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1、芻議企業(yè)管理如何實現(xiàn)信息化管理DiscussiononhowenterprisemanagementinfmationmanagementZhiqiangLi【摘要】企業(yè)管理實行信息化管理是現(xiàn)今檔案管理工作的必然趨勢。文章介紹了企業(yè)檔案實行信息化的管理框架與機(jī)制，同時對企業(yè)檔案信息化管理的總體設(shè)想和實踐進(jìn)行了探討，可為業(yè)內(nèi)人士提供一些相關(guān)的參考?！娟P(guān)鍵詞】企業(yè)管理信息化管理管理框架管理機(jī)制Abstract:Theimplementati

2、onofbusinessmanagementinfmationmanagementisnowaninevitabletrendoffilemanagement.Thispaperintroducestheimplementationofenterpriseinfmationmanagementfileframewkmechanismswhiletheenterprisesoverallinfmationmanagementfileide

3、aspracticeswerediscussedftheindustrytoprovidesomerelevantinfmation.Keywds:enterprisemanagementinfmationmanagementmanagementframewkmanagementmechanism概論隨著世貿(mào)組織加入和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，社會文明的日益進(jìn)步，檔案的信息化管理會越來越迫切，而且將不斷加強、不斷深入、不斷發(fā)展，檔案已不僅

4、僅是文件化的歷史，它已經(jīng)發(fā)展到了實時化的信息時代，它的現(xiàn)時作用將越來越明顯。檔案管理也不再停留在紙質(zhì)檔案管理上，而是向多種不同載體檔案管理轉(zhuǎn)化，其中基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的電子檔案管理將是加入世貿(mào)組織后檔案管理的方向，也就是信息化管理，它不僅是切實可行的，同時也是現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展中所必不可少的。1.企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化的管理框架1.1檔案的信息化管理已擺在我們檔案管理工作者的面前，但要實現(xiàn)它，卻并非易事。我認(rèn)為檔案信息化必須：1.1.1企業(yè)

5、各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)樹立全新的檔案管理理念，有與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路，有實行改革、推廣文檔一體化這種現(xiàn)代化管理模式的愿望等等，這些是檔案信息化建設(shè)的思想基礎(chǔ)。1.1.2要建立必要的軟、硬件設(shè)備環(huán)境。檔案管理部門應(yīng)盡快利用現(xiàn)代高科技手段武裝自己，建立現(xiàn)代化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升管理水平，強化檔案信息的綜合功能和作用。一般這樣的系統(tǒng)應(yīng)配置電子檔案信息管理軟件，制圖及修改軟件(EDDAUTOCAD)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，計算機(jī)客戶端

6、，大容量壓縮存貯載體，錄入設(shè)備(如掃描儀)，輸出設(shè)備(大型打印機(jī)、繪圖儀等)，數(shù)據(jù)備份裝置(磁盤陣列、外置硬盤)。1.1.3配置相應(yīng)的人力資源：檔案實現(xiàn)信息化管理除要有掌握檔案管理知識的人才外，還需要具有多方面專業(yè)知識的復(fù)合型人才，包括具有計算機(jī)信息技術(shù)、外語知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保密技術(shù)、生產(chǎn)經(jīng)營管理專業(yè)知識的人才等。而檔案管理部門人員的現(xiàn)狀是：知識單一，綜合素質(zhì)較差。在一些單位，檔案室往往是“老、弱、病、殘、孕”的照顧棲身之所，或者是“領(lǐng)

7、導(dǎo)”關(guān)系戶的安置地。據(jù)初步調(diào)查，以上情況在各單位比比皆是、見多不怪。但是，沒有強有力的檔案管理人員作基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識，檔案的信息化管理等于是一句空話。1.2檔案實現(xiàn)信息化管理基本構(gòu)架：以我廠為例，企業(yè)投入大量人力物力建設(shè)了檔案信息化管理系統(tǒng)，經(jīng)過多年的實踐，己日趨成熟，其基本構(gòu)架模擬如圖：2.企業(yè)檔案信息化管理的總體設(shè)想和實現(xiàn)檔案信息化管理很重要的一環(huán)是使文書、科技、會計、特種載體等各類檔案管理達(dá)到文檔一體化

