企業(yè)公司內(nèi)審員培訓(xùn)資料總結(jié)

1、TS16949內(nèi)部審核員培訓(xùn) 體系審核,,目 錄,第一節(jié) 基本概念第二節(jié) 審核的類型第三節(jié) 審核員第四節(jié) 審核過(guò)程,2,第一節(jié) 基本概念,1、審核為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程2、審核方案針對(duì)特定時(shí)間段所策劃，并具有特定目的的一組（一次或多次）審核注：審核方案包括策劃、組織和實(shí)施審核的所有必要的活動(dòng)。3、審核準(zhǔn)則一組方

2、針、程序或要求注：審核準(zhǔn)則是用于與審核證據(jù)進(jìn)行比較的依據(jù)。,3,4、審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。注：審核證據(jù)可以是定性的或定量的。 5、審核發(fā)現(xiàn)將收集到的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果注：審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。6、審核結(jié)論 審核組考慮了審核目的和所有審核發(fā)現(xiàn)后得出的審核結(jié)果,4,第二節(jié) 審核的類型,5,第三節(jié) 內(nèi)部審核員要求,內(nèi)審員應(yīng)克服的不良

3、習(xí)慣：a．吹毛求疵。突出細(xì)小的缺點(diǎn)并喜歡深入無(wú)關(guān)緊要的細(xì)節(jié)。b．“逮住你了”。千方百計(jì)尋找問(wèn)題，非要找出問(wèn)題不可。c．傲慢d．躲避生產(chǎn)車間，呆在辦公室里審核。e．沖突。什么事都要爭(zhēng)個(gè)你輸我贏。f． 過(guò)多發(fā)表個(gè)人意見(jiàn)。g．工作計(jì)劃過(guò)多改動(dòng)。,6,第四節(jié) 審核過(guò)程,一、制定審核方案二、審核的啟動(dòng)三、文件評(píng)審的實(shí)施(必要時(shí)）四、現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的準(zhǔn)備 五、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施 六、審核報(bào)告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā)

4、七、審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施,7,審核的流程,8,任命組長(zhǎng),分發(fā)實(shí)施計(jì)劃,實(shí)施審核：（首次會(huì)議、分組審核、收集證據(jù)、匯總審核發(fā)現(xiàn)、末次會(huì)議）,開(kāi)不合格項(xiàng)報(bào)告,分析原因,驗(yàn)證直至關(guān)閉,,,,,,,,內(nèi)審相關(guān)資料歸檔,制訂年度內(nèi)審計(jì)劃,批準(zhǔn),,,,,N,Y,審核準(zhǔn)備（人員分工、編制檢查表）,,制訂審核實(shí)施計(jì)劃,審核、批準(zhǔn),,,,N,Y,,制定、實(shí)施糾正措施,,制訂內(nèi)部審核報(bào)告,審核、批準(zhǔn),,,,N,,分發(fā)內(nèi)審報(bào)告,,Y,,一、制定審核方

5、案,審核方案的策劃（年度審核計(jì)劃） 內(nèi)審審核方案的內(nèi)容：——每次內(nèi)審的審核范圍、目的和持續(xù)時(shí)間；——進(jìn)行內(nèi)部審核的頻次——內(nèi)部審核的數(shù)量、重要性和相似性以及場(chǎng)所大小——標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及顧客要求——認(rèn)證/注冊(cè)要求（迎接認(rèn)證審核準(zhǔn)備）——前幾次審核結(jié)果和結(jié)論以及上一次審核方案評(píng)審結(jié)果——顧客關(guān)心的問(wèn)題——組織及其運(yùn)行的重大變化,9,二、審核的啟動(dòng),1. 指定審核組長(zhǎng)2. 確定審核目的、范圍和準(zhǔn)則3. &#

6、160;確定審核的可行性4.  選擇審核組成員5. 與受審核部門(mén)建立初步聯(lián)系,10,三、文件評(píng)審的實(shí)施,對(duì)公司的手冊(cè)、程序、三層次文件進(jìn)行評(píng)審（必要時(shí)）3.1文件評(píng)審的時(shí)間 現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施前，一般不再對(duì)手冊(cè)和程序進(jìn)行評(píng)審，但可以對(duì)受審核部門(mén)的操作層的三級(jí)文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑u(píng)審。3.2評(píng)審的文件 包括體系文件、有關(guān)記錄及以往的內(nèi)部和外部審核的記錄和審核報(bào)告3.3評(píng)審的目的 ——查證體系文件與審核

