公文處理系統(tǒng)運行講義

1、湖北省國稅系統(tǒng)初任公務員培訓,ODPS系統(tǒng)的主要功能,根據公文處理的主要內容及現(xiàn)行公文處理的工作流程，ODPS將公文處理并為如下幾個部分：,,收文處理發(fā)文處理立卷歸檔文件查詢與統(tǒng)計輔助功能通告欄,ODPS結構示意圖,,,,,,,,,服務器,工作站,Windows NT ServerSQL ServerODPS后臺環(huán)境軟件遠程數據傳輸服務,Windows 3.x/9.x/2000Microsoft WordODPS軟件

2、：公文處理、通告欄、系統(tǒng)維護,,發(fā)文處理基本流程,擬稿,,選擇發(fā)文類型，填寫文頭紙,輸入文件正文,,掃描儀輸入,手工錄入,磁盤拷入,,,,,電子公文,審核,審批,會簽,,辦結,簽發(fā),發(fā)文登記、編號,排版、校對,,收文處理基本流程,外來文,,收文登記,輸入文件正文,,掃描儀輸入,手工錄入,磁盤拷入,,,,,電子公文,擬辦,批辦,注辦,,辦結,,,公文處理系統(tǒng)應用與操作講義,第一講：運行公文處理系統(tǒng),第二講： 收 文 處 理,第三講

3、： 發(fā) 文 處 理,第四講：遠程收發(fā)文,第五講：公文立卷歸檔,第六講：查詢與統(tǒng)計,第七講： 輔 助 功 能,,第一講：運行公文處理系統(tǒng),,第一講：運行公文處理系統(tǒng),啟動公文處理系統(tǒng),進入公文處理系統(tǒng),退出公文處理系統(tǒng),公文處理系統(tǒng)屏幕組成,系統(tǒng)中的常用對象及其操作,系統(tǒng)中的常用功能及其操作,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.1 啟動公文處理系統(tǒng),方法1：雙擊桌面[公文處理]圖標,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.1 啟動公文處理系

4、統(tǒng),方法2：[開始] ? [程序]? [辦公自動化] ?點擊[公文處理],公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.2 進入公文處理系統(tǒng),用戶輸入正確的注冊名和口令后，點擊[確認]或按[回車]即可進入公文處理系統(tǒng)，進行相關操作,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.2 進入公文處理系統(tǒng),用戶注冊名： 由系統(tǒng)管理員在人員編碼表中設置和維護，用戶不能自行更改。,用戶口令： 由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中賦初值，用戶進入公文處理系統(tǒng)后

5、可更改。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.2進入公文處理系統(tǒng),按[取消]按鈕將放棄本次的登錄操作。,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),1.3 退出公文處理系統(tǒng),1 選擇[收文]菜單中的[退出]命令2 在[詢問]對話框中點擊[是(Y)],,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.3 退出公文處理系統(tǒng),1 單擊[公文處理系統(tǒng)]主窗口關閉按鈕。2 在[詢問]對話框中點擊[是(Y)],公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.4 公文處理

6、系統(tǒng)主控屏幕組成,登錄用戶,工具欄,工作區(qū),狀態(tài)欄,命令菜單,用戶留言,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),屏幕組成要素,菜單是系統(tǒng)的控制中心，為您所要進行的公文處理工作提供方便的命令選擇方式。工具欄是命令的另一種表現(xiàn)形式，即按鈕命令方式。狀態(tài)欄是用于顯示當前操作對象的工作狀態(tài)和統(tǒng)計信息，狀態(tài)欄左側的小旗等豎起與倒下標識信箱中是否有新傳來的文件和消息。工作區(qū)是主要的工作環(huán)境，與公文辦理有關的所有工作都在工作區(qū)內完成。,公文處理系統(tǒng),運行公

7、文系統(tǒng),屏幕組成要素,在公文處理系統(tǒng)中，不同的角色和不同權限的人員所面對的主控屏幕也略有不同。如：菜單中的命令是根據用戶的職責和權限設置的，與用戶無關的命令不在菜單中出現(xiàn)。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.5 系統(tǒng)中的常用對象及其操作,系統(tǒng)中最常用的對象主要包括七類：,信 箱,文 件 夾,發(fā)文登記薄,收文登記薄,內部文件登記薄,催查辦登記薄,辦文情況登記薄,,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.5 系統(tǒng)中的常用對象及其操作,系統(tǒng)對

8、上述操作對象中所含文件的操作方式基本相同：,注意：當某類操作對象沒有打開時，菜單中與該對象有關的操作將不能執(zhí)行；而若打開的某類操作對象中沒有選擇記錄或記錄沒有被選中，則命令無效。,(1) 選中一個文件：鼠標單擊待處理文件所在的記錄行。(2) 指定有關操作：用鼠標單擊屏幕上的命令按鈕或選擇菜單中的有關命令。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑴信箱的定義及操作,,信箱是文件流轉的樞鈕，可用于接收文件和消息，也可以作為文件傳遞過

