建設(shè)項(xiàng)目檔案培訓(xùn)

1、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理,,目 錄,CONTENTS,第一章 建設(shè)項(xiàng)目檔案概述,,建設(shè)項(xiàng)目文件——指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括前期文件、竣工文件、竣工驗(yàn)收文件等。,建設(shè)項(xiàng)目——指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，建成后具有完整的系統(tǒng)，獨(dú)立形成生產(chǎn)能力或者使用價(jià)值的建設(shè)工程，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算、行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位

2、。,一、概念,建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目按照基本建設(shè)程序從醞釀、決策、設(shè)計(jì)、施工、竣工到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等各種形式與載體的文件材料。,建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案是指從建設(shè)項(xiàng)目（工程）的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料。,一、概念,二、建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn),,Market,,,,,,成套性,專業(yè)性,現(xiàn)實(shí)性,動(dòng)態(tài)性,三

3、、建設(shè)項(xiàng)目檔案的功能,四、建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作管理的 性質(zhì)和原則,建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作管理的原則,建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作 。建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)科學(xué)管理的技術(shù)基礎(chǔ)工作，是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)科學(xué)組織和管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)或技術(shù)保障性工作,1、建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作管理的性質(zhì),建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作要按照集中統(tǒng)一管理的原則，管理好建設(shè)項(xiàng)目（工程）的全

4、部檔案，確保建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。,2、建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案工作管理的原則,五、建設(shè)項(xiàng)目檔案工作基本要求,,,第二章 建設(shè)項(xiàng)目檔案工作控制措施,,一、存在問(wèn)題,,原因分析,二、檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門的 控制措施,,,,,2,,,3,法律手段,1,技術(shù)手段,行政手段,第三條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。 第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立

5、卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。,《中華人民共和國(guó)檔案法》,,第六十一條 交付竣工驗(yàn)收的建筑工程，必須符合規(guī)定的建筑工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，有完整的工程技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料和經(jīng)簽署的工程保修書(shū)，并具備國(guó)家規(guī)定的其他竣工條件。建筑工程竣工經(jīng)驗(yàn)收合格后，方可交付使用；未經(jīng)驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格的，不得交付使用。,,《中華人民共和國(guó)建筑法》,第二百七十四條　勘察、設(shè)計(jì)合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)基礎(chǔ)

6、資料和文件（包括概預(yù)算）的期限、質(zhì)量要求、費(fèi)用以及其他協(xié)作條件等條款。 第二百七十五條　施工合同的內(nèi)容包括工程范圍、建設(shè)工期、中間交工工程的開(kāi)工和竣工時(shí)間、工程質(zhì)量、工程造價(jià)、技術(shù)資料交付時(shí)間、材料和設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、撥款和結(jié)算、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量保修范圍和質(zhì)量保證期、雙方相互協(xié)作等條款。,《中華人民共和國(guó)合同法》,《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》,第十六條　建設(shè)單位收到建設(shè)工程竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等有關(guān)單

7、位進(jìn)行竣工驗(yàn)收。     建設(shè)工程竣工驗(yàn)收應(yīng)當(dāng)具備下列條件：   （一）完成建設(shè)工程設(shè)計(jì)和合同約定的各項(xiàng)內(nèi)容；   （二）有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料；   （三）有工程使用的主要建筑材料、建筑構(gòu)配件和設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)試驗(yàn)報(bào)告；   （四）有勘察、設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理

8、等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；   （五）有施工單位簽署的工程保修書(shū)。    建設(shè)工程經(jīng)驗(yàn)收合格的，方可交付使用。,2、行政手段 通過(guò)行政手段對(duì)科技檔案事業(yè)實(shí)施的指導(dǎo)、監(jiān)督和控制。具有強(qiáng)制性、權(quán)威性、垂直性、具體性和無(wú)償性。方式主要有政策指導(dǎo)、經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、典型示范、輿論引導(dǎo)、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。3、技術(shù)手段 標(biāo)準(zhǔn)管理。業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)。節(jié)、典型示

9、范、輿論引導(dǎo)、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。,,1.建立健全組織體系2.制定完善管理制度項(xiàng)目檔案管理辦法分類方案歸檔范圍與保管期限表檔案整理操作規(guī)程 3.納入合同管理 4.實(shí)施全過(guò)程控制 5.管理信息化,三、建設(shè)單位的控制措施,四、施工、監(jiān)理單位的控制措施,落實(shí)管理職責(zé),監(jiān)理單位實(shí)時(shí)監(jiān)控,推行預(yù)立卷制度,建立工地檔案室,04,02,03,01,以項(xiàng)目法人為管理核心，以納入合同為管理依據(jù)，以監(jiān)理實(shí)時(shí)控制為重要手段，在檔案行政管理部

