17、7)核查賬應付，若預付大于發(fā)票結(jié)算金額，按發(fā)票結(jié)算金額全額核預付貨款是否屬于正常經(jīng)濟業(yè)務范圍，檢查購人的物資、材銷預付，大于部分等待后續(xù)核銷；另外一個是在支付供應商料等是否屬于該單位正常需要，采購物資、材料是否已驗收貨款前再進行核銷，財務人員在申報次月資金付款計劃或入庫，有無為外單位套取物資、材料的行為。(8)業(yè)務部門的執(zhí)行本月付款時，會自行檢查賬目中是否存在同一供應商責任人員必須在合同規(guī)定的期限內(nèi)核銷預付賬款，如發(fā)生既有應付又有預付的

18、情形，并根據(jù)業(yè)務實質(zhì)進行核銷。核銷不能如期交貨的情況，應及時逐級上報，以便各方采取有效預付需把握核銷時點這個關(guān)鍵，什么時點核銷由財務人員措施。根據(jù)業(yè)務實質(zhì)進行判斷，絕的大部分客戶都是選擇在付款3建立有效的監(jiān)督、考核機制保證管理制度的實施。為的時候進行核銷。加強物資采購預付賬款的有效管理，公司應按照供貨合同或二搞燃刪嬲船嘴㈣鬻翥篙淼篙震搿鬻薺鬻麓’籌1建立嚴格的預付賬款審批控制流程。為規(guī)范公司預貨款申請部門負責控制預付賬款的發(fā)生，跟蹤預付

19、賬款使用付賬款的操作行為，確保資金安全運行，防止資金流失和情況。以及根據(jù)財務部門的清理要求收回預付賬款。財務部經(jīng)濟違規(guī)行為的發(fā)生，為了使企業(yè)提供的財務信息更加真門負責預付賬款的審核和會計核算工作。建立預付賬款臺實、可靠，規(guī)范預付賬款的使用，應當建立預付賬款的授權(quán)賬跟蹤預付賬款的執(zhí)行情況，定期清理預付賬款。因此，對批準制度，嚴格控制預付賬款的審批控制，加強預付賬款于預付賬款的管理，企業(yè)應該建立往來核對制度業(yè)務部門管理。寶鋼集團在《預付賬款

20、管理辦法》中對控制預付賬款將核對結(jié)果及時反饋給財務并由財務填寫往來對賬單交供審批規(guī)定中規(guī)定，必須嚴格做到兩點：一點是建立供應商應商對賬，并要求供應商加蓋公章使之具有法律效力。對于信用評級系統(tǒng)，一點是設(shè)置了預付賬款審批權(quán)限。采購部貨款已付、貨物已經(jīng)驗收而結(jié)算的憑證未到的預付賬款，采門應當充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等有關(guān)情購人員應該及時索要發(fā)票超過規(guī)定期限未取得發(fā)票者，按況，完善供應商評價體系，采取由采購、使用等部門共同參公司發(fā)票

21、管理辦法的相關(guān)規(guī)定進行處罰。對于貨款己付、貨與比質(zhì)比價的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應物以及結(jié)算的憑證超期未到導致預付賬款長期掛賬，財務應商，由公司業(yè)務和財務共同商定是否采用預付賬款的方式協(xié)同業(yè)務部門報告單位主管領(lǐng)導除按發(fā)票管理規(guī)定進行處采購物資、預付賬款的金額以及期限，并對預付款設(shè)置了罰外還要責成經(jīng)辦人員追討貨物，造成損失要對經(jīng)辦人員嚴格的審批權(quán)限。進行相應處罰。2財務人員做好預付賬款會計核算、審核及清理工作。財務部門負責預付賬

22、款的審核和會計核算工作。建立預付(作者寶鋼集團新疆八一鋼鐵有限公司財務部)馮全財爭2009年第6期40萬方數(shù)據(jù)問編號、物資類別等信息。物資采購預付款的審批流程如下:采購部門業(yè)務人員申報陽經(jīng)采購業(yè)務主管審核“經(jīng)采購部門主管領(lǐng)導審批經(jīng)采購部門經(jīng)理審核m經(jīng)財務部門資金主管審核“經(jīng)財務部部長審核血統(tǒng)公司資金平衡會審核“公司領(lǐng)導審批，財務部門根據(jù)審核批準后的付款通知單在系統(tǒng)中對外支付預付貨款o第三步:預付賬款的核銷。收到供應商實際開具的發(fā)票時，一

23、般會提交多張單據(jù)，如公司采購收料單、供應商發(fā)票等原始單據(jù)，財務人員在產(chǎn)銷系統(tǒng)中錄人發(fā)票時，會產(chǎn)生“財務報賬通知單據(jù)嘀稱“報文清單飛“報支清單“的內(nèi)容包括:供應商名稱、物資類別、合問編號等信息，若有相間合同編號等內(nèi)容的“預支清單“時，系統(tǒng)會自動提示進行核銷業(yè)務。系統(tǒng)在核銷預付款的時點有兩個:一個是在生成應付賬款的時候就開始核銷，若預付小于發(fā)票結(jié)算金額，差額掛賬應付，若預付大于發(fā)票結(jié)算金額，按發(fā)票結(jié)算金額金額棋銷預付，大于部分等待后結(jié)核銷另