9、程中轉發(fā)站。信箱中的信息是在接到文件時由系統(tǒng)自動生成的，一條信息對應一個文件或一條消息，用戶不能自己增加和修改文件列表信息。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑴信箱的定義及操作,,信箱中記錄的文件信息包括已閱標志、寄件人、標題、接收時間、文件類別、消息類型、限辦時間等。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),①個人信箱與部門信箱,每個系統(tǒng)用戶均擁有自己的個人信箱，具有文件登記管理權的用戶還擁有部門信箱。個人信箱與部門信箱的切換只要點擊“信箱”圖標即可

10、。個人信箱：主要用于存放個人的文件；部門信箱：主要用于存放部門的文件信息。,,☆信箱中的內容不受地點與計算機的限制，在網絡環(huán)境內，只要您用自己的用戶名和口令進行注冊，那么，無論您在任何地方和任何計算機，都可以查看您的文件信箱。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),②個人信箱與部門信箱,信箱種類,文件列表信息，帶箭頭表示當前選中的文件。,用于顯示關于選中記錄的有關說明,用于分類顯示信箱中的文件類型，如：內部文件、外收文、發(fā)文、催辦單、其他等；

11、選擇“所有”表示顯示所有文件。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),③查看信箱中的文件列表信息,(1)通過點擊“信箱”圖標選擇信箱的種類； (2)通過選擇類別確定信箱顯示的文件類別；,系統(tǒng)通過不同的顏色來區(qū)分文件的辦理情況。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),③查看信箱中的文件列表信息,系統(tǒng)允許用戶通過參數設定程序SETINI.EXE對特定文件的顏色進行設定。,,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),④刪除信箱中的文件信息列表,信箱中的文件記錄會隨著文件的登

12、記和文件的傳遞而自動消失。當確信信箱中的文件無保存必要時，可選中該條信息，按DEL鍵刪除。這種刪除方式只是刪除當前信箱中關于文件的列表信息，而其他人員信箱中關于該文件的信息不受影響。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑤打印信箱中的文件清單的方法,打開信箱，并選中要打印的文件類別，選中[收文]菜單中的[打印]命令，即可打印信箱中的文件信息列表,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑥調整信箱數據顯示列寬,1 用鼠標拖拽兩行記錄的分隔欄可加寬記錄行。,

13、,,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑥調整信箱數據顯示列寬,2 調整數據顯示列寬后,3保存數據顯示列寬：CTRL+ALT+S,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑦配置信箱提示聲音,為了及時提醒用戶查看新郵件，系統(tǒng)提供聲音提示功能。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑦配置信箱提示聲音,選擇[收文]菜單中的[配置聲音]命令，系統(tǒng)打開由“檢測”和“設置”兩個選項卡組成的[配置聲音]屏幕；設置完成后，按“確認”鈕退出。,基本操作步驟,公文處理系統(tǒng),運行公

14、文系統(tǒng),⑵個人文件夾定義及操作,在公文處理系統(tǒng)中，個人文件夾的作用僅限于存放由個人起草的公文的原稿。文件起草完畢，一旦提交，該文件就開始進入發(fā)文處理程序。,個人文件夾中的文件與信箱中文件的區(qū)別,信箱中文件不受地點與計算機的限制，而文件夾中的文件存放在本地計算機中。因此，在文件正式提交前，您在哪臺計算機上起草文件就必須在該計算機上通過文件夾查看或修改文件的內容，在其他計算機上將無法看到您自己起草的文件。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),①打開

15、個人文件夾的方法,(1)用鼠標點擊工具欄中的圖標；(2)通過菜單選擇[對象]菜單中的[個人文件夾]命令；(3)通過菜單選擇[發(fā)文]菜單中的[擬稿]命令。,注意：要刪除文件夾中的文件，除了刪除文件夾中關于該文件的列表記錄外，文件的正文和附件部分也將一同刪除，但不會刪除已正式提交的關于該文件的備份文件。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑶收發(fā)文登記薄的使用,修改、刪除的操作：選中要修改或刪除的記錄，輸入修改的內容或按“DEL”鍵。,修改登記

16、薄中信息項的內容后，只有當光標移開當前修改的區(qū)域才能使修改的內容有效。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),打開外收文登記簿的方法,方法一：單擊工具欄內[外收文登記簿]圖標；,,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開發(fā)文登記簿的方法,方法二： 單擊[對象]菜單中[發(fā)文登記簿]；,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開發(fā)文登記簿的方法,方法三： 在部門信箱中選中一條發(fā)文信息，按[登記]鈕，系統(tǒng)在打開發(fā)文屏幕的同時也打開發(fā)文登記簿；,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng)

17、,打開內部文件登記簿的方法,方法一：單擊工具欄內[內部文件登記簿]圖標；,,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開內部文件登記簿的方法,方法二： 單擊[對象]菜單中[內部文件登記簿]；,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開內部文件登記簿的方法,方法三： 在部門信箱中選中一條內部文件信息，按[登記]鈕，系統(tǒng)在打開內部文件登記屏幕的同時也打開內部文件登記簿；,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),打開內部文件登記簿的方法,方法四： 在部門信箱中選中一條內部文件

18、信息，單擊[收文]菜單中[收文登記]，系統(tǒng)在打開內部文件登記屏幕的同時也打開內部文件登記簿；,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),⑤ 關閉登記簿,單擊[登記簿]窗口關閉按鈕,,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),催查辦登記簿,催查辦登記簿全面地反映了文件催查辦的情況，可為跟蹤催查辦文件提供依據。公文處理系統(tǒng)對收文和內部文件提供了催查辦功能。具有文件登記管理權的部門擁有一個催查辦登記簿。催查辦的消息只針對部門而不針對某個人。,運行公文系統(tǒng),公文處理系