10、門、專業(yè)主管部門及項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下，實(shí)施事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程控制模式。,綜述—全過(guò)程管理模式,,第三章 建設(shè)項(xiàng)目文件的形成,1、內(nèi)容要求2、數(shù)量要求3、時(shí)間要求4、質(zhì)量要求,一、形成的要求,字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽署完備紙張規(guī)格、質(zhì)量和圖表樣式符合有關(guān)要求 不使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料,形成質(zhì)量要求,1．紙張定量應(yīng)達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定克數(shù)的要求，不能有熱敏紙

11、。 2．文字材料、圖紙的幅面、頁(yè)面應(yīng)符合規(guī)范的幅面尺寸、頁(yè)面設(shè)置的要求。圖紙的頁(yè)面設(shè)置應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。3．字跡、圖樣線條應(yīng)清晰、耐久。黑色、藍(lán)黑為耐久性書(shū)寫(xiě)材料，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡，盡可能避免復(fù)印件歸檔。簽名、修改字跡（如修改通知單）要特別注意這個(gè)問(wèn)題。 4．復(fù)印、打印文件的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。,形成質(zhì)量要求,,（一）竣工圖編制單位一般由施工單位負(fù)責(zé)

12、編制。項(xiàng)目總平面圖、綜合管線圖由建設(shè)單位或由其委托有關(guān)單位編制。一些行業(yè)系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定由設(shè)計(jì)單位編制。,二、竣工圖的編制,二、竣工圖編制形式,真實(shí)反映實(shí)際情況，規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，字跡清楚編制竣工說(shuō)明重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖不編入竣工圖中一張施工圖由若干單位施工的，各施工單位完成自己負(fù)責(zé)的部分后，交建設(shè)單位指定的匯總單位匯總編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖,三、竣工圖編制要求,杠改法 叉改法圈改法,四、竣工圖更改方法,,,必須

13、注明更改依據(jù)。無(wú)法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說(shuō)明。各種引出說(shuō)明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條更改要符合各專業(yè)的要求更改要使用耐久的字跡材料,五、竣工圖更改要求,不必保留修改前的痕跡，只需直接繪制更改后的內(nèi)容，并將變更依據(jù)在標(biāo)題欄內(nèi)或在說(shuō)明中標(biāo)注將竣工圖章的要素分解在標(biāo)題欄簽字后，不必再加蓋竣工圖章,六、關(guān)于重新繪制竣工圖的要求,竣工圖都應(yīng)由編制單位加蓋并簽署竣工圖章竣工圖章內(nèi)容填寫(xiě)齊全、清楚

14、，不得代簽竣工圖章蓋在標(biāo)題欄附近空白處。竣工圖章應(yīng)使用不褪色紅印泥。,七、竣工圖章的使用,施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審核監(jiān)理單位審核建設(shè)單位審核,八、竣工圖的審核,,第四章 建設(shè)項(xiàng)目文件的收集,收集范圍收集時(shí)間隨時(shí)收集定期收集---抓住幾個(gè)重點(diǎn)階段領(lǐng)到施工執(zhí)照之后，破土動(dòng)工之前單項(xiàng)工程完工交工驗(yàn)收階段竣工驗(yàn)收階段收集責(zé)任,建設(shè)項(xiàng)目文件的收集,,第五章 建設(shè)項(xiàng)目文件的整理,分類組卷案卷內(nèi)文件材料的排列案卷編目案

15、卷裝訂裝盒編制案卷目錄,建設(shè)項(xiàng)目文件的整理,依據(jù)分類方案進(jìn)行歸類：分類是整理、編目、進(jìn)行系統(tǒng)化管理的需要。1、分類要根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的階段、建設(shè)的具體情況設(shè)置類目。2、分類要清楚，不能相互交叉、包容。3、分類包括分大類和分小類,一、分類,依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)：一般按照工程項(xiàng)目的建設(shè)程序、單位工程進(jìn)行分類 建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本工程項(xiàng)目檔案數(shù)量的多少，來(lái)確定檔案設(shè)置的類目層次。對(duì)于大型項(xiàng)目，要以整個(gè)項(xiàng)目為分類對(duì)象，在分類時(shí)，

