管理 第三章 管理時(shí)間

1、管理第三章管理時(shí)間第一節(jié)導(dǎo)入語(yǔ)導(dǎo)入語(yǔ)怎樣管理時(shí)間，才能有效的提高工作效率，是每一個(gè)商務(wù)人員所關(guān)心的話題，經(jīng)?？梢钥吹揭恍┙?jīng)理人同時(shí)處理許多事件而絲毫顯不出疲憊和忙碌，而另一些人卻僅為一件事奔波忙碌，疲憊不堪。本章內(nèi)容就是告訴大家怎樣來(lái)管理自己的時(shí)間。時(shí)間的區(qū)別時(shí)間的區(qū)別對(duì)于公司來(lái)講，時(shí)間有盈利時(shí)間和非盈利時(shí)間的區(qū)別。任何企業(yè)的時(shí)間管理都可以分為三個(gè)基本類型：1、用于生產(chǎn)型企業(yè)生產(chǎn)的時(shí)間或服務(wù)型企業(yè)提供服務(wù)的時(shí)間2、用于銷售產(chǎn)品或銷售服務(wù)

2、的時(shí)間3、必須消耗的以便促進(jìn)銷售和生產(chǎn)或服務(wù)的管理時(shí)間企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)行為將消耗兩類時(shí)間：管理時(shí)間和銷售時(shí)間。因此，對(duì)于企業(yè)中的員工來(lái)說(shuō)，時(shí)間將分為盈利時(shí)間和非盈利時(shí)間。所以每一位員工都需要明確自己的工作職責(zé)，這樣便能處理好時(shí)間的安排問(wèn)題。所有企業(yè)，無(wú)論大小，都得處理非盈利管理時(shí)間和銷售時(shí)間之間的關(guān)系。在有一定規(guī)模的公司中，管理工作一般會(huì)有專門的人員來(lái)完成，因此，一些人就一心一意的負(fù)責(zé)銷售產(chǎn)品。管理時(shí)間與生產(chǎn)性時(shí)間由于企業(yè)性質(zhì)的不同而各異

3、。而管理性時(shí)間和生產(chǎn)性時(shí)間之間具有密不可分的關(guān)系。經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)有意使其管理時(shí)間盡可能地具有支持性而且有效率。成功的企業(yè)往往善于把握這兩個(gè)時(shí)間的平衡。問(wèn)題：你怎樣有效的區(qū)分和把握盈利時(shí)間和非盈利時(shí)間？時(shí)間的安排時(shí)間的安排將事務(wù)按重要性和緊迫性詳細(xì)的羅列出來(lái)，有助于有效地安排時(shí)間。在時(shí)間的安排上，首先要明確有哪些工作必須完成。一個(gè)具有良好的時(shí)間管理能力的人，往往是“事務(wù)安排表”的管理高手。所以，建議你準(zhǔn)備一個(gè)筆記本或者白板之類的工具，將自

4、己每日的工作羅列出來(lái)，但不能太抽象或者僅僅是泛泛而談?！叭粘Ｊ聞?wù)安排表”僅包括那些你在一定時(shí)間內(nèi)可以完成的事情，如一個(gè)目的或甚至是一個(gè)行動(dòng)步驟。最好在安排表中列出事件處理結(jié)果情況或者進(jìn)展的欄目，以便跟蹤每日的工作進(jìn)展。其次，分清這些工作的主次和緊迫性的差別。考察自己手中所必須做的工作，依據(jù)其重要性，將工作分為三類：第一類為緊急事務(wù)，與目標(biāo)相關(guān)，當(dāng)日必須完成；第二類：很重要，與目標(biāo)相關(guān)，不需占用黃金時(shí)間段，有時(shí)間則做；第三類：目前不重要的

5、事務(wù)。在完成第一類事務(wù)后，檢查日常事務(wù)安排表，重新考察，所要完成的工作，檢查是否第二類事務(wù)已經(jīng)轉(zhuǎn)化為第一類事務(wù)，或者已經(jīng)不再重要而成為三類事務(wù)。同樣，也要檢查三類事務(wù)的變化情況。日常事務(wù)管理表整理完成后，根據(jù)表中的時(shí)間安排來(lái)繼續(xù)完成相應(yīng)的緊急事務(wù)。制定相應(yīng)的短期、中期、長(zhǎng)期的時(shí)間安排計(jì)劃對(duì)于有效地提高工作效率也很重要。短期時(shí)間計(jì)劃與日常時(shí)間管理類似，同樣將事務(wù)按重要性一次分類，不同之處是要安排一周左右的事務(wù)。中期時(shí)間計(jì)劃主要用來(lái)說(shuō)明近期