19、統(tǒng),① 打開催查辦登記簿的方法,方法一：單擊工具欄內[催查辦登記簿]圖標；,,公文處理系統(tǒng),① 打開催查辦登記簿的方法,方法二：單擊[對象]菜單中[催查辦登記簿]；,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),催查辦登記簿屏幕,催查辦登記簿中的信息是在發(fā)催查辦消息時由系統(tǒng)自動登入的，用戶不能直接在登記簿中修改。,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),② 關閉催查辦登記簿的方法,單擊[登記簿]窗口關閉按鈕,,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),辦文情況登記簿,為便于

20、文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據，系統(tǒng)提供了辦文情況登記簿。,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),辦文情況登記簿,單擊工具欄內[辦文情況登記簿]或單擊[對象]菜單中的[辦文情況登記簿]可打開辦文情況登記屏幕。,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),辦文情況登記簿,辦文情況登記簿中的文件辦理狀況與發(fā)文登記簿中的“辦結”不是一個概念。這里的辦理狀態(tài)取決于辦文情況登記簿中[選項]的設置。,運行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),收文登記薄,運

21、行公文系統(tǒng),公文處理系統(tǒng),發(fā)文登記薄,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),內部文件登記簿,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),①分類顯示登記薄中的文件信息,外收文登記薄文件辦理狀態(tài)的分類顯示,待辦：顯示已經登記，但沒有送出辦理的文件；已辦：顯示已經送出，但尚沒有辦結的文件；辦結：顯示辦結的文件；所有：顯示所有已經登記過的文件記錄。,文件辦理狀態(tài)分類顯示主要用于文秘人員對文件辦理情況的了解和控管，加強催辦和督查管理工作。,,公文處理系統(tǒng),運行公文系

22、統(tǒng),②分類顯示登記薄中的文件信息,外收文登記薄按“登記日期”的分類顯示,,在選定文件辦理狀態(tài)類別的前提下，通過在登記日期限定欄中輸入一個登記日期的范圍，來確定登記薄顯示的文件范圍。登記薄默認的日期限定范圍是當年度。,登記日期范圍的設定從起始日期開始到終止日期的前一日為止，不含截止日期。例如：要限定1997年全年范圍的登記日期，則輸入的日期范圍是：1997/01/01--1998/01/01。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),②分類顯示登記薄

23、中的文件信息,借助系統(tǒng)提供的[排序]、[過濾]功能對各登記薄中的文件進行排序或設定登記薄顯示的文件范圍。,排序：是為了便于用戶查看及記錄比較。過濾：是為了便于用戶查看某些特定的記錄信息。,排序和過濾功能的運用對產生和打印符合需要的收發(fā)文薄的作用很重要??！,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),③打印行政收文薄操作步驟,(1)打開外收文登記薄；(2)選擇登記日期限制；(2)選擇[對象]中的[過濾]命令；(3)設置過濾條件；(4)設置排序條

24、件；(5)選擇[收文]中的[打印]命令。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),③打印行政收文薄操作步驟,[清空]鈕的作用：用于清除全部已設定的排序條件和過濾條件。以便于重新設定。,過濾條件中的第一項邏輯符可不填寫！設定條件后必須將光標移入下一行。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),③打印行政收文薄操作步驟,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑷ 催查辦登記薄,催查辦登記?。簽榱肆私馕募拇卟檗k情況和對催查辦文件進行跟蹤，文秘人員在發(fā)送催查辦消息時需要

25、填寫催辦單，并在催查辦登記薄中登記。催查辦登記薄全面地反映了文件催查辦的情況，可為跟蹤催查辦文件提供依據。系統(tǒng)提供了對收文和內部文件的催查辦功能。催查辦消息的發(fā)送只適用于部門而不針對個人。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑷催查辦登記薄,催查辦登記薄提供兩類四種顯示信息的方式：(1)接收催查辦類，分為“發(fā)出”和“接受”；(2)發(fā)出催查辦類，分為“未回復”和“已回復”。,對催查辦單登記薄中的文件信息，系統(tǒng)提供兩種操作方式： 查看催查辦單詳

26、細內容，查閱文件內容。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑸辦文情況登記薄,為便于文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據，系統(tǒng)提供了辦文情況登記薄。,,,,這里的文件辦理狀況與收發(fā)文登記薄中的“辦結”不是一個概念。辦文情況登記薄中辦文狀態(tài)取決于“選項”中的條件設定。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),1.6 系統(tǒng)中的常用功能及其操作,1 文件傳遞,2 文件跟蹤,3 文件收回,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑴文件傳遞,文件傳遞是

27、公文處理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，是系統(tǒng)正常運轉的根本保證。收文與發(fā)文及公文辦理過程中的任何一個文件或消息的獲得與發(fā)出均是通過[文件傳遞]功能實現(xiàn)的。文件的傳遞受到傳遞規(guī)則和系統(tǒng)維護的限制。具體的傳遞規(guī)則在系統(tǒng)維護中已作詳細介紹，不再重復。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑴文件傳遞,文件發(fā)送中的四個注意事項：(1)發(fā)送與全部發(fā)送的區(qū)別；(2)發(fā)給重名人員的信件；(3)發(fā)送給設定了回執(zhí)留言的收件人；(4)文件錯誤發(fā)送的處理,公文處理系統(tǒng),運行