7、準(zhǔn)則的符合性； ——查證體系文件之間的適宜性與協(xié)調(diào)性； ——了解受審核部門(mén)體系運(yùn)行的現(xiàn)狀，確定現(xiàn)場(chǎng)審核的可行性與重點(diǎn)。,11,四、現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的準(zhǔn)備,1. 編制現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施計(jì)劃2. 審核組工作分配3. 準(zhǔn)備工作文件,12,4.1編制現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施計(jì)劃,審核計(jì)劃的內(nèi)容： ——審核目的 ——審核準(zhǔn)則及依據(jù)文件 ——審核范圍 ——現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)的日程安排及地點(diǎn)，一般以小時(shí)為單位進(jìn)行安排 ——現(xiàn)場(chǎng)審核的

8、日期，包括審核過(guò)程的會(huì)議時(shí)間 ——審核組成員及分工 ——審核跟蹤驗(yàn)證活動(dòng)的安排,13,練習(xí),編制審核實(shí)施計(jì)劃（以本公司的質(zhì)量管理體系為例）,14,4.2審核組工作分配分成審核小組，分別負(fù)責(zé)不同部門(mén)的審核，考慮不能審核本部門(mén)，明確每個(gè)小組的負(fù)責(zé)人4.3準(zhǔn)備工作文件4.3.1檢查表（按小組分工編制）、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄表（可與檢查表合在一起）、不合格報(bào)告、審核報(bào)告、分布表、會(huì)議簽到、記錄等,15,4.3.2檢查表的內(nèi)容：

9、 ——查什么？ 解決審查的內(nèi)容問(wèn)題。 查什么的內(nèi)容來(lái)自于審核的準(zhǔn)則，尤其是來(lái)自于組織的體系文件和顧客要求，一定要結(jié)合受審核部門(mén)應(yīng)執(zhí)行的文件。 ——怎么查？ 是解決到哪里？找誰(shuí)？用什么調(diào)查方法（問(wèn)、聽(tīng)、觀察、查閱、追蹤驗(yàn)證）查？取多少樣本？,16,4.3.3設(shè)計(jì)檢查表的思路,（應(yīng)體現(xiàn)審核思路）——過(guò)程是如何確定和規(guī)定的？相關(guān)職責(zé)是否明確規(guī)定？——程序和規(guī)定是否得到實(shí)施和保持？——實(shí)

10、施的結(jié)果如何？是否滿足預(yù)期的目標(biāo)？——過(guò)程需要做哪些改進(jìn)？,17,使用烏龜圖來(lái)編制檢查表,4.3.4編寫(xiě)和使用檢查表應(yīng)注意的事項(xiàng)a 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和體系文件策劃并確定檢查的內(nèi)容b 應(yīng)用過(guò)程方法的思路編制和設(shè)計(jì)檢查表，緊緊圍繞識(shí)別的COP、SP、MP的烏龜圖來(lái)進(jìn)行審核，打破部門(mén)的框框與限制c 要注意關(guān)鍵過(guò)程和主要因素的審核和評(píng)審，合理策劃和選取樣本d 既要策劃審核的內(nèi)容，也要策劃審核的方法和技巧e 生產(chǎn)過(guò)程審核時(shí)，要依據(jù)流程圖、控

11、制計(jì)劃進(jìn)行審核f 檢查表是一個(gè)提綱，使用時(shí)不要機(jī)械，也不要隨意偏離檢查表，遇有重大線索時(shí)可調(diào)整g 不要事先透露給受審核部門(mén)。,18,練習(xí),練習(xí)編制檢查表 每組選擇一個(gè)過(guò)程編制檢查表。 （過(guò)程見(jiàn)質(zhì)量手冊(cè)）,19,五、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施,1.首次會(huì)議2.現(xiàn)場(chǎng)審核，信息的收集和驗(yàn)證3.形成審核發(fā)現(xiàn)，編制不合格報(bào)告4.準(zhǔn)備審核結(jié)論5.末次會(huì)議,20,1 首次會(huì)議,1.1會(huì)議要求：a 會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)、簡(jiǎn)短、明了b 時(shí)間不超過(guò)半

