中交佛山投資發(fā)展有限公司檔案管理制度

1、61中交佛山投資發(fā)展有限公司檔案管理辦法（試行）1.1.總則總則1.1目的為加強中交佛山投資發(fā)展有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理，實現(xiàn)檔案工作的標準化和規(guī)范化，確保檔案的完整與安全，有效利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和相關規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。1.2術(shù)語（1）檔案指公司、部門及個人在公司的籌備、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的、具有保存價值的、以文字、圖表、聲像(錄音、錄像、照片等)、榮譽實物、證件等形式和載體

2、表現(xiàn)的歷史記錄，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案、實物檔案等類別。（2）歸檔文件是公司在各種活動中形成的、處理完畢的、具有保存價值的文件，是檔案的前身。（3）案卷指一組經(jīng)過鑒定、分類形成的文件組合體，是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。（4）立卷是將辦理完畢、具有查考和保存價值的文件材料，按照其在形成過程中的聯(lián)系組成案卷，又稱組卷。組卷是一個過程。（5）卷內(nèi)文件目錄(式樣見附件1)是登錄卷內(nèi)文件題名和其他特

3、征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。（6）卷內(nèi)備考表（式樣見附件2）是卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。（7）檔號是以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。（8）案卷目錄（式樣見附件3）是登錄案卷題名、檔號、保管期限及其它特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。1.3管理原則（1）文件生命周期管理。公司各部門須從文件的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔及檔案整理、保管、利用、處置等各個環(huán)節(jié)對文件進行全過程管理，實現(xiàn)文

4、件與檔案一體化管理。（2）統(tǒng)一領導與分級管理。公司戰(zhàn)略規(guī)劃部作為公司檔案職能部門，統(tǒng)63（1）嚴格執(zhí)行各項檔案規(guī)章制度，加強檔案規(guī)范化管理。（2）本部門文件材料或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案、資料的收集、整理、保管、歸檔工作。（3）按規(guī)定向檔案室移交本部門所形成的檔案。2.4人員管理（1）檔案人員需滿足的條件專職檔案管理人員須遵紀守法、忠于職守、具有強烈的責任感、主動性和保密意識，且須具有檔案管理專業(yè)知識背景或取得相關檔案管理資格認證。（2）檔案人員的

5、主要職責有a)認真貫徹執(zhí)行相關法律、法規(guī)、方針、政策。b)熟悉公司檔案的各項規(guī)章制度，了解公司歸檔范圍，熟悉檔案工作流程并熟練應用檔案信息系統(tǒng)，做好檔案庫房管理工作。c)對各部門專、兼職檔案員進行業(yè)務指導。d)做好各類檔案的收集、整理、鑒定等基礎業(yè)務工作，保證檔案案卷質(zhì)量。e)熟悉檔案庫藏，積極開發(fā)利用檔案信息資源。f)嚴格遵守檔案保密制度、借閱制度，不得利用職權(quán)擅自擴大檔案利用范圍，不得泄密。（3）檔案管理人員須保持穩(wěn)定。檔案管理人員

6、離職、轉(zhuǎn)崗時，公司須提前1個月指定接管人員，安排不少于1周時間進行工作交接，包括檔案信息系統(tǒng)應用、檔案工作業(yè)務培訓，重點做好各類檔案的清點、核對。待工作交接完畢，雙方當事人簽字確認后，方可辦理相關手續(xù)。3.3.檔案收集與歸檔檔案收集與歸檔3.1收集范圍（1）公司各項活動中形成的具有保存、利用價值的不同形式的文件材料均須歸檔。（2）任何部門、個人不得以任何借口、任何形式私自保留公司文件材料。歸檔范圍主要為：公司內(nèi)部形成的各類文件材料，公司