28、公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,文件跟蹤功能記錄每一個文件的所有傳遞過程，包括文件傳遞的時間、發(fā)件人、收件人等，全面地反映了文件的具體運轉情況。有利于加強對文件的催查辦、明確責任，防止文件積壓和傳遞丟失。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,“級數”用于記載文件傳遞的順序，相同的級數表示同一次傳遞的多個接收對象。,有了文件跟蹤功能，就能清楚地了解每一份文件的運轉過程和情況,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,跟蹤文件的標題,表示接受人于此

29、時進入《公文處理系統(tǒng)》，并接受看到此文件。,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑵文件跟蹤,“級數”用于記載文件傳遞的順序，相同的級數表示同一次傳遞的多個接收對象。,表示接受人到目前為止，尚沒有進入《公文處理系統(tǒng)》，還沒有接受并看到此文件,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑶文件收回,文件收回功能主要用于收回已發(fā)送的文件。滿足收回條件的文件是：收件人尚未收到的文件，即收件人的信箱沒有打開，或收件人雖已打開信箱但信箱中的內容尚未刷新。,,在菜單中選擇[

30、文件收回]命令，顯示所有符合收回條件的文件,,,,,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),⑶文件收回,回收完成,公文處理系統(tǒng),運行公文系統(tǒng),第二講：收文處理,,第二講：收文處理,收文處理,收文登記,分 送,擬 辦,批 辦,注 辦,催 查 辦,公文處理系統(tǒng),2.1 收文登記,收文處理是公文處理系統(tǒng)中最主要的組成部分之一。包括收文登記、分送、擬辦、批辦、注辦、催查辦等。,在外收文登記薄中登錄收文的有關信息，包括文件的收文日期、

31、來文單位、來文字號、標題、密級、緩急、份數、頁數承辦單位、限辦日期、返回日期、簽收人、發(fā)文日期、總收文字號、類目號、保管期限和主題詞等。,收文登記分為紙質文件和電子文件登記。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 紙質文件登記,紙質文件登記的操作步驟,(1) 打開收文登記薄，按登記按鈕，系統(tǒng)自動打開登記界面。(2) 選擇[收文]菜單中的[收文登記]命令，系統(tǒng)自動打開登記界面。(3) 根據要求逐項填寫各個項目。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴

32、 紙質文件登記,對紙質文件進行登記的同時，系統(tǒng)將自動填寫收文處理簽的內容，用戶在必要時還需要輸入文件的正文及附件的內容。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 紙質文件登記,系統(tǒng)允許在不退出登記屏幕的情況下，連續(xù)登記多個文件。,公文處理系統(tǒng),收文處理,①清空新記錄的含義及使用方法,如果在登記時選中“清空新記錄”，則系統(tǒng)每登記完一個文件，在按[確定]鈕后，就會自動清空本次登記的內容，并接收下一次登記；如不選中“清空新記錄”，系統(tǒng)在登記完一個文件，按

33、[確定]鈕之后，就會保存本次登記的內容，以減少下次登記的輸入工作量。這個功能在連續(xù)登記多個相似文件時，可以提高工作效率。,公文處理系統(tǒng),收文處理,②立即掃描,如果選中“立即掃描”，則每登記完一個文件，系統(tǒng)將自動打開收文屏幕，以便于執(zhí)行掃描文件的操作。如果不選中“立即掃描”，那么登記完的文件就在“外收文登記薄”中處于待辦狀態(tài)。,公文處理系統(tǒng),收文處理,③立即分送,如果選中“立即分送”，則每登記完一個文件，系統(tǒng)將自動打開文件傳遞屏幕，以便于

34、執(zhí)行文件分送操作。如選中“立即掃描”標志，則先執(zhí)行掃描操作，再執(zhí)行分送操作。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑵ 電子文件的登記,選中傳遞到信箱中的文件，按[登記]按鈕，系統(tǒng)會自動判定該文件是否登記過，如果是第一次登記，系統(tǒng)將打開登記屏幕，由用戶根據登記屏幕中已有信息進行修改或補充登記；如果文件已登記過，則系統(tǒng)將提示文件已經登記的信息，并詢問是否進行補充登記。,,,系統(tǒng)支持對多個文件的連續(xù)登記?。?公文處理系統(tǒng),收文處理,⑶收文登記中的有關操作

35、,“密級”、“緩急”、“來文字”、“保管期限”的輸入，可以通過點擊 ，下拉列表進行選擇?！皝砦淖帧钡倪x擇信息來源于您以前的輸入，由系統(tǒng)自學習功能獲得。,“來文單位”、“承辦單位”的輸入，既可以直接輸入，也可以通過鼠標點擊 按鈕，打開系統(tǒng)提供的單位進行選擇。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑶收文登記中的有關操作,主題詞的選擇方式：首先用鼠標單擊選擇主題詞的大類，系統(tǒng)將自動刷新相應的類別詞；其次用鼠標單擊選擇主題詞