8、，提高企業(yè)檔案過程管理效率，使檔案管理工作貫穿企業(yè)管理的全過程，從而使檔案管理部門能真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供優(yōu)質(zhì)的綜合檔案信息服務(wù)。對檔案管理一體化，必須進(jìn)行深入的論證、研究，努力實現(xiàn)檔案信息的計算機(jī)電子化管理，并解決好下列問題：一是企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；二是辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口問題；三是收、發(fā)文流傳后即時歸到電子檔案庫及紙質(zhì)檔案立卷改革；四是實現(xiàn)科技檔案的圖紙修改、再設(shè)計管理流程計算機(jī)化。根據(jù)我廠綜合檔案室的電子檔

9、案管理實踐，在企業(yè)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已建成的情況下，具體方案要點如下：2.1用戶權(quán)限管理，根據(jù)本單位實際設(shè)置用戶，保證電子檔案能方便使用，又使檔案的密級能按規(guī)定管理。2.1.1在電子檔案管理系統(tǒng)（簡稱SEAS系統(tǒng)）中用戶是按照部門、崗位來分配管理的，權(quán)限可以直接授予用戶本人，也可以授予用戶所在的部門或崗位，權(quán)限有繼承關(guān)系。2.1.2實現(xiàn)科技檔案管理權(quán)限的特殊設(shè)置。與文書檔案管理相比，科技檔案管理對圖紙原件的管理更加嚴(yán)格，特別是圖紙的下載和修改權(quán)

10、限，要由檔案管理部門來統(tǒng)一劃分授予。因此要求檔案管理人員可以在SEAS系統(tǒng)的權(quán)限管理中再對分類、案卷進(jìn)行特殊授權(quán)，限制用戶訪問、瀏覽、打印、修改、下載圖紙原件等權(quán)限。2.2在OA界面上設(shè)置接口，文件是屬于工程或項目的，流轉(zhuǎn)結(jié)束后，可以直接轉(zhuǎn)到科技檔案文件庫待立卷。2.3在OA界面上設(shè)置接口，使OA中的工作流（收發(fā)文附件流轉(zhuǎn)），完成檔案中的部分流轉(zhuǎn)程序。如從收文開始，通過表單的填寫、確認(rèn)、審批等，最終將所有檔案歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中。文

11、書檔案不立卷可以到文件庫，以原OA的管理方式管理，也可以保存在SEAS系統(tǒng)的文件庫中，以“件”形式保存；科技檔案則根據(jù)保證其成套性原則，在SEAS系統(tǒng)中立卷，同實物相對應(yīng)地以“案卷”、“卷內(nèi)文件”、“卷內(nèi)圖紙”形式保存，這樣既統(tǒng)一、規(guī)范，又便于對整個綜合檔案管理進(jìn)行檢索、統(tǒng)計和利用。2.4檔案管理工作由檔案管理部門來完成，所以檔案管理人員可以在OA中進(jìn)行所有檔案的管理工作，也可以在SEAS系統(tǒng)中進(jìn)行所有檔案（包括文書檔案）的管理工作。如

12、：2.4.1根據(jù)本單位檔案管理的具體需要進(jìn)行檔案庫結(jié)構(gòu)的定義（包括案卷和文件的結(jié)構(gòu)）和類的劃分。2.4.2進(jìn)行案卷的著錄、文件的編目和原件的增加，提供數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能（如DBF、XLS、MDB等文件）和錄入時自動復(fù)制上條記錄信息的功能；可以對流轉(zhuǎn)結(jié)束后歸檔過來的文件和原件直接利用組卷到SEAS系統(tǒng)中。2.4.3借閱根據(jù)申請在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在檢索查詢?yōu)g覽方面，可以通過分類樹的方式看到所有檔案的案卷、文件和原件的信息，也可以通過檢索工具模糊