12、小時(shí)c 參加人員：審核組成員、最高管理者、管代、受審核部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及主要工作人員1.2首次會(huì)議內(nèi)容：①簽到，組長(zhǎng)宣布會(huì)議開(kāi)始②闡明審核目的、范圍③說(shuō)明審核的原則、方法和程序 按過(guò)程審核、抽樣存在的風(fēng)險(xiǎn)、不符合報(bào)告的形式、互相配合的重要性④其他 審核時(shí)間的再確認(rèn)、安全措施⑤明確末次會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn),21,例： 首次會(huì)議提綱,首次會(huì)議由審核組長(zhǎng)主持。1、簽到與人員介紹 大家早上好！ 公司內(nèi)部質(zhì)量管理

13、體系審核首次會(huì)議現(xiàn)在開(kāi)始。 請(qǐng)到會(huì)的人員在簽到單上簽到。 這是公司的第一次內(nèi)部審核，首先介紹一下審核小組的分工。2、確認(rèn)本次審核的目的和范圍3、確認(rèn)審核準(zhǔn)則4、確認(rèn)審核實(shí)施計(jì)劃現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施計(jì)劃已發(fā)放到各位，請(qǐng)問(wèn)有無(wú)變動(dòng)或其他問(wèn)題？希望受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人在規(guī)定的審核時(shí)間內(nèi)在本部門(mén)接受審核。,22,5、審核方法和程序的介紹（1）基本方法：抽樣（2）審核方式：按過(guò)程審核（3） 審核員工作方法（4） 

14、;發(fā)現(xiàn)不符合將開(kāi)具不符合報(bào)告（5） 應(yīng)能客觀地反映體系運(yùn)行的狀況6、說(shuō)明本次審核將得出的結(jié)論 體系運(yùn)行狀況及是否具備申請(qǐng)認(rèn)證的條件7、會(huì)議結(jié)束,2 現(xiàn)場(chǎng)審核，信息的收集和驗(yàn)證,2.1審核證據(jù)的收集2.1.1信息的來(lái)源——與員工及其他人員面談得到的信息——對(duì)受審核部門(mén)的活動(dòng)、工作環(huán)境和條件進(jìn)行觀察得到的信息——查閱文件，如方針、目標(biāo)、計(jì)劃、程序、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)書(shū)、許可證、規(guī)范、圖紙、合同、訂單等——查閱記錄，如

15、檢查記錄、會(huì)議記錄、監(jiān)視大綱記錄及測(cè)量結(jié)果得到的信息——綜合分析收集的有關(guān)數(shù)據(jù)及業(yè)績(jī)指標(biāo)得到的信息——其他方面的信息，如顧客（包括下道工序和兄弟部門(mén)）的反饋意見(jiàn)、來(lái)自其他相關(guān)方的信息以及攻防的可信度信息,23,2.1.2經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的信息才能作為審核證據(jù)——信息是可以重查的——在審核的范圍內(nèi)——通過(guò)抽樣獲取的,24,2.2審核工作方法,2.2.1審核方式a．按過(guò)程審核的方式（烏龜圖）b．順向追蹤的方法c．逆向追溯的方法d

16、．按流程為主線進(jìn)行審核的方式,25,2.2.2現(xiàn)場(chǎng)審核的調(diào)查方法,a．面談： 通過(guò)與管理者及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)面談，可以確認(rèn)其對(duì)工作職責(zé)的理解和職責(zé)的落實(shí)情況；通過(guò)與現(xiàn)場(chǎng)員工的交談，可以判斷他們對(duì)程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中的要求的執(zhí)行情況。b．查閱文件與記錄： 通過(guò)文件和記錄可以了解體系的要求，可以追溯體系的發(fā)展及運(yùn)行狀況；審核時(shí)需要抽樣。c．現(xiàn)場(chǎng)觀察： 可用于判斷組織在實(shí)際工作中是否遵守了程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的要求，同時(shí)，不要拘泥