36、的類別詞，系統(tǒng)將自動刷新與所選類別詞相對應的類屬詞。如果采用“自動標引”，系統(tǒng)將自動根據文件標題，生成主題詞，用戶可修改后確定。,跨年度的來文登記：對上年度的文件登記，應將收文日期定為上年度的最后一日。其余登記方法不變。,“主題詞”的輸入既可以由用戶直接輸入，也可以系統(tǒng)提供的“自動標引”輸入。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑷ 填寫收文處理簽,收文處理簽即文件處理單，用于記載文件的特征、擬辦意見及辦文經過等。每個文件對應一個收文處理簽，其中關

37、于文件的信息是由系統(tǒng)根據收文登記的有關信息自動填入的。只有具備權限的人才能通過“填寫收文處理簽”修改或補充填寫其中的內容。收文處理簽在文件辦理過程中始終隨文件一起傳遞。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑷ 填寫收文處理簽,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑸ 文件正文及附件的輸入與查看,對收到的紙質文件進入《公文處理系統(tǒng)》有三種方式： (1)手工輸入； (2)磁盤拷貝； (3)掃描。,其中手工輸入支持手寫版、語音輸入等。,公

38、文處理系統(tǒng),收文處理,①手工輸入方式,(1)在正文文件列表中選中文件；(2)按[錄入]鈕系統(tǒng)打開Word進行文字輸入工作；,,,公文處理系統(tǒng),收文處理,①手工輸入方式,(3)在系統(tǒng)提供的一組按鈕中選擇[存盤返回]；,,公文處理系統(tǒng),收文處理,①手工輸入方式,(4)在“正文、附件屏幕”下按[確認]鍵。,,公文處理系統(tǒng),收文處理,②磁盤輸入方式,(1)在正文文件列表中選中文件，如果是第一次輸入，正文文件列表可能為空，您只要在正文列表的空白

39、區(qū)域單擊即可；如果拷入附件內容需要在附件文件列表中依次輸入順序號和附件名稱。(2)按[拷入]鈕系統(tǒng)打開接受文件屏幕；(3)選擇拷入文件的路徑和文件名；(4)按[確定]鍵，拷入文件完成。,此拷入功能不是追加在原文件之后，如原正文仍然有用，則不能用此功能，而改為進入Word文檔用插入文件功能。,,,,公文處理系統(tǒng),收文處理,③掃描方式,(1)在正文文件列表中選中文件，如果是第一次掃描，正文文件列表可能為空，您只要在正文列表的空白區(qū)域單

40、擊即可；如果掃描附件內容需要在附件文件列表中依次輸入順序號和附件名稱。(2)按[掃描]鈕系統(tǒng)打開掃描操作屏幕；(3)進入掃描操作屏幕。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑹ 文件正文及附件的查看,查看文件內容包括查看文件的收文處理簽、正文的附件和領導批示的內容。,查看文件內容時，文件只限于查看，不能進行修改、編輯、批注等操作。,公文處理系統(tǒng),收文處理,①收文處理簽屏幕,公文處理系統(tǒng),收文處理,②正文及附件屏幕,公文處理系統(tǒng),收文處理,③領導批

41、示屏幕,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.2 文件分送,文件的分送即文件的分辦。分辦工作就是根據來文的不同情況和要求，確定文件的運轉方向，是送批還是送辦，是分發(fā)還是傳閱，以及送給誰簽批、辦理和傳閱等。這是公文處理工作的重要內容。,分送文件應先在信箱中選擇文件或打開外收文登記薄，使用[分送]命令或按鈕。具體操作在前面文件傳遞已作介紹。,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.3 文件擬辦,公文的擬辦，是指機關文件主管部門領導收到應當由本機關、本部門辦理的

42、公文后，有針對性地提出初步處理方案或意見、建議，提供機關領導或部門負責人參考或抉擇的過程。,公文處理系統(tǒng),收文處理,擬辦的操作過程,(1)打開信箱，從中選擇要辦理的文件；(2)通過選擇[收文]菜單中的[擬辦]命令，系統(tǒng)打開收文屏幕；(3)依次查看“文件處理簽”屏幕中關于文件的有關說明及“正文、附件”屏幕中的內容；(4)將光標定位于擬辦意見欄，輸入擬辦意見，按[確認]鈕，系統(tǒng)將保存擬辦意見，返回信箱，完成擬辦工作。,,,公文處

43、理系統(tǒng),收文處理,2.4 文件批辦,公文批辦是機關或部門領導對公文的辦理所做的文字指示或提示性意見。批辦能夠使各級領導能及時有效地履行其職責，向公文辦理單位和人員交代意圖和辦理要求，綜合協(xié)調工作進度，對提高機關工作效率和質量具有積極的作用。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 批辦的操作步驟,(1)打開信箱，選擇批辦的文件；(2)選擇[收文]菜單中的[批辦]命令，系統(tǒng)打開收文屏幕；(3)依次查看文件的各項信息；(4)用鼠標單擊收文屏幕上端

44、的“領導批示”標簽打開批示屏幕；,,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴批辦的操作步驟(續(xù)),(5)在批示人列表下方的空白區(qū)域內單擊以插入一條新的批示，然后在批示內容區(qū)域內輸入批示意見和建議；(6)在“簽名”處用“簽字密碼”簽字，按[回車]鍵，再按[確認]鈕，系統(tǒng)返回信箱，完成批示操作。,,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑵連續(xù)批示的注意事項,如果本次意見沒有簽批完成，可暫時不用“簽字密碼”簽字，按[確認]鈕退回信箱；系統(tǒng)將保存本次簽批的內容，并允許下