16、首先以工程項(xiàng)目的建設(shè)程序和性質(zhì)來(lái)區(qū)分，然后在每個(gè)大類里，再按單位工程或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行分類（如施工檔案可以再按各單位工程進(jìn)行分類）☆對(duì)于小型項(xiàng)目，形成的檔案數(shù)量較少，可以不設(shè)二、三級(jí)類目，直接按建設(shè)程序?qū)n案進(jìn)行組卷整理后依次排列即可。,一、分類,,,,,,,,,,,,,,1、檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動(dòng)性質(zhì)和特點(diǎn)；2、在一個(gè)單位內(nèi)部和一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部，同一科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致；3、分類的層次類

17、目要簡(jiǎn)明，不宜過(guò)多過(guò)繁；4、分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化；,基本要求,第一步，根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。 小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類； 大中型項(xiàng)目按單位工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類；,實(shí)際應(yīng)用,如：1、水庫(kù)建設(shè)項(xiàng)目：可分為10個(gè)單位工程：大壩、溢洪道、輸水洞、水輪機(jī)等每個(gè)單位工程 分為4個(gè)階段：可研部分、初步設(shè)計(jì)、施工階段、竣工階段

18、 2、大型建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)分別按照單項(xiàng)工程、單位工程等立卷，注：一般以立項(xiàng)文件為準(zhǔn)，可將其作為一個(gè)基建項(xiàng)目來(lái)管理,實(shí)際應(yīng)用,第二步，對(duì)下設(shè)屬類按：工程項(xiàng)目分類法、型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法分別排列。 依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào)；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的，建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫(xiě)檔案號(hào),實(shí)際應(yīng)

19、用,實(shí)際應(yīng)用,1、組卷的原則 遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律，保持案卷文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用 2、組卷的要求針對(duì)不同階段、不同性質(zhì)的文件材料，選擇不同的組卷方法 靈活掌握文件材料數(shù)量，控制案卷的厚度組卷的同時(shí)檢查卷內(nèi)文件,二、組卷,3、組卷的方法（1）綜合管理文件的組卷（2）勘測(cè)設(shè)計(jì)文件的組卷（3）施工文件的組卷（4）監(jiān)理文件的組卷（5）竣工圖文件的組卷,二、組卷,綜合管理文件一般包括項(xiàng)目前期文件（不包

20、括勘測(cè)設(shè)計(jì)文件）、工程管理文件、工程交（竣）工驗(yàn)收文件、工程決算文件。綜合管理文件由建設(shè)單位匯總，并根據(jù)文件材料形成的階段、性質(zhì)、內(nèi)容分類整理，按問(wèn)題、時(shí)間等要素組卷。,（1）綜合管理文件的組卷,勘測(cè)設(shè)計(jì)文件一般包括工程地質(zhì)勘測(cè)文件、工程設(shè)計(jì)文件（含工程總體設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、 施工圖設(shè)計(jì)）和設(shè)計(jì)變更文件。工程地質(zhì)勘測(cè)文件、工程設(shè)計(jì)文件一般按原有裝訂形式組卷。設(shè)計(jì)變更文件一般按編號(hào)組卷。,（2）勘測(cè)設(shè)計(jì)文件的組卷,一般在區(qū)分工程

21、類別、標(biāo)段的基礎(chǔ)上，按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、樁號(hào)、施工工序的先后及文件的文種特征等組卷。 施工文件的組卷方法較為復(fù)雜，不同專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的項(xiàng)目組卷方法會(huì)有一定的區(qū)別。,（3）施工文件的組卷,監(jiān)理大綱、計(jì)劃等以監(jiān)理組的劃分為單位組卷，一卷或數(shù)卷。 監(jiān)理日記以監(jiān)理組 (或合同段)的劃分為單位組卷，一卷或數(shù)卷。單本日記較厚，可單獨(dú)組卷；單本日記較薄，可若干本監(jiān)理日記組成一卷，且每本日記作為一份文件，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí)，以時(shí)

22、間及日記撰寫(xiě)人將每本日記加于區(qū)分。監(jiān)理月、年度報(bào)告以監(jiān)理組(或合同段)劃分為單位組卷，一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間先后順序排列。,（4）監(jiān)理文件的組卷,監(jiān)理工程師通知等來(lái)往文書(shū)以監(jiān)理組的劃分為單位分類組卷，一卷或數(shù)卷。卷內(nèi)文件根據(jù)問(wèn)題類型、發(fā)文單位分類后按文件編號(hào)(如無(wú)編號(hào)按時(shí)間順序)排列。監(jiān)理平行抽檢試驗(yàn)文件材料，以單位、分部工程的劃分和抽檢項(xiàng)目分類為單位組卷，一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間先后順序排列。會(huì)議紀(jì)要以監(jiān)理組為單位組