17、于文件，應(yīng)善于自己發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。,26,2.3審核技巧,a．要善于提問(wèn) 按檢查表進(jìn)行提問(wèn)，應(yīng)做到自然、合理，切忌生辦硬套。 對(duì)現(xiàn)場(chǎng)不同層次和崗位的問(wèn)題應(yīng)有所不同 提問(wèn)時(shí)盡量采用開(kāi)放式提問(wèn)，避免對(duì)方用“是”、“不是”回答。提問(wèn)客遵循5W1H（What、Why、Who、Where、When、How）的原則，也可以用“出示、解釋、記錄、多少、程度、達(dá)標(biāo)率”等關(guān)鍵詞。b．要善于傾聽(tīng) 信息是通過(guò)看、問(wèn)、聽(tīng)獲得的，應(yīng)使用“是的、我

18、明白了”來(lái)表明自己的理解。c．要善于觀察 要仔細(xì)觀察現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境、設(shè)備、產(chǎn)品和標(biāo)記，查看有關(guān)記錄。對(duì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)要深入檢查以確定證據(jù)。,27,面談、觀察、查閱文件與記錄等信息收集的方法可以并行和交替進(jìn)行。,d．要做好記錄 須詳細(xì)的記錄，如采用筆錄、錄音、拍照等方式，所做的記錄包括：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事實(shí)描述、憑證材料、涉及的文件、各種標(biāo)識(shí)。 應(yīng)準(zhǔn)確、完整、易于再查。e．要善于聯(lián)想和追溯 必須善于比較，追蹤從不

19、同來(lái)源獲取的對(duì)同一問(wèn)題的信息，追蹤記錄和文件，記錄與現(xiàn)狀的符合情況。f．要善于創(chuàng)造一個(gè)良好的審核氣氛 審核員應(yīng)平等、和氣待人；注意聽(tīng)人講話，認(rèn)真記錄，不時(shí)點(diǎn)頭、注視、附和等方式表示對(duì)談話的興趣。,28,記錄示例,2.4合理抽樣,1 保證樣本有一定的量（一般在3～5個(gè)之間）2 注意分層抽樣如：評(píng)價(jià)設(shè)備的管理狀況，選取樣本時(shí)，既要查關(guān)于設(shè)備的規(guī)定，也要查規(guī)定的執(zhí)行，還要查控制的效果；另外，還應(yīng)對(duì)各類設(shè)備（如生產(chǎn)設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備等）

20、分別抽樣。3 注意適度均衡抽樣 關(guān)鍵的多抽樣，同樣類型的樣本，各部門(mén)抽樣要有一致性。4 要由審核員隨機(jī)、獨(dú)立抽樣 不能由受審核人員隨意送樣，由審核員點(diǎn)樣。,29,3形成審核發(fā)現(xiàn)，編制不合格報(bào)告,3.1確定不符合的原則a． 應(yīng)嚴(yán)格遵守依據(jù)審核證據(jù)的原則b． 凡依據(jù)不足的，不能判為不符合c. 有意見(jiàn)分歧的，可通過(guò)協(xié)商或重新審核來(lái)確定,30,3.2形成不符合的三種情況a．文件規(guī)定不符合標(biāo)準(zhǔn)（該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)到）b．現(xiàn)狀不

21、符合文件規(guī)定（說(shuō)到的沒(méi)做到）c. 效果不符合規(guī)定要求（做的沒(méi)有效果）,31,3.3不符合的類型（性質(zhì)，按嚴(yán)重程度分）,a．嚴(yán)重不符合——體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如，某個(gè)過(guò)程在多個(gè)部門(mén)重復(fù)出現(xiàn)不符合。——體系運(yùn)行出現(xiàn)區(qū)域性失效。如，某部門(mén)負(fù)責(zé)的個(gè)過(guò)程都出現(xiàn)較多的不符合項(xiàng)?！赡墚a(chǎn)生嚴(yán)重后果的。如，嚴(yán)重質(zhì)量事故?！`反法律法規(guī)且較為嚴(yán)重的?！繕?biāo)未實(shí)現(xiàn)，且沒(méi)有采取必要措施的。,32,b．一般不符合——個(gè)別的、偶然的、孤立的、