45、次進行“批辦”處理時連續(xù)簽批。只有當簽批人正式簽名后，其姓名才會在簽批人列表中出現(xiàn)，這時簽批人的任何簽批意見都將作為一條新意見存在。,領導的簽批意見確定后是不可更改的！,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.5 文件注辦,公文的注辦，即按照領導[批示]的內容對來文進行具體辦理后，注明文件辦理的經過和結果等事項。注辦和擬辦、批辦的具體操作方法一樣，只是位置不同。,注辦人簽字列表,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.5 文件注辦,注辦意見位置,點擊此處，彈出

46、“簽字密碼”對話框,公文處理系統(tǒng),收文處理,2.6 文件催查辦,文件催查辦是根據文件的承辦時限和有關要求對公文辦理過程所實施的催促和檢查，督促辦文。目的是使文件的辦理過程得到有效控制，保證文件在規(guī)定要求的時限內辦理完畢。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 催查辦的具體操作步驟,①打開“外收文登記薄”選擇要催辦的文件；②通過“文件跟蹤”功能了解文件的具體的傳遞過程，確定催辦的具體部門；③選擇[收文]菜單中的[催查辦]命令，系統(tǒng)將打開選擇“催

47、查辦單位”屏幕；打開 “被催查辦單位列表”，選擇催查辦單位；按[確定]鈕，系統(tǒng)打開催查辦通知單屏幕；,催查辦只限于部門與部門之間，收到催查辦單的單位內勤要加強內部的督辦工作。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 催查辦的具體操作步驟(續(xù)),④在批辦情況欄中輸入催辦意見；,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑴ 催查辦的具體操作步驟(續(xù)),⑤按[催查辦]鈕，系統(tǒng)發(fā)出催查辦消息，同時在“催查辦登記薄”中登記，完成催辦工作。,系統(tǒng)在發(fā)出催查辦單的同時，自動在“催

48、查辦登記簿”中登記。,公文處理系統(tǒng),收文處理,⑵接受催查辦的程序,(1)在信箱中選擇“催查辦”消息；(2)按[登記]鈕，系統(tǒng)將“催查辦”消息登記在“催查辦登記薄”中；(3)打開“催查辦登記薄”，選擇“收到催辦單”類，在催查辦列表中選擇新收到的催查辦消息，按[催查辦]鈕，系統(tǒng)打開催查辦通知單屏幕；(4)查看催辦批示意見，并填寫回復意見；(5)按[回復]鈕，完成對本次催辦的回復。,由接受單位在此填寫回復催辦的意見，,,公文處理系統(tǒng),

49、收文處理,第三講：發(fā)文處理,,第三講：發(fā)文處理,擬 稿,改 稿,審 批,審 核,會簽簽發(fā),提 交,登 記,外部會簽,發(fā)文編號,排 版,校 對,印 制,發(fā)文處理,公文處理系統(tǒng),3.1 擬稿,擬稿是發(fā)文處理的首要環(huán)節(jié)，對創(chuàng)造優(yōu)質的公文起著十分直接和重要的作用。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴擬稿的具體步驟,(1)打開文件夾；(2)按[新建]鈕，系統(tǒng)打開公文種

50、類選擇表；(3)選擇適當的公文種類；,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴擬稿的具體步驟,(4)填寫文頭紙；(5)編輯正文和附件；(6)建立有關文件；(7)按[確定]鈕，退出發(fā)文屏幕；(8)提交文件，完成擬稿工作。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,①填寫文頭紙,文頭紙是發(fā)文文件的一部分，在文件正式發(fā)出之前，它隨文件一同運轉。文頭紙中記錄了發(fā)文的主要特征，集中反映了發(fā)文文件的辦文情況。不同種類、不同性質的文件所對應的文頭紙也不盡相同。,文頭紙?zhí)?/p>

51、寫完成后，隨即應進入正文編輯，以便將文頭紙中填寫的文件標題自動帶入正文；否則下次編輯正文時需要重新輸入標題。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,②正文編輯操作步驟,A選擇正文附件編輯屏幕,B選擇編輯版本,C選擇[編輯]命令,存盤操作請用此工具條,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.2 改稿,就是對文件進行修改。文件正式提交前，可通過[修改]命令在個人文件夾中修改，提交后，只能在信箱中使用該命令對文件進行修改。系統(tǒng)將保留對文件的修改痕跡。與審核、審批、會簽

52、、簽發(fā)功能不同的是[修改]命令不能對文頭紙中的內容進行修改。,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.3文件提交,就是將文件的全部內容，包括文頭紙、正文、附件文件等復制到系統(tǒng)指定的位置以供其他人員修改、審核，此時該文件已作為公文處理系統(tǒng)中的共享文件存在。在文件夾中起草的文件一旦定稿，應向外提交。提交后的文件，擬稿人將不能在文件夾中修改文件的內容。,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.4 審批、審核、會簽、簽發(fā),審批、審核、會簽、簽發(fā)的操作步驟基本相同。