23、卷，一卷或數(shù)卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間先后順序排列；文件較多的，可以施工合同段為單位組卷，卷內(nèi)文件按時(shí)間先后順序排列。計(jì)量與支付文件以合同段和時(shí)間的月份為單位組卷，一卷或數(shù)卷。,（4）監(jiān)理文件的組卷,竣工圖可按工程類別、單位工程等組卷，同時(shí)盡量保持原有的圖紙目錄順序不變。,（5）竣工圖文件,1、綜合管理文件的排列 2、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件的排列 3、施工文件的排列 4、監(jiān)理文件的排列 5、竣工圖文件的排列,三、卷內(nèi)文件的排列,綜合管理文件一

24、般遵循以問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排列的原則 。,1、綜合管理文件的排列,工程地質(zhì)勘測(cè)文件、工程設(shè)計(jì)文件按原有順序排列。設(shè)計(jì)變更文件按編號(hào)順序排列。,2、勘測(cè)設(shè)計(jì)文件的排列,應(yīng)按照分部工程、分項(xiàng)工程、樁號(hào)、施工工序的先后等進(jìn)行排列。 邏輯上有緊密聯(lián)系的文件應(yīng)按照重要程度進(jìn)行排序，一般結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；批復(fù)性的文件在前，請(qǐng)示性的文件在后。如工程認(rèn)可書(shū)在前，檢驗(yàn)單在后；質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表在前，原始檢驗(yàn)記錄在后；原材料報(bào)審表在前，原

25、材料質(zhì)保單、實(shí)驗(yàn)記錄等在后。,3、施工文件的排列,監(jiān)理日記，月、年度報(bào)告，計(jì)量和支付文件，監(jiān)理平行抽檢試驗(yàn)文件材料一般按時(shí)間排列。監(jiān)理大綱、計(jì)劃，監(jiān)理工程師通知等來(lái)往文書(shū)，會(huì)議紀(jì)要等按照問(wèn)題結(jié)合時(shí)間排列。,4、監(jiān)理文件的排列,竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。,5、竣工圖文件的排列,不管哪種類型的文件，一般都要做到：文字在前，圖樣在后譯文在前，原文在后正件在前，附件在后印件在前，定(草)稿在后批復(fù)在前，請(qǐng)示在后結(jié)論性文件在前，依據(jù)

26、性文件在后轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后通知在前，補(bǔ)充通知在后,（一）編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（二）編制卷內(nèi)文件目錄（三）編制備考表（四）編制案卷封面,四、案卷編目,在有具體記載內(nèi)容的頁(yè)面上逐頁(yè)編流水號(hào)，有一頁(yè)編一號(hào)。編號(hào)從阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開(kāi)始，案卷之間不連號(hào)編，每卷分別編號(hào)。編號(hào)的書(shū)寫(xiě)位置為：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右上角，雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右上角，背面在左上角；圖紙的頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外左下角或外右上角。一大頁(yè)上貼若干小頁(yè)，每個(gè)小頁(yè)都編頁(yè)號(hào)，即每

27、個(gè)小頁(yè)均為一頁(yè)。成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄和備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。編寫(xiě)頁(yè)號(hào)建議使用鉛筆。,（一）編寫(xiě)頁(yè)號(hào),每一個(gè)案卷內(nèi)都必須有卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄置于卷首。卷內(nèi)文件目錄起到介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和成份，便于查找利用和進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的作用。 對(duì)于成套的圖紙，原有圖樣目錄在內(nèi)容上可以替代卷內(nèi)目錄內(nèi)容時(shí)，可不再重新編制卷內(nèi)目錄，如果其內(nèi)容不能替代卷內(nèi)目錄時(shí)，要重新編

28、制卷內(nèi)目錄。,編制卷內(nèi)文件目錄,1、卷內(nèi)文件 目錄格式,卷內(nèi)文件目錄，一件文件填寫(xiě)一條目錄。一般一份文件為一件。綜合類文件正文與附件為1份，原件與復(fù)制件為1份，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1份，正文與發(fā)文稿紙為1份，來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、來(lái)函與復(fù)函）各為1份,2、件的確定,工程施工類文件開(kāi)工申請(qǐng)單為1份，施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表和附件為1份，施工技術(shù)方案報(bào)審表和附件為1份，施工放樣報(bào)驗(yàn)單和附件為1份，建筑材料報(bào)驗(yàn)單及附件