13、查詢出所要尋找的案卷、文件和原件信息等，然后可以方便地瀏覽到對應(yīng)的原件“電子文檔&”。2.4.4在報表打印方面，可以通過自定義的模板打印出本單位想要的多種表單，如案卷封皮、全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、各類統(tǒng)計報表等。2.4.5為了數(shù)據(jù)的再利用，可以將檔案庫中的分類、案卷、文件等信息轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)通用格式的文件(如DBF、XLS、MDB、TXT等)。2.4.6檔案銷毀根據(jù)設(shè)定的條件在計算機(jī)內(nèi)自動進(jìn)行，并存放到銷毀庫，如果需要還可

14、以恢復(fù)。2.5SEAS系統(tǒng)中，引入圖紙的修改管理工作流程和實現(xiàn)一些更復(fù)雜的工作流程，如：實現(xiàn)圖紙的“修改核對修改批準(zhǔn)替換發(fā)放”管理流程，并留有痕跡，保證電子檔案庫的檔案資料始終是“最新版本的”標(biāo)準(zhǔn)竣工圖。3.企業(yè)檔案信息化管理的管理機(jī)制3.1組織機(jī)構(gòu)方面，要建立相對獨立的綜合檔案管理部門，能夠協(xié)調(diào)整個企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作，能對企業(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行管理，依照檔案管理的程序收集歸到電子檔案庫。（下轉(zhuǎn)第3

15、80頁）文李志強366（上接第366頁）3.2管理職能方面，作為企業(yè)檔案管理的職能部門，應(yīng)承擔(dān)實施檔案信息化的建設(shè)和后續(xù)管理、維護(hù)、升級、服務(wù)工作，使傳統(tǒng)檔案管理職能隨著加入WTO的新形勢而轉(zhuǎn)變、進(jìn)步。3.3考核制度方面，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要作為一項重要基礎(chǔ)工作來抓，檔案信息的管理好壞將直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理及經(jīng)濟(jì)效益，而且檔案信息是與每位職工息息相關(guān)的。所以，要相應(yīng)地制訂嚴(yán)格的考核制度，對信息的錄入、利用、流程的管理、權(quán)

16、限和密碼等都要有規(guī)范化的制度規(guī)定，凡是違反規(guī)定原則的必須有一定的考核措施加以約束。3.4服務(wù)企業(yè)主體、實現(xiàn)社會價值。加入世貿(mào)組織后，各行各業(yè)的經(jīng)營管理理念都在發(fā)生變化，職能部門的角色定位也有很大的調(diào)整，淡化權(quán)力意識、強化服務(wù)功能。檔案管理也一樣，要以服務(wù)中心工作為重點，積極配合企業(yè)的戰(zhàn)略評估，幫助企業(yè)進(jìn)行適應(yīng)性的戰(zhàn)略調(diào)整。檔案管理要基于信息化建設(shè)成果并不斷創(chuàng)新，向企業(yè)乃至社會，提供適時可用的信息資源。結(jié)束語自我國加入世貿(mào)組織之后，市場競

17、爭日趨激烈，企業(yè)、產(chǎn)業(yè)乃至各政府部門都將經(jīng)歷整合改革的劇烈陣痛，全社會都會對信息產(chǎn)生高標(biāo)準(zhǔn)、高速度、大容量的需求，所以，檔案的信息化管理將成為各行各業(yè)在生產(chǎn)、管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案信息化管理，首先，會減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動，解放生產(chǎn)力，提高工作效率；其次，能確保檔案的準(zhǔn)確率、完整率和歸檔率；第三，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，與國際接軌。（作者單位：貴陽中化開磷化肥有限

18、公司）（上接第372頁）經(jīng)濟(jì)理論告訴我們外部損失的存在使得個體投資決策這可能做出與社會利益最大化相違背的決策看一下?lián)p失負(fù)擔(dān)的結(jié)構(gòu)，大部分損失由社會承擔(dān)。由于通常是建筑企業(yè)控制事故風(fēng)險方面起主導(dǎo)作用事故水平將大大超過經(jīng)濟(jì)范圍。這時可以首先采取措施縮小內(nèi)部損失和總損失的差距使得損失更多的落在雇主肩上。在工業(yè)革命早期即如此。其次社會可以建立一個規(guī)范體系使得建筑企業(yè)超脫利益限制來改善工作環(huán)境。只有將兩者結(jié)合起來才能滿足建筑安全生產(chǎn)的需要。故此我