53、其工作的內容都是對擬稿人起草的公文的內容等進行檢查、修正等，主要包括：擬稿人選擇的發(fā)文種類及填寫的文頭紙的內容是否準確，文稿是否規(guī)范正確。審批人、審核人、會簽人、簽發(fā)人均可對發(fā)文的不妥之處予以更改，系統(tǒng)均將保存各自的修改版本，在[領導批示]屏幕中填寫審批意見。不同之處在于簽名位置不同。,要明確您的簽批意見和具體的意見！,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴基本操作步驟,①從信箱中選擇要進行審批、審核、會簽、簽發(fā)的文件； ②分別選擇[發(fā)文]菜單中

54、的[審批]、[審核]、[會簽]、[簽發(fā)]命令；③核查文頭紙、正文附件的內容，并進行修改；④填寫審批意見并用簽字密碼簽名；,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑴基本操作步驟,④填寫審批意見并用簽字密碼簽名；⑤ 在“文頭紙”相應的位置再次用密碼簽名；⑥按[確認]鈕，將文件分送下一環(huán)節(jié)。,在文頭紙上簽字，以便于存檔；同時可以對文頭紙上的內容作出修改。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,⑵ 簽批意見打印屏幕,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,正文的不同版本,正文的

55、不同版本擬稿人起草的文件一旦提交，系統(tǒng)就將其作為正文的第一版本保存并顯示在正文清單。在此基礎上 ，以后任何具有正文修改權限的用戶對正文文件所作的修改，均生成新版本，并在正文文件列表中顯示。,文件在簽發(fā)以后，文頭紙上各文件要素欄目均被鎖定，不能再作修改。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.5 送外部會簽,由于系統(tǒng)尚未提供與外單位的聯(lián)機辦文的功能，對需送系統(tǒng)外部會簽的文件仍采用紙質傳遞的方式。,A、選擇[發(fā)文]菜單中的[送外部會簽]命令,公文

56、處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.5 送外部會簽,B、系統(tǒng)在發(fā)文登記簿中的文件“備注”欄填加“送外部會簽”。,,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.5 送外部會簽,C、當外部會簽文件返回時，選擇[登記外部會簽結果]命令，登記確認后，系統(tǒng)解除“送外部會簽”狀態(tài)。文件再次進入系統(tǒng)運行。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.6 發(fā)文登記,發(fā)文登記是為了加強機關制發(fā)文件的管理，明確文件的去向、明確有關責任，以備查詢。擬稿單位在本部門領導完成初審工作后，應在文件傳給

57、其他部門審批、審核、會簽、簽發(fā)前，在本部門的發(fā)文登記簿中對文件進行登記。其他部門對非本部門的發(fā)文，可根據情況進行登記。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,發(fā)文登記的操作步驟,A、在部門信箱中選中要登記的文件，單擊[登記]命令，系統(tǒng)打開“發(fā)文登記屏幕”；B、修改“發(fā)文登記屏幕”中的有關信息，按[確認]鈕。,發(fā)文登記屏幕,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.7 發(fā)文編號,發(fā)文號是發(fā)文字號的組成部分之一，對已簽發(fā)的公文進行編號是規(guī)范發(fā)文管理的必不可少的的步驟

58、，同時也是《公文處理系統(tǒng)》對發(fā)文進行歸檔的重要依據。發(fā)文編號工作一般由辦公室機要人員負責。,系統(tǒng)允許機要人員根據需要對發(fā)文字號進行人工干預！,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,發(fā)文編號的操作,A、打開發(fā)文登記簿B、選擇需要編號文件C、選擇[發(fā)文編號]命令D、系統(tǒng)進行自動編號E、[確認]退出,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.8 發(fā)文排版,發(fā)文排版的主要任務是對機關制發(fā)的公文按照規(guī)范的格式進行編排。發(fā)文排版工作由辦公室文印室人員負責。,排版的基本

59、步驟（1）選擇需要排版的文件，使用[發(fā)文]菜單中的排版命令；（2）選擇領導的簽發(fā)版本，按[編輯]進入；（3）系統(tǒng)根據模板的設置，將擬稿紙中的有關文件要素自動帶入到文件中；（4）根據本單位文件的排版要求，進行格式的完善；（5）按系統(tǒng)提供的“存盤退出”退出；（6）在文件擬稿紙的“排版”處，用密碼簽名，[確認]退出。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.8 發(fā)文排版,排版前發(fā)文屏幕,排版后發(fā)文屏幕,排版的工作主要是依靠系統(tǒng)設定的模板自動完

60、成的，個別文件要素需要人工填加。如：簽發(fā)人、密級、印數等。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理,3.9 發(fā)文校對,發(fā)文校對的主要任務是對發(fā)文的內容以及發(fā)文的格式做最后的檢查，確保發(fā)文正確無誤。發(fā)文校對工作一般由文件擬稿人負責。,發(fā)現(xiàn)排版后的版本中仍有錯誤，應該在修改之后，發(fā)給文印人員重新排版，直到沒有差錯，才能用密碼在校對欄中簽字。這是因為校對版本是發(fā)文的最后版本，也是文件印刷和封發(fā)的版本。不能有任何差錯??！,最后一個任務是打印文頭紙。,公文處理系