29、為1份，進(jìn)場(chǎng)設(shè)備報(bào)驗(yàn)單及附件為1份，工程檢驗(yàn)認(rèn)可書(shū)和工程報(bào)驗(yàn)單為1份，中間檢驗(yàn)申請(qǐng)單及附件為1份，承包人申請(qǐng)表及附件為1份。（以高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案為例）工程監(jiān)理類文件每月或每季同一種建筑材料抽檢報(bào)告為1份，每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)報(bào)告為1份，每個(gè)分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每個(gè)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每個(gè)單位工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表為1份，每本監(jiān)理日記為一份。,2、件的確定,（1）序號(hào)填寫(xiě)方法：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。常見(jiàn)錯(cuò)誤：文件與

30、序號(hào)不對(duì)應(yīng)，多份文件對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。（2）文件編號(hào)填寫(xiě)方法：填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣圖號(hào)。常見(jiàn)錯(cuò)誤：漏填或填寫(xiě)不全。（3）責(zé)任者填寫(xiě)方法：填寫(xiě)文件形成部門或主要責(zé)任者的全稱或通用簡(jiǎn)稱。常見(jiàn)錯(cuò)誤：錯(cuò)誤填寫(xiě)個(gè)人姓名；多個(gè)責(zé)任者填寫(xiě)不全；責(zé)任者簡(jiǎn)稱不規(guī)范。,3、各項(xiàng)目填寫(xiě)方法,（4）文件材料題名填寫(xiě)方法：填寫(xiě)文件標(biāo)題全稱，沒(méi)有文件標(biāo)題可根據(jù)內(nèi)容自定。文件標(biāo)題不準(zhǔn)確的，也需重新擬寫(xiě)。常見(jiàn)錯(cuò)誤：只填寫(xiě)表格名稱。理想境界：所有題名

31、不重復(fù)。,3、各項(xiàng)目填寫(xiě)方法,（5）日期填寫(xiě)方法：填寫(xiě)編制文件的年、月、日。施工、監(jiān)理、竣工圖文件中出現(xiàn)多個(gè)時(shí)間以各方最后確認(rèn)的日期為準(zhǔn)。決議、決定、命令、法律標(biāo)準(zhǔn)等為通過(guò)或發(fā)布時(shí)間；條約、合同、協(xié)議等為簽署時(shí)間；報(bào)表、計(jì)劃、規(guī)劃為編制時(shí)間。常見(jiàn)錯(cuò)誤：不填寫(xiě)最后確認(rèn)的日期（6）頁(yè)號(hào) 填寫(xiě)方法：填寫(xiě)每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最終件注起止號(hào)。常見(jiàn)錯(cuò)誤：最終件未標(biāo)注起止號(hào)。（7）備注 可根據(jù)實(shí)際填寫(xiě)需注明的情況,

32、3、各項(xiàng)目填寫(xiě)方法,每一個(gè)案卷內(nèi)也都必須有備考表。備考表置于卷尾。備考表起到說(shuō)明卷內(nèi)文件的數(shù)量和狀況以及在管理過(guò)程中的變化情況，既表明有關(guān)人員的責(zé)任，又便于利用者和保管人員更好地掌握案卷情況。,（三）編制備考表,1、卷內(nèi)備考 表格式,互見(jiàn)號(hào)：填寫(xiě)反映同一內(nèi)容但形式不同而另行保管的檔案保管單位的檔號(hào) 說(shuō)明：包括卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。 例：本卷共15件11頁(yè)。立卷人：應(yīng)由

33、責(zé)任立卷人簽名。立卷時(shí)間：應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的日期。檢查人：應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。（施工單位：項(xiàng)目總工，監(jiān)理單位：監(jiān)理組長(zhǎng)，建設(shè)單位：部門負(fù)責(zé)人）檢查日期：應(yīng)填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核的日期。,2、卷內(nèi)備考表填寫(xiě)方法,案卷封面是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容和形式特征的一種輔助材料。每一個(gè)案卷都必須裝有封面。案卷封面起到保護(hù)卷內(nèi)文件材料和便于查找利用的作用。,（四）編制案卷封面,,,1、案卷封面格式,案卷題名又稱案卷標(biāo)題，是案