6、內(nèi)一些大事件的安排。而長(zhǎng)期計(jì)劃則比短期、中期計(jì)劃更抽象，長(zhǎng)期計(jì)劃是你努力過(guò)程中的一幅地圖，表明工作的理想、目標(biāo)。問(wèn)題：你的時(shí)間安排是否合理有效？避免浪費(fèi)時(shí)間避免浪費(fèi)時(shí)間在工作時(shí)間內(nèi)怎樣有效地避免其他事務(wù)的干擾，對(duì)于提高工作效率非常重要。大多數(shù)人都會(huì)有這樣的感受和經(jīng)歷，那就是在處理一件工作的過(guò)程中往往會(huì)被其他的事務(wù)所打斷，比如一個(gè)電話、一個(gè)朋友的順路到訪，新事務(wù)的干擾等等。據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)查的結(jié)果表明，幾乎所有時(shí)間浪費(fèi)的癥結(jié)都集中在兩個(gè)最基本的問(wèn)

7、題上：不敢拒絕別人和不能分清事務(wù)的主次先后。不敢拒絕別人的結(jié)果是被過(guò)多的電話、不必要的會(huì)面、來(lái)訪者、過(guò)多的應(yīng)酬等打斷你正在做的事，后果是不能完成手中的任務(wù)。而對(duì)于后者，則表明你缺乏具體目標(biāo)，未分清事情的主次，這將導(dǎo)致管理的危機(jī)：委托無(wú)效、交流和指示模糊、職責(zé)和權(quán)力混亂。造成企業(yè)管理和經(jīng)營(yíng)的混亂。不敢拒絕別人可能源于四個(gè)方面：對(duì)自己的優(yōu)缺點(diǎn)缺乏清楚認(rèn)識(shí)；取悅別人的愿望；怕得罪別人；喜歡幫助別人。了解不能拒絕別人的主要原因后，就可以在一定程

8、度上解決相應(yīng)的時(shí)間浪費(fèi)問(wèn)題。如果你喜歡幫助別人，請(qǐng)注意在自己時(shí)間相對(duì)寬容的時(shí)候來(lái)表達(dá)這一愿望，比如讓對(duì)方在你閑暇的時(shí)候或者某個(gè)不分散工作精力的時(shí)候來(lái)找你，這樣會(huì)更好。在時(shí)間和精力都不能允許你分心的時(shí)候，你需要學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。當(dāng)然，這樣做也是要有一定技巧的。首先要積極地聆聽(tīng)別人的要求，在確切明了的情況下，考慮時(shí)間和精力是否允許。就立即說(shuō)“不”。這樣可以避免別人產(chǎn)生幻想，以免浪費(fèi)雙方的時(shí)間。再次，如果不能接受就解釋你的理由。讓別人明白你拒絕的

9、理由非常重要，使對(duì)方明白不是不想幫忙，而是由于具體的原因迫使不能幫忙。最后，如果有可能的話，向別人提供其他的選擇或建議。問(wèn)題：您怎樣回避外來(lái)事務(wù)的干擾問(wèn)題？問(wèn)題與討論時(shí)間的大石頭與小石頭“與成功有約”一書的作者所談到的“大石頭與小石頭”的理論，運(yùn)用在工作和生活中相當(dāng)受惠。這個(gè)實(shí)驗(yàn)是這樣的：桌上放兩個(gè)大小形狀相同的燒杯，1個(gè)裝七分滿的小石子，另1個(gè)是空的，而桌上另外放一些大石頭。實(shí)驗(yàn)者要受試者將這些大石頭和小石頭放在同1個(gè)杯子，結(jié)果受試者

10、將大石頭放入第1個(gè)杯子，怎么擺就是擺不下去。實(shí)驗(yàn)者對(duì)受試者說(shuō)，可以使用另一個(gè)杯子，于是受試者把大石頭擺進(jìn)空燒杯，再將小石頭放入塞滿空隙，結(jié)果剛好可以裝滿。當(dāng)你發(fā)覺(jué)時(shí)間不夠用時(shí)，可能是先做一些瑣事，把精華、完整的時(shí)間都浪費(fèi)了，因此無(wú)法完成重要的事。故計(jì)劃時(shí)間應(yīng)先把重要的事情固定下來(lái)，剩余的時(shí)間再做零碎的事，才能將時(shí)間作最有效的運(yùn)用。比方安排會(huì)議計(jì)劃，每個(gè)月1小時(shí)和1級(jí)干部的會(huì)議，3個(gè)月1次和2級(jí)干部的會(huì)議，這些都是時(shí)間管理的“大石頭”。其