61、統(tǒng),發(fā)文處理,3.10 文件印制,,文件印制主要是根據發(fā)文的校對版本，印刷文件的正本。,印制文件正本的關鍵是控制好[套印]！,如果您在印刷時，使用事先印制的文件紅頭紙，請選擇[套印]命令，系統(tǒng)將同時啟動套印模板和文尾模板。排版好的文件將不顯示文件紅頭。如果您使用彩色打印機或彩色復印機制作文件正本，就不用選擇[套印]命令，系統(tǒng)啟用文頭模板和文尾模板。排版好的文件將顯示文件紅頭，您直接打印文件就能夠得到文件正本。,公文處理系統(tǒng),發(fā)文處理

62、,第四講 遠程收發(fā)文,,4.1 遠程發(fā)文,遠程發(fā)文：就是將本系統(tǒng)正式簽發(fā)的文件以遠程傳遞的方式發(fā)往其他單位或本單位。,遠程發(fā)文的操作步驟：（1）打開“發(fā)文登記簿”，選擇需要封發(fā)的文件；（2）選擇[發(fā)文]菜單中的[封發(fā)]命令；（3）選擇接受單位和發(fā)送方式，按[封發(fā)]命令，系統(tǒng)自動將文件送到接受單位的信箱。,公文處理系統(tǒng),遠程發(fā)文,4.1 遠程發(fā)文,按下拉菜單選擇收件單位，如您需要的傳遞單位沒有，請與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。,,,寄件單位

63、由系統(tǒng)自動填寫。,,,公文處理系統(tǒng),遠程發(fā)文,4.1 遠程發(fā)文,對比較重要的或緊急的文件，請選擇“立即發(fā)送方式”，但可能會延長文件處理時間。,對不太緊急的文件，可以選擇“定時發(fā)送方式”。,建議：為了保證公文處理的秩序和安全，請適當設置具有[封發(fā)]權限的人員！私人信件最好通過其他途徑傳遞??！,公文處理系統(tǒng),遠程發(fā)文,4.2 遠程發(fā)文的內部運用,遠程發(fā)文的內部運用：是指運用封發(fā)功能，將本機關制發(fā)文件的消息類型由“發(fā)文”轉換成“遠程收文

64、”類型。以便于文件在本局機關內部傳閱辦理。,封發(fā)前，機關制發(fā)的文件的消息類型是“發(fā)文”，使用的是發(fā)文格式的服務程序，有制發(fā)過程中的各個版本，使用[收文]菜單中的命令無效。無法在機關內部傳閱辦理。,公文處理系統(tǒng),遠程發(fā)文,4.2 遠程發(fā)文的內部運用,封發(fā)后，文件的消息類型轉換為“遠程收文”，屬于收文性質，使用收文服務程序，可以使用[收文]菜單中的命令。滿足本局制發(fā)文件在機關內部的傳閱辦理。,公文處理系統(tǒng),遠程發(fā)文,第五講 公文立卷歸檔

65、,,第五講 公文立卷歸檔,立卷的任務,立卷的準備,手 工 立 卷,自 動 組 卷,案 卷 調 整,專 題 目 錄,案 卷 利 用,檔 案 銷 毀,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.1公文立卷歸檔的主要任務,在《公文處理系統(tǒng)》中，檔案立卷歸檔的功能主要有：案卷目錄、專題目錄、自動組卷、案卷文件利用登記和案卷文件銷毀記錄等。,組卷：是檔案管理最基礎的工作，即按照一定的分類原則對文件進行分類整理后，將同類文件以案卷的形式組織起來，并賦予一個體現(xiàn)卷

66、內文件特性的案卷標題。,在公文處理系統(tǒng)中，提供了兩種組卷方式，一種是手工組卷方式，另一種是計算機自動組卷方式。,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.2 公文立卷歸檔前的準備工作,制訂“案卷分類方案”,南京市國家稅務局案卷分類方案序號 條款名稱 保管期限 類目號,,,,,2,本局歷史沿革、大事記、年鑒…..,永久 A2,,1,本局黨組、行政辦公會議的記錄、紀要及討論通過的文

67、件…..,永久 A1,,辦公室（A）,類目名稱：全宗內分類方案的第一級類目名稱。,案卷題名：即案卷標題，包括主要制發(fā)機關、內容文種。,,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.2 公文立卷歸檔前的準備工作,收文登記簿屏幕,發(fā)文登記簿屏幕,,,需要提醒的是：歸檔的收文和發(fā)文是有前提條件的，即：文件狀態(tài)都必須處于“辦結”狀態(tài)。,打開收、發(fā)文登記簿，選擇文件；分別按登記簿上的[辦結],公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,自動組卷前的準備工作,為了保

68、證《公文處理系統(tǒng)》自動組卷功能的實現(xiàn)，必須在自動組卷前，對每一種收文和發(fā)文予以登記。在登記屏幕中明確其“保管期限”、“類目號”，并使其處于“辦結”狀態(tài)。,保管期限和類目號是自動組卷的基本依據，缺省這兩個條件的文件將不會被系統(tǒng)收集。,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,5.3 自動組卷操作步驟,自動組卷屏幕（1）,自動組卷屏幕（2）,1、選擇[自動組卷]命令2、系統(tǒng)打開自動組卷程序屏幕3、選擇[開始]命令執(zhí)行自動組卷程序,公文處理系統(tǒng),立卷歸檔,