34、卷內(nèi)全部文件材料的總標(biāo)題，是案卷封面的核心內(nèi)容。組卷結(jié)果往往通過(guò)案卷題名體現(xiàn)出來(lái)往往起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用。案卷題名是編制案卷目錄和其他檢索工具的依據(jù)，直接影響案卷的查找利用。擬制案卷題名時(shí)，要做到：內(nèi)容正確概括，結(jié)構(gòu)完整規(guī)范，文字簡(jiǎn)明通順。即要能完整、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，又要簡(jiǎn)明扼要，一般不超過(guò)50個(gè)字。,2、擬制案卷題名,建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷題名的結(jié)構(gòu)為：項(xiàng)目名稱(代字、代號(hào))——內(nèi)容——名稱。 例1：**辦公樓電氣安裝

35、竣工圖 例2：**高速公路**大橋0#-4#墩（臺(tái)）鉆孔樁、系梁、立柱、墩（臺(tái)）冒工程檢驗(yàn)認(rèn)可書(shū)、工程報(bào)驗(yàn)單、中間檢驗(yàn)申請(qǐng)單,2、擬制案卷題名,（1）檔號(hào)的定義檔號(hào)是在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。（2）檔號(hào)的編制要求唯一性合理性穩(wěn)定性,3、編制檔號(hào),（3）檔號(hào)結(jié)構(gòu)（全宗號(hào)）—分類號(hào)—案卷號(hào) （4）檔號(hào)的編制方法 全宗號(hào) 分類號(hào) 案卷號(hào)（案卷排列）,3、編制檔號(hào),立卷單位：填寫(xiě)文件組卷

36、部門。起止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。保管期限：填寫(xiě)劃定的保管期限。一般為永久、長(zhǎng)期、短期三種。密級(jí)檔案館號(hào),4、案卷封面其他內(nèi)容的編制,（五）、案卷裝訂,裝訂形式的選擇,裝訂要求,裝訂方法,裝訂前準(zhǔn)備工作,04,02,03,01,1、裝訂形式的選擇整卷裝訂（軟卷皮裝訂后裝盒）單份文件裝訂（使用內(nèi)封面獲將卷盒封面作為案卷封面） 2、裝訂前文件的修整去金屬物大于A4幅面文件的折疊，其中圖紙按GB／T106

37、09.3-1989《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》，統(tǒng)一折疊成A4幅面。難以做到的至少要將標(biāo)題欄露出。幅面過(guò)小無(wú)法裝訂的要粘貼到A4幅面的白紙上。裝訂線外有文字內(nèi)容的的應(yīng)加裝訂邊。破損的文件材料要裱糊好后再裝訂。,五、案卷裝訂,3、裝訂方法整卷裝訂：采用三孔一線裝訂法，裝訂位置在左側(cè)中部，訂孔距左側(cè)邊線10毫米。裝訂長(zhǎng)度以160毫米為宜。裝訂用線繩，線頭結(jié)在案卷背后內(nèi)側(cè)。 單份文件裝訂：不銹鋼訂書(shū)釘；縫紉機(jī)扎邊；三孔一線線裝。,五

38、、案卷裝訂,4、裝訂要求案卷裝訂總的要求是：整齊、結(jié)實(shí)、美觀。要做到不掉頁(yè)、不壓字、不妨礙閱讀。整卷裝訂案卷要求下齊、左齊。要注意加壓條。單份文件裝訂時(shí)，應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上方加蓋檔號(hào)章。外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。原來(lái)已裝訂成冊(cè)的文件，如設(shè)計(jì)圖樣，也可保持原來(lái)的裝訂形式，不再拆散重訂。,五、案卷裝訂,1、整卷裝訂形式下檔案的裝盒可以裝一卷或多卷，但不同類別的案卷不要裝入同一盒。2、單份

39、文件裝訂形式下檔案的裝盒3、卷盒脊背的編制,六、裝盒,1、卷盒脊背格式2、卷盒脊背的填寫(xiě)方法用鉛筆填寫(xiě)保管期限和檔號(hào)，案卷題名不需填寫(xiě)。檔號(hào)可能是起止號(hào)。,六、裝盒,案卷目錄,七、編制案卷目錄,,第六章 建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔與匯總移交,一、建設(shè)項(xiàng)目文件的歸檔,,,,,,,歸檔要求,歸檔審查,歸檔時(shí)間,,,,項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案

40、移交。凡分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。,二、項(xiàng)目檔案的匯總整理移交,建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)；建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求竣工驗(yàn)收以后。 在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案