24、外一個是在支付供應商貨款前再進行核銷，財務人員在申報次月資金付款計劃或執(zhí)行本月付款時，會自行檢查賬目中是否存在間一供應商既有應付又有預付的情形，并根據(jù)業(yè)務實質(zhì)進行核銷。核銷預忖需把握核銷時點這個關(guān)鍵，什么時點核銷由財務人員根據(jù)業(yè)務實質(zhì)進行判斷，絕的大部分客戶都是選擇在付款的時候進行核銷。二、提高物資采購預付賬款的內(nèi)部控制管理1.建立嚴格的預付賬款審批控制流程。為規(guī)施公司預付脹款的操作行為，確保資金安全運行，防止資金流失和經(jīng)濟違規(guī)行為的發(fā)

25、生，為了使企業(yè)提供的財務信息更加真實、可靠，規(guī)范預付賬款的使用，應當建立預付賬款的授權(quán)批準制度，嚴格控制預付脹款的審批控制，加強預付賬款管理。銅集團在預付賬款管理辦法中對控制預付賬款審批規(guī)定中規(guī)定，必須嚴格做到陶，點:一點是建立供應商信用評級系統(tǒng)，…點是設(shè)置了預付賬款審批權(quán)限。采購部門應當充分了解租掌握供應商的信譽、供貨能力等有關(guān)情況，完善供應商評價體系，采取自采購、使用等部門共同參與比質(zhì)比價的程序，井按規(guī)定的授權(quán)批準程序確定供應商，由

26、公司業(yè)務和財務共同商定是否采用預付賬款的方式采購物資、預付賬款的金額以及期限，并對預付款設(shè)置了嚴格的審批僅限o2.財務人員做好預付賬款會計核算、審核及清理工作。財務部門負責頂付賬款的審核和會計核算工作，建立預付~t財舍2009年第6期Afetallurgil:aJF!J!JicjalAccounting賬款臺賬，跟蹤頂付賬款的執(zhí)行情況，定期清理頂付賬款。(1)預付賬款發(fā)生后，財務部門要及時、準確地進行賬務處理，使得當月發(fā)生的預付賬款要在

27、當月的總脹和明細賬中反映。(2)做好預付賬款臺賬，詳細反映各供應商預付脹款的增減變動、余額、發(fā)生時間。(3)財務人員每月要進行賬戶的重分類調(diào)整，每月在做完賬后，要對“預付賬款“和“應付賬款“進行重分類。(4)財務人員要按預付賬款形成時間劃分賬齡，將起期頂付賬款明細提交采購部門核對、催收、索要發(fā)票，特別要對長期未收到貨物的預付賬款，請采購部門協(xié)助，可向供貨單位進行查詢。(5)做好預付賬款的內(nèi)部審核工作，財務部門和內(nèi)部審計部門應定期對“預付

28、賬款“進行實質(zhì)性測試，審核預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。(6)做好對預付賬款購銷合間的監(jiān)督是否真實合法，有無以虛假或不合理合同串通舞弊，虛列預付賬款。(7)核查預付貨款是否屬于正常經(jīng)濟業(yè)務植圍，檢查購人的物資、材料等是沓屬于該單位正常需要，采購物資、材料是沓己驗收人庫，有無為外單位套取物資、材料的行為。(8)業(yè)務部門的責任人員必須在合同規(guī)定的期限內(nèi)核銷預付賬款，如發(fā)生不能如期交貨的情況，應及時逐繳上報，以使各方來取有效措施。3.

29、建立有般的監(jiān)督、考核機制，保證管理制度的實施。為加強物資采購頂付賬款的有效管理，公司應按照供貨合同或提供勞務合間的協(xié)議，指定專人做好結(jié)算和催收工作，制定工作計劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。預付貨款申請部門負資控制預付賬款的發(fā)生，跟蹤預付賬款使用情況，以及根據(jù)財務部門的清理要求收回預付賬款。財務部門負責預付賬款的審核和會計核算工作，建立預付賬款臺賬，跟蹤預付賬款的執(zhí)行情況，定期清理預付賬款。因此，對于預付賬款的管理，企業(yè)應該

30、建立往來核對制度，業(yè)務部門將核對結(jié)果及時反饋給財務并由財務填寫往來對賬單交供應商對賬，井要求供應商加蔬公章使之具有法律放力。對于貨款已付、貨物已經(jīng)驗收而結(jié)算的憑證未到的預付賬款，采購人員應該及時索要發(fā)票，超過規(guī)定期限未取得發(fā)票者，按公司發(fā)票管理辦法的相關(guān)規(guī)定進行處罰。對于貨款已付、貨物以及結(jié)算的憑證超期未到導致預付賬款長期掛賬，財務應協(xié)間業(yè)務部門報告單位主管領(lǐng)導除按發(fā)票管理規(guī)定進行處罰外，還要責成經(jīng)辦人員迫討貨物，造成損失要對經(jīng)辦人員進