高效會議實務(wù)

1、HRGO人力資源分享匯Tel：4006152422微信公眾號：hrgogogo第1頁共7頁高效會議實務(wù)一、會議概述一、會議概述.................................................................................................................................................1（一）什么是會議...

2、..................................................................................................................................1（二）會議的作用.................................................................................

3、....................................................2（三）會議的時機選擇.............................................................................................................................2（四）會議的成本分析.....................

4、........................................................................................................2二、會議為什么低效二、會議為什么低效.................................................................................................

5、....................................3（一）從會議要素的角度來分析.............................................................................................................3（二）從會議過程的角度來分析.............................................

6、................................................................4三、如何提升會議效能三、如何提升會議效能.................................................................................................................................4（一）從會

7、議要素的角度來提升.............................................................................................................5（一）從會議過程的角度來提升.......................................................................................

8、......................6一、會議概述會議概述（一）什么是會議什么是會議會議是一種群體溝通的方式。從字面含義上講，“會”的基本意思是聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議。因此，會議的意思就是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動。人類開會的歷史可謂是源遠流長。公元前2198年，大禹在浙江紹興的會稽山召集了全國的部落首領(lǐng)，慶功封爵并商討全國的財政問題。據(jù)說，會稽山原名茅山，因召開此會而更名。公元前

9、681年，齊桓公召集宋、陳、蔡、邾四國，在北杏會盟，首開國際會議的先河。隨著齊國國力和國際地位的逐漸升高，齊國召開的國際會議的頻率和規(guī)模也越來越高。因此，齊桓公也被譽為是“文山會?！钡淖鎺煚敗Ｕ麄€世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。中國的會有多少？從中央到地方一年要開多少會？這是一個無法統(tǒng)計的數(shù)字?！冬F(xiàn)代快報》2005年7月9日報道了來自會議市場上的信息：1999年，北京只有一二百家服務(wù)于會展的專業(yè)公司，而2005年竟達到4

10、000家以上。會議養(yǎng)活了如此之多的服務(wù)公司，形成了滋生腐敗的溫床。2011年，中國首個《中國會議藍皮書》在京發(fā)布，藍皮書指出，目前我國每年舉辦的各種會議多達幾千萬個，年均增長20%。在白領(lǐng)中，會議恐懼癥已經(jīng)不是個新詞兒了。對于現(xiàn)在很多商政人士而言，在會議室里度過一天已經(jīng)是一件司空見慣的事，似乎每天都有開不完的會。2011年，中國青年報社會調(diào)查中心通過民意中國網(wǎng)和網(wǎng)易新聞中心，對2223人進行的一項調(diào)查顯示，53.6％的人表示自己在日常工

11、作中參加的會議過多。具體而言，57.4％的人每星期平均開會2次以上。受訪者中，40.8％的人是企業(yè)職員，300％的人是事業(yè)單位員工，12.9％的人是政府機關(guān)工作人員。另外，只有不到三成的白領(lǐng)認為自己參加的會議有意義，而剩余的大多數(shù)白領(lǐng)均表示厭煩開會，甚至有人為此變成職場“恐會族”。HRGO人力資源分享匯Tel：4006152422微信公眾號：hrgogogo第3頁共7頁時間成本金錢成本效益成本機會成本會議成本時間成本時間成本＝參加會議的

12、人數(shù)（與會者的準備時間＋與會者的旅行時間＋正式會議時間＋會議休息及耽擱時間）。而實際上我們用到會議上的時間遠遠大于實際計算的比例。大多數(shù)的會議并沒有按照承諾的時間準時結(jié)束。而且，會議將我們整塊的工作時間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會時間的工作效率。金錢成本金錢成本＝開會的時間成本與會人員平均每小時的工資＋場地費、設(shè)施費、文件復(fù)印費、交通費、茶水費、餐飲住宿費等的成本。效益成本效益成本＝參會人員若不用參加會議，那么在這段時間可以為公司

13、帶來的效益。機會成本機會成本＝開會過程中，因未及時接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。日本太陽工業(yè)公司每次開會時總是把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會議成本＝每小時平均工資的3倍2開會人數(shù)會議時間（小時）。公式中平均工資所以乘3，是因為勞動產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計算。因此，參

14、加會議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會態(tài)度就會慎重，會議效果也十分明顯。二、二、會議為什么低效會議為什么低效《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團隊的凝聚力。（一）從會議要素的角度來分析從會議要素的角度來分析會議的主要要素有：主題、議程、參會人、主持