各學(xué)院歸檔成績單、論文評定表審核標(biāo)準(zhǔn)

1、各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求1、各學(xué)院學(xué)籍材料（含畢業(yè)生成績單、論文評定表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生合影等）一般由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)整理組卷，在學(xué)生畢業(yè)后半年內(nèi)完成檔案移交工作。2、需歸檔的畢業(yè)生成績單和論文評定表要求以班級為單位組卷，每卷檔案包括3部分：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)材料和備考表。3、卷內(nèi)材料：要求齊全完整，按學(xué)號排序，并用黑色碳素筆在材料頁面右下角標(biāo)注頁碼。特別注意以下事項(xiàng)：（1）退學(xué)、征兵入伍的學(xué)生成績單和論文評定表按其原來

2、班級存檔。（2）留降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)的學(xué)生成績單和論文評定表按其畢業(yè)班級存檔。（3）交換生成績單包括在本校學(xué)習(xí)成績單和交換期間外校學(xué)習(xí)成績單兩部分，外校學(xué)習(xí)成績單可到教務(wù)處復(fù)印并加蓋教務(wù)處公章。（4）國外合作辦學(xué)學(xué)生成績單包括本校學(xué)習(xí)成績單和國外上學(xué)成績單兩部分，國外上學(xué)成績單可到國際合作處復(fù)印并加蓋國際合作處公章。4、卷內(nèi)目錄制作：從“河北科技大學(xué)檔案館”主頁“資料下載”欄目下載“卷內(nèi)目錄錄入模板（未組卷）”，錄入內(nèi)容包括：所屬年度、

3、責(zé)任者、文號、題名、文件形成日期、頁數(shù)共6項(xiàng)內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要求以學(xué)生為單位錄入，具體說明如下：（1）年度：學(xué)生畢業(yè)年度。（2）責(zé)任者：各學(xué)院名稱（全稱）。（3）文號：畢業(yè)生學(xué)號。注意：學(xué)號應(yīng)保持連續(xù)，未報(bào)到學(xué)生可以空號，但需在備考表中注明。（4）題名：按以下格式錄入：“專業(yè)班成績單”，“專業(yè)班畢業(yè)論文評定表”，學(xué)生姓名必須與卷內(nèi)材料一致，不得含有空格，例如“張山”，以免檢索不到。（5）文件形成日期：檔案材料上標(biāo)注的日期；（6）頁數(shù)：每份

4、材料的頁數(shù)。5、填寫備考表（1）每卷備考表要填寫“本卷共頁。”（2）有學(xué)籍異動(dòng)情況的要標(biāo)注學(xué)籍異動(dòng)信息，具體要求如下：學(xué)號不連貫時(shí)，要逐一標(biāo)注原因，如未報(bào)到、留降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等。成績單不完整時(shí)，要逐一標(biāo)注原因，如退學(xué)、征兵入伍等。成績單上無畢業(yè)證書編號或?qū)W位證書編號時(shí)，要求逐一標(biāo)注原因，如結(jié)業(yè)、肄業(yè)。（3）立卷人簽字、檢查人簽字章及教務(wù)處公章要求清晰可見。各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求各學(xué)院學(xué)籍材料歸檔要求1、各學(xué)院學(xué)籍材料（含畢業(yè)生成績單

5、、論文評定表、優(yōu)秀畢業(yè)論文、畢業(yè)生合影等）一般由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)整理組卷，在學(xué)生畢業(yè)后半年內(nèi)完成檔案移交工作。2、需歸檔的畢業(yè)生成績單和論文評定表要求以班級為單位組卷，每卷檔案包括3部分：卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)材料和備考表。3、卷內(nèi)材料：要求齊全完整，按學(xué)號排序，并用黑色碳素筆在材料頁面右下角標(biāo)注頁碼。特別注意以下事項(xiàng)：（1）退學(xué)、征兵入伍的學(xué)生成績單和論文評定表按其原來班級存檔。（2）留降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)的學(xué)生成績單和論文評定表按其畢業(yè)班級存檔。

6、（3）交換生成績單包括在本校學(xué)習(xí)成績單和交換期間外校學(xué)習(xí)成績單兩部分，外校學(xué)習(xí)成績單可到教務(wù)處復(fù)印并加蓋教務(wù)處公章。（4）國外合作辦學(xué)學(xué)生成績單包括本校學(xué)習(xí)成績單和國外上學(xué)成績單兩部分，國外上學(xué)成績單可到國際合作處復(fù)印并加蓋國際合作處公章。4、卷內(nèi)目錄制作：從“河北科技大學(xué)檔案館”主頁“資料下載”欄目下載“卷內(nèi)目錄錄入模板（未組卷）”，錄入內(nèi)容包括：所屬年度、責(zé)任者、文號、題名、文件形成日期、頁數(shù)共6項(xiàng)內(nèi)容。卷內(nèi)目錄要求以學(xué)生為單位錄入

7、，具體說明如下：（1）年度：學(xué)生畢業(yè)年度。（2）責(zé)任者：各學(xué)院名稱（全稱）。（3）文號：畢業(yè)生學(xué)號。注意：學(xué)號應(yīng)保持連續(xù)，未報(bào)到學(xué)生可以空號，但需在備考表中注明。（4）題名：按以下格式錄入：“專業(yè)班成績單”，“專業(yè)班畢業(yè)論文評定表”，學(xué)生姓名必須與卷內(nèi)材料一致，不得含有空格，例如“張山”，以免檢索不到。（5）文件形成日期：檔案材料上標(biāo)注的日期；（6）頁數(shù)：每份材料的頁數(shù)。5、填寫備考表（1）每卷備考表要填寫“本卷共頁?！保?）有學(xué)籍異動(dòng)