19、們提出“外部損失內(nèi)部化”的策略：一方面加大經(jīng)濟(jì)激勵另一方面加強規(guī)章體系的約束力。結(jié)論建筑行業(yè)的建筑安全生產(chǎn)與人民群眾的切身利益密切相關(guān)其事故高發(fā)牽扯面廣經(jīng)濟(jì)損失嚴(yán)重使得建筑安全問題成為亟待解決的問題。其不再僅僅是死不死人、傷不傷人的問題而是轉(zhuǎn)變?yōu)檎嬲囊匀藶楸?。建立和諧社會的歷史階段，施工企業(yè)要生存要發(fā)展，必須實現(xiàn)安全生產(chǎn)。實現(xiàn)安全生產(chǎn)的基本物質(zhì)條件是要保證必要的安全生產(chǎn)投入。必要的安全生產(chǎn)投入是施工企業(yè)減少事故，實現(xiàn)安全生產(chǎn)從而提高企

20、業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的基本條件。本文從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度進(jìn)行分析使其市場與現(xiàn)場的關(guān)系更加緊密從決策的角度研究建筑安全理論，對建筑安全問題進(jìn)行多方面的分析為今后做好建筑施工業(yè)安全生產(chǎn)發(fā)展工作開拓思路。參考文獻(xiàn)：[1]威廉諾德豪斯建筑安全指導(dǎo)(第十七版)[M]北京:人民郵電出版社2004.[2]羅云建筑安全經(jīng)濟(jì)學(xué)[M]北京:化學(xué)工業(yè)出版社2004.[3]金龍哲宋存義建筑安全科學(xué)原理[M]北京:化學(xué)工業(yè)出版社2004.（作者單位：臺州市建設(shè)咨詢有限公

21、司）況通報給員工，尤其是那些危機(jī)中與員工切身利益有關(guān)的信息，爭取員工的信任與支持。外部溝通比較復(fù)雜，其中的關(guān)鍵是與顧客利益密切相關(guān)的處理措施要與顧客進(jìn)行有效溝通，另外還要選好溝通的時機(jī)，要在大部分顧客都能理解和接受的情況下出臺，避免顧客流失。媒體是顧客了解企業(yè)的重要渠道，企業(yè)應(yīng)重視與媒體的交往，經(jīng)常性溝通以保持良好的關(guān)系，一旦危機(jī)出現(xiàn)，迅速通過媒體將事件真相、企業(yè)態(tài)度、處理進(jìn)展傳達(dá)給公眾，爭取社會輿論的支持。2.3組建專門化危機(jī)管理機(jī)構(gòu)

22、黑龍江省大多數(shù)中小企業(yè)都沒有組建專門化危機(jī)管理機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的危機(jī)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該是由專、兼職人員組成的常設(shè)機(jī)構(gòu)，包括常設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組、常設(shè)的工作組和臨時性的工作組。常設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)企業(yè)危機(jī)管理文化建設(shè)、危機(jī)意識和危機(jī)管理技能的教育培訓(xùn)、企業(yè)診斷及質(zhì)量管理等方面。常設(shè)工作組負(fù)責(zé)企業(yè)危機(jī)的監(jiān)測和預(yù)警。臨時性工作組是企業(yè)轉(zhuǎn)入危機(jī)狀態(tài)后所必須的應(yīng)對危機(jī)的強力支撐系統(tǒng)，其在企業(yè)危機(jī)管理中發(fā)揮著主導(dǎo)作用。臨時性工作組依然強調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的整體配合，

