電子郵件-江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院備課筆記

1、江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院備課筆記《電子郵件》導(dǎo)入：給學(xué)生講一則小故事導(dǎo)入：給學(xué)生講一則小故事“老漢發(fā)電子郵件老漢發(fā)電子郵件”一個上了年紀的老漢，有一天接到遠方參軍的兒子的信，說鞋子破了，要他寄一雙新一個上了年紀的老漢，有一天接到遠方參軍的兒子的信，說鞋子破了，要他寄一雙新鞋去。老漢就在想鞋去。老漢就在想“大家都說電郵快，那我也去電郵。大家都說電郵快，那我也去電郵?！庇谑撬腿ベI了一雙新鞋，用布包于是他就去買了一雙新鞋，用布包好，放在電線上。可是

2、，他站在電線下看了好一會兒，也沒反應(yīng)。他就想：怎么還沒郵走，好，放在電線上?？墒牵驹陔娋€下看了好一會兒，也沒反應(yīng)。他就想：怎么還沒郵走，可能現(xiàn)在沒電吧！然后他就走了。這時有一個流浪漢恰巧經(jīng)過這里，看見這雙鞋。于是就可能現(xiàn)在沒電吧！然后他就走了。這時有一個流浪漢恰巧經(jīng)過這里，看見這雙鞋。于是就把它拿下來試了試，正好合腳，就順手把他的破鞋掛上去了。第二天，老漢回來一看，怎把它拿下來試了試，正好合腳，就順手把他的破鞋掛上去了。第二天，老漢

3、回來一看，怎么還沒郵走，拿下鞋來一看，么還沒郵走，拿下鞋來一看，“哎呀！電郵就是快，不光把新鞋郵走了，還把兒子的舊鞋郵哎呀！電郵就是快，不光把新鞋郵走了，還把兒子的舊鞋郵回來了。回來了。”師：請問你們?yōu)槭裁葱α?？師：請問你們?yōu)槭裁葱α耍可盒蠞h生：笑老漢…………師：你們知道什么是電子郵件嗎？師：你們知道什么是電子郵件嗎？一、電子郵件的概念一、電子郵件的概念電子郵件指用電子手段傳送信件、單據(jù)、資料等信息的通信方法。電子郵件指用電子手段傳

4、送信件、單據(jù)、資料等信息的通信方法。電子郵件綜合了電話通信和郵政信件的特點，它傳送信息的速度和電話一樣快，又能電子郵件綜合了電話通信和郵政信件的特點，它傳送信息的速度和電話一樣快，又能象信件一樣使收信者在接收端收到文字記錄。象信件一樣使收信者在接收端收到文字記錄。二、郵件的重要性二、郵件的重要性當(dāng)今社會電子郵件已成為溝通的重要手段之一當(dāng)今社會電子郵件已成為溝通的重要手段之一重要性重要性1：明晰責(zé)任：明晰責(zé)任如果當(dāng)面說或者在電話里講，對方

5、左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此如果當(dāng)面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此“死無對證死無對證”。電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰也賴不掉電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰也賴不掉重要性重要性2、記錄過程、記錄過程使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達成的共識一目了然，并保使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結(jié)論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成持跟進直至工作完成能準確及時地記錄事

6、項進程、討論內(nèi)容以及行動細則，并充當(dāng)了作為每個工作項目歷能準確及時地記錄事項進程、討論內(nèi)容以及行動細則，并充當(dāng)了作為每個工作項目歷史檔案的功能史檔案的功能充當(dāng)意見不和、起爭端時的證明。充當(dāng)意見不和、起爭端時的證明。三、郵件困擾三、郵件困擾四、如何寫電子郵件四、如何寫電子郵件1、收件人、收件人江蘇商貿(mào)職業(yè)學(xué)院備課筆記“全部答復(fù)全部答復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件BCCBCC與CCCC的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵

7、件發(fā)送給了其他人（當(dāng)心接收方回復(fù)這封的區(qū)別是收件人并不知道你把該郵件發(fā)送給了其他人（當(dāng)心接收方回復(fù)這封信?。┬牛。＝ㄗh只。建議只BCCBCC給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗。給自己，作為郵件發(fā)送成功的檢驗。3）選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象）選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細節(jié)性的討論意

8、見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不避免將細節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細節(jié)能深入了解的業(yè)務(wù)細節(jié)避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與

9、發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息隨便向群體郵箱發(fā)送不必要消息郵件對不相干的人員就是垃圾郵件對不相干的人員就是垃圾一般只有公司領(lǐng)導(dǎo)或職能部門才能向群體發(fā)送郵件一般只有公司領(lǐng)導(dǎo)或職能部門才能向群體發(fā)送郵件4、標(biāo)題標(biāo)題1一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。2標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓NotesNo

10、tes用…才能顯示完你的標(biāo)題。才能顯示完你的標(biāo)題。3.3.如果對外，最好寫上來自如果對外，最好寫上來自公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。4.4.標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收王先生

11、收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：例如：“嘿！嘿！”或是或是“收著！收著！”5一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理6可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如““!”!”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用但應(yīng)適度，特別

12、是不要隨便就用“緊急緊急”之類的字眼。之類的字眼。7回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RERERERE一大串。一大串。8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一