檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討

1、檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A1檔案信息化建設(shè)含義檔案信息化建設(shè)就是借助或者依托現(xiàn)代化的手段，例如：網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)等，在檔案的管理中，根據(jù)國(guó)家相關(guān)的檔案行政管理部門的要求和相關(guān)的信息社會(huì)要求，對(duì)信息進(jìn)行管理、搜集、保存的一種管理模式，以檔案工作為依托、檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)、以檔案資源為對(duì)象的管理模式[2]。檔案信息的管理主要是依據(jù)數(shù)字化信息的技術(shù)管理方式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，

2、資源共享，最終達(dá)到一體化數(shù)字管理。2檔案管理現(xiàn)狀2.1在檔案信息化建設(shè)中缺乏足夠的重視在非專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)中，普遍對(duì)檔案管理工作不夠重視，這些機(jī)構(gòu)中檔案管理部門由于不是主要業(yè)務(wù)部門，因此在人員配備、檔案管理設(shè)施設(shè)備上都多多少少存在“老弱病殘”的現(xiàn)象，主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠了解，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理部門“積貧積弱”，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化較差，更別談檔案信息化建設(shè)和管理。這也導(dǎo)致了機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、工作積極性不佳的現(xiàn)狀。另一

3、方面，由于檔案管理工作的特性，檔案工作管理人員容易養(yǎng)成墨守成規(guī)的工作習(xí)慣，遵循于陳舊的管理系統(tǒng)，缺乏時(shí)代性的創(chuàng)新，如果讓他們重新再接受別的工作形式，在短時(shí)間內(nèi)他們身體和心理上都接受不了，甚至?xí)霈F(xiàn)抵觸，不愿意輕易改變的情況則性錯(cuò)誤就行。這種現(xiàn)狀，不但降低了單位中心工作的效率，也給他人在事務(wù)辦理上造成了很多的不便[4]。3檔案信息化建設(shè)過(guò)程中存在的一些問(wèn)題3.1分散性檔案信息化建設(shè)過(guò)程中信息重疊現(xiàn)象屢見不鮮，主要原因是因?yàn)楦鲉挝?、部門在檔

4、案信息化建設(shè)中無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享，各個(gè)部門的信息資源無(wú)法互通，就容易造成擁有相同主題信息這樣的后果。3.2異構(gòu)性很多部門在接到檔案信息后，在數(shù)據(jù)往資料庫(kù)轉(zhuǎn)移的過(guò)程中導(dǎo)致信息出現(xiàn)了異構(gòu)，從而導(dǎo)致了很多數(shù)據(jù)檔案信息的來(lái)源差異，導(dǎo)致了不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，也致使一些文件屬性差異，有些甚至出現(xiàn)了特殊的文件形式，從而導(dǎo)致了復(fù)雜的信息結(jié)構(gòu)，也增加了人工處理檔案信息的困難，浪費(fèi)了本來(lái)就有限的人力物力，也對(duì)信息數(shù)據(jù)庫(kù)造成了很大的存儲(chǔ)壓力，增加了