23、但是為了有效化解危機(jī)，它應(yīng)該擁有絕對權(quán)威，成為危機(jī)控制和處理的核心。臨時性工作組負(fù)責(zé)危機(jī)信息的內(nèi)部溝通與外部傳播，要求統(tǒng)一口徑，減少信息傳播的差異性，全面控制危機(jī)信息的負(fù)面社會影響。另外還負(fù)責(zé)組織企業(yè)各部門開展自查，通過營造全員自覺應(yīng)對危機(jī)的氛圍，配合企業(yè)對危機(jī)的控制和處理工作。2.4正確處理危機(jī)正確預(yù)知風(fēng)險、從容應(yīng)對危機(jī)，是中小企業(yè)危機(jī)管理的重點。在中小企業(yè)危機(jī)管理實踐中，企業(yè)要制定完備的企業(yè)危機(jī)應(yīng)變處理計劃，并依據(jù)計劃進(jìn)行危機(jī)管理知

24、識和技能培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)包括危機(jī)心理訓(xùn)練、危機(jī)處理知識技能培訓(xùn)和危機(jī)處理基本功的演練等等。從容應(yīng)對危機(jī)要求企業(yè)在危機(jī)發(fā)生后的第一時間內(nèi)，按照危機(jī)應(yīng)變處理計劃成立危機(jī)處理機(jī)構(gòu)，組建臨時性工作組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)企業(yè)行為，以積極的態(tài)度面對危機(jī)，有條不紊地采取行動。其次，在具體實施中，作好危機(jī)中的信息交流，既包括內(nèi)部信息交流，也包括與顧客、合作伙伴、相關(guān)政府部門、媒體及公眾的信息溝通，盡快對外發(fā)布有關(guān)危機(jī)的背景信息及危機(jī)處理情況，及時澄清與更正媒介傳播和

25、輿情中與事實不符的信息，引導(dǎo)社會輿論向有利于企業(yè)的方向發(fā)展。2.5加強動態(tài)危機(jī)管理企業(yè)危機(jī)具有動態(tài)性的特征，從隱性危機(jī)、危機(jī)爆發(fā)到危機(jī)處置是一個不可分割的整體過程。只有針對不同階段危機(jī)的特性采取不同的管理手段和方式，并將其作為一個動態(tài)過程納入企業(yè)的日常管理中，企業(yè)才能更加切實有效地解決發(fā)展過程中的各種危機(jī)。根據(jù)對危機(jī)生命周期的劃分對危機(jī)實行全過程管理，可將中小企業(yè)危機(jī)管理分為兩個階段：即危機(jī)爆發(fā)前的危機(jī)預(yù)防和危機(jī)爆發(fā)后的危機(jī)處置。在危機(jī)

26、發(fā)生前，中小企業(yè)危機(jī)管理的重點應(yīng)是識別危機(jī)誘因，其目標(biāo)是預(yù)防危機(jī)，防患于未然。在這一階段，應(yīng)及時而全面地獲取企業(yè)內(nèi)外有關(guān)信息，并開展相關(guān)分析，密切關(guān)注各種因素的變化情況，及時預(yù)測其發(fā)展變化方向，使企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)危機(jī)。對于中小企業(yè)來說，能否及時對隱性危機(jī)因子進(jìn)行有效地預(yù)控處理，避免危機(jī)的爆發(fā)，將直接影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。在危機(jī)爆發(fā)后，危機(jī)所帶來的負(fù)面影響將會在企業(yè)內(nèi)外部迅速蔓延。此時，企業(yè)必須迅速采取措施，啟動危機(jī)處理應(yīng)急預(yù)案，采用有

27、效的應(yīng)對方法及時進(jìn)行危機(jī)調(diào)查、內(nèi)外部信息溝通、調(diào)整企業(yè)業(yè)務(wù)流程，甚至再造核心流程，盡可能減少危機(jī)的負(fù)面作用和影響。有時，正確的應(yīng)對策略甚至可以轉(zhuǎn)“危機(jī)”為發(fā)展“機(jī)遇”。作者簡介：張長青（1972年），男，哈爾濱商業(yè)大學(xué)企業(yè)管理專業(yè)2008級碩士研究生。黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院工作，副教授，主要研究方向為企業(yè)管理。孫東生（1964年），男，黑龍江省政協(xié)副主席，民建中央委員、黑龍江省主委，哈爾濱商業(yè)大學(xué)校長助理，教授，博士生導(dǎo)師，主要