22、性質(zhì)輕微的不符合——對(duì)所審核的體系范圍而言，是次要的問(wèn)題。c．（也有的提出觀察項(xiàng)）——雖未構(gòu)成不符合，但有變成不符合的趨勢(shì)，或可以做得更好，或證據(jù)暫時(shí)不足——需向受審核部門(mén)提出，引起注意的。,33,3.4判定不符合的準(zhǔn)則,a． 就近不就遠(yuǎn)b． 合理不合法，以法為準(zhǔn)c． 該細(xì)則細(xì),34,3.5不符合報(bào)告的內(nèi)容,a．  受審核部門(mén)名稱、人員b．  審核員c．  日期

23、d． 不符合事實(shí)描述（內(nèi)容要具體，如地點(diǎn)、時(shí)間、當(dāng)事人、涉及的文件號(hào)、記錄號(hào)等，文字要簡(jiǎn)練）e． 不符合結(jié)論（不符合標(biāo)準(zhǔn)的哪一條款、違反公司的哪份文件第幾條）f．   不符合的類型（性質(zhì)）g．  受審核方確認(rèn)h．  不符合原因i．    擬采取的糾正措施及完成日期j. 糾正措施完成情況及驗(yàn)證,35,不 符 合 項(xiàng) 報(bào) 告編號(hào)：

24、JL 8.2.2-04 序號(hào):02,36,練習(xí),編寫(xiě)不符合報(bào)告（以判標(biāo)練習(xí)的例題，每人選取一個(gè)編寫(xiě)）,37,4、準(zhǔn)備審核結(jié)論,4.1 審核結(jié)束，召開(kāi)審核組會(huì)議，匯總審核發(fā)現(xiàn)，確定不符合報(bào)告。 4.2 匯總分析包括： 對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，采用距陣表的形式總結(jié)質(zhì)量管理工作的優(yōu)缺點(diǎn) 對(duì)于受審核過(guò)

25、程做得好的、基本上好的、問(wèn)題較多的、有待改進(jìn)等結(jié)論意見(jiàn)。 4.3 對(duì)體系運(yùn)行有效性作出判定，結(jié)論可能有： ——體系的符合性和有效性如何？是基本有效、有效、還是無(wú)效？ ——是否具備外審的條件？ ——有哪些需要改進(jìn)的方面？,38,5末次會(huì)議,5.1會(huì)議要求a．審核組長(zhǎng)主持，不超過(guò)一個(gè)小時(shí)b．參加人員：審核組成員、最高管理者、管代、受審核部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及主要工作人員5.2會(huì)議內(nèi)容a．簽到b．感謝，組長(zhǎng)宣布會(huì)議開(kāi)始。,39,

26、c．重申審核的目的和范圍d．說(shuō)明抽樣的局限性（風(fēng)險(xiǎn)）e．宣讀不符合報(bào)告f． 提出糾正措施的要求及完成時(shí)間g． 宣讀審核結(jié)論h． 領(lǐng)導(dǎo)講話i． 會(huì)議結(jié)束,（六）審核報(bào)告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā),1. 審核報(bào)告的編制 審核組長(zhǎng)編制。 報(bào)告內(nèi)容：a．  審核目的b．  范圍c．  審核組長(zhǎng)及成員,40,d．  審核日期地點(diǎn)e． 

27、 審核準(zhǔn)則f．   審核發(fā)現(xiàn)g．  審核結(jié)論h. 提出對(duì)不符合項(xiàng)糾正措施的跟蹤驗(yàn)證的安排,2. 審核報(bào)告的批準(zhǔn)和分發(fā) 審核報(bào)告應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)。 報(bào)告由內(nèi)審歸口管理部門(mén)分發(fā)。,41,七、審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施,糾正、預(yù)防或改進(jìn)措施的實(shí)施和驗(yàn)證,42,跟蹤驗(yàn)證的內(nèi)容：a．不符合項(xiàng)是否已采取了糾正行動(dòng)？b．產(chǎn)生不合格項(xiàng)的根本原因是否找準(zhǔn)確？c．是否針對(duì)原因制定糾正措施計(jì)劃？計(jì)劃是否可行？d